Memorandum je vrsta dokumenta, ki se uporablja za notranjo komunikacijo med zaposlenimi v podjetju. Opombe so časovno preizkušen vidik poslovnega sveta, ki lahko, če so pravilno napisane, pomagajo ohranjati tekoče stvari.
Korak
1. del od 3: Izbira jezika in oblike
Korak 1. Izogibajte se preveč ležernemu govoru
Na splošno mora biti jezik beležke jasen in preprost, vendar profesionalen. Izogibajte se nenamernemu tonu pogovora v beležki.
- Na primer, ne pišite: "Pozdravljeni vsi! Hvala bogu, petek je? Želim govoriti o pomembni poslovni zadevi."
- Namesto tega pojdite neposredno na to, "želim deliti poročilo o napredku projekta Z."
Korak 2. Izogibajte se čustvenemu jeziku
Poskusite uporabiti tudi nevtralen ton in se izogibajte čustvenim jezikom. Poskusite navesti dejstva in dokaze v podporo trditvam.
- Izogibajte se na primer trditvam, kot so: "Mislim, da bi bili vsi veliko bolj srečni, če bi se lahko ob petkih ležerno oblekli."
- Namesto tega poiščite študijske informacije o tem, ali se morala poveča, ko zaposleni lahko izbirajo oblačila, in to omenite v beležki.
Korak 3. Uporabite signalne stavke
Če želite navesti dokaze ali vire, uporabite jezik, ki bralcu omogoča vedeti, kaj počnete.
Na primer, poskusite s stavkom: »Glede na naše ugotovitve…« ali »Raziskave, ki jih je zaključilo EPA, kažejo, da…«
Korak 4. Izberite ustrezen model in velikost pisave
Beležke naj bodo enostavne za branje. Zato se izogibajte uporabi majhnih pisav, privzeta velikost je 11 ali 12.
Izbrati morate tudi preprosto pisavo, na primer Times New Roman. To ni čas za preizkušanje "smešnih" pisav, kot je Comic Sans (morda se boste nasmejali, da ste izbrali to pisavo)
Korak 5. Uporabite standardne robove
Tipični rob za poslovni zapis je 1 palec ali 2,54 cm, čeprav so nekateri programi za urejanje besedil pripravili predloge beležk z nekoliko širšimi robovi (na primer 1,25 palca ali 3,18 cm).
Korak 6. Izberite en presledek
Poslovni beležki običajno ne uporabljajo dvojnih presledkov. Če želite ohraniti majhno stran beležke, upoštevajte en razmik, vendar dodajte razmik med odstavki ali odseki.
Zamiki odstavka običajno niso potrebni
2. del 3: Priprava na pisanje poslovnega zapiska
Korak 1. Odločite se, ali je treba beležko poslati
Če morate pomembne poslovne zadeve deliti z več ljudmi v svoji skupini, je dobro, da pošljete beležko. Opombe lahko pošljete tudi, če na primer komunicirate samo z eno osebo ali želite voditi evidenco dopisovanja.
- Vendar je v nekaterih primerih učinkoviteje govoriti neposredno z zadevno osebo.
- Poleg tega so lahko nekatere informacije preveč občutljive, da bi jih bilo mogoče poslati v beležko.
Korak 2. Določite namen pisanja beležke
Vsebina in nastavitve beležk se razlikujejo glede na namen. Večina zapiskov je napisanih iz naslednjih razlogov:
- Predlagati idejo ali rešitev. Če na primer veste, kako rešiti težavo z urniki nadur, lahko idejo zapišete v beležko in jo pošljete svojemu šefu.
- Oddajati ukaze. Pošiljanje beležk je na primer tudi učinkovit način prenosa odgovornosti za konferenco, ki jo gosti vaš oddelek.
- Za poročila. Pošiljate lahko tudi beležke, s katerimi kolege obveščate o nedavnih dogodkih, poročate o posodobitvah projekta, poročate o napredku ali poročate o preiskovalnih ugotovitvah.
Korak 3. Zožite temo
Morda imate več projektov in vas mika, da kolegom, šefom ali strankam pošljete beležke o napredku stvari. Vendar ne pozabite, da se morajo poslovni beležke osredotočati le na eno vprašanje.
Opombe bi morale biti jedrnate, jasne in jih lahko zaposleni ljudje hitro berejo. Zato ne pozabite zanemariti pomembnih informacij. Osredotočeni beležke pomagajo zagotoviti, da je vaše sporočilo sprejeto in razumljeno
Korak 4. Razmislite o občinstvu
Vsebino, slog in ton poslovnega dopisa določa ciljno občinstvo. Zato dobro premislite, kdo bo prejel beležko.
Na primer beležka kolegu o načrtovanju zabave presenečenja za nekoga v pisarni se razlikuje od dopisa nadzorniku o rezultatih preiskave, ki ste jo opravljali več mesecev
3. del 3: Sestavljanje poslovnega beležke
Korak 1. Označite ga
Obstaja veliko vrst poslovne korespondence. Standardni način beležk je, da dokument izrecno označite.
- Na primer, na vrhu strani napišite »Memo« ali »Memorandum«.
- Položaj je lahko centriran ali poravnan levo. Za navdih preglejte poslovne beležke, ki ste jih prejeli, in kopirajte obliko.
Korak 2. Napišite naslov
Prvi del beležke mora vsebovati pomembne točke. Podrobne informacije o vsaki komponenti bodo opisane v naslednjem koraku.
- ZA: napišite imena in naslove oseb, ki so prejele beležko.
- IZ: napišite polno ime in naslov.
- DATUM: napišite poln in točen datum, ne pozabite na leto.
- ZADEVA: napišite kratek in natančen opis vsebine beležke.
- Upoštevajte, da je zadeva običajno označena z "Re:" ali "RE:" (obe označujeta glede).
Korak 3. Previdno izberite seznam prejemnikov
Vključite vse, ki potrebujejo informacije ali razvoj. Omejite distribucijo beležk ljudem, ki jih morajo poznati.
- Poslovno gledano ni pametno pošiljati beležk vsem v pisarni, če jih skrbi le nekaj.
- Ljudje bodo preplavljeni s številnimi beležkami in jih bodo morda zanemarili ali le bežali po nepomembnih beležkah.
Korak 4. Uporabite pravilna imena in naslove ter naslove za osebe na seznamu prejemnikov
Čeprav ste s šefom vsak dan seznanjeni, je najbolje, da pisno dopisovanje ostane formalno. Morda na primer svojega šefa pozdravite po imenu šele, ko se srečate na hodniku v pisarni, za zapiske pa ga pozdravite z »gospa Riana« ali »dr. Riana.
Ne pozabite, da so podatki, ki jih pišete, namenjeni vsem na seznamu prejemnikov. Zato zapišite polno ime in naslov
Korak 5. V zunanjem beležki poiščite naslov osebe, na katero se obračate
Če pošiljate beležko nekomu zunaj pisarne, je pomembno, da določite pravilen pozdrav. Vzemite si čas in poiščite zadevni profil, osebni podatki so običajno opisani na spletnem mestu njihovega podjetja.
- Na primer dvomite, ali je diploma doktorat. Če da, je na splošno pravilen pozdrav dr. X
- Kakšen je njegov položaj? Je to namestnik direktorja ali dekan? Če je tako, to obvezno navedite v beležki.
Korak 6. Previdno zapišite zadevo
Poskrbite, da bo tema kratka, jasna in ne preveč splošna.
- Tema »New Business« se na primer zdi nejasna, in če nekdo išče datoteko tedne ali dni pred nami, se bo morda težko odločil, kateri od vaših beležk je.
- Boljša tema bi bila nekaj takega, "Poročilo o napredku pri preiskavi širitve baze strank".
Korak 7. Poskusite preskočiti pozdrav
Prosto se lahko odločite, ali želite sporočilo začeti s pozdravom, na primer »Spoštovani. Gospa Wardani «ali» Dragi. Kolegi. Ne pozabite pa, da v poslovnem beležki pozdravov ni pričakovati.
Beležke so hiter in učinkovit način posredovanja pomembnih informacij, občinstvo pa jasno ve, kdo je prejel in poslal beležko
Korak 8. Sestavite uvod
Pojasnite svoj namen pisanja in pošiljanja beležke.
Na primer: "Obveščam vas, da …". Uvod naj vsebuje povzetek vsebine beležke
9. korak Uvod naj bo kratek
V prvem razdelku ni treba navajati vseh podrobnosti in/ali dokazov.
Nekaj stavkov ali kratek odstavek bo dovolj
Korak 10. Določite nastavitve telesa beležke
Po predstavitvi poslovni zapis običajno vsebuje dva do štiri dodatne odstavke pred zaključkom. Vsebina in nastavitve so odvisne od teme.
Na primer, informacije lahko razvrstite po pomembnosti. Ali pa, če opisujete postopek, razdelite telo beležke tako, da ustreza stopnjam procesa
Korak 11. Odločite se, ali želite vključiti podnapise
Poslovni dopisi naj bodo sestavljeni iz jasnih delov. Običajno so poslovni dopisi jasno razdeljeni, tako da lahko prejemnik informacije zlahka prebere in prebavi. Pri označevanju pododdelkov jim lahko pomagate razumeti glavne točke.
Korak 12. Napišite poseben podnapis
Poskrbite, da bo prejemniku jasen poudarek vsakega pododdelka.
Pri pisanju beležke o načrtovani selitvi na primer vključite naslednje pododdelke: »Nova lokacija za naš sedež«, »Pomembna navodila za pisarniške potrebščine« in »Urnik dokončanja selitve Office Move«
Korak 13. V glavni odstavek vključite tematski stavek
Prvi stavek vsakega pododdelka ali odstavka mora odražati bistvo poglavja.
Vsak odstavek ali del beležke se mora osredotočiti le na eno idejo
Korak 14. Razmislite o uporabi oznak
Če želite izpostaviti pomembne točke, so vam lahko točke ali seznami v veliko pomoč. Ta oblika spodbuja bralce, da so pozorni na pomembne točke, in jim pomaga hitreje in učinkoviteje brati beležke.
Korak 15. Naj bo beležka kratka
Na splošno poslovni dopisi niso daljši od ene do dveh strani.
Ta standardna omejitev strani je na splošno za dokumente z enim presledkom brez dodatnih vrstic med odseki
Korak 16. Odločite se, ali potrebujete povzetek odstavka
Na splošno beležke ne zahtevajo povzetka, še posebej, če so krajše od ene strani.
Če pa so opisani podatki zapleteni ali če je beležka daljša od običajne, je koristno imeti povzetek ključnih točk
Korak 17. Vnesite sklepni odstavek ali odstavek
Tudi če povzetek ne potrebujete, ga vseeno zaključite s sklepnim stavkom. Pomislite na naslednje:
- Kaj je osrednje sporočilo beležke? Ali želite, da prejemnik kaj naredi? Ali se morajo odzvati najpozneje kateri koli dan? Če da, jasno navedite.
- Če ukrepanje ni potrebno, vključite preprost zaključni stavek, na primer »Z veseljem se bom še pogovoril« ali »Prosim, da me kontaktirate v primeru težav ali vprašanj«.
Korak 18. Če želite, podpišite
Na splošno ni treba dodati imena ali podpisa na koncu beležke. Vendar ne pozabite, da je najvarneje slediti drugim primerom beležk na vašem področju.
- Če se drugi formalno konča (npr. »Lep pozdrav, dr. Sari), sledite zgledu.
- Čeprav ne potrebuje podpisa, boste morda morali na koncu dokumenta vključiti svoje začetnice.
Korak 19. Navedite, ali obstajajo priloge
Če beležka vsebuje tudi priloge, kot so tabele, grafikoni ali poročila, obvezno omenite priloge na koncu beležke. Na primer »Priloženo: Tabela 1«.
- Prav tako se morate sklicevati na prilogo v telesu beležke.
- Na primer, če želite zaposlene opozoriti na skorajšnjo selitev, lahko napišete podatke, kot so: »Nameravamo dokončati postopek selitve do konca tega četrtletja. Za podrobnejši razpored si oglejte priloženo tabelo 1."
Korak 20. Še enkrat preberite skrbno napisano beležko
Pred pošiljanjem ponovno preberite in popravite. Prepričajte se, da je slovnica stavka pravilna, da ne gre za napačno črkovanje ali uporabo ločil ter da je vsebina lahko razumljiva.
- Če časovni okvir ni problem, razmislite o preložitvi dostave po prvem popravku. Če beležko preberete uro ali dve pozneje, boste morda našli napake, ki so bile sprva spregledane.
- Če beležka vsebuje občutljive podatke, preverite pravilnike podjetja, da vidite, kdo lahko pregleda beležko namesto vas in da njeno končno odobritev.
