Access je vmesnik upravitelja baz podatkov, ki uporabnikom omogoča uvoz enega ali več delov zbirke Excel v sistem, tako da lahko poiščejo ujemanja med svojimi polji (polji) ali znotraj njih. Ker lahko ena datoteka Access vsebuje več Excelovih preglednic, je ta program odličen tudi za zbiranje ali analizo velikih količin Excelovih preglednic v Accessu. Narediti morate le nekaj ključnih korakov.
Korak
1. del od 3: Priprava na uvoz Excela v Access
Korak 1. Odprite oba programa v računalniku
Morali boste kupiti in prenesti načrt Microsoft Office, ki vključuje Excel in Access. To lahko storite samo prek Microsoftovega spletnega mesta.
- Ko se program konča s prenosom, kliknite »Start« v sistemu Windows in izberite »Vsi programi«.
- Kliknite »Microsoft Office« in v spustnem meniju izberite »Dostop« (ali »Excel«). Morda je bila Excelova preglednica poslana po e -pošti ali prenesena s spletnega mesta. Datoteka bo odprla Officeov program v vašem računalniku.
Korak 2. Očistite Excelovo preglednico, preden jo uvozite v Access
Za lažje delo priporočamo, da naredite nekaj preprostih korakov, preden uvozite datoteko Excel v Access. Ključno je, da morajo biti podatki med preglednicami, ki jih želite uvoziti, skladni.
- Dobro je, da prva vrstica Excelove preglednice vsebuje naslove stolpcev (ali imena celic) in jih je mogoče jasno in enostavno razumeti. Na primer, za stolpec, ki vsebuje priimke ljudi, priporočamo, da podate naslov stolpca "Priimek". Zagotovite jasne in natančne naslove, da boste olajšali ujemanje naslovov stolpcev enega Excelovega lista z drugim.
- Access omogoča povezavo dveh ali več polj med več delovnimi listi. Recimo, da imate delovni list Excel, ki vsebuje podatke o plačah. Ta preglednica vsebuje ime in priimek osebe, naslov in znesek plače. Recimo, da želite ujemati list v Accessu do drugega lista Excel, ki vsebuje informacije o kampanji za finančne prispevke. Ta drugi list vsebuje ime osebe, naslov in donacijo. Dostop vam omogoča, da naslov enega stolpca ujemate z drugim. Na primer, lahko povežete naslove imen, če si želite ogledati osebe z istim imenom v obeh zbirkah podatkov.
- Preglejte Excelov list, da se prepričate, da se z vsemi vrstami podatkov ravna enako, in jih očistite, preden jih uvozite v Access. Temu se v Accessu reče »relacijski«. Na primer, če vaša preglednica plač vsebuje imena, priimke in srednja začetna imena v enem stolpcu, vendar druga preglednica vsebuje samo imena v ločenih stolpcih, Access ne bo prikazal ujemanj. Naslovi stolpcev/polj se morajo natančno ujemati.
Korak 3. Podatke razdelite v stolpce v Excelu
Če želite odpraviti to težavo, je treba podatke razdeliti v stolpce v Excelu, tako da v programu Access ne pride do "ne ujemanja".
- Na primer, ime, srednje začetnico in priimek lahko razdelite tako, da imata vsak svoj stolpec. Če je bil drugi delovni list strukturiran na enak način, se pri povezovanju, recimo priimka s priimkom v Accessu, prikažejo rezultati ujemanja za ista imena.
- Če želite razdeliti stolpec v Excelu, označite stolpec z informacijami, ki jih želite razdeliti. V orodni vrstici programa Excel kliknite podatke "podatki". Kliknite "besedilo v stolpce". Običajno izberete možnost »ločeno«. Kliknite Naprej (naprej).
Korak 4. Nadaljujte z uporabo čarovnika za razdelitev konvergentnih stolpcev
Zdaj ste pripravljeni izvesti postopek delitve informacij, ki so združene v enem stolpcu v več stolpcev.
- Izberite, kako razčleniti podatke v stolpcu. To pomeni, da je vsak podatek v stolpcu z nečim ločen. Običajno je ta ločilo presledek, vejica ali podpičje. Pogosto so ti podatki preprosto ločeni s prostorom. Na primer v naslednjem primeru recimo ime "Budi A. Dodo" se pojavi v enem stolpcu. Ime (Budi) in začetnice A. so ločeni s presledki. Tudi Dodoin priimek in začetnice A. sta ločena s presledkom. Torej izberite prostor v čarovniku za razmejitev.
- Kliknite Naprej, nato Dokončaj (končano). Program bo Budija, A. in Dodo ločil v tri stolpce. Tem novim stolpcem lahko nato dodelite nove naslove, ki označujejo vrsto informacij, ki jih vsebujejo (priimek, ime itd.) Najbolje je, da najprej ustvarite nekaj praznih stolpcev desno od razdeljenih podatkov, da bodo podatki potisnjeni v nov prazen stolpec (namesto -name prepisa stolpcev, ki že vsebujejo informacije).
2. del 3: Uvoz Excela v Access
Korak 1. Odprite program Access v računalniku
Pojdite v meni računalniškega programa. pojdite v meni Start, izberite Microsoft Office in kliknite Microsoft Access. Če želite uvoziti Excel, morate odpreti novo prazno bazo podatkov Access.
- Izberite "prazna zbirka podatkov za namizje", da ustvarite novo zbirko podatkov v programu Access.
- Če želite, mu dajte novo ime. Kliknite "ustvari" (ustvari).
Korak 2. Uvozite Excelovo preglednico v Access
Naslednji korak je, da povlečete Excelovo preglednico (eno ali več) v bazo Accessov.
- V orodni vrstici programa Access enkrat kliknite »Zunanji podatki«. Izberite "Excel". V nekaterih različicah programa Access to funkcijo najdete tako, da v orodni vrstici kliknete »datoteka« in »Pridobite zunanje podatke«.
- Ko se prikaže "ime datoteke", kliknite "brskanje", da poiščete Excelov list v računalniku.
- Potrdite polje »uvozi izvorne podatke v novo tabelo v trenutni zbirki podatkov«. Ta nastavitev je privzeto prednastavljena.
- Ko najdete preglednico, ki jo želite uvoziti v računalnik, jo kliknite. Kliknite "V redu". Ta korak vas bo pripeljal do čarovnika za uvoz Excela v Access.
3. del od 3: Uporaba čarovnika za dokončanje uvoznega procesa
Korak 1. Pojdite skozi korake v čarovniku, ki se prikaže v Accessu
Če želite dokončati postopek uvoza preglednice, dokončajte korake v čarovniku.
- V Excelovi preglednici izberite delovni list, ki ga želite uvoziti. Včasih pa ljudje ustvarijo več strani v eni Excelovi preglednici, ki si jo lahko ogledate s klikom na oznake na dnu preglednice. Če je tako, morate čarovniku za dostop povedati izbrani delovni list. Kliknite Naprej.
- Na naslednji strani je polje, ki sprašuje, ali ima prva vrstica Excelovega naslova naslove stolpcev. To pomeni, da je treba najprej očistiti vrstice v preglednici, ki predstavljajo podatke v vsakem stolpcu (npr. Priimek, naslov, plačo itd.), Da se prepriča, da je prva vrstica naslov stolpca. Nato preverite »da, da prva vrstica vsebuje naslove stolpcev« (da, prva vrstica vsebuje naslove stolpcev). To je najpreprostejši način. Kliknite Naprej.
- Če vaša prva vrstica ne vsebuje naslovov stolpcev, vas bo naslednja stran vprašala, ali želite poimenovati, kar se imenuje "polja" v Accessu (to so naslovi stolpcev). Če vsakega od teh polj pred uvozom niste zapolnili z jasnimi in lahko zapomnljivimi imeni (priporočeno), to storite tukaj.
Korak 2. Dokončajte postopek uvoza
V postopku uvoza je še nekaj korakov. Naslednja stran čarovnika vas bo vprašala, ali želite identificirati primarni ključ.
- Ta korak ni obvezen, vendar ga je mogoče izvesti. Primarni ključ pomeni, da bo računalniški program vsaki vrstici podatkov dodelil edinstveno številko. Ta korak je lahko pozneje koristen pri razvrščanju podatkov. Kliknite Naprej.
- Končni zaslon v čarovniku ima presledek, ki vsebuje začetno ime. Uvoženi Excelov list lahko preimenujete (datoteka bo po koncu uvoza postala "tabela" v Accessu na levi strani strani).
- Kliknite "uvoz", nato "zapri". Na levi strani zaslona boste videli tabelo. List je zdaj uvožen v Access.
- Če želite povezati več kot en nabor podatkov, ponovite ta postopek z eno ali več drugimi preglednicami. Zdaj ste pripravljeni ujemati podatke na listu v Accessu.
Opozorilo
- Če je datoteka Excel iz različice Officea, ki ni Access, je postopek uvoza morda nekoliko težaven.
- Še enkrat poudarjamo, da morate preglednico očistiti, preden jo uvozite. Eden od razlogov je analizirati obstoj težav s podatki.
- Vedno imejte kopijo izvirne preglednice, da vam tega ne bo treba ponavljati, če naredite napako.
- V Access ne morete uvoziti več kot 255 celic/polj.
