Beležke se običajno uporabljajo za posredovanje določenih informacij skupini ljudi, na primer o dejavnostih, politikah ali razpoložljivih virih, in jih prosijo, naj ukrepajo. Beseda "memorandum" pomeni nekaj, na kar si je treba zapomniti ali biti pozoren. Če preučite te nasvete, lahko napišete dober, lahko razumljiv zapis.
Korak
1. del od 4: Pisanje beležk
Korak 1. Napišite "MEMORRANDUM" na vrhu papirja, da napišete beležko
Najprej razložite, da je ta dokument memorandum. Besedo "MEMORDUM" napišite 3 cm od zgornjega roba papirja s krepkimi črkami kot prvo vrstico. To besedo lahko postavite v sredino ali levo od večje črke.
Preskočite dve prazni vrstici, preden zapišete naslednjo vrstico
Korak 2. Pravilno zapišite ime prejemnika beležke
Ker je beležka formalno sredstvo poslovne komunikacije, mora biti prejemnik tudi uradno naveden. Zapišite polno ime in naslov prejemnika beležke.
Če je ta dopis namenjen vsem zaposlenim, napišite: »Za: vse zaposlene«
Korak 3. Zapišite tudi druge prejemnike v vrstico »CC«
Vrstica »CC« (ki pomeni vljudnostna kopija) se uporablja za pisanje imena osebe ali oseb, ki bodo prejele kopijo beležke, ne tiste, ki ji bo beležka poslana. Ime, navedeno v vrstici »CC«, je stranka, ki jo je treba obvestiti o pravilniku ali vprašanju, opisanem v beležki.
Korak 4. Vnesite svoje ime v vrstico »Od«
V glavi beležke mora biti ime avtorja in pošiljatelja beležke. V to vrstico napišite svoje polno ime in naslov.
Korak 5. Vnesite datum
V celoti zapišite datum priprave beležke z datumom oblike, mesecem, letom. Na primer: »Datum: 9. december 2015« ali »12.9.2015«.
Korak 6. Določite temo beležke in jo zapišite v ločeno vrstico z naslovom »O«
Zadeva beležke vam bo dala predstavo o tem, kaj je v beležki obravnavano. Izberite določeno, a kratko temo.
Na primer, namesto da za temo napišete "Mravlje", izberite nekaj bolj natančnega, na primer: "Problem mravlje v pisarni"
Korak 7. Dobro poznajte obliko glave beležke
Glava beležke mora biti na vrhu leve strani. Za besede "Za:", "Od:", "Datum:" in "O:" lahko uporabite velike ali male črke.
-
Glava beležke bo videti kot naslednji primer:
Za: Ime in naslov prejemnika
Od: Vaše ime in naslov
Datum: Datum pisanja beležke
Zadeva: Predmeti, ki so zajeti v beležki (uporabite krepko ali določeno barvo za stvari, ki se vam zdijo pomembne).
- Ko pišete glavo beležke, za dvopičjem pustite presledek, da bo videti lepše.
- Ko končate s pisanjem glave beležke, preskočite vrstico, preden nadaljujete s pisanjem beležke, da ločite glavo beležke od telesa beležke.
2. del od 4: Pisanje telesa beležke
Korak 1. Razmislite o občinstvu, ki bo prejelo beležko
Če želite napisati beležko, ki bo ljudi zanimala za branje in odgovarjanje, morate določiti slog, dolžino in formalnost svoje razlage v telesu beležke glede na občinstvo, ki ga bo bralo. Za to morate vedeti, kdo bo prejel in prebral to beležko.
- Ugotovite, katere so prioritete in skrbi prejemnika beležke.
- Poskusite predvideti vprašanja, ki si jih bodo zastavili bralci beležke. Svojo razlago podprite z nekaj primeri, dokazi ali drugimi informacijami, ki bi lahko vplivale na bralca.
- Če upoštevate občinstvo, ki bo berelo beležko, lahko v beležki posredujete prave informacije ali mnenja.
Korak 2. Ne izrecite uradnega pozdrava
Beležke ni treba začeti s pozdravom, kot je "Spoštovani gospod Anwar". Namesto tega napišite uvodni stavek, da razložite temo, ki jo želite obravnavati.
Korak 3. Navedite težavo ali vprašanje v prvem odstavku
Na kratko opišite ozadje dejanja, ki ga želite izvesti. Tako kot pri oddaji diplomske naloge pojasnite temo in navedite razloge, zakaj je to dejanje pomembno. Ta uvodni stavek lahko uporabite kot povzetek ali povzetek.
Kot splošni priročnik je treba uvodni del zapisati v enem odstavku
Korak 4. Na primer, na začetku beležke lahko napišete:
»PT XYZ bo s 1. januarjem 2016 začel izvajati novo politiko varovanja zdravja. Vsi zaposleni in njihovi družinski člani bodo vsak mesec prejemali zdravstvene ugodnosti razreda 1 BPJS”.
5. korak Opišite kontekst vprašanja, ki ste ga postavili v beležki
Bralci bodo morda potrebovali informacije o ozadju težave, ki jo predstavljate. Na kratko razložite kontekst in povejte le, kaj je pomembno.
Če je ustrezno, nadaljujte s pisanjem beležke z razlago, zakaj želite, da se ta politika uporablja. Na primer napišite: "Vlada je izdala uredbo, po kateri mora vsako podjetje registrirati zaposlene in njihove družinske člane kot udeležence BPJS Kesehatan"
Korak 6. Podprite svoj načrt z razlago v razdelku za razpravo
Na kratko opišite dejanja, ki jih boste izvedli. Predložite dokaze in logične razloge, ki podpirajo vaš predlog. Začnite s posredovanjem najpomembnejših informacij, nato navedite posebna ali podporna dejstva. Navedite, kakšne koristi bo bralec imel od predlaganega dejanja ali škodo, ki bo nastala, če tega ne storite.
- Če želite ustvariti daljši beležko, predstavite tudi ustrezne in prepričljive grafe, sezname ali grafikone.
- Za daljše beležke lahko navedete kratek naslov, ki opisuje vsebino vsakega razdelka. Na primer, namesto da bi ustvarili naslov »Politika«, napišite »Nova politika za vse zaposlene«. Naslov naj bo natančen in kratek, da bo bralec takoj spoznal pomembne stvari v beležki.
Korak 7. Predlagajte bralcu dejanja
Z dopisom prosite druge, naj ukrepajo glede določenega vprašanja, pa naj gre za objavo novega izdelka, novo politiko poročanja o stroških ali izjavo o tem, kako podjetje rešuje težavo. Pojasnite, kaj je treba storiti v sklepnem odstavku ali stavku.
- Na primer napišite: »Vsi zaposleni morajo od 1. marca 2016 uporabljati nov računovodski sistem«.
- Predložite tudi podporne dokaze za svoj predlog.
Korak 8. Zaključite beležko s pozitivnim in podpornim povzetkom
Zadnji odstavek bi moral opisati naslednji korak, ki bi lahko rešil težavo. Posredujte tudi sporočilo podpore o organizacijski solidarnosti.
- Lahko rečete: "Pripravljen sem nadalje razpravljati o tem predlogu in izvesti odločitev, o kateri smo se dogovorili".
- Ali pa lahko beležko zaprete tako, da napišete: »Zelo smo navdušeni nad načrtom za dodajanje proizvodne linije. Verjamemo, da bo ta načrt razvil podjetje in zagotovil kontinuiteto našega poslovanja."
- Zaprite beležko le s stavkom ali dvema.
3. del 4: Konec beležke
Korak 1. Dobro poznajte obliko beležke
Za lažje branje uporabite standardni zapis zapiska. Beležko vnesite s pisavo Times New Roman ali Arial, velikost 12 s 3 cm levim, desnim in spodnjim robom.
Uporabite obliko odstavka, poravnano z levo. Preskočite dve prazni vrstici na koncu odstavka in na začetku odstavka vam ni treba puščati presledka
Korak 2. Preverite beležko
Ponovno preberite in uredite beležko, da zagotovite, da je pravilna, jasna, jedrnata in prepričljiva. Prepričajte se, da uporabljate pravilen slog pisanja. Odpravite nepotrebne znanstvene izraze ali žargon.
- Še enkrat preverite, ali obstajajo še pravopisne, slovnične in diskusijske napake. Bodite pozorni na pisanje imen, datumov in številk.
- Poskrbite, da bo vaš beležka dovolj kratek in odstranite odvečne podatke.
Korak 3. Inicializirajte poleg svojega imena
Beležke ni treba podpisati, vendar jo morate parafirati s kemičnim svinčnikom na čelu beležke tik ob svojem imenu. Začetnice označujejo, da ste odobrili to beležko.
Korak 4. Uporabite papir z glavo
Obstajajo pisemski papirji, ki so natisnjeni z pisemskimi glavami, posebej zasnovanimi za beležke, ali pa uporabljajo le navaden pisemski papir.
Če ste beležko ustvarili v računalniku (in jo poslali po e -pošti), ustvarite lastno pisemsko glavo z uporabo programa Word z logotipom podjetja in prikazanimi podatki za stik. To predlogo beležke uporabite za prihodnje oddaje beležk
Korak 5. Odločite se, kako poslati beležko
Izberite najboljši način za distribucijo beležke. Lahko ga natisnete in delite ali pošljete po e -pošti.
Za pošiljanje beležk po e -pošti lahko beležko pretvorite iz dokumenta Word v HTML ali v PDF in jo pošljete kot prilogo e -pošte
4. del od 4: Uporaba predlog za beležke
Korak 1. Poiščite predlogo beležke
Beležke je mogoče ustvariti z uporabo predlog, namesto da bi jih zgradili iz nič. Za to poiščite dobre predloge beležk na internetu, na primer v Microsoft Wordu. Uporabljeni formati so običajno skoraj enaki, vendar se lahko velikost, dolžina in oblika pisave razlikujejo.
- Prenesite predlogo, ki najbolje ustreza vašim potrebam.
- Pred uporabo predlog s katerega koli spletnega mesta preberite pravila.
Korak 2. Odprite predlogo, ki ste jo prenesli v računalnik
Ko kliknete gumb za prenos, bo predloga bodisi neposredno prenesena v računalnik ali pa morate narediti več korakov. Če je rezultat stisnjena datoteka, jo morate najprej razpakirati in nato odpreti v programu Microsoft Word.
Priporočamo, da uporabite najnovejšo različico programa Microsoft Word, da ne boste imeli težav in ta predloga vam bo dobro delovala. Če še vedno uporabljate starejšo različico programa Microsoft Word, jo pred prenosom datotek posodobite
Korak 3. Določite svoj pisemski naslov
Vse predloge je mogoče spremeniti. Vsak del predloge beležke lahko prilagodite svojim potrebam. V predlogo v razdelku s pisemskimi pismi na primer dodajte logotip in registracijsko znamko. Kliknite razdelek z dopisom, da vnesete podatke o podjetju.
Korak 4. Izpolnite polja predloge v glavi beležke
Izpolniti morate polja »Za«, »Od«, »CC« in »O«. Pri izpolnjevanju vsakega polja bodite previdni, da se v tem razdelku ne zmedete, zamudite ali napačno vnesete.
Korak 5. Vnesite svoje sporočilo
V telo beležke napišite uvod, kontekst, razpravo in povzetek. Zapise lahko napišete v obliki seznama, da posredujete informacije po točkah.
- Uporabite isto obliko predloge, da bodo vsi odstavki v beležki lepo organizirani z desnimi robovi in velikostmi pisave.
- Po potrebi lahko predlogo beležke uporabite za prikaz tabele. To je lahko bolj koristno, še posebej, če je beležka, pripravljena na seznamu ali v drugi obliki, videti neurejena ali težko berljiva.
- Ne pozabite izbrisati besed, ki so že v predlogi. Pred pošiljanjem še enkrat natančno preverite.
Korak 6. Preverite tudi ostanke stopal
Podnožje beležke je na dnu beležke, ki se običajno uporablja za dodatne informacije, na primer za pisanje podatkov o vašem podjetju ali telefonsko številko. Previdno preverite, ali so vsi ti podatki pravilno vneseni. Seveda želite poslati dober zapis brez napačnih kontaktnih podatkov ali manjkajočih podatkov.
Korak 7. Prilagodite zaslon
Ena od prednosti, ki jih lahko dobite s predlogo, je možnost, da spremenite barvo dokumenta. Prikaz beležke je mogoče prilagoditi osebnosti in jo narediti privlačnejšo. Poleg tega lahko izberete barvo, ki najbolj ustreza trenutni situaciji, da bo bolj privlačna, a še vedno profesionalna.
Korak 8. Shranite beležko kot nov dokument
Poskrbite, da boste hranili kopijo te beležke, da bo na voljo digitalna varnostna kopija kot dokaz kakršne koli poslovne komunikacije, ki ste jo imeli.
Korak 9. Shranite to predlogo, da jo lahko znova uporabite
Kadar koli morate ustvariti beležko z nekoliko drugačno temo, podatke v njej zamenjajte s temo beležke, ki jo želite poslati. Poleg prihranka časa lahko beležke ustvarite v dosledni obliki, tako da bodo videti profesionalne. Tako bodo bralci namenili več pozornosti in pozorno prebrali beležko, ki jo pošljete.
Nasveti
- Ne navajajte preveč razlogov. Pojasniti morate, zakaj je treba izvesti določena dejanja, vendar ne pretiravajte.
- Pojasnilo/informacije, zapisane v beležki, je treba na kratko predstaviti.
Sorodni članek
- Kako napisati poslovno beležko
- Kako napisati pismo
- Kako učinkovito komunicirati
- Kako napisati bralčevo pismo
