Poslovna poročila so eno najučinkovitejših komunikacijskih sredstev v današnjem poslovnem svetu. Prednosti poslovnih poročil so številne. Podjetja ali posamezniki lahko uporabljajo poslovna poročila za sprejemanje pomembnih odločitev. Če želite napisati dobro poslovno poročilo, se naučite, kako in razumeti namen pisanja poročila.
Korak
1. del od 2: Odločite se, katero vrsto poslovnega poročila želite napisati
Korak 1. Uporabite poslovna poročila za posredovanje idej
To poročilo se imenuje "poročilo o utemeljitvi/priporočilu". To poročilo lahko uporabite za izmenjavo idej s svojim upraviteljem ali direktorjem. Običajno boste morali pripraviti povzetek in telo poročila. Povzetek je sredstvo za prenos idej. Telo vsebuje informacije o koristih, stroških, tveganjih in druge informacije, povezane z vašo idejo.
Na primer, želite kupiti tiskalnik za svoj oddelek. Če želite prepričati upravitelja, da je tiskalnik res potreben, pripravite poročilo o utemeljitvi/priporočilu za uradno predložitev zahtevka za nakup tiskalnika vodstvu
2. korak Predstavite tveganja, ki spremljajo poslovno priložnost
"Preiskovalna poročila" pomagajo odločevalcem, da razmislijo o tveganjih, s katerimi se morajo soočiti, ko želijo sprejeti določena dejanja, da bo vodstvo lahko predvidelo nenamerne učinke. To poročilo je sestavljeno iz uvoda, besedila in zaključka. Predgovor vsebuje pomembne informacije o obravnavani zadevi. Telo vsebuje razlago dejstev in rezultate preiskave. Sklep vsebuje povzetek poročila.
Na primer, farmacevtsko podjetje X želi sodelovati s farmacevtskim podjetjem Y, ki se sooča s težavo. Družba X ne želi sodelovati s podjetji, ki imajo trenutno ali so imela finančne težave. Zato podjetje X išče popolne informacije o podjetju Y in nato pripravi preiskovalno poročilo, na katerem se o finančnih podatkih podjetja Y pogovori s finančnim direktorjem
Korak 3. Predstavite informacije o skladnosti vladnim agencijam
To poročilo, ki ga običajno imenujemo "poročilo o skladnosti", je uporabno za dokazovanje odgovornosti podjetij, tako da dokaže vladnim agencijam (mesto, pokrajina, osrednji itd.), Da vodstvo deluje v skladu z veljavnimi zakoni/predpisi in vodi finance v skladu s postopki. To poročilo je sestavljeno iz uvoda, besedila in zaključka. Predgovor vsebuje razlago glavnih tem poročila. Prtljažnik vsebuje podatke, dejstva in druge podatke, ki jih morajo poznati vladne agencije. Sklep vsebuje povzetek poročila.
Upravni odbor državne zavarovalnice mora na primer ministru za finance predstaviti, da se upravljanje družbe izvaja v skladu z zakoni in drugimi predpisi, veljavnimi leta 2019. Za to upravni odbor pripravi letno poročilo o skladnosti za predstavitev dejavnosti družbe v letu 2019
Korak 4. Predstavite izvedljivost predlagane ideje ali projekta
Poročilo, ki vsebuje razlago, da se ugotovi, ali je ideja sprejeta ali zavrnjena, se imenuje "poročilo o izvedljivosti". To poročilo je sestavljeno iz povzetka in dela. Povzetek vsebuje ideje, medtem ko telo opisuje koristi, možne težave, stroške in druga vprašanja, povezana s predlagano idejo. Uprava lahko s poročilom o izvedljivosti odgovori na naslednja vprašanja:
- Ali je mogoče ta projekt dokončati v okviru finančnega proračuna?
- Je ta projekt donosen?
- Ali je mogoče ta projekt dokončati po vnaprej določenem načrtu?
Korak 5. Predstavite rezultate raziskav, pridobljene s študijo
"Poročilo o raziskavah" predstavlja rezultate podrobne študije o zelo posebnem vprašanju ali problemu. To poročilo vsebuje povzetek (povzetek), uvod, uporabljene metode, rezultate raziskav, zaključke in predloge. Pri pripravi poročila morate sporočiti rezultate študij, ki se uporabljajo kot referenca.
Na primer, vodstvo želi opraviti študijo, v katero bo vključeno vse osebje, da se odloči, ali je zaposlenim treba prepovedati kajenje v jedilnici podjetja. Oseba, ki izvaja študijo, bo napisala poročilo o rezultatih raziskave
Korak 6. Pomagajte podjetju izboljšati svoje politike, izdelke ali postopke z doslednim nadzorom
Nato pripravite "periodično poročilo", ki je napisano v vsakem določenem časovnem okviru, na primer tedensko, mesečno, četrtletno itd. To poročilo predstavlja raven učinkovitosti podjetja, dobiček/izgubo in druge podatke za določeno obdobje.
Na primer, lastnik lekarne bo svojega prodajalca prosil, naj vsak tretji v naslednjem mesecu predloži mesečno poročilo o prodaji
Korak 7. Predložite poročilo v primeru določenih situacij
V nasprotju s periodičnimi poročili so "poročila o stanju" napisana za posebne potrebe, na primer preprosto podajanje informacij na sestankih ali poročanje o prizadevanjih za obvladovanje naravnih nesreč. To poročilo je sestavljeno iz uvoda, besedila in zaključka. Uvod vsebuje razlago prijavljenih dogodkov in kratek pregled vprašanj, obravnavanih v telesu poročila. Na koncu razložite rešitve, ki so bile in bodo izvedene.
Na primer, guverner prosi župana, naj predloži poročilo o stanju po orkanu na območju, za katerega je odgovoren
8. korak Predložite nekaj rešitev za rešitev težave
"Primerjalno poročilo" predstavlja več možnosti reševanja pri odločanju. Avtor glede na namen priporoča več dejanj, ki jih je treba izvesti. To poročilo je sestavljeno iz uvoda, besedila in zaključka. Predgovor pojasnjuje namen pisanja poročila. Torzo izraža situacijo ali težavo skupaj z več možnostmi rešitve. Sklep prinaša najboljšo rešitev.
Na primer, avtomobilsko podjetje želi zgraditi tovarno v Aziji. Ko pišete primerjalno poročilo, navedite največ 3 države glede na potrebe podjetja in v zaključku predlagajte najboljšo lokacijo
2. del 2: Pisanje poslovnega poročila
Korak 1. Določite namen pisanja in oblikovanja poročila
Vprašajte se, zakaj želite napisati poslovno poročilo. Izberite vrsto poročila na zgornjem seznamu glede na cilje, ki jih želite doseči.
- Ne glede na razlog, si postavite kratke in jasne cilje. Bralci poročil postanejo zmedeni, če je oblikovanje ciljev dolgotrajno, tako da se dvomi o verodostojnosti poročila.
- Vaš oddelek na primer potrebuje dodatna promocijska sredstva. Pri pisanju poročila se osredotočite na trenutno razpoložljiv proračun za promocijski proračun in predstavite učinkovit delovni načrt, da kar najbolje izkoristite dodatna sredstva.
Korak 2. Razmislite o občinstvu, ki bo poročilo bralo
Bralci poročil lahko prihajajo izven podjetja (ne zaposlenih) ali znotraj njega. Ko pišete poročilo, razmislite, kako dobro bralec razume ali ima informacije o obravnavanem vprašanju. Pomislite tudi, kako koristne bodo informacije, predstavljene v poročilu, bralcu.
- Kdor bo prebral poročilo, je finančni vidik vedno na prvem mestu za vodstvo ali stranke.
- Na primer, želite v svojem oddelku izvajati program delitve delovnih mest. Za to boste morali napisati poslovno poročilo, ki ga bodo prebrali direktor osebja, direktor operacij in glavni izvršni direktor. Razmislite o možnosti, da že vedo za program, tako da lahko v poročilu navedete ustrezne informacije. Če vodstvo nikoli ni razpravljalo o programu delitve zaposlitve, je vaše poročilo informativno in uporabno. Če je podjetje že načrtovalo ta program, bo vaše poročilo neučinkovito in manj prepričljivo.
Korak 3. Določite, česa se je treba naučiti
Najtežji korak pri pripravi poslovnega poročila ni pisanje. Najtežje je narediti sklepe in zbrati podporne podatke. Imeti morate široko paleto spretnosti, na primer zbiranje podatkov in analizo trga. Kaj morate vi in vodstvo vedeti, da boste lahko sprejeli premišljene odločitve o temah, ki so zajete v vašem poročilu?
Korak 4. Zberite ustrezne podatke za pisanje poročila
Prepričajte se, da so podporni podatki, ki jih posredujete, rezultat raziskav. V nasprotnem primeru lahko izgubite verodostojnost. Zbiranje podatkov je odvisno tudi od vrste poročila, ki ga je treba napisati. Uporabite podatke, ki so točni in ustrezni za namen pisanja poročila.
- Zbiranje podatkov iz notranjih virov je običajno hitrejše. Podatke o prodaji izdelkov lahko na primer od prodajnega oddelka zahtevate po telefonu. Tako se podatki takoj prejmejo in vključijo v poročilo.
- Zunanje podatke lahko dobite pri podjetju. Če so drugi oddelki zbrali in analizirali podatke o potrošnikih, jih prosite, da vam ne bo treba raziskovati sami. Potrebne podatke je treba prilagoditi poslovnemu področju, vendar piscem poslovnih poročil običajno ni treba najprej raziskati.
- Na primer, če želite napisati poročilo o utemeljitvi/priporočilu, naredite nekaj raziskav, da ugotovite koristi predstavljenih idej, nato pa rezultate raziskave vključite v poročilo.
5. korak Pred pisanjem se odločite, kako bo poročilo strukturirano
Na to odločitev vpliva namen pisanja poročila. Na primer, kako pripraviti poročilo o skladnosti in poročilo o izvedljivosti, se razlikujeta. Začnite pisati, ko ugotovite, kako sestaviti poročilo.
- Podporne podatke razvrstite v več skupin. Poslovna poročila običajno vsebujejo veliko podatkov in informacij. Razdelitev podatkov v skupine je ključ do uspešnega pisanja dobrega poslovnega poročila. Podatke o prodaji na primer predstavite ločeno od podatkov o strankah in vključite naslov za vsako povzetek podatkov.
- Sestavite poročila tako, da razvrstite povzete podatke po naslovu, da jih boste lažje brali in razumeli. Tako lahko predstavljeni podatki podpirajo glavni namen pisanja poročila.
- Včasih morate počakati, da nekdo drug analizira ali vnese podatke. Med čakanjem lahko obdelate celoten nabor podatkov.
Korak 6. Naredite zaključke in podajte posebne predloge
Logično zaključite z uporabo podatkov v poročilu. Pojasnite ukrepe, ki jih je treba sprejeti na podlagi teh zaključkov.
Vsaki rešitvi, ki jo predlagate, morajo slediti posebna, merljiva dejanja. Opišite vse spremembe opisa delovnega mesta, urnika ali dodelitve sredstev, potrebnih za izvajanje novega delovnega načrta. Poskrbite, da bodo vaši predlogi podprti s podatki, ki dokazujejo, da lahko vodstvo doseže cilje z izvajanjem rešitev, predstavljenih v poročilu
Korak 7. Pripravite povzetek
Ta povzetek bo prva stran poslovnega poročila, vendar je napisan na koncu. Povzetek je sredstvo za predstavitev rezultatov študije in zaključkov, s katerimi si lahko ogledate vsebino poročila, če nekdo nima časa, da ga prebere do konca. Kot ponazoritev je povzetek podoben napovedniku filma ali povzetku diplomske naloge.
To poročilo se imenuje izvršni povzetek, ker zaposleni vodje lahko le preberejo ta povzetek. Pošljite pomembne informacije nadrejenim v 200-300 besedah v obliki povzetka. Če bi želel izvedeti podrobnosti, bi lahko še bral
Korak 8. Uporabite infografiko za posredovanje določenih podatkov
Včasih morate kvantitativne podatke posredovati z grafi ali grafikoni. Podatke predstavite v različnih barvah, da bodo privlačnejše in lažje razumljive. Za lažje branje podatkov uporabite točke, zaporedne številke ali tabele. Zaradi tega koraka je predstavitev podatkov drugačna, da se pokaže njihov pomen.
- Običajno slike naredijo poslovna poročila privlačnejša. Poročila se zdijo monotona, če vsebujejo samo besedilo in številke. Predstavite ustrezne in uporabne infografike, vendar ne pretiravajte.
- Podatke zapišite v polja na strani, ki je skoraj v celoti besedilo, brez tabel ali številk. Strani s celotnim besedilom so ponavadi dolgočasne. Povzetek pomembnih informacij je lahko predstavljen v polju.
Korak 9. Navedite vire informacij
Odvisno od vrste raziskave, ki jo opravljate, boste morda morali navesti ponudnika informacij. V poslovnem poročilu je cilj bibliografije ali izvorne strani, da bralcu posreduje informacije, če želi preveriti ali poiskati druge podatke.
Pri vključevanju citatov v poročila po vrstah dejavnosti uporabite pravilno obliko
Korak 10. Dvakrat preverite poročilo
Ne zdiš se resnega, če poročaš o črkovalnih ali slovničnih napakah. Te napake postavljajo pod vprašaj verodostojnost vaše študije. Poleg tega predložite jasne in nedvoumne informacije.
- Na primer, ne uporabljajte težko razumljivih besed ali predolgih stavkov.
- Izogibajte se raznolikim pogovorom.
- Če je bralnik poročil v istem poslu, lahko uporabite žargon ali tehnične izraze, vendar ne pretiravajte.
- Običajno se poslovna poročila pišejo s pasivnim glasom. To poročilo je en primer, ki kaže, da je pisanje s pasivnimi stavki boljše od aktivnih stavkov.
- Pri preverjanju poročil lahko napake spregledate, ker ste vnesli sami. Naj sodelavec, ki podpira, prebere vaše poročilo, nato pa prosite za povratne informacije. Bolje je vedeti napake sodelavcev kot nadrejenih. Izboljšajte poročila med kolegi in upoštevajte predloge.
Korak 11. Ustvarite kazalo
Napišite poslovno poročilo v skladu z uradno obliko, tako da ustvarite kazalo, ki bo uporabno kot referenca pri iskanju določene strani. V vsebino vključite številke strani vsakega dela poročila, zlasti povzetek in zaključek.
Korak 12. Čas za vezavo poročila
Najboljši način za izboljšanje poročila, ki vsebuje koristen celoten pregled, je, da ga čim bolje povežete, na primer z uporabo spiralne žice, veziv ali kartonskih ovitkov. Tako je poročilo videti lepo in privlačno, zato ga bodo drugi želeli prebrati do konca.
