Načrti ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih, ki so bolj znani kot načrti za ukrepanje ob nesrečah, so zelo koristni pri predvidevanju pojava stvari, ki povzročijo prenehanje operativnih dejavnosti. Pri upravljanju organizacije se lahko dejansko pojavijo različna tveganja, od tehničnih motenj (npr. Izguba podatkov) do naravnih dogodkov (npr. Poplave). Zato mora vsaka organizacija razviti učinkovit načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih, da se bo lahko pripravila na različne neželene dogodke.
Korak
1. del od 3: Predvidevanje različnih tveganj
Korak 1. Pripravite se pred pripravo načrta ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih
Glavni namen priprave načrta ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih je ohraniti kontinuiteto operativnih dejavnosti organizacije v primeru nesreče.
- Najprej določite formalno politiko, v kateri je navedeno, da mora organizacija razviti načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih.
- Naredite preprost in praktičen načrt. Uporabite lahko razumljive besede in podajte smernice, ki jih bralci zlahka uporabijo, ker mora ta načrt izvesti vse osebje v organizaciji.
- Določite posebne razloge, zaradi katerih morate narediti načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih. Pomislite na kazalnike, ki služijo kot merila za določanje uspešnega izvajanja načrta ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih, tako da lahko organizacija nadaljuje z običajnimi dejavnostmi. Določite operativne dejavnosti, ki igrajo pomembno vlogo pri kontinuiteti vašega poslovanja.
Korak 2. Ustvarite načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih, tako da odgovorite na tri pomembna vprašanja
Ustvarjanje načrta, ki lahko odgovori na vsa tri vprašanja, je način, da zagotovite, da ne boste zamudili niti enega vidika, ki bi ga morali upoštevati.
- Do katerih dogodkov bi lahko prišlo?
- Kakšne ukrepe bomo sprejeli, da bi to odpravili?
- Kaj moramo narediti, da se pripravimo?
Korak 3. Ugotovite, s kakšnimi tveganji se bo verjetno soočila vaša organizacija
Določanje tveganj, ki se lahko pojavijo, je eden od pomembnih vidikov pri pripravi načrta ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih. Vendar pa bo postopek drugačen glede na položaj in stanje vsake organizacije. Pri določanju tveganj morate upoštevati tudi okoliščine vaše lastne organizacije. Načrti ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih so potrebni za predvidevanje poslovnih tveganj v obliki:
- Naravne nesreče, na primer: poplave, orkani in suše. Druga tveganja: finančne krize, delovne nesreče, težave z osebjem (npr. Smrt vodje organizacije ali stavka zaposlenih), izguba podatkov, kaos pri upravljanju in težave z izdelki (npr. Izdelki z napako).
- Osredotočite se na pripravo načrtov o vidikih upravljanja, komuniciranja, financ, usklajevanja, logistike in reševanja tehničnih težav.
- S tehničnimi težavami se običajno sooča ekipa, ki obravnava komunikacijsko infrastrukturo. Upoštevati morate tveganje izgube podatkov ali strank.
Korak 4. Upoštevajte tveganja glede na prednost
Oceno tveganja določite glede na velikost možnosti, da se tveganje pojavi. Na splošno načrti ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih ne morejo predvideti vseh tveganj, ker možnosti za nastanek niso enake. Poskusite ugotoviti tveganja, za katera obstaja največja verjetnost, da se bodo pojavila in bodo močno vplivala na operativne dejavnosti.
- Osredotočite se na dogodke z najbolj usodnimi posledicami. Zapišite vse dogodke, ki vplivajo na delovanje, in jim dodelite oceno od 1 do 10. Pomislite na vpliv vsakega od teh dogodkov, na primer: požari motorja imajo nižjo oceno kot tovarniški požari.
- Nato določite oceno glede na pogostost pojavljanja tveganja. Na primer: dajte oceno 1 za tveganje, ki se pojavi enkrat na mesec, in oceno 10 za tveganje, ki se pojavi enkrat na 100 let. Pomnožite dve številki, da dobite skupno oceno, ki prikazuje obseg tveganja in njegov vpliv na organizacijo.
- Pripravite načrt ukrepov ob nepredvidenih dogodkih, ki se začne z dogodkom z najvišjo oceno. Pripravite rešitve za predvidevanje teh dogodkov. Poleg tega lahko izboljšate delovne procese za dogodke z nizko oceno. Temeljni vidiki, ki zagotavljajo kontinuiteto dejavnosti organizacije, morajo biti glavna prednostna naloga, na primer: upravljanje denarnega toka, razvoj tržnega deleža in izboljšanje uspešnosti zaposlenih.
2. del 3: Določanje več scenarijev
Korak 1. Določite scenarij dogodka z največjim tveganjem
Za pripravo učinkovitega načrta ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih za vsako tveganje opredelite realne scenarije. Ustvarite poseben okvir za predvidevanje vpliva, če bi prišlo do največjega tveganja.
- Učinek lahko določite po temeljiti sestavi scenarija. Podrobno razmislite o največjem vplivu vsakega scenarija.
- Iz scenarija pripravite več različic načrta z stopnjo intenzivnosti vpliva, na primer: blag vpliv, zmeren vpliv in hud vpliv.
Korak 2. Naredite urnik izvajanja načrta po scenariju
Ugotovite, katero osebje je odgovorno za kakšna dejanja in kdaj. Pripravite tudi posodobljen seznam ali seznam stikov in določite, kdo naj pošlje obvestila.
- Pripravite urnik, da bo vse odgovorno osebje vedelo, kaj morajo početi prvi dan ali v prvem tednu. Za vsak scenarij pripravite poseben urnik.
- Naredite časovni razpored po scenariju, da predvidite nastanek ovir v različnih vidikih organizacije, na primer v zvezi z delovnimi zmogljivostmi (infrastrukturne omejitve), organizacijo (ni sistema opozarjanja na nujne primere ali usposobljeno ekipo za odzivanje) in institucijami (na primer: pomanjkanje virov financiranja ali zunanje poslovanje partnerjev). Določite osebje, ki bi moralo biti odgovorno za nekatere vidike.
Korak 3. Pomislite na najpomembnejše dejavnike za ponovno zagon vašega podjetja
O tem se podrobno pogovorite s pregledom zmogljivosti in ranljivosti v organizaciji. Ali ima organizacija ustrezne zmogljivosti za obravnavo ali obravnavo vsakega tveganja?
- Na primer: katastrofa, ki se lahko zgodi, je poplava, ker se rečna voda razlije in poplavi stanovanja na bregovih reke. Slaba infrastruktura lahko sproži ranljivost, razpoložljivost usposobljenega osebja pa je organizacijska zmogljivost.
- Naredite pošteno oceno virov. Določite, kaj je treba zaradi omejenih sredstev spremeniti ali zmanjšati? Izvedite analizo, da ugotovite vpliv na poslovne dejavnosti, da boste lahko določili dejanja, ki jih je treba sprejeti, da bo organizacija še naprej delovala in lahko dosegla svoje cilje.
Korak 4. Določite, kako zmanjšati tveganje
Ko naredite načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih, ne sedite in ne upam, da se bo zgodilo kaj slabega. Sprejeti različne ukrepe za zmanjšanje tveganja in preventivo.
- Ugotovite, ali so sodelavci pripravljeni pomagati. Ali obstajajo lokalni viri, ki jih je mogoče uporabiti v primeru nesreče? Ali so sosedje pripravljeni pomagati?
- Učinkovit načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih lahko razkrije različne vidike, ki jih je treba izboljšati, tako da načrt, ki je bil sprva zelo uporaben, zdaj morda ne bo več potreben.
- Na primer: zavedate se, da potrebujete zavarovalno zaščito, ali izvedete simulacijo obvladovanja nesreč. Namestite sistem za varnostno kopiranje podatkov, da preprečite izgubo podatkov. Naredite načrt za vsak scenarij.
3. del 3: Izvajanje načrta ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih
Korak 1. Sporočite varnostni načrt vsem zaposlenim
Načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih morate čim prej obvestiti vse ravni vodstva organizacije, preden pride do izrednega dogodka.
- Pojasnite vloge in odgovornosti vsakega osebja, da ne bodo zmedeni, kdaj je treba ta načrt izvesti, da preprečite paniko.
- Zagotovite koristno usposabljanje, tako da bo vsako osebje sposobno opravljati odgovornosti v skladu z načrtom. Opravite potrebne simulacije in prilagodite po opravljenih opazovanjih.
Korak 2. Preizkusite svoj načrt
Če želite biti učinkovitejši in učinkovitejši, izvedite testiranje v 4 stopnjah. Če obstajajo težave ali konflikti med oddelki, prilagodite načrt in ga ponovno preizkusite.
- Organizirajte sestanke z višjim osebjem. Naj določi datum in čas sestanka, da opravi popoln pregled načrta ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih in ceni ljudi, ki so delo opravili do konca.
- Organizirajte medresorske sestanke za pregled načrtov oddelkov. Na tej stopnji morate dodeliti sredstva in prepoznati nastajajoče konflikte.
- Poiščite vzrok za ključne sistemske napake. Vrednotenje načrta je mogoče opraviti znotraj oddelka s simulacijo napak sistema in/ali dobaviteljev. Simulacije scenarija je mogoče izvesti brez zaustavitve opreme ali zamika procesov, ki se morajo še naprej izvajati.
- Naredite poskusno vožnjo. Vendar morate načrt ukrepov ob nepredvidenih dogodkih začasno ustaviti.
Korak 3. Načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih hranite na varnem in lahko dostopnem mestu
V primeru katastrofe ne dovolite, da načrt vname ali da ga poplava odnese. Če želite poenostaviti dostop, ne shranite skrivnosti shranjevanja datotek načrta.
- Datoteko načrta in kopije hranite na več mestih, da jih lahko po potrebi uporabite čim prej.
- Kopijo načrta hranite na drugih mestih od izvirnika. Prosim, povejte pooblaščenim osebam, kako do njih dostopati.
Korak 4. Vzpostavite redni urnik izvajanja pregledov
Spremembe se dogajajo ves čas, tako da predpostavke, na katerih temelji priprava načrta, ne veljajo več. Tveganje je lahko večje kot pri sestavi načrta.
- Pri pripravi in prilagajanju načrtov vključite več ljudi. Na primer: prosite nove zaposlene, naj podajo prispevke ali izboljšajo z drugega zornega kota.
- Primerjajte vse predpostavke, uporabljene pri pripravi načrta, s trenutnimi podatki ali preverite pri tretji osebi. Varnostni sistem v računalniku lahko shrani manj podatkov, kot si mislite.
Nasveti
- Ne spreglejte pomena načrta ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih, da ga ne ustvarite!
- Razvijte načrte ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih v različnih scenarijih.
- Začnite načrtovati z ustanovitvijo odbora in imenovanjem predsednika. Izberite ljudi, ki imajo spretnosti, orodja in znanje, tako da lahko vsak oddelek razvije svoje načrte.
- Ponovno preberite načrte, ki so bili sestavljeni, da poiščete stvari, ki ste jih zamudili.
