Poslovni proces je sistem, ki ga podjetje uporablja za dosego svojih ciljev. Ta proces je mogoče razlagati tudi kot korake za ustvarjanje vrednosti za kupce. Menedžerji analizirajo poslovne procese, da ocenijo, kako dobro delujejo. Upravitelj najprej analizira procese, ki se trenutno izvajajo. Po tem lahko vodstvo določi spremembe za izboljšanje obstoječih procesov. Izboljšave procesa lahko podjetjem pomagajo prihraniti čas, znižati stroške ali ustvariti izdelke, ki so bolj primerni za stranke.
Korak
1. del od 2: Določanje, kako nastajajo poslovni procesi
Korak 1. Opredelite poslovne procese
Poslovni procesi se nanašajo na dejavnosti, ki jih zaposleni dnevno opravljajo za dosego organizacijskih ciljev. Ta proces odraža dejanja podjetja za dosego določenih ciljev. Poslovni proces mora vključevati vse spremembe ali izjeme procesa. Če želite razumeti, kako analizirati poslovni proces, morate razmisliti, kako je poslovni proces ustvarjen.
- Upoštevajte obseg naloge. Posodobite na primer postopek za pošiljanje računov odjemalcem. Obseg naloge se nanaša na to, kako širok je obseg naloge, ki jo je treba izvesti. V tem primeru predpostavimo, da so obseg vsi računi, poslani odjemalcu. Ugotovili ste, da se strankam v mesecu pošlje povprečno 200 računov.
- Določite želeni rezultat. Pomislite, kaj skuša ta proces doseči. V tem primeru želite, da se računi natančno pošljejo vsaki stranki takoj, ko je izdelek odpremljen. Ob oddaji naročila boste poslali fizično kopijo računa. Vsaki stranki boste po elektronski pošti poslali tudi račun.
- Navedite podprocese, ki so v postopku. Bolj ko je proces specifičen, lažje ga je analizirati in izboljšati.
- Dokumentirajte poslovne procese. Proces lahko dokumentirate kot seznam korakov in razmislite o njihovem opisu v diagramu poteka. Procesi pogosto prečkajo več oddelkov v velikih organizacijah. Postopek ustvarjanja računov bi na primer vključeval računovodstvo in računovodstvo.
- Opredelite različne oddelke ali funkcije subjektov v procesu skupaj z vsemi vložki in izhodi. Na primer, za izdelavo plačilne liste so potrebni vložki proizvodnega oddelka, da bi ugotovili število in ure zaposlenih delavcev, kadrovski oddelek, da bi ugotovili stopnje in znižanje plač itd.
- Navedite vse izjeme v postopku. Skoraj vsi poslovni postopki bodo imeli izjeme in različice. Nekaterim strankam lahko na primer zagotovite velike popuste. Ta kupec naroča izdelke v velikih količinah. Zaradi velikega popusta zaposleni pri zaračunavanju odštejejo znesek popusta, izračunan v programski opremi za izdajanje računov. Velike popuste je treba vnesti ročno, da ustvarite natančen račun.
Korak 2. Dokumentirajte poslovni proces in razmislite, kakšno vrsto poslovnega procesa želite ustvariti
Ločevanje več poslovnih procesov po vrstah bo pomagalo analizirati poslovne procese in izboljšati procese. Če sta dva procesa iste vrste, so lahko nadgradnje procesov podobne. Poseben proces je lahko operativni, podporni ali upravljavski proces.
- Operativni procesi se nanašajo na vsakodnevne naloge dobave izdelkov strankam. Postopek ustvarjanja računov za stranke je lahko vključen v operativni proces. Zelo pomembno je, da strankam pošljete točne račune, da lahko plačila poberejo čim hitreje.
- Podporni procesi se nanašajo na operativne podporne dejavnosti vašega podjetja. Oddelek za človeške vire je primer področja podpore podjetjem. Ta oddelek podpira vodje oddelkov pri razgovorih in zaposlovanju novih zaposlenih. Čeprav kadri niso neposredno povezani s strankami, podpirajo operativni oddelek.
- Vsaka organizacija potrebuje vodstvo, da vodi celotno poslovno smer podjetja. Proces načrtovanja in izvrševanja proračuna je proces upravljanja. Vsa podjetja bi morala imeti uradni postopek priprave proračuna. Ta postopek bi moral vključevati poslovodstvo, ki se o finančnih zadevah podjetja pogovarja s finančnim direktorjem.
Korak 3. Analizirajte poslovne procese, da poiščete simptome neučinkovitosti procesa
Poslovni procesi so sestavljeni iz vhodov (vhodov) in izhodov (izhodov). Delo, energija, materiali in kapitalna oprema se štejejo za vložke. Vložki so sredstva, ki se uporabljajo za ustvarjanje prihodkov in dobička. Po drugi strani pa je rezultat fizični izdelek ali storitev. Vhodi vstopajo v proces in proizvajajo izhode. Za ugotovitev neučinkovitosti tega procesa boste morali opraviti analizo.
- Vaš proces mora učinkovito uporabljati vložke za proizvodnjo rezultatov. Na primer, upravljate podružnico servisne delavnice. Vaš prispevek je delo, oprema in deli. Vaš rezultat so storitve popravila vozil za stranke.
- Dolg čas popravila ali zaostanek pri delu kaže na neučinkovitost procesa. Težava je lahko v tem, da so nekateri odjemalci preblizu.
- Znaki neučinkovitosti postopka so vidni tudi, če stroški zamenjave delov močno presegajo proračun. V tem primeru je težava lahko značilna za oddelek za nabavo ali dele dobavitelja.
- Na podlagi ugotovljenih težav določite, katere procese je treba izboljšati. Prednost morate dati več poslovnim procesom. Izberite proces, ki ima največji vpliv na vaše podjetje. Na primer, morda boste najprej želeli popraviti čas izvajanja. Zaradi dolgega časa obdelave bo podjetje izgubilo kupce. Dajte prednost izboljšanju postopka.
2. del 2: Analiza poslovnega procesa
Korak 1. Pogovorite se s ključnimi ljudmi o procesih v podjetju
Ko določite postopek za izboljšanje, se o tem pogovorite z ljudmi, ki so odgovorni za njegovo izvajanje. Vzemite si čas za razgovor s ključnimi udeleženci in prosite za izboljšave.
- Vprašajte o ukrepih osebja in zakaj.
- Določite vnos, potreben za izvajanje vsake naloge, in kje dobite vsak vnos. Če podjetje proizvaja kavbojke iz jeansa, morate vedeti, kdo je dobavitelj denim in pogostost pošiljanja surovin v podjetje.
- Določite rezultate vsake naloge in kdo jih bo prejel. Če vodite delavnico, mora osebje delavnice dokumentirati svoje delo. Osebje za popravilo mora podatke posredovati oddelku za obračun, ki nato ustvari račun za stranko.
- Prosite za predloge, kako odpraviti pomanjkljivosti v procesu, ki jih ugotovi vaše osebje.
Korak 2. Ustvarite poslovni diagram poteka za vsak proces
Diagrami poteka postopkov vam lahko pomagajo opisati poslovne procese. Za izdelavo diagrama poteka lahko uporabite dokumentacijo iz razprave o procesu. Ta diagram poteka mora vsebovati vse korake, potrebne za dokončanje določenega poslovnega procesa.
- Pomembno je omeniti, da mora diagram poteka poslovnih procesov vsebovati le opredeljene postopke, ki jih morajo zaposleni upoštevati.
- Diagrame poteka lahko narišete ročno ali s programsko opremo. Za ustvarjanje diagramov poteka lahko uporabite programe Word in preglednice z možnostmi preslikave. Najdete lahko tudi specializirano programsko opremo za ustvarjanje diagramov poteka.
- Diagrami poteka so zelo uporabna orodja za jasen pregled poslovnih procesov pred vami. To orodje bo olajšalo prepoznavanje in odpravljanje pomanjkljivosti.
- Ko se postopek spremeni, ponovno preglejte rezultate in preverite, ali se je postopek izboljšal glede na vaša pričakovanja. Če ne, ponovite postopek analize in poskusite opredeliti področja, ki jih je treba izboljšati. Analiza poslovnih procesov je stalna dejavnost v vašem podjetju.
Korak 3. Izvedite sejo možganskih virov, da poiščete izboljšave procesa
Številni procesi vključujejo več kot en oddelek v vašem podjetju. Skupinske seje bodo ugotovile neučinkovitost procesov, ki vplivajo na več oddelkov. Te seje lahko potrdijo tudi informacije, posredovane med osebnimi pogovori z udeleženci.
- Povzemite prejete informacije in jih delite z udeleženci procesa. To bo vključevalo udeležence, ki so že imeli in niso bili opravljeni razgovori. Prosite za povratne informacije od vseh. Te povratne informacije bodo zagotovile dodatna navodila za vašo analizo.
- Informacije, prejete od udeležencev v procesu, bi vam morale dati jasno predstavo o tem, kako proces deluje, in v čem je težava.
- Medosebna razprava postane osnova za spreminjanje procesa. Spremembe so lahko znižanje stroškov, skrajšanje časa procesnega cikla, poenostavitev postopkov ali izboljšanje storitev za stranke.
