Microsoft Access je program za ustvarjanje baz podatkov, ki vsakomur omogoča ustvarjanje in upravljanje baz podatkov. Ta program je primeren za majhne projekte velikim podjetjem in deluje zelo vizualno. Zaradi tega je odličen za vnos podatkov, saj vam ni treba delati s tabelami ali delovnimi listi. Oglejte si prve korake spodaj, če želite kar najbolje izkoristiti Microsoft Access.
Korak
1. del od 6: Ustvarjanje nove baze podatkov
Korak 1. Kliknite zavihek Datoteka in izberite "Novo"
Baza podatkov je prostor, kjer so vaši podatki shranjeni v različnih oblikah. Izberete lahko, da ustvarite prazno bazo podatkov ali pa izberete obstoječo predlogo.
- Prazna baza podatkov je standardna zbirka podatkov Access in je priporočljiva za lokalno uporabo. Ustvarjanje lokalne baze podatkov bo vključevalo tabelo.
- Spletne baze podatkov so zasnovane tako, da so združljive s spletnimi napravami Access. Ustvarjanje spletne baze podatkov bo vključevalo tabelo.
- Predloge so zbirke podatkov, ki so bile zasnovane za različne namene. Izberite predlogo, če ne želite porabiti časa za oblikovanje baze podatkov.
Korak 2. Poimenujte bazo podatkov
Ko izberete vrsto zbirke podatkov, ji dajte ime, ki odraža njeno vsebino. To je še posebej uporabno, če delate z veliko različnimi bazami podatkov. V polje »Ime datoteke« vnesite ime svoje zbirke podatkov. Izberite "Ustvari", da ustvarite novo datoteko zbirke podatkov.
2. del od 6: Dodajanje podatkov v zbirko podatkov
Korak 1. Določite najboljšo strukturo svojih podatkov
Če ustvarjate prazno bazo podatkov, boste morali razmisliti, kako organizirati svoje podatke in dodati ustrezne strukture podatkov. Obstajajo različni načini oblikovanja in interakcije z vašimi podatki v Accessu:
- Tabele - Tabele so primarni način shranjevanja podatkov v zbirki podatkov. Tabele lahko primerjamo z delovnimi listi v Excelu: podatki so razvrščeni v stolpce in tabele. Zato je uvoz podatkov iz Excela in drugih programov za obdelavo številk enostaven postopek.
- Obrazci - Obrazci so način dodajanja podatkov v vašo bazo podatkov. Čeprav lahko podatke dodate v zbirko podatkov neposredno v tabelah, bo uporaba obrazcev pospešila vizualni vnos podatkov.
- Poročila - Poročila so uporabna za povzetek in prikaz podatkov iz vaše zbirke podatkov. Poročila se uporabljajo za analizo podatkov in odgovarjanje na določena vprašanja, na primer o tem, koliko dobička je bilo, ali kje je največ strank. Poročila so zasnovana za tiskanje.
- Poizvedba - poizvedba je način prejemanja in razvrščanja podatkov. Z njim lahko prikažete določene vnose iz različnih tabel. Poizvedbe lahko uporabite tudi za dodajanje in posodabljanje podatkov.
Korak 2. Ustvarite svojo prvo tabelo
Če zaženete prazno bazo podatkov, boste začeli s prazno tabelo. V to tabelo lahko začnete vnašati podatke ročno ali s kopiranjem iz drugega vira.
- Vsak podatek je treba shraniti v svoj stolpec (polje), podatke pa v svojo vrstico. Na primer, podatki vsake stranke so shranjeni v vrsti, medtem ko so v razpoložljivih poljih različni podatki o tem potrošniku (ime, priimek, e -poštni naslov itd.)
- Oznake stolpcev lahko poimenujete, da boste lažje vedeli ime vsakega polja. Dvokliknite glavo stolpca, da ga preimenujete.
Korak 3. Uvozite podatke iz drugih virov
Če želite uvoziti iz podprte datoteke ali lokacije, lahko Access nastavite tako, da sprejme podatke in jih doda v svojo bazo podatkov. To je uporabno za prejemanje podatkov s spletnih strežnikov ali drugih virov v skupni rabi.
- Kliknite zavihek Zunanji podatki
- Izberite vrsto datoteke, ki jo želite uvoziti. V razdelku »Uvoz in povezava« boste videli več možnosti za vrste podatkov. Če želite videti več možnosti, lahko kliknete Več. ODBC pomeni Open Database Connectivity in vključuje baze podatkov, kot je SQL.
- Brskanje po podatkovnih lokacijah. Če so podatki na strežniku, morate vnesti naslov strežnika.
- V naslednjem oknu izberite "Določite, kako in kje želite shraniti podatke v trenutni zbirki podatkov". Izberite "V redu". Sledite korakom za uvoz podatkov.
Korak 4. Dodajte drugo tabelo
V različne baze podatkov boste želeli shraniti različne zapise. Tako bo vaša zbirka podatkov nemoteno delovala. Morda imate na primer tabelo s podatki o stranki in drugo tabelo za informacije o naročanju. Tabelo s podatki o strankah lahko nato povežete s tabelo z informacijami o naročilu.
V razdelku »Ustvari« na zavihku Domov kliknite gumb »Tabela«. V vaši bazi podatkov se bo pojavila nova tabela. Podatke lahko vnesete na enak način kot prvo tabelo
3. del od 6: Upravljanje odnosov med tabelami
Korak 1. Razumeti, kako delujejo ključavnice
Vsaka tabela bo imela edinstven primarni ključ za vsak vnos. Access sprva ustvari stolpec ID, katerega število se z vsakim vnosom poveča. Ta stolpec bo deloval kot "primarni ključ". Tabele imajo lahko tudi polja "tujih ključev", ki so povezana polja iz drugih tabel v zbirki podatkov. Povezana polja bodo imela enake podatke.
- Na primer, v tabeli Naročila lahko imate polje ID stranke za beleženje naročila. Za to polje lahko ustvarite odnos s poljem ID v tabeli odjemalcev.
- Uporaba razmerij med tabelami bo pripomogla k doslednosti, učinkovitosti in enostavnosti dostopa do vaših podatkov.
Korak 2. Kliknite jeziček Orodja za zbirke podatkov, nato v razdelku Odnosi kliknite gumb Odnosi
S tem se odpre novo okno s predogledom vseh tabel v zbirki podatkov. Vsako polje bo prikazano pod imenom vsake tabele.
Pred ustvarjanjem razmerja morate ustvariti polje za "tuji ključ". Če na primer želite uporabiti ID stranke v tabeli Naročila, v tabeli ustvarite polje z imenom Stranka in pustite polje prazno. Prepričajte se, da je oblika enaka polju, na katerega povezujete (npr. Številke)
Korak 3. Polje, ki ga želite uporabiti kot tuji ključ, povlecite v polje, ki ste ga ustvarili za tuji ključ
V oknu, ki se prikaže, kliknite Ustvari, da nastavite razmerje med polji. Med dvema tabelama se poveže vrstica, ki povezuje obe polji.
Pri ustvarjanju razmerja potrdite polje »Uveljavi referenčno integriteto«. To pomeni, da če se podatki spremenijo v enem polju, se bodo spremenili tudi podatki v drugih poljih. Tako bodo vaši podatki natančnejši
4. del od 6: Ustvarjanje poizvedbe
Korak 1. Razumeti vlogo poizvedb
Poizvedbe so dejanja, ki omogočajo hiter ogled, dodajanje in urejanje podatkov v zbirki podatkov. Obstaja veliko vrst poizvedb, od preprostih iskanj do ustvarjanja novih tabel na podlagi obstoječih podatkov. Poizvedbe so pomembne pri ustvarjanju poročil.
Poizvedbe so razdeljene v dve glavni vrsti: Izberi in Dejanje. Prva poizvedba potegne podatke iz tabele in jih lahko izračuna, druga pa lahko dodaja, ureja in briše podatke iz tabele
Korak 2. S čarovnikom za poizvedbe ustvarite osnovno poizvedbo Izberi
Če želite uporabiti osnovno poizvedbo za izbiro, uporabite čarovnika za poizvedbe, da vas vodi skozi korake. Do čarovnika za poizvedbe lahko dostopate na zavihku Ustvari. To vam omogoča prikaz določenih polj iz tabele.
Ustvarjanje izbrane poizvedbe s kriteriji
Korak 1. Odprite zasnovo poizvedb
Z merili lahko zmanjšate poizvedbo Select in prikažete le potrebne informacije. Za začetek kliknite zavihek Ustvari in izberite Oblikovanje poizvedb.
Korak 2. Izberite tabelo
Odpre se polje Pokaži tabelo. Dvokliknite tabelo, ki jo želite uporabiti, in kliknite Zapri.
Korak 3. Dodajte polja, v katera bodo podatki ekstrahirani
Dvokliknite vsako polje v tabeli, ki ga želite dodati v poizvedbo. Polje bo dodano na seznam Design.
Korak 4. Dodajte merila
Uporabite lahko različne vrste meril, na primer besedilo ali funkcije. Na primer, če želite prikazati ceno, višjo od 50 USD iz polja Cena, vnesite
=50
o merilih. Če želite pokazati le strankam iz Združenega kraljestva, vnesite
UK
v polje Merila.
Za vsako poizvedbo lahko uporabite več meril
Korak 5. Kliknite "Zaženi", če si želite ogledati rezultat
Ta gumb je na zavihku Oblikovanje. Rezultati vašega povpraševanja bodo prikazani v oknu. Pritisnite Ctrl+S, da shranite poizvedbo.
Ustvarjanje poizvedbe Select s parametri
Korak 1. Odprite zasnovo poizvedb
Poizvedba s parametri vam omogoča, da nastavite, katere podatke želite prejemati vsakič, ko zaženete poizvedbo. Na primer, če imate zbirko podatkov strank iz različnih mest, lahko z poizvedbo s parametri vprašate, za katero mesto želite prikazati podatke.
Korak 2. Ustvarite poizvedbo Select in definirajte tabelo
Dodajte polja, za katera želite pridobiti podatke v poizvedbi, tako da dvokliknete predogled tabele.
Korak 3. Dodajte parametre v razdelek Merila
Parametri so označeni z znaki "" okoli njih. Besedilo v oklepajih bo prikazano na poizvedbi, ki se prikaže, ko je poizvedba izvedena. Če želite na primer zahtevati vnos mesta, kliknite celico Merila za polje Mesto in vnesite
[Katero mesto?]
Lahko končate parametre z? ali:, vendar ne z! ali
Korak 4. Ustvarite poizvedbo z mnogimi parametri
Za ustvarjanje razmika po meri v rezultatih poizvedbe lahko uporabite več parametrov. Če je na primer vaše polje Datum, lahko rezultate med določenimi datumi dobite tako, da vnesete kodo> Med [Začetni datum:] in [Končni datum:]. Ko zaženete poizvedbo, boste prejeli dva poziva.
Ustvarjanje poizvedbe za ustvarjanje tabele
Korak 1. Kliknite zavihek Ustvari in izberite Oblikovanje poizvedb
Z poizvedbo lahko pridobite določene podatke iz obstoječe tabele in ustvarite novo tabelo s temi podatki. To je zelo uporabno, če želite razdeliti določen del baze podatkov ali ustvariti obrazec za določen del zbirke podatkov. Najprej boste ustvarili običajno poizvedbo Select.
Korak 2. Izberite tabelo, iz katere želite pridobiti podatke
Dvokliknite tabele. Po potrebi lahko izberete več tabel hkrati.
Korak 3. Izberite polje, iz katerega želite pridobiti podatke
Dvokliknite vsako polje, ki ga želite dodati v predogledu tabele. To polje bo dodano na vaš seznam poizvedb.
Korak 4. Postavite merila
Če želite v polju podati določene podatke, jih nastavite v razdelku Merila. Za podrobnosti glejte razdelek "Ustvarjanje poizvedbe za izbiro s kriteriji".
Korak 5. Preizkusite svojo poizvedbo in se prepričajte, da rezultati ustrezajo vašim potrebam
Preden ustvarite tabelo, zaženite poizvedbo in se prepričajte, da prikliče pravilne podatke. Prilagodite merila in polja, dokler ne dobite pravih podatkov.
Korak 6. Shranite poizvedbo s pritiskom na Ctrl+S
Poizvedba se prikaže v navigacijskem okviru na levi strani zaslona. Kliknite poizvedbo, da jo znova izberete, nato pa kliknite zavihek Oblikovanje.
Korak 7. V razdelku "Vrsta poizvedbe" kliknite "Ustvari tabelo"
Odpre se okno, ki zahteva novo ime tabele. Vnesite ime tabele in kliknite V redu.
Korak 8. Kliknite Zaženi
Vaša nova tabela bo ustvarjena na podlagi vaše poizvedbe. Tabela se prikaže v navigacijskem okviru na levi strani zaslona.
Ustvarjanje poizvedbe za dodajanje
Korak 1. Odprite prej ustvarjeno poizvedbo
Za dodajanje podatkov v obstoječo tabelo iz druge tabele lahko uporabite poizvedbo za dodajanje. To je uporabno, če morate dodati tabelo, ki ste jo ustvarili z poizvedbo za ustvarjanje tabele.
Korak 2. Kliknite gumb Dodaj na zavihku Oblikovanje
S tem se odpre okno za dodajanje. Izberite tabelo, v katero želite dodati podatke.
Korak 3. Po želji spremenite merila poizvedbe
Če na primer ustvarite tabelo z merili "2010" v polju "Leto", jo spremenite v leto, ki ga želite dodati, na primer "2011".
Korak 4. Določite, kam želite dodati podatke
Za vsak stolpec, v katerega dodate podatke, nastavite pravilna polja. Na primer, z uporabo zgornjih sprememb je treba podatke dodati v polje Leto v vrstici »Dodaj v«.
Korak 5. Zaženite poizvedbo
Na zavihku Oblikovanje kliknite »Zaženi«. Poizvedba bo izvedena in podatki bodo dodani v tabelo. Nato lahko dodate tabelo, da preverite, ali so bili podatki pravilno vneseni.
5. del od 6: Ustvarjanje in uporaba obrazcev
Korak 1. Izberite tabelo, za katero želite ustvariti obrazec
Obrazci vam omogočajo ogled podatkov v vsakem polju in premikanje med vnosi ter hitro in enostavno ustvarjanje novih vnosov. Obrazci so zelo pomembni, če vnesete podatke za daljše časovno obdobje, saj jih je veliko lažje uporabljati kot tabele.
Korak 2. Kliknite gumb Obrazec na zavihku Ustvari
To bo samodejno ustvarilo obrazec na podlagi polj v tabeli. Access ustvari polja zadostne velikosti, vendar lahko poljubno spremenite velikost in premaknete elemente na obrazcu.
- Če ne želite, da se določena polja prikažejo v obrazcu, lahko z desno tipko miške kliknete in izbrišete.
- Če ima vaša tabela razmerje, se pod vsakim vnosom prikaže vrstica podatkov, ki prikazuje povezane podatke. To vam omogoča lažje urejanje povezanih podatkov. Na primer, lahko ima vsak prodajalec v vaši bazi podatkov podatke o strankah, povezane z njihovim vnosom.
Korak 3. Poiščite obrazec
Smerni gumbi na dnu so uporabni za premikanje med vnosi. Polja na obrazcu bodo med premikanjem med vnosi napolnjena z vašimi podatki. Z gumbi v kotu se lahko premaknete na prvi ali zadnji zapis.
Korak 4. Za uporabo tabele kliknite gumb podatkovnega lista
Ta gumb je zgoraj levo in vam bo omogočil, da začnete spreminjati vsebino podatkov z obrazcem.
Korak 5. Spremenite vnose, ki ste jih naredili
Besedilo lahko uredite v celotnem polju za vsak vnos, da spremenite obstoječe podatke v tabeli. Izvedene spremembe bodo takoj prikazane v tabeli in povezanih podatkih.
Korak 6. Dodajte nov vnos
Kliknite gumb »Dodaj zapis« v bližini navigacijskih gumbov, da ustvarite nov vnos na koncu vrstice. Polja lahko uporabite za vnos podatkov v prazna polja v tabeli. To je enostaven način dodajanja informacij, namesto pogleda tabele.
Korak 7. Shranite obrazec, ko končate
Obrazec shranite tako, da pritisnete Ctrl + S, da lahko do njega dostopate pozneje. Obrazec se prikaže v navigacijskem okviru na levi strani zaslona.
6. del od 6: Priprava poročila
Korak 1. Izberite tabelo ali poizvedbo
Poročila vam bodo omogočila prikaz povzetka vaših podatkov. Poročila se pogosto uporabljajo za poročila o plačah in dostavah in jih je mogoče prilagoditi za vsako uporabo. Poročila pridobivajo podatke iz tabel ali poizvedb, ki ste jih ustvarili.
Korak 2. Kliknite zavihek Ustvari
Izberite vrsto poročila, ki ga želite ustvariti. Poročila lahko pripravite na več načinov. Access lahko samodejno ustvari poročila, lahko pa tudi poročila po meri.
- Poročilo - To bo ustvarilo samodejno poročilo z vsemi podatki iz vašega vira. Tu ni združevanja podatkov, vendar je za majhne zbirke podatkov ta vrsta poročila primerna za vaše potrebe.
- Prazno poročilo - s tem se ustvari prazno poročilo, ki ga lahko poljubno izpolnite. Za ustvarjanje poročila po meri lahko izbirate med razpoložljivimi polji.
- Čarovnik za poročila - čarovnik za ustvarjanje poročila vas bo vodil skozi postopek ustvarjanja poročila, ki vam omogoča izbiro in združevanje podatkov ter oblikovanje podatkov.
Korak 3. Izberite vir podatkov za prazno poročilo
Če se odločite za ustvarjanje praznega poročila, morate izbrati vir podatkov. Najprej kliknite zavihek Razporedi in izberite List lastnosti. Lahko pa tudi pritisnete Alt+Enter.
Kliknite puščico navzdol poleg zapisa zapisa. Prikazal se bo seznam vaših tabel in poizvedb. Izberite tabelo ali poizvedbo in za poročilo bodo izbrane vaše možnosti
Korak 4. V poročilo dodajte polja
Ko imate vire, lahko v poročilo dodate polja. Kliknite zavihek »Oblika« in kliknite »Dodaj obstoječe polje«. Na desni se prikaže seznam polj.
- Kliknite in povlecite polja, ki jih želite dodati v okvir Design. Vnos bo prikazan v vašem poročilu. Ko dodate dodatna polja, bodo samodejno nastavljena z obstoječimi polji.
- Velikost polja lahko spremenite tako, da kliknete njegov vogal in ga povlečete z miško.
- Odstranite polje iz poročila tako, da kliknete njegov naslov in pritisnete Delete.
5. korak Poročila združite v skupine
Razvrščanje v skupine omogoča hitro obdelavo informacij iz poročil, ker so povezani podatki že organizirani. Na primer, prodajo lahko razvrstite po regijah ali prodajalcih. Razvrščanje v skupine vam omogoča prav to.
- Kliknite zavihek Oblikovanje in kliknite »Združi in razvrsti«.
- Z desno miškino tipko kliknite kjer koli v polju, ki ga želite združiti. V meniju izberite "Skupina vklopljena".
- Za skupino bo ustvarjen vodja. Naslove glav lahko prilagodite skupinam oznak.
Korak 6. Shranite in delite poročilo
Ko je poročilo končano, ga lahko shranite in delite ali natisnete kot kateri koli drug dokument. Z poročili delite poročila o uspešnosti z vlagatelji, kontaktne podatke o delavcih in drugo.
Nasveti
Microsoft Access se odpre v načinu "Backstage View", ki ponuja možnosti menija, ki vam omogočajo odpiranje baze podatkov, ustvarjanje nove baze podatkov ali dostop do ukazov za urejanje vaše baze podatkov
Opozorilo
Nekatere funkcije v Accessu niso vedno na voljo, odvisno od vrste baze podatkov, ki jo ustvarjate. Na primer, v spletu ne morete deliti namizne zbirke podatkov, nekatere lastnosti namizja, na primer število poizvedb, pa v spletni zbirki podatkov niso na voljo
== Vir ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
