Ali morate napisati dobro, brezhibno strokovno pismo? Večina poslovnih pisem sledi fiksni, enostavni obliki, ki jo lahko uporabite za katero koli vrsto vsebine. Poslovna pisma morajo vedno vsebovati datum, podatke o pošiljatelju in prejemniku ter nekaj odstavkov besedila. Sledite spodnjim korakom in naredite spremembe v skladu s standardi vašega podjetja.
Korak
1. del od 4: Začetek pisma
Korak 1. Spoznajte obliko
Ne glede na vsebino vašega pisma je treba upoštevati nekaj standardnih predstavitev poslovnega pisma. Poslovna pisma je treba vnesti in sestaviti s skupno pisavo, na primer Arial ali Times New Roman. Uporabite blok odstavke. To pomeni, da nov odstavek začnete tako, da dvakrat pritisnete Enter. V blokovnih odstavkih ne zamikajte prve vrstice.
- Z vseh strani uporabite rob 2,54 cm.
- Poslovna pisma, poslana po e -pošti, je treba vnesti tudi s skupno pisavo. V poslovnih e -poštnih sporočilih ne uporabljajte drugih črk in barv.
Korak 2. Izberite pravo vrsto papirja
Črke morajo biti natisnjene na papirju velikosti A4 velikosti 21 x 29,7 cm ali formatu A4 velikosti 21,5 x 29,7 cm. Na papir F4 ali 21 x 33 cm Folio lahko natisnete več dolgih črk ali pogodb.
Če bo pismo poslano po pošti, ga natisnite na pisemski naslov podjetja. Uporaba pisemskih plovil bo okrepila strokovni vtis in zagotovila logotip podjetja in kontaktne podatke
Korak 3. Vključite podatke o svojem podjetju
Vnesite ime in naslov podjetja ter z novo vrstico označite vsak del naslova. Če ste samozaposleni ali neodvisni izvajalec, postavite svoje ime namesto imena podjetja ali nad imenom svojega podjetja
- Če vaše podjetje že ima pisemsko glavo, jo lahko uporabite, namesto da bi morali vnesti ime in naslov podjetja.
- Če je treba naslov vnesti, ga poravnajte desno ali levo na vrhu strani, odvisno od vaših želja in želje podjetja.
- Če je pismo poslano v tujino, vnesite ime svoje države z velikimi tiskanimi črkami.
Korak 4. Vnesite datum
Zapis celotnega datuma je najbolj profesionalna možnost. Na primer, napišite "1. april 2012". Datum je treba poravnati levo, nekaj vrstic nad podatki o prejemniku.
Če pismo pišete več dni, uporabite datum, ko ste ga dokončali
Korak 5. Dodajte podatke o prejemniku
Podatke o prejemniku zapišite v naslednjem vrstnem redu: polno ime, naslov (če obstaja), ime podjetja in naslov. Za vsako informacijo uporabite novo vrstico. Po potrebi vključite referenčno številko. Podatke o prejemniku je treba poravnati levo, nekaj vrstic pod datumom.
Priporočamo, da pismo naslovite na določeno osebo. Tako bo lahko zadevna oseba odgovorila na vaše pismo. Če ne poznate imena osebe, na katero se obračate, naredite malo raziskave. Za ime in naslov pokličite telefonsko številko podjetja prejemnika
Korak 6. Izberite pozdrav
Pozdrav je pomemben pokazatelj spoštovanja, pozdrav, ki ga boste uporabili, bo odvisen od tega, kdo ga sprejema, ali prejemnika dobro poznate in tudi, kako formalen je vaš odnos z njim. Razmislite o naslednjih možnostih:
- Uporabite "Koga lahko zadeva", samo če ne veste točno, koga naslavljate.
- Če prejemnika ne poznate, je "Spoštovani" varna možnost.
- Uporabite lahko tudi polno ime in naslov prejemnika, na primer "Spoštovani dr. Dewi Sari".
- Če prejemnika dobro poznate in ste s prejemnikom v neformalnem odnosu, razmislite o uporabi imena, na primer "Draga Susan."
- Če niste prepričani, kakšen je spol prejemnika, preprosto zapišite polno ime, na primer "Dragi Kris Damanik"
- Ne pozabite vstaviti vejice za pozdravom ali podpičja, če uporabljate "Koga lahko zadeva".
2. del od 4: Sestavljanje besedila
Korak 1. Uporabite pravilen slog pisanja
Po pregovoru je čas denar in večina poslovnih ljudi ne mara izgubljati časa. Zato mora biti vaš slog pisanja jedrnat in profesionalen. Razporedite svoje pismo tako, da ga boste lahko hitro prebrali, neposredno do bistva in vsebuje le kratke osebne komentarje v prvem odstavku. Na primer, lahko začnete z "V zvezi z …" in nadaljujete od tam.
- Ne razmišljajte preveč o lepih prehodih, težkih besedah ali dolgih, mučnih stavkih. Namen vašega pisma je čim hitreje in jasneje sporočiti, kaj je treba povedati.
- Uporabite prepričljiv ton. Najverjetneje je namen vašega pisma prepričati bralca, da naredi nekaj, na primer premisli, odpravi težavo, pošlje denar ali ukrepa. Zato svojo zahtevo in razloge prenesite v pravem tonu.
Korak 2. Uporabite osebne zaimke
Uporaba zaimkov "jaz", "mi" in "ti" v poslovnih pismih je povsem sprejemljiva. Izrazite se kot "jaz" in bralca kot "vi".
Bodite previdni, če pišete pismo v imenu organizacije. Če poskušate posredovati stališča podjetja, uporabite »mi«, da bralci vedo, da podjetje stoji za vašo izjavo. Če izražate osebno mnenje, uporabite "jaz"
Korak 3. Napišite jasno in jedrnato
Poskrbite, da bralec resnično razume, kaj pišete. Bralci se bodo hitro odzvali le, če je namen vašega pisma jasen. Če želite, da bralec ob prejemu pisma izvede kakšen izid ali dejanje, to jasno povejte. Opišite svoje stališče v čim manj besedah.
Korak 4. Uporabite aktivne stavke
Ko opisujete situacijo ali podajate zahtevo, izberite aktivni glas in ne pasivni. Zaradi pasivnega glasu bo vaše pisanje dvoumno ali splošno. Poleg tega so aktivni stavki učinkovitejši in naravnost v jedro problema. Na primer:
- Pasivno: Sončna očala niso oblikovana ali izdelana z mislijo na vzdržljivost.
- Aktivno: Vaše podjetje oblikuje in izdeluje sončna očala ne glede na njihovo obstojnost,
Korak 5. Uporabite pogovorni jezik, če se vam zdi primerno
Pisma pišejo ljudje in za njih. Izogibajte se kopiranju črk, kadar koli je to mogoče. S kopiranjem standardnih črk ne morete vzpostaviti odnosov. Vendar ne uporabljajte nestandardnega jezika ali slenga, na primer "veš", "mislim" ali "želim". Uporabite slog pisanja poslovnega pisma, vendar napišite prijazne in vljudne besede.
- Če prejemnika dobro poznate, lahko dodate enoslojni pozdrav.
- S svojo intuicijo presodite, koliko osebnosti bo pismo prineslo. Včasih lahko malo humorja pomaga na poslovni ravni, vendar dobro premislite, preden ga uporabite.
Korak 6. Ostanite vljudni
Tudi če pošljete pritožbo ali pritožbo, ste lahko še vedno vljudni. Upoštevajte položaj prejemnika in mu ponudite čim več pomoči, da se prilagodi situaciji.
Primer nepristojne pritožbe: "Mislim, da so tvoja sončna očala zanič in nikoli več ne bom kupil tvojega izdelka". Primer vljudne pritožbe bi bil: "Razočaran sem nad izdelavo vaših sončnih očal, v prihodnosti nameravam kupiti drugo znamko sončnih očal"
Korak 7. Za dodatne strani uporabite »drugo« pisemsko glavo
Večina poslovnih pisem je dovolj jedrnatih, da jih je mogoče namestiti na eno stran. Če pa morate napisati daljše pismo, na primer pogodbo ali pravno odločbo, bodo morda potrebne dodatne strani. Uporabite »drugo« pisemsko glavo, ki običajno vsebuje kratek naslov in je narejena iz iste vrste papirja kot glavna pisemska glava.
Številko strani vključite na drugo in naslednje strani na vrhu strani. Vnesti morate tudi ime in datum prejemnika
Korak 8. Konec pisma
V zadnjem odstavku povzemite svoje točke in podčrtajte dejanja, ki jih boste izvedli, ali kaj pričakujete od prejemnika. Upoštevajte, da se lahko prejemnik obrne na vas z vprašanji ali pomisleki glede pisma, nato pa se jim zahvalite za pozornost do poslanega pisma.
3. del 4: Zaključek pisma
Korak 1. Izberite zaključni pozdrav
Zaključni pozdrav, tako kot uvodni pozdrav, je pokazatelj spoštovanja in formalnosti. "S spoštovanjem" ali "S spoštovanjem" sta najvarnejša zaključna pozdrava. Lahko razmislite tudi o "Lep pozdrav" ali "Pozdrav". Lepe čestitke, ki niso preveč formalne, a vseeno imajo profesionalni ton, so "Pozdrav za uspeh", "Pozdrav" in "Hvala". Po zaključnem pozdravu uporabite vejico.
Korak 2. Postavite svoj podpis
Za podpis pustite štiri vrstice prazne. Podpišite se po tiskanju pisma ali če ste ga poslali po e -pošti, skenirajte sliko svojega podpisa in jo prilepite v razdelek za podpise. Izbira črnila za podpis je modra ali črna.
Če podpisujete pismo v imenu nekoga, pred svojim podpisom napišite "pp:". "pp" pomeni per procurationem, kar pomeni "predstavnik" ali "v imenu"
Korak 3. Vnesite svoje ime in podatke za stik z vnosom
Pod podpis vključite svoje podatke, vključno z vašim imenom, naslovom, telefonsko številko, e -poštnim naslovom in drugimi ustreznimi stiki. Za vsako vrsto podatkov uporabite novo vrstico.
Korak 4. Dodajte začetnice tipkarja
Če je oseba, ki vnese črko, in avtor druga oseba, morate pod blok podpisov dodati začetnice tipkarice. Včasih so vključene tudi začetnice avtorja pisma. Tako bo jasno, kdo je delal na pismu.
- Če vključite samo začetnice tipkarice, jih napišite z malimi črkami, na primer mj.
- Če vključite tudi avtorjeve začetnice, jih zapišite z velikimi črkami, pri čemer je začetnica tipkarja mala, na primer RW: mj. Drugi slogi dodajo poševnico med začetnicami, na primer RW/mj.
Korak 5. Vključite podatke o prilogi
Če priložite dodatne dokumente za pregled prejemnika, si zabeležite nekaj vrstic pod kontaktnimi podatki in navedite število in vrsto priloženih dokumentov. Na primer napišite: "Dodatek (2): življenjepis, brošura." Ali pa v tradicionalnem slogu napišite opis priloge na vrh črke, pod datumom.
Prav tako lahko skrajšate »Priloga« z »Svetilka«
Korak 6. Vključite kopijo informacij
Če kopijo pisma pošiljate nekomu drugemu, morate to vključiti v pismo. To je navedeno tako, da pod vrstico »Priloga« vnesete »cc:« ali »Kopiraj« skupaj z imenom in naslovom prejemnika kopije (»cc« pomeni vljudnostno kopijo, v preteklosti pa je pomenilo kopijo črke so se še vedno tipkale na pisalnem stroju in kopirale z ogljikovim papirjem).
- Na primer napišite: »cc: Mari Santi, namestnica direktorja za trženje«
- Če dodate več kot eno ime, drugo ime poravnajte pod prvim, vendar brez oznake »cc:«
4. del 4: Dokončanje pisem
Korak 1. Uredite
Predstavitev je ključni element profesionalnosti. Poskrbite, da vas bo prejemnik zlahka videl kot sposobno in odgovorno osebo, tako da uredite svoje pismo in preverite napake. V urejevalniku besedil uporabite črkovalnik, vendar ga pred oddajo ne pozabite natančno prebrati.
- Vprašajte se, ali je pismo jasno in jedrnato? Ali so odstavki daljši od 3-4 stavkov? Če je tako, ugotovite, ali lahko odstranite nepotrebne stavke.
- Če je pismo zelo pomembno, ga boste morali prebrati od prijatelja ali sodelavca. Včasih lahko drugi ljudje pomagajo pri odkrivanju jezikovnih napak ali nerodnosti, ki se jih morda ne zavedate.
Korak 2. Strani ne držite skupaj s spenjalnikom
Če je vaše pismo sestavljeno iz več strani, spenjalnika ne uporabljajte. Če se želite prepričati, da so strani v redu, jih izrežite skupaj s sponko za papir v zgornjem levem kotu.
Korak 3. Predložite
Če pismo pošiljate po pošti, uporabite poslovno ovojnico. Če je na voljo, uporabite ovojnico z logotipom vašega podjetja. Lepo zapišite povratni naslov in naslov prejemnika. Črko prepognite na tretjine, tako da prejemnik najprej odpre zgornji del, preden odpre spodnji del. Prepričajte se, da ste prilepili dovolj žigov, nato jih pošljite.
- Če menite, da vaš rokopis ni odličen in se ne ujema z vašo profesionalno osebnostjo, vnesite naslov v urejevalnik besedil in ga natisnite na ovojnico.
- Če je pismo nujno in/ali hitno, ga pošljite po kurirju.
- Če ga želite poslati po e -pošti, ga najprej pretvorite v HTML ali shranite kot PDF, da se oblika ne spremeni. Vendar bi bilo lepo, če bi bilo pismo poslano fizično.
Nasveti
- Za podpisovanje črk uporabite kakovostno pisalo.
- Hitro odgovarjajte na pisma. Če v enem tednu ne morete odgovoriti, ga posredujte prejemniku in mu povejte, kdaj lahko počaka na vaš odgovor.
- Poudarite pozitivno stran. Govorite o tem, kaj lahko storite, ne o tem, česa ne morete. Na primer, če izdelka ni na zalogi, stranki ne povejte, da ne morete izpolniti njenega naročila. Namesto tega povejte, da je izdelek zelo priljubljen in da je razprodan. Nato jim povejte, kdaj lahko izpolnite njihovo naročilo.
-
Če pišete zapleteno pismo, najprej napišite oris.
- Zapišite katero koli temo, ki jo želite obravnavati, o naročilu ni treba razmišljati.
- Za vsako temo naredite seznam ključnih besed, primerov, argumentov in dejstev.
- Upoštevajte pomembnost vsake teme na seznamu za namen in prejemnika pisma.
- Zavrzite dele, ki niso potrebni.
- Podatke razvrstite v vrstnem redu, ki je najboljši za bralca.
Opozorilo
- Ne uporabljajte laskavega jezika. Iskrene pohvale so sprejemljive, vendar preveč pohvale pomeni, da ste pri delu odvisni od pohvale, ne od usposobljenosti.
- Ne uporabljajte tupih ali prenagljenih besed. Ne pozabite, da s tem pismom poskušate popraviti ali začeti poslovni odnos.
