Delovni čas je pomemben del pri ustvarjanju donosne projektne ponudbe in določanju stroškov opravljenega dela. Ker večino pogodbenega dela predstavlja delovna sila, je natančna ocena in poročanje o delovnih urah ključnega pomena za uspeh vašega podjetja.
Korak
1. del od 2: Ocena delovnega časa za projektne ponudbe
Korak 1. Razdelite projekt na komponente
Prvi del izračuna ur, opravljenih za delo, je razdelitev projekta na manjše komponente. Nato ocenite število ur, potrebnih za dokončanje vsake komponente. Te komponente je treba označiti glede na vrsto vključene delovne sile. Če gradite stanovanjski kompleks, boste potrebovali delovno silo pri izkopavanju, gradnji, elektriki, vodovodu itd. Ocenite vsako komponento, ki je del projekta.
Korak 2. Določite vrsto potrebne delovne sile
Vrsta delovne sile je močno odvisna od nalog, ki jih je treba dokončati. Za vsako delo ne potrebujete delovodje. Preprosta opravila lahko opravljajo pomočniki ali pripravniki. Ta postopek določanja je težji za delovna mesta, ki vključujejo mešanico različnih vrst delovne sile, od preprostih do zapletenih.
Korak 3. Ocenite čas, potreben za dokončanje vsake komponente
Ko določite sestavne dele in vrsto dela za vsako komponento, ocenite skupno število delovnih ur, potrebnih za dokončanje vsake stopnje od začetka do konca. Ne vključujte odmora. Število opravljenih ur mora odražati čas, ki ga delo porabi za dokončanje stopnje.
- Če dobro poznate vrsto dela za vsako stopnjo, poskusite uporabiti pretekle projekte kot referenco za oceno delovnega časa. Če na primer veste, da en delavec potrebuje deset ur za namestitev štirih novih oken ali 2,5 ure na okno, se vaš trenutni projekt morda ne bo veliko razlikoval.
- Če faza v vašem projektu vključuje drugo vrsto delovne sile, ne ko se seznanite, naredite nekaj raziskav za pripravo predvidenega delovnega časa. odvisno od projekta boste morda našli dragocene informacije na internetu ali pri drugih izvajalcih. Uporabite lahko tudi storitve svetovalca, ki pozna vrsto delovne sile, ki jo potrebujete. Svetovalec vam lahko pomaga oceniti delovni čas, potreben za dokončanje določene stopnje.
- Pri ocenjevanju upoštevajte tudi dejavnike, kot je stopnja težavnosti dela. Če je okno v vašem prihodnjem projektu v 7. nadstropju, okno, ki ste ga obdelovali v prejšnjem projektu, pa v prvem nadstropju, povečajte razmerje ur na okno, da upoštevate to razliko.
- Vključite ocene časa, porabljenega za administrativne naloge, ki jih zahteva pogodba.
Korak 4. Vključite nadzornikove ure
Vključite lahko tudi projektne ure za delovodjo ali vodjo, ki bo vodil ekipo delavcev in upravljal podrobno poročanje in skladnost z načrtom projektov. Nekateri projekti lahko zaposlijo več kot enega nadzornika ali delovodjo in upravljajo različne sestavne dele projekta. Drugi projekti lahko uporabljajo več različnih ravni nadzora. Morda imate delovodjo, ki vodi delavce v različnih sestavnih delih projekta, in primarnega nadzornika, ki vodi vse delovodje.
Korak 5. Uporabite svoje ocene za pripravo časovnice projekta
Naročnik bo določil čas dokončanja projekta. Morda vas bo stranka prosila, da navedete, kako dolgo bo trajalo dokončanje projekta. Izračunane faze in ure lahko uporabite za razvoj časovnice projekta. Določite komponente, ki jih je mogoče dokončati hkrati, in komponente, ki jih je treba dokončati v fazah (rezultat enega procesa postane vhod naslednjega procesa). Če veste, kdaj je treba vsako stopnjo dokončati, lahko število ur, potrebnih za dokončanje faze, razdelite na 8-urni delovni dan v časovnem obdobju projekta. Morda boste lahko podaljšali ali skrajšali časovni okvir projekta z dodajanjem ali zmanjšanjem delovne sile. Več ko imate delavcev, hitreje je mogoče dokončati stopnjo.
- Nekateri projekti zahtevajo več kot 8 ur na dan ali 40 ur na teden za dokončanje faz po načrtu. Potrebujejo nadure, ki jih je treba spodbuditi.
- Če imate na primer en mesec časa za izgradnjo temeljev nove hiše in veste, da gradnja temelja zahteva 1.000 ur na delo, 1000 delite z 8-urnim delovnikom v mesecu, da določite količino dela, ki je potrebno za dokončanje ta faza ob točno določenem času. čas (1000 delovnih ur projekta / 20 delovnih dni v mesecu = 50 ur na dan; 50 ur na dan / 8 ur na delo = 6,25 dela).
- Bodite realni glede števila zaposlenih v določenem časovnem obdobju. Nerealno bi bilo, če bi v enem tednu dokončali namestitev vezja 7 električarjev, odvisno od razpoložljivosti električarjev na vašem območju. Morda boste morali podaljšati časovni okvir, da bi dosegli razpoložljivost delovne sile za vaš projekt.
- Če nameravate dokončati več stopenj hkrati, boste morali za dokončanje vsake stopnje razdeliti delovno silo.
Korak 6. Pripravite in oddajte svojo ponudbo
Dodajte delovne ure za vsako potrebno delovno silo, da boste imeli skupaj opravljene ure za vsako vrsto delovne sile. Če potrebujete samo eno vrsto delovne sile, združite vse projektne ure v eno samo številko. Če potrebujete različne vrste delovne sile, mora vaša ponudba določiti število delovnih ur za vsako vrsto delovne sile. Priporočamo, da vključite vse stroške dela, vključno z davki in ugodnostmi. Nekatere pogodbe lahko določijo minimalno plačo za vsako vrsto delovne sile. Vključite tudi vse pribitke (delež dobička), ki jih želite zaračunati.
Recimo, da ste bili izbrani za namestitev nove kuhinje za srednje veliko hišo. Projekt boste morali razdeliti na več stopenj, ki vključujejo vodovodna, električna in splošna gradbena dela. Vaša ponudba mora odražati skupne ure, opravljene za električarja, vodovodarja in splošna gradbena dela, ter stopnje plač za vsako vrsto delovne sile
Korak 7. Prilagodite predvideni delovni čas, ko projekt napreduje
Ker so časovne ocene le ocene, jih morate med napredovanjem projekta posodobiti. Morda boste morali stranki izstaviti račun na podlagi dejanskih opravljenih ur ekipe, zato morate redno zagotavljati posodobljene ocene opravljenih ur. To preprečuje, da bi stranko presenetilo prekomerno izkoriščanje delovnega časa.
- Vključite "faktor gluposti", ki je povečanje približnega časa zaradi neznanega. Količina faktorja umazanije je odvisna od zahtevnosti dela, razpoložljivosti delovne sile, odvisnosti od zunanjih dejavnikov in odnosa enega procesa do drugega.
- Večina izvajalcev pojasnjuje, da so njihove ponudbe ocenjene. Dejansko opravljene ure se bodo razlikovale, stranke pa bodo plačevale glede na dejansko opravljene ure, ko bo projekt napredoval. Vendar pa je možno, da bo stranka želela plačati pavšalni znesek na podlagi ocen in ne plačati za dejansko opravljene ure. Bodite pozorni na ves pogodbeni jezik, ki označuje ta sporazum, saj mora izvajalec v takšnem sporazumu stroške natančno oceniti.
- Če bo stranka plačala glede na dejansko opravljene ure, ne pozabite, da vaša ponudba odraža ocene, zato vam ne bi smeli zaračunavati bistveno višjih opravljenih ur, razen če obstaja utemeljen in dokazljiv razlog. Če naletite na težavo in je potrjeno, da presegate predvideni delovni čas, obvestite stranko, da preprečite nesporazume
- Sklenite pisni dogovor, v katerem je navedeno delo, ki se bo najverjetneje pojavilo in je zunaj obsega dela. Vključite postopke za identifikacijo in odobritev teh sprememb, kot so dovoljenja in potrebna dokumentacija.
2. del 2: Poročanje o delovnem času za pogodbeno delo
Korak 1. Zberite podatke o svoji delovni sili
Prepričajte se, da so datoteke zaposlenih za vso delovno silo vašega projekta točne in jih vzdržujte. To vključuje evidence plač in vse pravne dokumente. Če uporabljate inženirje, elektrotehnike, vodovodarje ali druge pooblaščene delavce, boste morali hraniti dokazila o njihovih aktivnih datotekah certifikatov. Za večino inženirskih in gradbenih delovnih mest je potrebno ugotoviti, ali je za delo zaposlena država. Odgovorni ste za to, da so vsi, ki delajo za vas, ustrezno certificirani, vključno s podizvajalci.
- Za delo pri projektu lahko plačate plačo ne zaposlenemu. Ti podizvajalci delajo za vas, izvajalca, stranki pa zaračunavate njihove plače. Tudi če podizvajalec ni vaš zaposleni, je treba njegove certifikacijske podatke zbrati in shraniti. Kot izvajalec ste dolžni zagotoviti, da imajo vsi, ki delajo na projektu, ustrezne kvalifikacije, razen če je v pogodbi navedeno.
- Državne pogodbe običajno zahtevajo dodatne podatke o zaposlenih in podizvajalcih, da se zagotovi skladnost z zakonom. To vključuje poročanje o etnični pripadnosti in stopnjah plač, da se zagotovi, da ni diskriminatornih praks. Če imate državno pogodbo, natančno preberite in upoštevajte vsa navodila v zvezi z zaposlovanjem in poročanjem, da preprečite težave s plačami.
Korak 2. Spremljajte čas dela
Če želite strankam pripraviti natančna poročila, potrebujete metodo spremljanja delovnega časa zaposlenih, ki delajo na projektu. Uporabite lahko časovno uro ali časovni list, vendar je treba te zapise preveriti, da se zagotovi natančnost. Glede na dogovorjeno pogodbo boste morda morali izvajati redne revizije in dokazovati veljavnost prijavljenega števila opravljenih ur
- Eden od načinov za zagotovitev natančnosti poročanja o delovnem času je, da se za vsakega zaposlenega ali skupino zaposlenih postavi nadzornik. Na koncu vsakega tedna, ko zaposleni predloži časovno kartico, lahko nadzornik pregleda in podpiše kartico, da dokaže, da je pravilna. To zaposlenim preprečuje dodajanje fiktivnih opravljenih ur.
- Poskusite lahko tudi z uporabo sistema električnih kartic za delovni čas za spremljanje delovnega časa zaposlenih. Prepričajte se, da je sistem dobro nadzorovan, da preprečite zlorabo. Če je poročilo o opravljenih urah vprašljivo, ga morate dokazati.
- Državni odjemalci morajo po zakonu zbrati vse podatke, preden plačajo izvajalcem, ker se plače izplačujejo iz davkov. Raven nadzora pri poročanju o časovnih okvirih vladnih projektov bo zelo visoka. Po dogovoru natančno in podrobno upoštevajte vsa navodila za poročanje.
Korak 3. Strankam redno pošiljajte poročila o plačah za delo
V vaši pogodbi mora biti navedeno, kako pogosto morate stranki sporočiti število opravljenih ur, da lahko prejmete plačo. Pri predložitvi tega poročila boste podatke iz svojih plačilnih listov in dokumentov o urniku prenesli v poročilo za naročnika, ki primerja število obračunanih ur z ocenjenimi urami, opravljenimi v času oddaje ponudb. Če obstaja veliko odstopanje med ocenjenim in dejanskim številom opravljenih ur, morate stranki zagotoviti močno razlago.
Korak 4. Uporabite opombe za pripravo ocen za vaš naslednji projekt
Ob koncu projekta bodo vaše informacije o spremljanju delovnega časa neprecenljive, saj vsebujejo podrobnosti o tem, koliko časa so določena dela dokončana. S temi podatki lahko naredite ocene, na primer število opravljenih ur na število nameščenih ploščic ali čakalno dobo po izravnavi mokrega cementa. Te informacije bodo izboljšale vašo prihodnjo ponudbo in ohranile donosnost vašega podjetja.
