Pisne politike in postopki opisujejo smernice, pravila, osredotočenost in načela organizacije. Na splošno so politike in postopki vključeni v priročnike za zaposlene. Način pisanja poslovnih politik in postopkov je odvisen od ciljev podjetja samega.
Korak
1. del od 5: Okvirni poslovni cilji
Korak 1. Naredite seznam ciljev
Kot upravitelj ali lastnik podjetja poznate cilje podjetja. Upoštevajte stvari, kot so prodajni cilji, cilji zaposlenih in vodstva ter poslovni položaj, ki ga pričakujete v naslednjih nekaj letih.
- Poskusite si postaviti cilje, ki niso le specifični, ampak tudi dosegljivi in si jih je vredno prizadevati. Na primer, določite finančne cilje, ki so vam dosegljivi, in cilje glede uspešnosti zaposlenih, ki jih je mogoče doseči z upoštevanjem politik in postopkov, ki jih boste določili.
- Ko določite svoje cilje, se prepričajte, da ste se pripravljeni zavezati kot lastnik podjetja ali upravitelj. Določitev ciljev je pomemben prvi korak pri razvoju politik in postopkov. Potem ni nič manj pomembno upoštevati.
Korak 2. Zapišite si seznam delovnih mest in postopkov
Pomislite na dnevne dogodke in naloge v svojem podjetju. Zapišite vsako delo, ki ga morate vsak dan dokončati, da bo posel nemoteno potekal.
Razmislite o naslednjem: Katere naloge zahtevajo uradni opis ali vodenje? Katere postopke je treba dosledno izvajati na enak način? Namesto da se osredotočite na ročno delo, ki ne zahteva veliko pouka, se osredotočite na večja opravila
Korak 3. Navedite možne težave in rešitve
Politike so narejene tako, da vse poteka nemoteno in da imajo zaposleni in vodje standarde uspešnosti. Pomislite na težave, ki bi lahko nastale, če politike ne bo. Tako si lahko omislite pravilnike, ki jih potrebujete.
Ko razmišljate o potencialni težavi, poiščite hiter pregled, kako težavo rešiti ali odpraviti. Razmislite o vprašanjih vsakodnevnih poslovnih dejavnosti, kot so finance, interakcije med zaposlenimi in strankami ter vedenje in odnos zaposlenih
2. del od 5: Pisanje poslovnih politik
Korak 1. Navedite kategorije pravilnikov
Ko razmislite o različnih možnih vprašanjih, ki jih je treba rešiti s politiko, razmislite o kategorijah vsakega. Na primer uporabite kategorije, kot so varnost, razpored, vedenje, plača, dajatve, dopust ali dopust ter diskriminacija.
Kasneje pri sestavi priročnika vam bodo pravilniki, ki so že ločeni po kategorijah, pomagali organizirati priročnik in njegove razdelke. Kategorije vam pomagajo tudi pri odločitvi, kaj je najpomembnejše, in jih lahko podrobneje razčlenijo
Korak 2. Uporabite okvirno obliko, da razčlenite različne politike v vsaki kategoriji
Predloga vam omogoča, da poglobite v vidike vsake politike ali kategorije ter med tem dodate pogoje in specifikacije. Za razvrščanje vsakega odseka ali kategorije uporabite številke.
Začnite s kratkim orisom. Potem, ko zapišete vse začetne zamisli, se lahko vrnete na oris in med spreminjanjem dodate ali razširite
Korak 3. Pomislite na ustrezne posledice za kršitve pravilnika
Politike podjetjem omogočajo pravilno delovanje in služijo tudi kot standardi, ki se jih morajo držati zaposleni in vodstvo. Politike služijo tudi kot pisni dokumenti, ki opisujejo, kako obravnavati vprašanja ali kršitve politike. To je še posebej pomembno, kadar in če so potrebni ukrepi za rešitev težave.
Kadar so politike zapisane v uradnih dokumentih, lahko zajemajo zakonske pravice in obveznosti zaposlenih in podjetja. Politika vključuje informacije o pravicah pri zaposlovanju invalidov, davkih in prepovedi diskriminacije in nadlegovanja na delovnem mestu. Poskrbite, da vnesete podatke v skladu z veljavno zakonodajo
Korak 4. Vzpostavite jasno politiko odpuščanja
Če morate odpustiti zaposlenega zaradi kršitve pravilnika, bo ta pisna politika služila kot dokaz, če delavec meni, da je bil po krivici odpuščen. Poskrbite, da boste del namenili razpravi o pravilih za odpuščanje.
Prav tako morate ustvariti politiko zaposlovanja. Na primer preverjanje preteklosti pred zaposlitvijo kandidata ali poskusno obdobje po zaposlitvi zaposlenega in preden postane stalni delavec. Ustvarite in opišite jasne pogoje
Korak 5. Uporabite jasen aktivni jezik
Vse politike jasno zapišite tako, da ne bodo napačno interpretirane ali napačno razumljene. Če obstaja druga razlaga, jo prepišite v drug jezik.
Na primer, ne zapišite: "V določenih okoliščinah se lahko odobri dodatna bolniška odsotnost." Namesto tega napišite "Dodatna bolniška odsotnost se odobri le z izrecnim dovoljenjem dežurnega vodje."
3. del od 5: Postopki pisanja
Korak 1. Ugotovite, katera delovna mesta zahtevajo podrobne postopke
Vsa delovna mesta ali incidenti ne zahtevajo podrobnih navodil. Dajte prednost nalogam ali postopkom, ki jih je treba dosledno opravljati, na primer plače ali razpored.
Pri odločanju, kateri postopki zahtevajo podrobnosti, upoštevajte naslednja vprašanja: Ali je bil postopek dolgotrajen ali zapleten? Kakšne so posledice, če pride do napake pri izvajanju? Ali so bile izvedene kakšne pomembne spremembe v zadnjem času? Ali ta postopek zahteva pomembne ali obsežne dokumente? So zaposleni zaradi postopka pogosto zmedeni?
Korak 2. Zberite potrebne podatke za vsak postopek
Preden opišete postopek, morate poznati vse korake in njihove vidike. Razmislite o vprašanjih zaposlenih, ki so se pojavila, in o morebitnih težavah, na katere ste naleteli.
Tudi če imate vse informacije, se boste morali držati osnov samega postopka. Pomislite, kaj morajo bralci ali zaposleni razumeti in izvesti postopek
Korak 3. Z vsemi informacijami napišite jasen postopek
Uporabite aktivni jezik. Poskusite se izogniti dolgim in odvečim besedam. Poskrbite, da ne uporabljate težko razumljivega jezika, vključno z žargonom, ki ga zaposleni morda ne poznajo.
Namesto da na primer napišete "Prejemki izplačanih plač oseb, ki jih je treba hraniti v finančnem spisu", uporabite naslednji jezik "Vodenje raztrganih prejemkov plač v finančni datoteki."
4. del od 5: Razumevanje zakonitosti
Korak 1. Vnesite razdelek o protidiskriminacijski politiki
Vsi lastniki podjetij se morajo držati protidiskriminacijske politike, ki jo je določila vlada. Vsekakor vključite podatke o politiki skupaj s pričakovanji, da se jih vsi zaposleni držijo.
V politiko bi morali vključiti tudi informacije o enakih možnostih zaposlovanja, pa tudi zakon o pravici do dela za invalide in politiko nadlegovanja
2. korak Prepričajte se, da je vaša politika zakonita
Zagotoviti morate, da so vse sestavljene politike poštene in v skladu z zakonodajo. Obstaja veliko virov, s katerimi lahko ugotovite, ali je vaša politika v skladu z veljavno zakonodajo.
Pravnega svetovalca lahko zaprosite tudi, naj preuči politike, ki ste jih pripravili, preden jih uporabite za zaposlene. Kot lastnik podjetja je pravni svetovalec, s katerim se lahko redno posvetujete, zelo koristen
Korak 3. Zaposlene prosite, naj podpišejo osnutke politik in postopkov
Nove zaposlene je treba prositi, da se dogovorijo in podpišejo dokumente o politiki in postopkih ter jim predložijo kopijo za referenco. Poleg tega morajo vse spremembe znova podpisati vsi zaposleni. To naj bi zagotovilo, da jih politika zavezuje, če bi obe strani v prihodnje sprejeli kakršne koli pravne ukrepe.
Mladoletne osebe ne morejo zakonito skleniti pogodb. Če najamete zaposlene, mlajše od 18 let, se prepričajte, da imajo pisno dovoljenje skrbnika za sklenitev pogodbe, saj lahko starš ali skrbnik zakonito prekliče pogodbo
5. del od 5: Sestavljanje priročnika
Korak 1. Podatke razporedite v logičnem vrstnem redu
Začnite z večjimi točkami, nato sledite manjšim. Na primer, namesto da začnete s kategorijo odškodnine, začnite priročnik s postopkom zaposlovanja ali kategorijo upravičenosti.
- Odprite priročnik z opisom ciljev podjetja, kot ste opisali prej. Napišite jasen, enoten odstavek ali dva, ki povzema priročnik, kaj zaposleni lahko pričakujejo od podjetja in kaj podjetje pričakuje od zaposlenih.
- Za izdelavo podkategorij v priročniku uporabite oris. Ko končate, naredite kazalo, da bo vsak podatek enostavno najti.
Korak 2. Uporabite sliko, grafikon ali diagram
Obstajajo ljudje, ki so bolj vizualni, zato lahko diagrami, grafikoni ali slike v priročniku pomagajo različnim vrstam zaposlenih razumeti koncepte. Slike lahko poenostavijo postopke in politike.
Ustvarite lahko na primer grafikon ali tabelo, ki navaja različne naslove in njihove naloge. Uporabite lahko tudi tabelo vprašanj in odgovorov, ki jih zaposleni lahko uporabijo kot referenco
Korak 3. Zagotovite priročnike, do katerih bodo lahko vsi zaposleni zlahka dostopali
V idealnem primeru novi zaposleni ob najemu prejmejo izvod priročnika, stari zaposleni pa ob popravku prejmejo nov izvod. Razmislite, da bi vsi zaposleni podpisali pogodbo, v kateri navajajo, da razumejo vse točke, opisane v priročniku, in se s tem strinjajo.
