Sodelavci ne bodo prišli, če jih povabite na sestanek brez jasnega namena. Če ste zadolženi za določanje dnevnega reda srečanja, se temu izognite tako, da določite teme, o katerih se bo na sestanku razpravljalo, in koliko časa bo trajalo za obravnavo posamezne teme. Z načrtovanjem in izvajanjem po svojih najboljših močeh lahko dosežete boljše rezultate in vaši udeleženci sestanka se zaradi izgubljenega časa ne počutijo prikrajšane.
Korak
1. del od 3: Priprava
Korak 1. Vprašajte kolege za informacije
Udeleženci sestanka se bodo počutili bolj vključene, če bodo sodelovali pri določanju dnevnega reda srečanja. Prosite jih, naj predlagajo temo, o kateri želijo razpravljati, in jo nato uvrstite na dnevni red.
- Pošljite e -pošto ali se srečajte s sodelavcem, ki bo povabljen nekaj dni pred sestankom.
- Naredite ta korak vsaj 6-7 dni vnaprej, da bodo imeli še čas prispevati. Poskrbite, da bo dnevni red seje dokončan 3-4 dni pred datumom seje.
Korak 2. Določite glavni cilj ali več ciljev, ki jih je treba doseči
Poskrbite, da bo sestanek z določenim namenom, na primer za sprejemanje odločitev, izmenjavo informacij, izdelavo delovnih načrtov ali poročanje o napredku pri opravljanju nalog. Če nimate namena, vam ni treba sestajati.
Sestanki se lahko izvajajo za več namenov, na primer za poročanje o napredku dela kot podlagi za dolgoročne odločitve
Korak 3. Osredotočite se na teme, ki vplivajo na veliko ljudi
Teme z zadostno razpravo, ki vključuje 2 osebi, se ne smejo uvrstiti na dnevni red. Vzemite si čas in poiščite rešitve, ki zahtevajo sodelovanje številnih ljudi.
- Na primer, imejte ločen sestanek (zunaj sestanka), če želite s sodelavcem razpravljati o novi nalogi.
- Če imate sestanek, na katerem razpravljate o problemu, ki ga lahko reši le nekaj ljudi, bi morali imeti udeleženci sestanka, ki niso vključeni v razpravo o temi, še naprej delovati. Zaradi tega se počutijo razočarane, ker je njihov delovni čas zapravljen. Zato čim bolje izkoristite to priložnost, ker sestanek, na katerem sodeluje veliko ljudi, ni enostaven.
Korak 4. Uredite dnevni red sestanka tako, da selektivno določite teme, o katerih želite razpravljati
Dajte prednost pomembnim temam, o katerih je treba razpravljati na sestanku, ker ne morete dati vseh tem na dnevni red.
- Na primer, morda boste želeli navesti "pogajanja o roku projekta", "predstavitve poročil o napredku", "nove načrte projektov" in "predloge". Zaradi časovne stiske seje brainstorminga niste vključili v dnevni red sestanka.
- Razmislite, ali se morate sestati z več ljudmi, da bi razpravljali o glavnem dnevnem redu v pripravah na plenarno zasedanje.
Korak 5. Najprej naštejte najpomembnejše teme
Pri načrtovanju sestanka je dobra politika, da najpomembnejše teme postavite na začetek sestanka. Na ta način lahko vsi udeleženci razpravljajo o pomembnih temah, medtem ko so njihovi misli jasni in fizično pripravljeni, ko se srečanje začne.
- Na primer, načrtujte »odločanje« in nato »predstavitev poročila o napredku« (razen če je za odločanje potrebno poročilo o napredku).
- Poleg tega so bile obravnavane najpomembnejše teme v primeru, da se mora sestanek končati predčasno ali pa morajo nekateri udeleženci zasedanja zapustiti sejo pred koncem sestanka.
Korak 6. Ocenite, kako dolgo bo trajalo obravnavanje posamezne teme
Čeprav niste prepričani, koliko časa bo trajalo, da obravnavate vsako temo, naredite oceno. Pomislite, kako dolgo bo sestanek trajal in koliko tem bo obravnavanih. Namenite več časa najpomembnejšim temam.
- Na primer, 30 minut za poročanje o napredku, 10 minut za razpravo in 10 minut za določanje novih rokov.
- Pogosto sestankov ni mogoče dokončati, ker za vsako temo ni dodeljenega časa. Pred sestankom naredite časovno razdelitev, da se prepričate, da se lahko vse teme na dnevnem redu do konca razpravljajo.
- Pri izračunu dodatnega časa upoštevajte število povabljenih udeležencev sestanka. Če se bo sestanka udeležilo 15 oseb, za vsako temo pa boste namenili 15 minut, to pomeni, da vsaka oseba dobi približno 1 minuto časa za govor na temo. Čeprav niso vsi govorili, je bil dodeljeni čas prekratki.
2. del 3: Priprava dnevnega reda sestankov
Korak 1. Napišite naslov dnevnega reda seje
Z naslovom dnevnega reda srečanja bralcu sporočite, da bere dnevni red, ki vsebuje temo, o kateri se bo razpravljalo. Ko določite naslov, ga postavite na vrh praznega dokumenta. Izberite naslov, ki je preprost in enostaven.
- Primeri naslovov dnevnega reda sestankov: "Julijski dnevni red: razpravljajte o novih projektnih idejah" ali "Dnevni red avgusta 2018: Podaljšanje projektnega roka".
- Vnesite dnevni red srečanja z uporabo poslovne pisave, na primer Times New Roman ali Calibri.
2. korak Vzemite si čas za pozdrav in zahvalo udeležencem za udeležbo na srečanju
Izkoristite to priložnost in pozdravite udeležence. V tem času lahko vi ali drug predsednik sestanka odprete sestanek in razložite glavne teme, o katerih se bo razpravljalo.
- Če se mnogi udeleženci srečanja ne poznajo, si vzemite čas in si olajšajte razpoloženje.
- Če želite urediti dnevni red sestanka za pomemben sestanek, na primer konferenco, je čas, potreben za odprtje sestanka, običajno daljši. Za redne pisarniške sestanke uvodna seja običajno traja le nekaj minut.
- Dovolite si čas, da predvidite spremembe dnevnega reda, ko se seja začne.
Korak 3. Vključite dnevni red sestanka v obliki vprašanj, da vzbudite radovednost udeležencev
Spraševali se bodo, če v le nekaj besedah oblikujete dnevni red sestanka. Vprašanja lahko razkrijejo kontekst, o katerem je treba razpravljati, tako da imajo udeleženci sestanka priložnost o tem razmisliti že pred sestankom.
- Na primer, namesto da bi napisali "Razpravljanje o rokih projekta", vključite: "Ali je treba roke podaljšati, ko se povpraševanje povečuje?"
- Če je potrebno, pod vprašanje navedite kratko pojasnilo.
Korak 4. Navedite predviden čas ob vsaki temi
Čeprav ocene časa morda niso na dnevnem redu, ti podatki sodelavcem pomagajo, da po potrebi pripravijo ali zahtevajo dodaten čas.
Prav tako so imeli čas, da skrajšajo poročilo, ki ga je treba predložiti v skladu z dodeljenim časom
5. korak Pripravite tok razprave za vsako temo na dnevnem redu
Tok razprave je metoda za razpravo o vsaki temi. Na primer, ko se razpravlja o podaljšanju roka projekta, bodo vsi razpravljali v skladu z vnaprej določenim tokom. Tako bodo imeli vsi udeleženci srečanja enako perspektivo.
Na sestanku bodo na primer razpravljali o podaljšanju roka projekta za zadovoljitev naraščajočega povpraševanja. V ta namen pripravite tok razprave, ki obsega "10 minut za razpravo o dosedanjem napredku dela; 15 minut za odločitev, kako povečati produktivnost; 10 minut za razmislek o pozitivnih in negativnih vidikih; 5 minut za odločitev, ali se rok podaljša ali ne"
Korak 6. Odločite se, kdo bo vodil razpravo o vsaki temi
Ob temi postavite njegovo ime, da se lahko pripravi. To nalogo potrdite z zadevno osebo nekaj dni pred sejo in jo uvrstite na dnevni red.
Če boste sejo vodili od začetka do konca, to navedite pod naslovom dnevnega reda seje
Korak 7. Dodelite čas, če so na sestanku gostujoči govorniki
Če bo na sestanku več gostujočih govorcev razpravljalo o pomembni temi, jim boste morali dodeliti nekaj časa srečanja. Na dnevni red določite urnik, tako da ima vsak gost možnost govoriti, tudi če želi razpravljati o več temah. Tako lahko kar najbolje pripravijo material za dostavo.
Nekaj dni pred srečanjem pokličite gostujočega govornika in ga povprašajte o času, potrebnem za razpravo o temi, ki jo želite obravnavati. To vam bo pomagalo organizirati urnik, da se ne bodo spopadli med seboj
Korak 8. Vzemite si čas za razpravo o drugih zadevah
Načrtujte to sejo ob koncu seje. Izkoristite to sejo, da vprašate vse udeležence, če bi radi še kaj razpravljali pred zaključkom sestanka. Poleg tega lahko še vedno sporočajo stvari, ki so bile zamujene ali o katerih se ni razpravljalo.
- Z vključitvijo te seje na dnevni red povabljenec ve, da lahko prispeva, tudi če tisto, kar želi sporočiti, ni vključeno v dnevni red sestanka.
- Na tej seji pustite čas za vprašanja in odgovore.
3. del 3: Dokončanje dnevnega reda srečanj
Korak 1. Navedite podrobnosti, povezane z vodenjem sestanka
Na dnevni red zapišite čas, datum in kraj sestanka skupaj z imeni udeležencev, ki se jih lahko udeležijo. Tako že vedo, koga bodo srečali na sestanku, ko bodo prejeli povabilo.
- Dobro je vključiti imena udeležencev, ki se običajno udeležijo srečanja, vendar se tokrat ne morejo udeležiti. Jasno obvestite, da se ime ne more udeležiti seje.
- Priložite zemljevid lokacij za ljudi, ki ne vedo, kje poteka sestanek.
2. korak Pred srečanjem povejte stvari, ki jih je treba pripraviti
Povabljene sodelavce obvestite, če jih je treba vnaprej pripraviti, na primer branje poročil, zbiranje informacij za določitev rešitev ali prepoznavanje težav.
Te podatke vključite na dno dnevnega reda srečanja s krepkimi ali barvnimi črkami, da bodo vsem udeležencem srečanja jasne in enostavne za branje
3. korak Preden ga razdelite, natančno preglejte dnevni red sestanka, da ne bo napak
Dnevni red sestankov je pomemben za povabljene. Pred razdeljevanjem preverite dnevni red sestanka in se prepričajte, da so bili podatki v celoti in pravilno napisani ter da ni napak. Poleg dokazovanja visoke delovne etike ta način odraža, da ste pozorni na podrobnosti in jih cenite.
Korak 4. Razporedite dnevni red 3-4 dni pred sejo
Kolegi, ki prejmejo vabilo, imajo še čas, da se pripravijo, če so nekaj dni prej prebrali dnevni red sestanka, vendar ga ne pošljite prezgodaj, ker obstaja možnost, da bo prezrto.
Če želite imeti pomemben sestanek med konferenco, pripravite dnevni red nekaj mesecev vnaprej
Nasveti
- Uporabite obliko dnevnega reda sestankov, ki je na voljo v programu Word. Številni programi za ustvarjanje dokumentov, na primer Microsoft Office, Pages for Mac itd. ki ponuja osebne in poklicne oblike dokumentov, na primer za hitro in enostavno urejanje dnevnega reda sestankov.
- Če v vašem podjetju obstaja standardna oblika dnevnega reda sestankov, uporabite to obliko.
- Poskrbite, da bo sestanek potekal po vnaprej določenem urniku, vendar prilagodljiv. Sestanek morate spremljati tako, da pogosto pregledujete uro. Če je razprava o prvem dnevnem redu končana, usmerite udeležence, da sejo nadaljujejo z razpravo o naslednjem dnevnem redu. Vljudno lahko rečete: "Naslednjo temo bomo obravnavali, da se sestanek konča po predvidenem času."
