Tedenska poročila se običajno uporabljajo v številnih podjetjih in v maloprodajnih okoljih ali pri raziskovalnih projektih in pripravništvih. Napišite kratka in jedrnata tedenska poročila, da bo imel vaš šef jasno predstavo o vašem napredku.
Korak
1. del od 3: Organiziranje informacij
Korak 1. Opredelite namen poročila
Čeprav morate v okviru naloge oddati tedenska poročila, namen poročila ni ohraniti delo. Poznavanje razlogov, zakaj vaš šef zahteva tedensko poročilo, vam bo pomagalo natančno določiti, katere podatke je treba vključiti v poročilo in kaj je najpomembnejše.
- Ponavadi so poročila napisana, da vodstvene delavce obveščajo o stanju projekta, na katerem delate, ali jim pomagajo pri sprejemanju odločitev.
- Če ste na primer vodja maloprodajne trgovine, boste morda morali predložiti tedensko poročilo, ki povzema prodajo v tem tednu. Delodajalci s temi poročili ocenijo uspešnost trgovine, raven cen in prejeta naročila.
- Če predložite tedensko poročilo za pripravništvo ali raziskovalni projekt, je namen poročila pokazati svojemu šefu ali inštruktorju, kako napredujete, in deliti vse večje dosežke in odkritja.
Korak 2. Odločite se, kdo bo prebral poročilo
Za načrtovanje poročila je pomembno vedeti, kdo je vaše občinstvo. Če ne veste, kdo bo prebral poročilo (in zakaj), ne morete vedeti, katere informacije so najpomembnejše.
- Prepoznavanje občinstva vam bo pomagalo tudi razumeti, kako naj bo vaše poročilo strukturirano in kateri jezik uporabiti. Na primer, lahko napišete resnično poročilo, če je občinstvo skupina petletnikov, kot če bi ga pisali za vodstvo velike korporacije.
- Prav tako boste dobili jasnejšo sliko o tem, kaj vaše občinstvo že ve in kaj morate podrobneje pojasniti ali pa morate navesti dodatne referenčne vire. Na primer, če pišete tedensko poročilo o pravnem vprašanju in ga bo prebrala skupina odvetnikov, vam ni treba podrobno opisati zakona. Vendar pa je tak povzetek morda potreben, če o tem pišete poročilo za vodstvene delavce ali administratorje, ki nimajo pravnega znanja.
- Če je poročilo potrebno za pripravništvo, raziskovalni projekt ali drugo akademsko dejavnost, ne pozabite, da občinstvo ni vaš predavatelj ali inštruktor, čeprav jim bo poročilo predloženo. Če želite v tem kontekstu najti občinstvo, se osredotočite na naravo svojega projekta in na svojo disciplino kot celoto.
Korak 3. Dajte prednost glavnim točkam poročila
Čeprav bi morali poročilo čim bolj zgostiti, je možno, da ga občinstvo ne bo prebralo vsega. Če želite odgovoriti na to, postavite najpomembnejše informacije ali končni rezultat na začetek poročila.
- Na primer, če je cilj poročila primerjati in primerjati tri različne znamke opreme in priporočiti tisto, za katero menite, da je najbolj primerna za potrebe podjetja, je treba sklep zapisati na začetku. Nato lahko pojasnite, zakaj.
- Na splošno mora prva stran poročila vsebovati povzetek rezultatov, priporočil ali zaključkov. Preostanek poročila uporabite za globlje kopanje in bralci bodo brali naprej, če čutijo potrebo ali želijo razširiti svoje razumevanje vaših ugotovitev.
Korak 4. Zavedajte se »usode«, ki jo običajno doživi poročilo
V večini primerov se za potrebe hranjenja podatkov ustvarijo tedenska poročila, ki bodo shranjena v ustreznih arhivih. Tedenska poročila se v večini kontekstov redko berejo v celoti in drugače ne bi smeli pričakovati.
- Vendar tega dejstva ne uporabljajte kot izgovor za ponarejanje poročil ali dela na njih, da bi bila nizke kakovosti. Poročila morajo odražati vas in vašo delovno etiko. Nerodno oblikovano poročilo bo verjetno opaženo in češ, »vedel sem, da ga ne boš prebral«, ni izgovor za izdelavo podstandardnega delovnega izdelka.
- Čeprav mora biti poročilo kot celota kakovostno in dobro napisano, se osredotočite na dele poročila, ki jih bodo občinstvo najverjetneje prebrale. Ta razdelek je običajno povzetek ali priporočilo. To bi morali napisati brez najmanjše napake.
- Ne pozabite, da nadrejeni ne berejo celotne vsebine poročila ne zato, ker jih ne zanima ali ker niso pomembni. Ljudje na višjih vodstvenih ali vodstvenih položajih so zelo zaposleni in so vešči zbiranja informacij, potrebnih za učinkovito odločanje. Ne bodo prebrali celotnega poročila, razen če je to nujno potrebno, ampak ga bodo shranili v primeru, da ga želijo pozneje ponovno prebrati.
2. del 3: Oblikovanje poročil
Korak 1. Vprašajte vzorec
Mnoga podjetja imajo standardno obliko za tedenska poročila, menedžerji ali vodilni delavci pa so lahko navajeni na takšen način prejemati informacije. Uporaba različnih oblik lahko povzroči frustracije in zmedo.
- To je zelo pomembno pri pripravi poročil o prodaji. Upravitelji so navajeni, da si poročila ogledajo na prvi pogled in vedo, kje na strani bodo našli določene številke ali podatke. Uporaba različnih formatov postane neučinkovit ukrep, ker so prisiljeni prebrati celotno poročilo, da bi našli informacije, ki jih potrebujejo.
- Preverite pri skrbniškem pomočniku, ali obstaja predloga, s katero lahko napišete poročilo. Tako vam ga ni treba ustvariti iz nič z aplikacijo za urejanje besedil. Mnoga podjetja imajo predloge dokumentov s pravimi nastavitvami, vključno z robovi, tabelami, slogi odstavkov in pisavami.
Korak 2. Razmislite o načinih pošiljanja
Če poročilo oddate kot natisnjen dokument ali kot prilogo po e-pošti, bo oblika drugačna, kot če bi jo napisali kot del besedila e-pošte.
- Na primer, če poročilo pošiljate kot prilogo e-pošte, morate v besedilo e-pošte vključiti povzetek. Tako bralcem ni treba odpreti dodatka, da bi razumeli glavne vidike vašega poročila.
- Če poročilo predložite kot fizični dokument, boste najverjetneje morali priložiti spremno pismo ali naslovno stran, da bo poročilo ustrezno identificirano in vloženo.
- Ne glede na to, kako oddate poročilo, se prepričajte, da je vaše ime vključeno na vseh straneh in da so vse strani oštevilčene v obliki »X od Y« (beri: stran X od Y skupaj). Liste poročil je mogoče zlahka raztresti in s hitrim pogledom je treba ugotoviti, ali je poročilo popolno in kdo ga je sestavil.
- Zahtevane podatke lahko preprosto vključite kot glavo (glavo) na vsako stran. Naslov se lahko na primer glasi: »Sarita Hakim Sales Report, Sunday 23., p. 3 od 7 ".
Korak 3. Vključite povzetek
Povzetek je kratek povzetek celotnega poročila, običajno le odstavek ali dva, z nekaj stavki za vsak del poročila. Splošna ideja je, da lahko izvršni direktor prebere ta povzetek in dokler je v skladu z njegovimi začetnimi pričakovanji glede obravnavanega vprašanja, lahko ukrepa, ne da bi nadalje prebral.
- Pri ustvarjanju povzetka je zelo pomembno, da uporabite jasen in jedrnat jezik, da ga boste lahko razumeli. Izogibajte se žargonu ali posebnim izrazom, ki zahtevajo razlago, tudi če veste, da vaše občinstvo te izraze zelo dobro pozna.
- Povzetek povzetka napišite na koncu, potem ko izpolnite vse ostale razdelke poročila. Konec koncev ne morete povzeti nečesa, kar še ni napisano. Tudi če že imate podroben oris, kaj v poročilo napisati, se lahko stvari med pisanjem spremenijo.
Korak 4. Ustvarite strukturo odstavkov in odsekov poročila
Ko razumete obliko, ki bo uporabljena za pisanje poročila, ustvarite oris za odseke poročila, ki bodo ustrezali namenu poročila.
- Preverite oris, da se prepričate, da vse logično teče iz enega razdelka v drugega, in se prepričajte, da je oris oblikovan tako, da ustreza občinstvu, ki je bilo določeno za poročilo.
- Na splošno bo poročilo vsebovalo povzetek, uvod, sklepe in priporočila, ugotovitve in razpravo ter seznam referenc. Vključite lahko priloge, ki vsebujejo ustrezne podatke, in kazalo za daljša poročila. Vendar tedenska poročila običajno niso tako dolga.
- Vsak del poročila obravnava določeno temo. V tem razdelku vsak odstavek obravnava eno idejo. Na primer, če ima en del poročila naslov »Otroške priljubljene blagovne znamke«, lahko za vsako blagovno znamko napišete ločen odstavek. Če ločite med oblačili za dečke in dekleta, ustvarite pododdelek (z ustreznimi podnapisi) za vsako blagovno znamko, nato en odstavek, ki obravnava oblačila fantov, ki jih ponuja blagovna znamka, in drugi odstavek za oblačila deklet.
Korak 5. Po potrebi ustvarite naslovno stran ali spremno pismo
Kratka poročila morda ne zahtevajo ločene naslovne strani, vendar morajo daljša poročila vsebovati namensko stran, ki vas identificira kot avtorja poročila in na kratko pojasni namen poročila.
- Naslovna stran se razlikuje od povzetka in v bistvu vsebuje informacije, potrebne za izpolnitev upravnih namenov, da se lahko poročilo ustrezno vloži.
- Delodajalci imajo lahko za tedenska poročila posebno uvodno stran. Če je tako, se prepričajte, da uporabljate pravo obliko.
- Naslovna stran mora vsebovati vsaj naslov ali opis poročila (npr. "Tedensko poročilo o prodaji"), vaše ime in imena drugih sodelujočih, ime podjetja in datum, ko ste poročilo izpolnili ali oddali..
3. del 3: Uporaba močnega jezika
Korak 1. Ustvarite učinkovite naslove in podnapise
Naslovi in podnaslovi omogočajo bralcem, da hitro najdejo določene dele poročila, ki jih zanimajo ali kaj želijo prebrati, da dobijo dodatne podporne informacije o vaših sklepih ali priporočilih.
- Poskrbite, da naslov in podnaslov neposredno in natančno opisujeta vsebino v razdelku ali pododdelku.
- Na primer, pri pripravi tedenskega poročila o prodaji lahko vključite razdelke, ki obravnavajo »Trendi ženskih oblačil«, »Trendi moške mode« in »Priljubljene otroške blagovne znamke«. V teh razdelkih lahko postavite podnapise, da označite določene trende ali priljubljene blagovne znamke.
- Uporabite isto slovnično konstrukcijo za vse naslove, da bodo poročila logična in dosledna. Na primer, če se prvi naslov glasi »Vzpostavitev opore v moških oblačilih«, bi moral biti drugi naslov »Vodenje trenda ženskega oblačila«, ne pa nekaj podobnega »Številke prodaje ženskih oblačil«.
2. korak Napišite poročilo z jasnimi in preprostimi stavki
Kratko pisanje s stavki, strukturiranimi v standardnem vrstnem redu »subjekt-glagol-objekt«, daje jasnost misli in daje verodostojnost vašim priporočilom in sklepom.
- Ko ste napisali prvo različico poročila, jo pozorno preberite in odstranite ves nepotreben jezik. Poišči dejanje za vsak stavek in poleg glagola postavi, kdo je dejanje izvedel. Na vsak stavek pomislite, kot da govori "kdo je kaj naredil".
- Odstranite nepotrebne stavke in uporabite besedne zveze, kot so »narazen«, »z namenom« ali »po vrsti«.
- Morda se vam zdi, da je ta slog pisanja dolgočasen, vendar namen pisanja tedenskih poročil ni zabava. Ta slog je najučinkovitejši, če želite izraziti svoje mnenje in posredovati informacije bralcu.
Korak 3. Poskrbite, da bo vaše pisanje objektivno in nepristransko
Vaša priporočila morajo temeljiti na konkretnih dokazih, ne na mnenjih ali občutkih. Bralca prepričajte z močnimi, jasno napisanimi dejstvi.
- Izogibajte se nepotrebnim pridevnikom in drugim besedam ter besednim zvezam, ki imajo negativne ali pozitivne konotacije. Namesto tega se osredotočite na pisanje argumentov na podlagi dejstev.
- Recimo, da v tedenskem poročilu priporočate promocijo enemu od prodajalcev. Priporočilo podprite z dejstvi, ki dokazujejo, da je zaposleni vreden, namesto da bi zapisali subjektivne ali čustvene podrobnosti. Izraz »Sari ima v naši trgovini dosledno visoko prodajo, čeprav dela le 15 ur na teden« bi bil boljši od »Sari je moja najbolj prijazna zaposlena in se vedno trudi po najboljših močeh, čeprav mora svoje ure skrbeti zanjo. bolna mati."
Korak 4. Uporabite močne besede
Ko pišete z aktivnim glasom, uporabite eno besedo, ki bralcu pove, kakšno dejanje se dogaja v stavku, in sicer glagol. Uporabite kratke, močne glagole, ki jasno opisujejo dejanje, ki se dogaja.
- Izberite preproste glagole. Na primer, "uporaba" je boljša od "uporaba".
- Glagoli, ki opisujejo procese, kot so razmišljanje, vedenje, razumevanje in verovanje, so včasih potrebni, vendar so na splošno manj močni kot glagoli, ki opisujejo dejanje. Morda se boste morali poglobiti v izjavo in jo spremeniti v dejanje. Na primer, lahko napišete "Verjamem, da se bo naša prodaja v naslednjih nekaj mesecih povečala." Spremenite izjavo in ugotovite, zakaj ji verjamete. Nato lahko napišete stavek, ki vodi do dejanj, kot je: »Zgodovinsko gledano se prodaja v času praznikov povečuje. Predvidevam, da se bo prodaja novembra in decembra povečala."
- Če želite ohraniti pisanje, usmerjeno v dejanja, preverite poročilo in poskusite odstraniti predloge in jih nadomestiti z močnejšimi glagoli. Na primer, "splošno soglasje" lahko poenostavimo v "konsenz", in če nekdo "zagotavlja zaščito", je vtis še močnejši, če rečemo, da "ščiti".
Korak 5. Izogibajte se pasivnemu glasu
Ko pišete s pasivnim glasom, manj obremenjujete osebo, ki to počne, in bolj poudarjate predmet dejanja. Čeprav je v nekaterih primerih to potrebno zaradi političnih ali diplomatskih razlogov, uporaba pasivnega glasu pogosto povzroči nejasno in zmedeno pisanje.
- Aktivni glas nagradi osebo, ki je izvedla dejanje, bralcu poročila pa pokaže, kdo je odgovoren za dejanje. Če želite razumeti, zakaj je to pomembno, si predstavljajte, da ste prebrali članek o požaru, ki pravi: "Na srečo so bili vsi otroci rešeni." Pomembna je identiteta osebe (ali oseb), ki je rešila otroke. Če se stavek glasi: »Lokalni duhovnik, oče Johan, je šel sem in tja skozi ogenj, ki je obkrožal sirotišnico, in rešil vse otroke«, zdaj veste, kdo je v tej situaciji zaslužen.
- Aktivni stavki so pomembni tudi za prevzem odgovornosti za dejanja, ki imajo lahko negativne posledice. Če v poročilo napišete »Prišlo je do napake«, bo vaš šef želel vedeti, kdo je naredil napako, da bi lahko izrekel ustrezno kazen. Če naredite napako, vam bo priznanje in prevzem odgovornosti za dejanje resnično v pomoč.
- Če želite pisno najti in odpraviti pasivne stavke, poiščite glagole, ki se začnejo z "di-". Ko ga najdete, določite dejanje v stavku, ugotovite, kdo je to storil, in ga premaknite na začetek in sredino stavka.
Korak 6. Prenesite informacije z uporabo vizualnih elementov
Tabele in grafe je veliko lažje brati in jim slediti kot odstavke, ki ponujajo iste podatke, še posebej, če so informacije, ki jih je treba posredovati, sestavljene iz številnih številk.
- Izberite prave vizualne elemente, da bralcem posredujete informacije na način, ki je zanje koristen in odraža namen poročila.
- Na primer, lahko izberete črtni graf, ki prikazuje trend povečanja prodaje volnenih jopičev. Ta način predstavitve informacij bo učinkovitejši za prikaz povečanja kot tabela s številom volnenih jopičev, ki se prodajo vsak mesec, ker tabela od bralca zahteva, da si ogleda vse številke, jih primerja in ugotovi, da je prišlo do povečanja. Vse to lahko storite tako, da preprosto prikažete preprost črtni graf.
- Ne pozabite, da oko pritegnejo vizualni elementi. Prepričajte se, da so ti elementi urejeni in organizirani ter da so na pravilnem mestu na vrhu strani. Preprosto predstavite vizualne elemente, ki so pomembni za vaše priporočilo ali zaključek.
Korak 7. Odpravite žargon
Vsaka panoga ali akademska disciplina ima določene neizogibne izraze, pa tudi modne besede, ki so priljubljene zaradi znanih knjig ali člankov. Čeprav so včasih v pomoč, te besede običajno ne dodajo vrednosti ali sporočila ne prenesejo učinkovito.
- Pisanje seznama pogostih ključnih besed v industriji, da jih v poročilih ne boste preveč uporabljali, je lahko koristno. Ko je poročilo popolno, lahko poiščete te besede v dokumentu in jih po potrebi zamenjate.
- Upoštevajte, da za bralca prekomerna uporaba trendovskih ključnih besed ne pomeni, da ste na tem področju "dobro obveščeni", temveč ustvarja nasproten vtis. Na splošno so vodstveni delavci in menedžerji starejši in videli so na stotine takšnih besed. Če ga preveč uporabljate, bodo mislili, da ste leni in ne veste, o čem govorite, ali pa jih le poskušajo navdušiti.
- Izogibajte se tudi uporabi preveč zapletenih izrazov. Če na primer pišete poročilo, ki povzema pravno vprašanje, to ne pomeni, da ga morate popestriti z veliko pravnega žargona.
Korak 8. Previdno preverite značaj
Poročila, polna tiskarskih in slovničnih napak, so lahko za bralce neprijetna in odražajo negativno podobo o vas. Poročilo pripravite precej pred iztekom roka, da boste imeli dovolj časa za ustrezno preverjanje znakov.
- Zaženite program za preverjanje slovnice in črkovanja v aplikaciji za urejanje besedil, ki jo uporabljate. Ta program bo preskočil veliko napak, zlasti tipkarskih napak, ki povzročijo homofone napake (npr. Tipkanje »laden«, če želite napisati »condition«).
- Skrbno preverjanje znakov v obratni smeri (od spredaj naprej) je dober način, da ne zamudite napak. Poleg tega, če ste seznanjeni s tem, kar želite napisati, boste odpravili napake, na primer manjkajoče besede, ker jih možgani samodejno dokončajo. To se ne zgodi, če preverite od spredaj naprej.
- Branje poročil na glas je še en učinkovit način za odkrivanje napak in urejanje sloga pisanja. Če težko preberete določen stavek ali odstavek, obstaja velika verjetnost, da bo ta del težko razumljiv, ker bodo imeli tudi bralci enake težave. Težke dele popravite, da bodo lahko bolje tekli.
