Reči ne zahtevi je lahko težko, še posebej, če je oseba, ki vloži zahtevo, vaš šef. Tudi če se po svojih najboljših močeh potrudite narediti vse, kar šef od vas zahteva, včasih ne morete in morate reči ne. Pomislite na svoje razloge in razumejte, kaj želite povedati, preden spoznate svojega šefa. Namesto, da bi rekli "ne", poskusite dati pozitivne alternativne predloge.
Korak
1. del od 3: Priprava odgovorov
Korak 1. Napišite seznam razlogov, zakaj ne morete vložiti zahteve
Če vas šef prosi, da prevzamete dodatno delo ali nalogo, ko nimate časa ali pa naloga ni v vašem opisu dela, je koristno navesti razloge, zakaj bi morali nalogi reči ne. Pomislite na problem mirno in racionalno ter navedite razloge. Te opombe vam bodo pomagale pripraviti odgovor na svojega šefa.
- Obstajajo preprosti razlogi, zakaj ne morete opraviti naloge, na primer zaveza, da boste skrbeli za svoje otroke ali načrtovali počitnice.
- Če niste prepričani, ali je naloga prava za vas, dvakrat preglejte opis svojega dela.
- Če že imate veliko delo in ne morete sprejeti druge zaposlitve, morate dobro premisliti, kako se s tem spopasti.
Korak 2. Analizirajte svoje delovne prioritete
Če je vaš urnik dela težaven in niste prepričani, da lahko prevzamete dodatne naloge, poskusite analizirati svoje prioritete. Razmislite o novi nalogi z drugo in ocenite, ali lahko prestavite obstoječe delo. Če rečete "nimam časa", lahko vaš šef sprašuje o vaši učinkovitosti in učinkovitosti, zato morate, če je čas težava, pokazati, da lahko dajete prednost nalogam in jih dokončate pravočasno.
- Naredite seznam opravil in ga razvrstite glede na prednost in rok.
- Ocenite, kako dolgo bo trajalo vsako opravilo, in preverite, ali obstaja možnost, da boste lahko delali na novem.
- Ustvarite čiste in jasne dokumente, ki jih lahko uporabite pri pogovoru z nadrejenimi.
- To je način, kako "pokazati" svojemu šefu, da ne morete narediti, kar vas prosijo, in ne samo "reči".
Korak 3. Postavite se v čevlje šefa
Preden se pogovorite s šefom, je pomembno, da se poskušate postaviti na njegovo mesto in razumeti njega in prioritete podjetja. Razumevanje motivacije vašega šefa vam bo pomagalo oblikovati boljši odziv. Če ne opravljate določene naloge, ker bo to verjetno znatno stalo prihodke podjetja, potrebujete zelo prepričljiv argument in alternativo, da podjetje ne izgubi prihodkov.
- Če želite samo prestaviti sestanek zaradi prejšnje zaveze, razmislite, kako bo to prerazporeditev vplivalo na vašega šefa.
- Če se poskušate postaviti na njegovo mesto, boste lažje predvideli, kako se bo vaš šef odzval na vas.
Korak 4. Pomislite na jezik, ki ga želite uporabiti
Pomembna je uporaba pravega tona glasu in jezika, če želite reči ne, ne da bi rekli ne. Ne pozabite, da je pomembno, da vedno uporabljate nevtralen jezik in se izogibate spreminjanju situacije. Ne gre za vas ali vašega šefa ali odnos, ki ga imate, pa naj bo to dober ali slab odnos. Vedno pokažite na podjetje in kako doseči najboljše rezultate za podjetje.
- Recite nekaj nevtralnega in objektivnega, na primer: "Če opravim to nalogo, ne bom imel časa dokončati glavnega poročila tega tedna."
- Izogibajte se subjektivnim in osebnim odzivom. Ne reci "ne zmorem, preveč dela zame".
2. del 3: Pogovor s šefom
Korak 1. Poiščite pravi čas za šefa
Preden se pogovorite s šefom, morate najti pravi čas zanj. Zagotovo ga ne želite videti v stresnem ali zasedenem času. Morda dobro veste, kako deluje, vendar po možnosti preverite njegov dnevni urnik v računalniku. Vprašajte ga, če ima prosti čas, ker se želite o nečem pogovoriti, odvisno od kulture in običajev v vaši pisarni.
- Pogovorite se zasebno, če vam delovna situacija omogoča, da se sami pogovarjate s šefom.
- Bodite pozorni na delovni pritisk in slog dela svojega šefa. Če je nekdo, ki je zjutraj rad aktiven, se poskusite z njim pogovoriti pred kosilom.
- Če veste, da je vedno na prvem mestu, ga lahko pridete zgodaj zjutraj videti, preden pridejo drugi zaposleni.
Korak 2. Govorite jasno in jedrnato
Ko se pogovarjate s šefom, je pomembno, da svoje mnenje hitro izrazite in se ne izogibajte težavam. Poskrbeti morate, da boste svoje stališče izrazili na jasen in jedrnat način. Ne obračajte se okoli tega, ker bo vaš šef mislil, da zapravljate čas in izgubili boste šefovo simpatijo.
- Izogibajte se reči "da, ampak …", ker lahko šef le sliši "da" in misli, da lahko opravite delo, če lahko bolje upravljate svoj čas.
- Namesto da uporabite negativne besede, kot je "ampak", poskusite uporabiti več pozitivnih besed.
- Na primer, namesto da bi rekel: "Vem, da ste me prosili, da naredim to poročilo, imam pa še veliko drugega dela", poskusite reči nekaj takega: "Imam idejo, da reorganiziram delovno obremenitev pri tem projektu".
Korak 3. Opišite svoje stanje
Zelo pomembno je, da razloge jasno in učinkovito razložite. Če ne morete trdno trditi, vaš šef verjetno ne razume, zakaj ne morete opraviti tega dela. Na primer, če vas prosijo, da naredite nekaj, kar ni v opisu delovnega mesta, morate to pojasniti in biti pripravljeni razložiti opis svojega dela, če je potrebno. Ne takoj razkrijte svojega opisa dela, ampak ga bodite pripravljeni razložiti.
- Če je čas težava, potrebujete resničen in nesporen razlog, zakaj ne morete opraviti te naloge.
- Razkrijte drugo delo, ki se opravlja in je prednostna naloga. Recite nekaj takega: "Imam rok, da naslednji teden zaključim spomladansko poročilo, zato bi lahko to opravilo vleklo."
- Poskusite poudariti, da bo, če vaš šef nalogo dodeli nekomu drugemu, v korist tej osebi in podjetju, saj bo poudaril, da je delo, ki ga opravljate, pomembnejše.
- Jasno in neposredno razložite svojo situacijo, vendar nikoli na soočen ali čustven način.
Korak 4. Ne pustite predolgo
Če takoj ugotovite, da določene naloge ne morete opraviti ali da vam ne ustreza, ne čakajte predolgo, da načrtujete pogovor s šefom. Če dovolite, je težje reorganizirati delo, ki ga je treba še pravočasno opraviti. Če počakate do zadnje minute, je rok skoraj nemogoče izpolniti. Vaš šef vam ne bo simpatiziral.
3. del od 3: Ponudba pozitivnih alternativnih predlogov
Korak 1. Predlagajte, da svoje prioritete prilagodite
Ko se pogovarjate s šefom, je pomembno, da mu ne rečete "ne", če se mu lahko izognete. Namesto tega poskusite najti načine, kako predlagati pozitivne alternative, ki ne zahtevajo, da opravite nalogo, za katero menite, da je ne zmorete. Dober način za to je, da svojemu šefu predlagate, da vam pomaga preurediti prioritete. S tem boste šefu pokazali, da želite delati čim bolj produktivno, in jasno bo, da obremenitev ni konstantna.
- Zapišite si svoje izjemno delo in koliko časa ste potrebovali za dokončanje vsake naloge, da dokažete, da ste dobro premislili.
- Vprašanje šefa z besedami: "Ali mi lahko pomagate preurediti svoje prioritete?" bo pokazal, da ga želite vključiti v vodenje svojega dela.
- To bo pokazalo, da cenite njihovo mnenje in poiščete pomoč za učinkovitejše delo.
Korak 2. Priporoči sodelavca
Drug način, da preprosto predlagate pozitivne alternative, je, da priporočite sodelavca, ki bi lahko prevzel dodatno delo. S tem boste pokazali, da ste razmišljali o nalogi in kdo je zanjo najbolj primeren. Vaš šef bo navdušen nad tem, da ste razmišljali o njem in o potrebi podjetja, da opravi delo in ne skrbite zaradi preobremenjenosti.
- Če pokažete, da dobro presojate, in dajete prednost potrebam podjetja, bo vaš šef naslednjič lažje zaupal vaši presoji.
- Pokazal bo tudi, da razumete, kaj se dogaja v pisarni, in vas zanima razvoj vaših sodelavcev.
Korak 3. Predlagajte novo ureditev dela
Če imate v dogovorjenih urah veliko dela, je to priložnost, da se s šefom pogovorite o novih delovnih dogovorih. Na primer, če morate na delo delati dolgo, kar zmanjšuje vašo produktivnost, lahko predlagate, da delate od doma en dan na teden in s tem skrajšate čas na poti.
- Če menite, da se vam bo bolj prilagodljiv delovni vzorec olajšal prilagajanja zahtevam delovnega mesta, se ne bojte tega izpostaviti.
- Vedno pomislite na kulturo na svojem delovnem mestu in ali je bolj fleksibilno delo izvedljiva ideja.
- Preden jih oddate, premislite o vseh predlogih. Ne predlagajte idej, ki niso povsem jasne.
Opozorilo
- Če vas šef prosi, da naredite nekaj nezakonitega, imate pravico reči ne. Obrnite se na oblasti.
- Bodite mirni in govorite z običajnim tonom glasu.
