Delovni načrt je niz ciljev in procesov, ki lahko ekipi in/ali osebi pomagajo doseči ta cilj. Z branjem delovnega načrta lahko bolje razumete obseg projekta. Ne glede na to, ali se uporabljajo na delovnem mestu ali v akademskem svetu, vam delovni načrti pomagajo pri organizaciji projektov. Z delovnim načrtom razčlenite proces na majhne, lahke naloge, hkrati pa veste, kaj želite doseči. Naučite se ustvariti delovni načrt, da boste bolje pripravljeni na naslednji projekt.
Korak
Korak 1. Odločite se, čemu služi vaš delovni načrt
Obstaja veliko razlogov, zakaj razvijamo delovni načrt. Ta cilj si postavite vnaprej, da se boste na projekt dobro pripravili. Ne pozabite, da je večina delovnih načrtov veljavna za določen čas, na primer 6 mesecev ali 1 leto.
- V pisarni delovni načrt vašemu šefu pomaga vedeti, na katerih projektih boste delali v naslednjih nekaj mesecih. Vaš šef potrebuje te podatke običajno po letnem pregledu uspešnosti ali ko vaša ekipa dela na velikem projektu. Delovni načrt je lahko tudi rezultat seje strateškega načrtovanja, ki jo podjetje pripravi na začetku novega koledarja ali poslovnega leta.
- V akademskem svetu so delovni načrti primerni za študente za delo pri velikih projektih ali za predavatelje za oblikovanje učnega načrta na semester.
- Za osebne projekte vam delovni načrt predstavi, kaj nameravate narediti, kako boste to storili in kdaj ga nameravate dokončati.
Korak 2. Napišite uvod in ozadje
Za strokovni delovni načrt morate napisati uvod in ozadje. Vaš šef ali vodja bo dobil potrebne informacije za razumevanje delovnega načrta. Po drugi strani pa akademski delovni načrti običajno ne potrebujejo uvoda in ozadja.
- Uvod mora biti kratek in zanimiv. Spomnite svojega šefa, zakaj ste naredili ta delovni načrt. Predstavite mu projekt, na katerem boste delali v določenem časovnem obdobju.
- Ozadje mora poudariti, zakaj ste ustvarili delovni načrt. To lahko na primer predstavite s podrobnostmi ali statistiko najnovejšega poročila, opredelitvijo vprašanj, ki jih je treba obravnavati, ali drugimi razlogi, ki temeljijo na vložkih in povratnih informacijah, ki ste jih prejeli med delom pri prejšnjih projektih.
Korak 3. Določite cilje
Cilji in cilji so dve medsebojno povezani stvari. V načrtu dela oboje vodi do doseganja rezultatov. Razlika je v tem, da so cilji splošni, cilji pa bolj specifični.
- Cilji so splošna slika vašega projekta. Zapišite, kakšne končne rezultate želite iz delovnega načrta. Poskrbite, da bo pokritost široka. Na primer, recimo, da želite dokončati raziskovalni članek ali se naučiti pisati.
- Cilji morajo biti specifični in oprijemljivi. Z drugimi besedami, korake na seznamu ciljev bi morali prečrtati, ko jih dokončate. Iskanje virov, ki jih je mogoče vprašati, za vaš raziskovalni članek je dober primer cilja.
- Če so obstoječi cilji preveč raznoliki, jih lahko razčlenite na dolgoročne kratek, pika srednjiin termin dolga. Na primer, kratkoročni cilj podjetja, da v treh mesecih poveča občinstvo za 30%, se razlikuje od dolgoročnega cilja, da se za leto dni okrepi prepoznavnost blagovne znamke na družbenih medijih.
- Cilji so običajno napisani v aktivnih stavkih z uporabo akcijskih glagolov s posebnim pomenom. Na primer "načrt", "pisanje", "izboljšanje" in "merjenje". Izogibajte se glagolov z nejasnim pomenom, kot so "učiti", "razumeti" in "vedeti".
Korak 4. Pripravite delovni načrt s cilji "SMART"
SMART je kratica, ki se običajno uporablja za iskanje bolj oprijemljivih in uporabnih rezultatov v delovnih načrtih.
- Specifično pomeni podrobno. Kaj točno bomo za koga naredili? Opišite prebivalstvo, ki ga boste oskrbovali, in vsa posebna dejanja, ki jim boste pomagali.
- Merljivo pomeni merljivo. Ali je cilj količinsko in merljiv? Ali lahko izračunate rezultat? Ali ste delo načrtovali tako, da se bo "zdravstvena raven v Južni Afriki v letu 2012 izboljšala"? Ali pa ga strukturirate tako, da se "število primerov okužbe s HIV/aidsom med novorojenčki v Južni Afriki do leta 2020 zmanjša za 20%"?
- Dosegljivo pomeni dosegljivo. Ali ga lahko v predvidenem času dokončate z viri, ki so vam na voljo? Glede na vse obstoječe omejitve mora biti vaš cilj realen. Če je vaše podjetje majhno, je povečanje prodaje za 500% smiselno. Povečanje prodaje za 500% je skoraj nemogoč cilj za podjetje, ki je prevladovalo na trgu.
- Ustrezno je povezana z interesi. Ali bo cilj vplival na vaš želeni cilj ali strategijo? Čeprav je pomembno za splošno zdravje, ali drži, da lahko merjenje višine in teže srednješolcev neposredno privede do sprememb v postopkih duševnega zdravja? Poskrbite, da bodo vaši cilji in metode dela jasni in intuitivni.
- Časovno omejen je časovno omejen. Kdaj je bil cilj dosežen in/ali kdaj ste vedeli, da ste ga dosegli? Določite datum zaključka projekta. Omenite tudi, če sploh, kakšen končni rezultat bi lahko povzročil zgodnji zaključek vašega projekta z vsemi doseženimi rezultati.
Ne pozabite, da je za izračun spremembe treba določiti osnovno številko. Če ne veste, koliko novorojenčkov v Južni Afriki je okuženih s HIV/aidsom, kako lahko zagotovite, da se bo število primerov zmanjšalo za 20%?
V določenih situacijah se boste morda morali posvetovati s strokovnjakom, da se prepričate, ali so cilji v vašem delovnem načrtu dosegljivi
Korak 5. Navedite vire, ki jih imate
Na ta seznam zapišite vse, kar potrebujete za dosego svojih ciljev. Viri so v različnih oblikah, odvisno od tega, za kaj je vaš delovni načrt.
- Viri v pisarni vključujejo finančne proračune, zaposlene, svetovalce, zgradbe ali sobe in knjige. Če je delovni načrt bolj formalen, lahko priložite podroben proračun.
- Viri v akademskem svetu vključujejo dostop do knjižnic; raziskovalno gradivo, kot so knjige, časopisi in revije; dostop do računalnika in interneta; pa tudi profesorji ali drugi ljudje, ki vam lahko pomagajo, če imate vprašanja.
Korak 6. Prepoznajte obstoječe omejitve
Meje so ovire, ki vas lahko ovirajo pri prizadevanjih za dosego vaših ciljev. Na primer, ko opravljate raziskovalne naloge v šoli ali na fakulteti, se vam urnik izteče, zato ne morete dobro raziskovati in pisati. Zato je vaša meja naporen urnik. Poskusite odpraviti druge obveznosti med semestrom, da boste lahko učinkovito dokončali svoj delovni načrt.
Korak 7. Kdo je odgovoren?
Odgovornost je bistveni element dobrega načrta. Kdo je odgovoren za dokončanje vsake naloge? Tudi če ekipa dela pri nalogi, mora biti ena oseba odgovorna za to, da bo naloga pravočasno zaključena.
Korak 8. Napišite strategijo
Upoštevajte svoj delovni načrt, nato se odločite, kako boste uporabili svoje vire, pri tem pa premagali omejitve za dosego svojih ciljev.
- Napišite podroben seznam dejanj. Ugotovite, kaj se mora vsak dan ali vsak teden zgoditi za dosego vaših ciljev. Navedite tudi dejanja drugih članov ekipe. Za organiziranje teh podatkov lahko uporabite programsko opremo za upravljanje projektov ali osebni koledar.
- Naredite urnik. Čeprav lahko naredite okvirni urnik dela, se lahko občasno pojavijo nepredvideni dogodki ali situacije. Zato naredite prostor v svojem urniku, da se izognete zamudam.
Nasveti
- Določite mejnike, če je vaš projekt velik. Mejniki so točke projekta, ki poudarjajo doseganje določenih ciljev. To lahko upoštevate tudi kot razmislek, ko opazujete, kako daleč je proces napredoval, in hkrati pazite, da ne odstopa od delovnega načrta.
- Ustvarite delovni načrt, ki vam ustreza. Lahko je podroben, lahko obsežen, odvisno od vaših želja ali potreb. Lahko pišete na kos papirja ali s profesionalno programsko opremo z uporabo slik in barv. Uporabite vse, kar je za vas najbolj naravno in učinkovito.
