Uvodna pisma se najpogosteje uporabljajo v poslovnih komunikacijah, da vzpostavijo stik, zahtevajo informacije ali ustvarijo pregled novega izdelka ali storitve. Na splošno pišete uvodno pismo nekomu, ki ga osebno ne poznate, kar otežuje občutek ali slog. Lahko pa se naučite nekaj hitrih nasvetov, ki bodo pripomogli, da bo vaše pismo jedrnato, čitljivo in učinkovito kot vaš želeni uvod.
Korak
1. del 3: Pisanje preambule
Korak 1. Kadar je to mogoče, naslovite svoje pismo na določeno osebo
Uvodno pismo je treba čim bolje nasloviti na nekoga, ki ga bo prebral. Če pošiljate na splošni račun ali podjetje za najem in niste prepričani, je v redu, da pismo naslovite na "Vse zadevne" ali na vodjo najema ali na določenega imetnika naslova.
Začnite svoje pismo tako, da navedete svoj položaj, naslov ali vlogo in razlog za pisanje pisma. Običajno vam ni treba vključiti svojega imena v črko, ker bo vaše ime na podpisu
Korak 2. Jasno povejte svoje cilje
Razlog za pisanje pisma morate sporočiti čim prej. Kaj hočeš? Zakaj ste napisali pismo? Če se šefu ali podjetju kdaj pojavijo tovrstna vprašanja, obstaja velika verjetnost, da je vaše pismo končalo v smeteh, namesto da bi vas poklicalo na razgovor.
Ustavite lov: »Pišem, da se pozanimam o novem delovnem mestu finančnega nadzornika« ali »Pišem, da opišem novo funkcijo izdelka, ki jo je moje podjetje pred kratkim objavilo«, sta res učinkoviti izjavi o namenu, ki bo eden prvih stavkov. pismo
Korak 3. Ustvarite primeren občutek ali slog za pismo
Pri pisanju uvodnega pisma je najbolje imeti dosleden in kompetenten slog, ki se sliši nenavadno ali zveni preveč drzno ali tehnično. Za uvodno pismo mora biti vaše pismo strokovno, ne pa hladno ali trdo. V pismo je treba vključiti element človeške topline, hkrati pa ohraniti celotno vsebino profesionalno.
- Pogosta napaka, ki jo naredijo neizkušeni pisci, je, da se obupano poskušajo izogniti okrajšavam, ki povzročajo vtis, da je pismo prevod, ne pa pisno pismo. Uporabite okrajšave/pomanjkljivosti, naj zveni tekoče kot pogovor, vendar še vedno profesionalno. Naj vas pismo predstavlja.
- Ne poskušajte zveneti pametno tako, da pogosto uporabljene besede zamenjate z besedami v slovarju/slovarju. To ni magistrsko delo, ampak uvodno pismo. Uporabite natančne in jedrnate besede.
Korak 4. Ustvarite osebno povezavo
Pojasnite, kako ste izvedeli za službo, prosto delovno mesto ali podjetje, ki ga iščete, in vzpostavite povezavo. Ko berete uvodno pismo, mora delodajalec ali koordinator pri zaposlovanju imeti jasno predstavo o tem, kdo ste, zakaj želite službo in ali ste primerni za to delo ali ne. Če je ta povezava dovolj močna, vas bodo poklicali na razgovor in to vam bo omogočilo, da dobite službo.
Če ste povezani s komer koli, ki dela za podjetje, ali ste bili celo napoteni, da se prijavite, ali če poznate nekoga, ki je pri vašem delu sodeloval pri vaši agenciji, je dobro, da se predstavite v pismu. To lahko nekomu vzbudi spomin ("Oh, to je oseba, o kateri je govoril Joko!"), Ali pa se spomni od začetka
2. del 3: Pisanje vsebine pisma
Korak 1. Povežite svoje kvalifikacije z prijavljenim delovnim mestom
Če poskušate opisati svoje kvalifikacije, kompetence ali sposobnosti vodenja dela ali projekta, je dobro, da v nekaj stavkih naredite jasno povezavo in razložite, kako so vaše izkušnje povezane z vašo sposobnostjo za to, pa naj bo to nova položaj, premestitev ali novo službo. popolnoma novo.
- Opišite svoje izkušnje na tem področju ali v industriji, kot je navedeno v sklicu v pismu. Če ste uvodno pismo usmerili, kot je bilo že omenjeno, se bo osredotočilo na nekakšno strokovno ali industrijsko področje. Za povečanje učinkovitosti pisma je dobro vključiti posebne spretnosti in izkušnje.
- Želja po zaposlitvi ni isto kot imeti kvalifikacije za delo. Če v uvodu razložite, da želite poklicati na razgovor za službo, ker menite, da se resnično ujemate, vam tega ni treba ponoviti petdesetkrat. Če napišete, da "res potrebujete to delo", ne postanete kandidat, ki pritegne pozornost.
Korak 2. Bodite čim bolj natančni
Določite čas, s katerim se lahko osebno srečate, ali v odgovoru na svoje pismo izrazite, kar upate, da boste videli kasneje. Če želite v intervjuju spregovoriti o svojih kvalifikacijah, povejte to. Če resnično želite službo, to le povejte. Izvedite vse o postopku zaposlovanja ali postopku prijave, ki ste ga napisali, nato povprašajte o naslednji stopnji postopka.
Osredotočite spremno pismo na določeno raven delovnega mesta. Vrsta delovnega mesta ali delovnega mesta ni treba izrecno navesti, vendar ne pozabite, kakšne rezultate iščete, da bo pismo relevantno
Korak 3. Ne vključite podatkov, ki so že v vašem življenjepisu
Slabo je, če v črko vnesete naslove, časti in slavna imena. Ponavljanje zlahka vidnih informacij v življenjepisu zapravlja prostor v pismu. Ne zapisujte informacij, ki jih je mogoče hitro in enostavno zbrati drugje. Pišete, da se prodate in ustvarite priložnosti.
Korak 4. Pišite z namenom, da pokličete na razgovor
Morda ne boš dobil službe ali česa drugega zgolj na podlagi pisma. S pisanjem pisma boste prišli na svoj prag, priložnost, da se izkažete in svoje sposobnosti, da ste oseba ali zaposleni, ki jo bralec pisem potrebuje. Zato je dobro, da takoj preidete na bistvo, se osredotočite na svoje kvalifikacije, pa tudi na svojo povezavo z delovnim mestom in se pomaknete na naslednjo stopnjo procesa, pa naj bo to intervju ali druga faza zaposlovanja.
V zaključnem razdelku ponovite najpomembnejše informacije. Preden pismo zaključite s pozdravom, je dobro, da na kratko ponovite, kar želite
3. del 3: Revidiranje in izboljšanje črk
Korak 1. Preglejte in popravite svoje pismo
Ko napišete osnutek pisma, ga morate ponovno pregledati in izboljšati iz stavčne strukture itd. Vsi dobri pisatelji vedo, da dela ni mogoče imenovati dokončano, dokler ga ne popravimo. Ko končate s pisanjem pisma, je najtežji del konec, vendar je še čas, da ga izboljšate in izboljšate.
- Revizija ni le brisanje pravopisnih napak ali odpravljanje pravopisnih napak. Ponovno preglejte svoje pismo in se prepričajte, da se ujema med subjektom in glagolom, da je pomen jasen in da vaše pismo dosega svoj namen.
- Ko mislite, da je vaše pisanje končano, lahko začnete preverjati in iskati »zadnje pomembne stvari«, stvari v zadnjem trenutku, ki vključujejo popravljanje tipkarskih napak, pravopisnih napak in oblikovanje vašega pisma.
Korak 2. Naredite preprosto in jedrnato pismo
Na splošno uvodno pismo ne sme biti daljše od sprednje strani strani ali med 300 in 400 besedami. Ne glede na razlog, obstaja velika verjetnost, da pišete nekomu, ki mora na določen dan opraviti z veliko papirja in si ne želi videti dolgega, odvečnega uvodnega pisma. Škoda, da vaše trdo delo konča v smeti, zato bodite kratki. Osredotočite se le na poskušanje posredovanja najpomembnejših informacij v svojem pismu.
Korak 3. Oblikujte črko tako, kot mora biti
Pisma morajo biti na strani ustrezno usmerjena, vsebovati poseben uvod, odstavek besedila in jedrnato zaključek. Če napišete kratek odstavek brez kontaktnih podatkov ali pozdravov, ne boste dobili službe ali pa ne boste prišli do uvoda.
- Kot prilogo k uvodnemu pismu vključite ustrezen življenjepis ali življenjepis. Uvodno pismo mora biti prvo v paketu prijav.
- Vključite dobre kontaktne podatke. Končno uredite uvodno pismo in se prepričajte, da ste vključili pomembne kontaktne podatke, ki so običajno v zgornjem desnem kotu pisemske glave. Vključite e -poštni naslov, telefonsko številko in druge osnovne kontaktne podatke.
Korak 4. Razmislite o vključitvi opomb
Nekateri učitelji pišejo poslovna pisma, strokovnjaki za komuniciranje pa predlagajo, da se v opombo ali opombo k pismu dodajo najpomembnejše ali nujne informacije. Razlog je v tem, da to pogosto dobro deluje v smislu, kako ljudje obdelujejo komunikacijo v obliki pisma. Namesto da na koncu postavite pomembne informacije, je lahko pomembnejša opomba ali opomba učinkovitejša. Nekaterim se to morda sliši neuradno, vendar je lahko učinkovit način, da poudarite pomembne informacije in da vaše pismo izstopa.
