Če imate podjetje, boste morda morali pisati pisma strankam. Lahko napišete nekaj, s čimer boste stranke obveščali o novih dogodkih ali akcijah, ali pa se boste v imenu podjetja odzvali na pritožbe strank. Ne glede na razlog za pismo morate vedno ohraniti profesionalni slog.
Korak
1. del od 2: Oblikovanje poslovnega pisma
Korak 1. Uporabite poklicne pisemske glave
Poslovno pismo bo predstavljalo vaše podjetje. Zato mora biti videti drugače in kakovostno. Poslovno pismo mora vsebovati tudi logotip vašega podjetja ali blagovno znamko.
Pisemske glave lahko ustvarite z vnaprej določenimi vzorci barv pisemskih pisemskih glasov v programu Microsoft Word. Uporabite logotip ali blagovno znamko, ki je na pisemski glavi
Korak 2. Odprite program za urejanje besedil
V računalnik morate vedno vnesti poslovna pisma.
- Ustvarite nov dokument in na dokument postavite obrobo 2,5 cm.
- Uporabite serifno pisavo, kot so Times New Roman, Georgia ali Ariel. Vedno uporabljajte velikost pisave, ki ni večja od 12 točk in ni manjša od 10 točk. Poslovno pismo bi moralo biti preprosto berljivo zaradi izbire pisave ali velikosti pisave.
- Prepričajte se, da je dokument nastavljen na en presledek.
Korak 3. Prilagodite obliko blokov
Obrazec bloka je najpogostejša oblika, ki se uporablja v poslovnih pismih. Ta obrazec je tudi najlažje nastaviti in slediti. Vsak naslov mora biti poravnan in med vsakim naslovom mora biti en presledek. Začetek na dnu dokumenta mora imeti vaše poslovno pismo naslednje naslove:
- Današnji datum ali datum, ko ste poslali pismo. Datum je pomemben, ker ga lahko uporabite kot opombo in opombo prejemnika. Poleg tega imajo lahko datumi tudi zakonito uporabo. Zato se prepričajte, da je datum točen.
- Povratni naslov. Ta razdelek vsebuje vaš naslov, oblikovan v standardnem slogu naslova. Če je vaš naslov že na pisemski glavi, lahko ta razdelek preskočite.
- Naslov v notranjosti. Ta razdelek vsebuje ime in naslov osebe, ki je prejela pismo. Uporaba besede gospod / gospa ni obvezna. Če bi na primer Nini Marlini napisali pismo, bi lahko napisali ga. na njegovo ime, če niste prepričani, kakšen je njegov zakonski status.
- S spoštovanjem. Pozdrav lahko uporabite z besedami "Spoštovana gospa Marlina" ali "Draga Nina Marlina". Če niste prepričani, kdo bo prebral pismo, uporabite besedo "S spoštovanjem." Lahko uporabite tudi "Zainteresirane strani", vendar le v skrajni sili, če ne veste, kdo je vaše občinstvo.
- Telo črke. O tem bomo več razpravljali v naslednjem razdelku članka.
- Spremno pismo s podpisom. Uporabite lahko besede "Lep pozdrav" ali "Lep pozdrav".
2. del 2: Pisanje poslovnega pisma
Korak 1. Opredelite svoje občinstvo
Slog pisma mora vedno ostati profesionalen, ne glede na to, kdo je občinstvo. Izbiro jezika ali besede pa lahko prilagodite glede na osebo, ki bo prejela vaše pismo. Če pišete za oddelek za človeške vire v drugem podjetju, boste morda morali uporabiti bolj uradni jezik. Če pa pišete za določeno stranko, lahko uporabite bolj neformalen ali preprost jezik.
- Prepoznavanje občinstva pomeni tudi, da preprečite zmedo pri svojem občinstvu. Izogibajte se uporabi izrazov, ki jih bralci ne bodo razumeli. Stranke verjetno ne bodo poznale na primer kratic, uporabljenih za vesoljski program vašega podjetja, zato se jih izogibajte pisanju.
- Pravilo številka ena pri pisanju dobrega poslovnega pisma je, da mora biti jasno, jedrnato in vljudno.
2. korak Razložite namen pisma v prvi vrstici
Upoštevajte namen pisma. Je to zato, da kupce obvestite o vaši novi lokaciji v novem delu mesta? Ali naj opomni stranke na neplačane račune? Ali pa odgovoriti na pritožbe strank? Ob upoštevanju tega cilja napišite prvo vrstico, ki bralcu takoj sporoči, o čem gre v pismu. Ne pišite nejasnega namena pisma. Pojdi naravnost k bistvu.
- Začnite z uporabo "I", če izražate svoje mnenje kot lastnik podjetja. Uporabite "mi", če pišete v imenu podjetja ali organizacije.
- Osredotočite se na neposredne izjave, kot so: "S tem pismom vas obveščamo" ali "S tem pismom vas prosimo." Izpis "I" lahko uporabite tudi, če kot lastnik podjetja pišete pismo. Na primer: "Obrnil sem se na vas, ker" ali "Pred kratkim sem slišal za … in želim izvedeti več o …"
- Če ste na primer (lastnik podjetja) Nini Marlini pisali o neplačanem računu od prejšnjega meseca, začnite pismo z: "Obrnil sem se na vas, ker imate na računu neplačano stanje od marca 2015."
- Ali pa, če ste zaposleni v podjetju in pišete, da odgovorite na pritožbo strank glede vesoljskega programa podjetja, začnite pismo z: "Prejeli smo vašo pritožbo glede našega vesoljskega programa Mars."
- Če pišete pismo, s katerim bralcem sporočite, da so zmagali na natečaju ali da imajo mesto v podiplomskem programu, začnite z frazo, kot je: "Vesel sem, da vam to povem …" ali "Mi rad bi vam povedal, da … ".
- Če sporočate slabe novice, začnite s stavkom, kot je: "S težkim srcem vam povemo, da …". Ali: "Po skrbnem premisleku sem se odločil, da ne bom …".
Korak 3. Uporabite aktivne stavke, ne pasivnih
V običajnem govoru ves čas uporabljamo pasivni glas. Toda s pasivnim glasom lahko vaše pisanje izgleda mračno ali zmedeno. Aktivni stavki so v poslovnih pismih veliko učinkovitejši, ker kažejo bolj odločen slog jezika.
- Primer pasivnega stavka je: »Kakšno pritožbo lahko obravnavam zate?« Zadeva stavka, in sicer stranka (»ti«), se pojavi na koncu stavka, ne na začetku stavka.
- Primer aktivnega stavka bi bil: "Kaj lahko storim, da obravnavam vašo pritožbo?" Ta različica stavka je v aktivnem glasu bralcu veliko jasnejša in lažje razumljiva.
- Uporaba pasivnega glasu je lahko dober način za prenos vašega sporočila, ne da bi opozorili na napačne ali neprijetne točke. Toda v tem primeru uporabite pasivni glas. Na splošno je aktivni glas v poslovnem pismu veliko učinkovitejši.
Korak 4. Oglejte si prejšnje dogodke ali prejšnjo komunikacijo z bralci, če obstajajo
Morda ste se v zadnjem mesecu obrnili na Nino Marlino z opozorilom o njenem neplačanem računu. Ali pa so stranke prejšnji mesec na konferenci izrazile razočaranje nad vesoljskim programom. Če ste že imeli stik z bralci, to navedite. To bo bralca spomnilo na vaše prejšnje stike in bo poslovno pismo postalo nujnejše in pomembnejše.
Uporabite stavke, kot so: "Glede na moje prejšnje pismo o vašem neplačanem računu …" ali "Hvala za plačilo v marcu." Ali "Slišanje o vaših težavah z vesoljskim programom na majski konferenci je bilo zelo koristno."
Korak 5. Vložite prošnjo ali ponudbo za pomoč
Bralcu pokažite pozitiven slog jezika s prijazno prošnjo ali ponudbo pomoči v obliki delovnega odnosa.
- Recimo, da ste lastnik podjetja, ki skuša kupce plačati. Uporabite stavke, kot so: "Cenim vašo takojšnjo pozornost pri neplačanem računu."
- Recimo, da pišete v imenu svojega podjetja. Uporabite stavke, kot so: "Radi bi se dogovorili za osebno srečanje z vami in našim vodjo kadrovske službe."
- Ponuditi morate tudi odgovor na vsa vprašanja ali pomisleke, ki jih imajo bralci. Uporabite stavke, kot so: "Z veseljem bom odgovoril na vsa vprašanja ali pomisleke, ki jih imate glede vašega obračunavanja" Ali "Ali želite, da vam posredujemo več podrobnosti o tem programu?"
Korak 6. Povzemite pismo
Dodajte poziv k dejanju s svoje strani ali s strani bralca. Ta zahteva je lahko zahteva za plačilo do določenega datuma ali opomba o vzpostavitvi uradnega srečanja z bralcem.
- Dodajte stavek, da se v prihodnje obrnete na prejemnika pisma. "Veselim se, da se naslednji teden vidimo na seji proračuna." Ali "Veselim se, da se bomo o tem še pogovarjali z vami med vašim obiskom našega sedeža."
- Zapišite vse dokumente, ki ste jih vključili v svoje pismo. Dodajte stavke, kot so »Priloženi neplačani računi« ali »Priložena kopija našega programa za razširitev prostora«.
- Črko zaključite z zaključno besedo. Uporabite "S spoštovanjem" ali "S spoštovanjem" za stranko ali stranko.
- Uporabite "Pozdrav" za uradna pisma ljudem, ki jih sploh ne poznate.
- Če pišete nekomu, ki ga dobro poznate ali ste v delovnem odnosu, uporabite samo "Pozdrav" ali "Lep pozdrav".
Korak 7. Popravite črko
Vse skrbno oblikovanje in pisanje gre v nič, če je pismo polno pravopisnih napak!
- Poiščite vsak stavek, ki uporablja pasivni glas, in ga poskusite spremeniti v aktivni stavek.
- Bodite pozorni na vse predloge, ki so predolgi ali nejasni in neposredni. V poslovnih pismih je običajno bolje manj, zato skrajšajte stavek, če je mogoče.
