Če morate za nekaj časa zapustiti pisarno ali nameravate na dopust, lahko ljudem dovolite, da vam po e -pošti sporočijo, da vas ni. Če imate račun Exchange, ima Outlook vgrajene funkcije. Če nimate računa Exchange, lahko še vedno samodejno odgovarjate na e -poštna sporočila tako, da ustvarite nekaj pravil. Upoštevajte ta priročnik za nastavitev samodejnih odgovorov, ne glede na to, ali imate račun Exchange ali ne.
Korak
Metoda 1 od 4: Outlook 2010/2013
Korak 1. Omogočite samodejne odgovore
Izberite mapo Exchange. Izberite mapo iz trgovine s sporočili. Če želite videti možnost Samodejni odgovori, izberite mapo Exchange. Odprite meni Samodejni odgovori (Odsotnost). Ta meni najdete tako, da kliknete zavihek Datoteka in nato zavihek Informacije.
Korak 2. Konfigurirajte svoj odgovor
V meniju Samodejni odgovori potrdite polje Pošlji samodejne odgovore. Aktivni čas za pomočnika lahko nastavite tako, da potrdite polje in nastavite čas in časovno obdobje.
Korak 3. Napišite svoj odgovor
Za e -pošto, poslano z vašega strežnika za izmenjavo, uporabite zavihek Inside My Organization. Če želite odgovoriti na e -poštna sporočila drugih ljudi, uporabite zavihek Zunaj moje organizacije. Ko ste zadovoljni z odgovorom, kliknite V redu.
Korak 4. Onemogočite samodejne odgovore
Če nastavite časovno obdobje za samodejni odgovor, se pomočnik samodejno konča, ko se časovno obdobje konča. Če ne nastavite časovnega obdobja, se bo nadaljevalo, dokler ne odprete menija Samodejni odgovori in izberete »Ne pošlji samodejnih odgovorov«.
Metoda 2 od 4: Outlook 2007
Korak 1. Aktivirajte Office Assistant
Kliknite zavihek Orodja. V meniju Orodja izberite Pomočnik zunaj pisarne. Potrdite polje »Samodejni odgovori pošlji iz pisarne«. Aktivni čas za pomočnika lahko nastavite tako, da potrdite polje in nastavite čas in časovno obdobje.
Korak 2. Napišite svoj odgovor
Za e -pošto, poslano z vašega strežnika za izmenjavo, uporabite zavihek Inside My Organization. Če želite odgovoriti na e -poštna sporočila drugih ljudi, uporabite zavihek Zunaj moje organizacije. Ko ste zadovoljni z odgovorom, kliknite V redu.
Korak 3. Onemogočite pomočnika zunaj pisarne
Če nastavite časovno obdobje za samodejni odgovor, se pomočnik samodejno konča, ko se časovno obdobje konča. Če ne nastavite časovnega obdobja, se bo nadaljevalo, dokler ne odprete menija Samodejni odgovori in izberete »Ne pošlji samodejnih odgovorov«.
Metoda 3 od 4: Outlook 2003
Korak 1. Aktivirajte Office Assistant
V meniju Orodja izberite Pomočnik zunaj pisarne. Potrdite polje »Trenutno sem zunaj pisarne«.
Korak 2. Napišite svoj odgovor
V polje z oznako »Samodejni odgovor samo enkrat vsakemu pošiljatelju z naslednjim besedilom« vnesite odgovor, ki ga želite uporabiti kot odgovor po e -pošti.
Korak 3. Dodajte pravila
Pomočniku lahko dodate pravila, na primer posredovanje sporočil določenih pošiljateljev drugim prejemnikom. Kliknite gumb Dodaj pravilo…, da konfigurirate pravilo, ki ste ga določili. Ustvarite lahko na primer pravilo, ki bo posredovalo e -pošto od določene stranke vašim sodelavcem, tako da pomembnih e -poštnih sporočil ne boste zamudili, ko ste odsotni.
Korak 4. Onemogočite pomočnika za izhod iz pisarne
Pomočnik izven pisarne se bo nadaljeval, dokler ne odprete menija Samodejni odgovori in izberete »Ne pošiljaj samodejnih odgovorov iz pisarne«.
Metoda 4 od 4: Pošiljanje samodejnih odgovorov brez menjalnega računa
Korak 1. Ustvarite predlogo
Brez računa Exchange možnost Samodejni odgovor ni na voljo. Vendar je še vedno mogoče nastaviti samodejne odgovore s predlogo in nekaterimi pravili. Začnite z ustvarjanjem novega e -poštnega sporočila. To bo predloga za vaš samodejni odziv.
- Izberite temo, ki na kratko opiše situacijo. Na primer »Odsoten do službe«. V Zadevo lahko napišete tudi besede "samodejni odgovor", tako da prejemniki takoj vedo, da je to, kar prejmejo, samodejni odgovor.
- Napišite kratko sporočilo. V telo e -poštnega sporočila napišite splošno sporočilo, ki ga lahko uporabite za vsakogar, ki ga prejme. Prejemniku povejte, kako naj stopi v stik z vami ali na nekoga drugega, na katerega se lahko obrne.
Korak 2. Shranite predlogo
Ko ste zadovoljni s sporočilom, kliknite Shrani kot… V spustnem meniju »Shrani kot vrsto« izberite Predloga Outlooka. To bo shranilo datoteko kot predlogo, ki je naložena v Outlook.
Korak 3. Ustvarite pravilo
Če želite, da samodejni odgovor deluje pravilno, morate določiti nekaj pravil za avtomatizacijo postopka. V sistemu Office 2003/2007 kliknite meni Orodja in izberite Pravila in opozorila. V sistemu Office 2010/2013 kliknite zavihek Datoteka, izberite Informacije in nato kliknite Pravila in opozorila. S tem se odpre meni Pravila e-pošte.
- Kliknite gumb Novo pravilo. Pozvani boste, da izberete predlogo. V razdelku »Začni s praznim pravilom« izberite »Preveri sporočila, ko prispejo«. Kliknite Naprej.
- Odločite se, na katero sporočilo odgovoriti. Če želite odgovoriti na vsako sporočilo, ki ga prejmete v mapo »Prejeto«, potrdite polje »kje je moje ime v polju Za«. Lahko ga omejite tako, da določite posebno dostavo ali e -poštno sporočilo z določenimi besedami v zadevi ali telesu e -poštnega sporočila. Ko se odločite, kliknite Naprej.
- Naložite predlogo. V naslednjem oknu izberite polje »odgovori z določeno predlogo«, da naložite sporočilo, ki ste ga ustvarili prej. Kliknite povezavo v opisnem polju za "določeno predlogo". Odprlo se bo pogovorno okno, v katerem boste vprašali, kam shranite predlogo. Izberite "Uporabniške predloge v datotečnem sistemu". Odprite sporočilo, ki ste ga ustvarili prej.
- Nastavite izjeme. Ko je predloga naložena, lahko določite primerke, če ne želite, da se odgovor pošlje, na primer za določene prejemnike ali za določene vrste sporočil. Ko se odločite, kliknite Naprej.
- Dajte svojemu imenu ime. Preden lahko dokončate, morate pravilu dodeliti ime. Uporabite nekaj, kar si lahko zapomnite, da lahko pravilo v prihodnje hitro onemogočite. Potrdite polje »Vklopi to pravilo«, da omogočite pravilo, nato kliknite Dokončaj.
Korak 4. Onemogočite pravilo
Ko se vrnete v službo, lahko pravilo onemogočite tako, da znova odprete meni Pravila in opozorila. Na seznamu aktivnih pravil izberite pravilo Out of Office, ki ste ga ustvarili, nato kliknite gumb Izbriši.
Nasveti
- Organizacija je običajno opredeljena kot vaše podjetje in vsebuje ljudi, ki imajo v vašem e-poštnem sistemu račune Exchange Server.
- V glavnem oknu Outlooka se prikaže meni Orodja. Glavno okno je isto okno, ki se prikaže ob zagonu Outlooka, in vsebuje menije Datoteka, Urejanje, Pogled, Pojdi, Orodja, Dejanja in Pomoč. V oknu, ki ga uporabljate za ustvarjanje ali ogled elementov, kot so e-poštna sporočila, stiki ali opravila, ni menija Orodja.
- Če potrdite polje Samodejno predvajanje osebam zunaj moje organizacije, bo poleg imena zavihka prikazan zavihek Zunaj moje organizacije (Vklopljeno).
- Stik mora biti v mapi Stiki strežnika Exchange Server. Če je stik samo v mapi, ki je del datoteke osebnih map (.pst), sporočilo o samodejnem odgovoru ne bo poslano.
