Razumevanje, kako napisati dobro pismo, je eno od osnovnih spretnosti, ki jih je mogoče uporabiti na različnih področjih, tako na področju poslovanja, akademikov kot osebnih odnosov. Kot že veste, so pisma običajna komunikacijska metoda za prenos informacij, dobre volje ali preprosto naklonjenost pošiljatelja do prejemnika pisma. Če želite izvedeti, kako napisati dobro in pravilno pismo, poskusite prebrati ta članek!
Korak
Metoda 1 od 2: Pisanje uradnega pisma
Korak 1. Razumeti pravi čas za pisanje uradnega tonskega pisma ali uradnega pisma
Na splošno so uradna pisma namenjena ljudem, s katerimi imate samo poklicne odnose, na primer poslovnim sodelavcem ali nekaterim vladnim službam, in ne ljudem, s katerimi imate osebne odnose.
- Nato lahko uradno pismo vtipkate s programsko opremo za obdelavo besedil, na primer Microsoft Word, OpenOffice ali Text Edit, in nato natisnete pred pošiljanjem. Če je treba pismo prejeti takoj ali če prejemnik raje prejme e -pošto, priporočamo, da ga pošljete po e -pošti.
- Če je prejemnik vaš trenutni šef ali sodelavec, boste morda želeli uporabiti manj togo obliko. Na splošno je mogoče takšna pisma poslati po e -pošti in jim ni treba priložiti naslova na vrhu pisma.
Korak 2. Napišite naslov in datum, ko je bilo pismo napisano na vrhu pisma
Zlasti vključite svoje ime in naslov v levi kot črke. Če gre za uradno poslovno pismo, vključite ime in naslov podjetja ali pa preprosto pritrdite pisemski naslov podjetja na isto mesto. Nato napišite vrstico dveh vrstic, preden napišete datum pisanja pisma.
- Polni datum vključite v pravilno obliko, na primer 19. september 2021. Najbolje je, da se izognete manj formalni obliki, kot sta 19. september 2021 ali 19. september 21.
- V pismu, poslanem po e-pošti, ni treba vključiti datuma.
Korak 3. Vnesite ime in naslov prejemnika pisma
Če pismo ni bilo poslano po elektronski pošti, pustite prelom v dveh vrsticah in v prazno mesto vključite podatke o prejemniku. Zlasti vse te podatke navedite v ločeni vrstici:
- Polno ime in naslov prejemnika pisma
- Ime organizacije in podjetja, če obstaja
- Polni naslov prejemnika pisma (po potrebi dodajte dve ali več dodatnih vrstic)
Korak 4. Vključite pozdrav
Začasno ustavite eno vrstico, nato vključite pozdrav, na primer »Spoštovani«, ki mu sledi vaše ime kot prejemnik pisma. Če želite, lahko vnesete svoje polno ime, priimek ali samo ime. Po potrebi vključite tudi uradni naslov ali naslov osebe.
- Če poznate samo položaj osebe v pisarni, ne veste pa njenega imena, napišite: »Spoštovani, zdravstveni direktor:« ali podoben stavek. Na splošno je lahko ime osebe, ki je zasedla to delovno mesto, iskal na spletu, zato lahko najprej poskusite.
- Če res ne poznate prejemnika pisma in ne poznate njegovega položaja, preprosto zapišite: "Spoštovani:" ali preprosto "Dragi:" in se mu je treba izogniti, če je le mogoče …
Korak 5. Napišite svoje pismo
Uradna pisma se morajo odpreti z jasno izjavo o namenu (SOP). Izogibajte se zlasti okrajšavam in uporabite formalna vprašanja, na primer »Ali vas zanima…« namesto »Ali vas zanima …?« Nato ponovno preberite besedilo s pomočjo druge osebe ali brez nje, da se prepričate, da v njej ni črkovalnih ali slovničnih napak.
Če pišete uradno poslovno pismo, se prepričajte, da je telo pisma vedno kratko in natančno. Če pa je pismo namenjeno izmenjavi novic, naslovljeno na sorodnika ali bližnjega prijatelja, uporabite bolj sproščen in/ali tekoč stavek. Vendar je dobro, da poskrbite, da vaše pismo ne presega ene strani
Korak 6. Vključite zaključni pozdrav
Na splošno je vključen zaključni pozdrav, da se pismo zaključi na pozitiven način in vzpostavi globlja povezava s prejemnikom pisma. Zato po pisanju zadnjega odstavka vključite zaključni pozdrav, ki ustreza vrsti črke. Za uradno pismo poskusite vključiti zaključni pozdrav, na primer: "S spoštovanjem", "Pozdravljeni" ali "Srečno." Nato pod njim vnesite svoje polno ime, kot je opisano v naslednjih smernicah:
- Za uradno vnesene črke pustite približno štiri presledke med zaključnim pozdravom in polnim imenom. Nato natisnite črko in na prazno mesto podpišite svoj podpis z modrim ali črnim črnilom.
- V uradnih e -poštnih sporočilih vnesite svoje polno ime tik pod zaključnim pozdravom.
- Če želite, lahko pozdrav vnesete pred svoje ime, zlasti v uradno pismo. Če ste na primer poročeni, pod zaključni pozdrav vnesite ime "Bu Amanda Surya".
Korak 7. Preklopite črko (neobvezno)
Če je pismo v pošti, ga poskusite zložiti na tretjine. Trik je v tem, da spodnjo polovico prepognete do sredine, dokler ne pokrije 2/3 območja črk, nato pa zgornjo polovico prepognete do sredine, dokler ne bo več odprte črke. Tako bo velikost črke ustrezala večini ovojnic, ki so na voljo na trgu.
Korak 8. Na sprednjo stran ovojnice napišite naslov prejemnika (neobvezno)
Poiščite sredino ovojnice in nato napišite polni naslov prejemnika, na primer:
- Gospod Joko Susilo
- Jl. ABC št. 123
- Džakarta, 12345
Korak 9. Na hrbtni strani ovojnice napišite povratni poštni naslov (neobvezno)
S to metodo lahko pošta brez dodatnih stroškov vrne pošto, ki je iz kakršnega koli razloga ne more poslati. Uporabite isto metodo, kot ste napisali naslov prejemnika pisma, vendar namesto svojega polnega imena vnesite samo vzdevek.
Metoda 2 od 2: Pisanje neuradnih pisem
Korak 1. Določite uradno raven pisma
V bistvu bo ton pisma odvisen od stopnje bližine vašega odnosa s prejemnikom pisma. Če želite ugotoviti formalnost svojega pisma, poskusite upoštevati ta navodila:
- Če je pismo naslovljeno na daljnega sorodnika, starejšega sorodnika ali socialnega partnerja, poskusite uporabiti polformalen ton. Če vam je oseba že poslala e -pošto, ji pošljite e -pošto. Če ne, je ročno pisanje črk najvarnejša možnost.
- Če je pismo naslovljeno na bližnjega prijatelja ali sorodnika, ga napišite ročno ali pošljite po elektronski pošti.
Korak 2. Začnite pismo s pozdravom
Uporabljeni pozdrav je zelo odvisen od tesnega odnosa med vami in prejemnikom pisma ter stopnje formalnosti pisma. Nekaj možnosti, ki jih lahko upoštevate:
- Če je pismo pol formalno, vas prosimo, da uporabite pozdrav, na primer "Pozdravljeni". Nato sledite pozdravu z vzdevkom prejemnika, če sta starina nista preveč oddaljena, ali imenu prejemnika, ki se začne s pozdravom, na primer "gospod" ali "gospa", če je prejemnik veliko starejši od vas.
- Če je pismo neuradno, lahko uporabite tudi pozdrav, na primer »Pozdravljeni«, ali bolj običajen pozdrav, na primer »Zdravo« ali »Hej«. Sledite pozdravu z imenom prejemnika.
Korak 3. Začnite pisati telo črke
Premaknite se na naslednjo vrstico in začnite pisati. Če je pismo namenjeno osebnemu komunikacijskemu mediju, poskusite najprej potrditi podatke o prejemniku. Na primer, lahko uporabite uradne stavke, kot so: "Upam, da vam gre dobro", ali neformalne stavke, na primer: "Kako ste?" Uporabite zlasti besede, ki bi jih rekli, če bi bil prejemnik pisma pred ti.
Korak 4. Naštejte stvari, ki jih je treba sporočiti
Ker je glavna vloga pisma kot medij komunikacije, prosim, vključite stvari, za katere menite, da jih mora prejemnik pisma vedeti, na primer podrobnosti o dogodkih, ki so se zgodili v vašem življenju. Če je na primer pismo vaši babici, ne pišite samo: "Hvala za darilo!" Namesto tega pokažite, koliko vam darilo pomeni, na primer recite: »Sinoči s prijatelji nismo mogli spati, ker smo igrali igro, ki jo je poslala babica. Hvala vam!" Ne glede na temo pisma je treba osredotočiti na željo po izmenjavi informacij.
Razumeti informacije, ki jih ne bi smeli vključiti. V bistvu pisma, napisanega kot izraz jeze ali poskus prošnje za milost, ne bi smeli poslati. Če ste že napisali takšno pismo, vendar niste prepričani, ali ga boste poslali, ga pustite stati nekaj dni. Morda lahko teh nekaj dni spremeni vašo odločitev
Korak 5. Konec črke
Če želite končati neuradno pismo, uporabite zaključni pozdrav, ki odraža bližino vašega odnosa s prejemnikom. Če je pismo naslovljeno na zakonca, prijatelja ali bližnjega sorodnika, uporabite zaključni pozdrav, na primer »Pozdrav«, »Pozdrav ljubezni« ali preprosto »Dragi«. Medtem pa za pol formalno pismo prosim uporabite topel, a še vedno precej formalni zaključni pozdrav, na primer "Pozdravljeni" ali "Pozdravljeni".
- Ste že slišali za izraz "priznanje"? Pravzaprav je priznanje uradni izraz v angleščini, ki se je v starih časih običajno uporabljal kot pozdravni zaključek. Če prijatelju pišete angleško pismo in ga želite zapreti v neumnem slogu, vas prosimo, da uporabite to metodo. Na primer, izrecite zaključni pozdrav v obliki priznanja, na primer: "Kot vedno ostajam vaš predani služabnik", ki se konča z vašim imenom.
- Če želite po pismu dodati podatke, uporabite napis P. S, ki v angleščini pomeni Postscript ("po pisanju").
Korak 6. Pošljite pismo
Pismo dajte v ovojnico, položite žig, vključite naslov prejemnika, nato pa ga nemudoma pošljite po pošti.
Nasveti
- Telo pisma poskušajte osredotočiti na temo, ki bo prejemnika zanimala.
- Na splošno pozdravom vedno sledi vejica. Vendar pa je v uradnih črkah običajno ločilo namesto vejice dvopičje.
- Pri pisanju pritožbe vedno uporabite vljuden jezik in utemeljene argumente. S tem boste povečali možnosti za pozitiven odziv.
- Če želite natisniti zelo uradno pismo, priporočamo uporabo papirja, ki je nekoliko težji od običajnega papirja za kopiranje.
- Če želite poslati uradno ali polformalno e-pošto, vedno uporabite profesionalno e-poštni naslov. E -poštna sporočila, ki jih je poslal “sweetstar189”, zagotovo ne bodo vzeta tako resno kot e -poštna sporočila, ki jih je poslala “jeni.sandra”, kajne?
- Črke vedno pišite z modrim ali črnim peresom.
- Poskrbite, da je naveden naslov pravilen.
- Odstavek vedno začnite s stavkom, napisanim ali vtipkanim z zamikom.
- Vsaj dvakrat ponovno preverite vsebino svojega pisma.
- Če je pismo napisano ročno, vedno uporabljajte kemični svinčnik, ki ne pušča črnila.
