Na začetku se lahko zdi, da je pisanje poročila o delovnem mestu težko, vendar je v resnici lažje, kot si mislite. Poročila o delu se običajno uporabljajo za razlago napredka določenega projekta ali podajo sklepe in priporočila o določenih vprašanjih na delovnem mestu. Če želite enostavno napisati učinkovito poročilo o delu, začnite razmišljati o svojem namenu, občinstvu, raziskavah in sporočilu. Naredite poročilo v obliki poslovnega poročila. Naredite spremembe, da bo poročilo začelo veljati.
Korak
1. del od 3: Načrtovanje delovnega poročila
Korak 1. Opredelite namen in temo poročila
Včasih boste morda morali pripraviti poročilo. Namen ali tema poročila bo najverjetneje naveden v zahtevi. Če niste prepričani o cilju ali temi, razmislite o sporočilu, ki ga želite posredovati bralcem. Pojasnite lahko tudi pri svojem nadzorniku ali nadrejenem.
Na primer, vaš cilj je lahko analizirati poslovno vprašanje, razložiti rezultate projekta, na katerem delate, ali nadzorniku predstaviti oris napredka vašega dela
Korak 2. Izberite ton in jezik, ki bralcu ustreza
Upoštevajte bralčevo znanje in žargone, ki jih poznajo. Ko pišete poročilo, lahko uporabite žargon in bolj strokovni jezik, kot če pišete za javnost.
- Kdo bo prebral poročilo? Upoštevajte bralce, ki bodo verjetno uporabili vaše poročilo.
- Če je vaše bralstvo heterogeno, zapišite vse podatke za bralca, ki najmanj ve, kaj pišete. Vendar uporabite naslove za vsak razdelek, tako da lahko bolj izobraženi bralci preskočijo informacije, za katere menijo, da niso potrebne. Prav tako lahko napišete posebne razdelke, da nagovorite določene skupine bralcev.
Korak 3. Zberite podatke in podporno gradivo, če obstajajo
Vključite gradivo, ki ste ga uporabili kot podlago za svoje sklepe ali priporočila. Pri pripravi poročila se boste sklicevali na ta gradiva. Te materiale boste morda morali vključiti tudi v prilogo k poročilu. Spodaj so vrste materialov, ki jih lahko vključite pri pripravi poročila:
- Finančne informacije
- Diagram
- Tabela
- Statistični podatki
- Anketa
- Vprašalnik
- Rezultati pogovorov s strokovnjaki, sodelavci, strankami itd.
Korak 4. Če pišete poročilo o napredku, preglejte svoj napredek
Namesto tega opišite svoje delo, delo, ki ga boste opravili, in ali je bilo delo v skladu s prvotnim ciljem. Zamislite si poročilo kot odgovor na vprašanja, ki jih imajo ljudje o vašem projektu. Spodaj so vprašanja, na katera morate odgovoriti v poročilu:
- Ali se je obseg dela spremenil?
- Kakšno delo ste zaključili od zadnjega poročila?
- Kakšno delo boste opravljali?
- Bo vaš projekt pravočasno zaključen? Če ne, zakaj?
- S kakšno težavo ste se srečali in kako ste jo rešili?
- Kaj ste se naučili ta mesec?
5. korak. Opišite podatke, ki jih morate vključiti v poročilo
Kot vodilo napišite oris svoje ideje. Pri opisovanju razvijte glave poročil, ki vam bodo pomagale organizirati, kaj boste povedali. Ta oris ni nujno čist ali dobro napisan, ker ga boste uporabljali samo vi.
- Na splošno se poročilo začne z razlago rezultatov, zaključkov ali priporočil. Nato razložite, kako ste prišli do tega zaključka, in če je le mogoče, vaš način razmišljanja.
- Če boste podali kontroverzen zaključek ali priporočilo, pojasnite svoj postopek in sklepanje, tako da bralec razume razloge za vaše sklepe in priporočila.
2. del 3: Priprava poročila o delu
Korak 1. Uporabite naslovno stran ali naslovno stran
Naslovna stran mora vsebovati ime poročila, ki mu sledi datum predložitve v ločeni vrstici. V tretjo vrstico napišite imena vseh avtorjev poročila. Nato v četrto vrstico napišite ime organizacije.
- V nekaterih primerih lahko vključite spremno pismo, ki pojasnjuje, zakaj pišete poročilo, kaj vsebuje poročilo in kaj morate storiti naprej. Tovrstno pismo se običajno uporablja, ko postopek pisanja poročila traja dolgo ali če avtor meni, da bralec potrebuje dodatno razlago, preden se poglobi v poročilo.
- Za poročila o napredku na naslovno stran napišite svoje ime, ime projekta, datum in obdobje poročanja. Zapišite jih v različne vrstice. Vsako vrstico lahko označite z besedami, kot so »ime«, »ime projekta«, »datum« in »obdobje poročila«. Podatke o teh stvareh lahko napišete tudi brez nalepk.
- Vprašajte svojega šefa, ali obstajajo kakšna posebna priporočila v poročilu o delu. Ta priporočila so najboljši vir gradiva za pripravo poročil.
Korak 2. Ustvarite povzetek, ki vsebuje ključne informacije
Vključite svoje sklepe, utemeljitve in priporočila. Bralec bo razumel ključne točke poročila, ne da bi ga moral prebrati v celoti. Ni se vam treba preveč spuščati v podrobnosti, vendar mora bralec razumeti opis vašega poročila. Povzetek mora biti od polovice do ene strani.
- Ni vam treba povzeti celotnega poročila. Osredotočite se na pomembne ideje v poročilu, kot je vaše glavno priporočilo ali zaključek.
- Če pišete poročilo o napredku, preskočite ta razdelek.
Korak 3. Ustvarite kazalo
Navedite vse naslove razdelkov poročila in njihove številke strani. Ta seznam bo bralcem olajšal uporabo vašega poročila in iskanje informacij, ki jih potrebujejo.
- Za vsak razdelek uporabite naslove in naslove, da bo poročilo lahko berljivo.
- Če pišete poročilo o napredku, vam ponavadi ni treba ustvariti kazala, razen če vas to prosi šef. Za lažje branje poročila pa vključite naslov in naslov za vsak razdelek.
Korak 4. Napišite uvod, ki bo predstavil vaše poročilo
Bralcu povejte, zakaj ste napisali poročilo. Povzemi kontekst poročila in pojasni svoj namen. Navedite vprašanja, na katera boste odgovorili v poročilu, ali vprašanja, ki jih boste rešili. Opišite obseg in organizacijo poročila.
- Uvod ne sme biti dolg. Pišite jasno in natančno, da bralci poznajo kontekst in namen, ne da bi morali predolgo brati razlago.
- Za uvod napišite 2-4 odstavka.
- Za poročilo o napredku zadostuje uvodni del 1-2 odstavkov. Uvod mora povzeti vaš projekt in cilje. Omenite lahko tudi opravljeno delo in naslednje načrte.
5. korak Pojasnite rezultate ali sklepe, ki ste jih omenili
Opišite vse raziskave ali ocene, ki ste jih zaključili v zvezi s projektom. Napišite razpravo in interpretacijo ugotovitev in njihovega odnosa do teme poročila.
- Na splošno ta razdelek vsebuje uvodni odstavek in seznam vaših zaključkov.
- Zaključek lahko zapišemo tako: »1. Prebivalstvo se stara, zato se tveganje za zdravje naših strank povečuje."
- Če napišete poročilo o napredku, nimate rezultatov ali zaključkov. Zapišite dosežke ali delo, ki ste ga končali po uvodu. Za ta razdelek lahko napišete 2-4 odstavka. Običajno pa zadošča seznam. Zapišite: »Zbrali smo 200.000.000 IDR za najem festivalskih šotorov«, »Podpisali pogodbo s podjetjem Party Planning Company za načrtovanje festivala« in »Izvedli smo anketo med 1.500 prebivalci, da bi zbrali javno mnenje«.
Korak 6. Podajte priporočila za prihodnje korake
Priporočila bi morala pojasniti, kaj se bo zgodilo v prihodnosti. Opišite, kateri problem bi lahko rešili z vašo rešitvijo in kako je povezan s sklepom, ki ste ga naredili. Ko napišete pojasnilo, priporočila naštejte po številki. Vsak stavek začnite z glagolom. Naredite seznam priporočil in začnite z najpomembnejšimi.
- Na primer, lahko napišete: »1. Zaposlenim zagotovite usposabljanje za kardiopulmonalno oživljanje."
- Če pišete poročilo o napredku, morate sestaviti seznam delovnih mest ali ciljev, na katerih boste delali/jih dosegli v naslednjem obdobju. Na primer, lahko napišete: »Poiščite prodajalca za festival«, »Določite oblikovanje festivala« in »Naročite promocijski plakat«.
Korak 7. Pogovorite se o procesu in okviru, na katerem temelji zaključek
Opišite pristop, ki ste ga uporabili pri analizi teme, težave ali težave. Preglejte svoje ugotovitve in nato pojasnite, kako so bili uporabljeni kot podlaga za priporočila. Razpravo razdelite na dele. Naslove poimenujte glede na njihovo vsebino.
- Ta razdelek vsebuje tudi daljšo razpravo o raziskavah in vrednotenju.
- To bi moral biti najdaljši del vašega poročila.
- Če pišete poročilo o napredku, lahko ta razdelek preskočite. Lahko ga nadomestite z razdelkom o ozkih grlih med delom na projektu in kako jih premagati. Lahko bi zapisali: »Mnogi prebivalci ne vračajo anket, ker ne prihajajo s predplačniško poštnino. Po tem bomo vključili predplačniško poštnino ali ponudili možnost digitalnega raziskovanja."
8. korak. Navedite reference, ki ste jih uporabili za pripravo poročila
Sklici so lahko v obliki časopisnih člankov, novic, intervjujev, raziskav, vprašalnikov, statističnih ugotovitev in drugih sorodnih informacij. Navedite te reference na koncu poročila. Naslov "Bibliografija".
- Če niste pozvani, da uporabite poseben slog citiranja, uporabite format APA v poslovnih poročilih.
- Ta korak preskočite, če pripravljate poročilo o napredku.
Korak 9. Priložite priloge k gradivom, kot so ankete, vprašalniki ali e -poštna sporočila
Vsako poročilo ne zahteva priloge. Lahko pa jih vključite, če želite posredovati gradivo, ki ste ga navedli, ali dodatne informacije, ki bi jim lahko olajšale razumevanje vaše teme ali ugotovitev. Vsako prilogo označite z drugo črko.
- Na primer, lahko imate "Dodatek A", "Dodatek B" in "Dodatek C".
- Če pišete poročilo o napredku, vam tega razdelka ni treba vključiti.
Korak 10. Napišite kratek zaključek, ki povzema vse vaše ugotovitve ali napredek
Morda vam ni treba napisati zaključka, vendar lahko zaključek poudari vaša prizadevanja. Sklenite 3-4 stavke in povzemite vse podatke, ki ste jih predstavili v poročilu.
Lahko bi zapisali: »Projekt načrtovanja umetniškega festivala je bil izveden po načrtih. Dokončali smo 90% načrtovalnih dejavnosti in prešli v postopek nakupa materiala. Trenutno se projekt ne sooča z ovirami, vendar bomo obravnavali vsa vprašanja, ki bi se lahko pojavila v prihodnosti."
3. del 3: Pisanje učinkovitih poročil
Korak 1. Za lažjo uporabo poročila uporabite jasen naslov
Naslov naj bo jasen in ne podroben. Bralec bi moral s pogledom na naslov takoj razumeti, o čem govori vaše poročilo.
- Naslovi, ki jih boste morda potrebovali, so: Uvod, Delo končano, Cilj naslednjega obdobja, Ovire in rešitve ter Zaključek.
- Ustvarite naslov, ki ustreza informacijam v poročilu.
- Za poročila o napredku bodo vaši bralci verjetno nadzorniki, ekipe ali stranke.
Korak 2. Uporabite preprost in enostaven jezik za posredovanje idej
Poročila o delu ne zahtevajo zapletenih besed in cvetnih stavkov. Bralcu morate le sporočiti pomembne točke. Prenesite ideje z najpreprostejšimi možnimi besedami in pojdite v bistvo ideje.
Zapišite: "Prihodki so se v četrtem četrtletju povečali za 50%" in ne "Prihodki so se povečali za 50% in zaslužek v četrtem četrtletju je bil odličen."
Korak 3. S kratkim pisanjem naj bo poročilo kratko
Predolgo pisanje je izguba časa za vas in bralca. Odstranite nepotrebne besede in pojdite neposredno na bistvo svoje izjave.
- Nekatera poročila o delu so seveda dolga, saj vsebujejo veliko informacij. Vendar pa mora biti način, na katerega ga pišete, jedrnat.
- Bolje je zapisati: "Prodaja se je v zadnjem četrtletju povečala, potem ko je osebje opravilo telefonsko trženje", namesto, "Prihodki so se v zadnjem četrtletju močno povečali, saj je naša nadarjena in predana prodajna sila tržila potencialne stranke po telefonu, da bi jih kupila. Več izdelki."
Korak 4. Predstavite ideje z objektivnim in čustvenim jezikom
Zapišite dejstva in pustite bralcem, da sami sklepajo na podlagi objektivnega stališča. Morda boste dali priporočila, kako se lotiti določenega vprašanja, vendar ne poskušajte bralčevih čustev prepričati. Naj bralci gradijo ideje in odločitve na podlagi objektivne perspektive.
Namesto da bi pisali: "Nesrečnemu osebju običajno primanjkuje morale, zato se pisarna počuti kot stroj brez duše", bi lahko zapisali: "Osebje z relativno nizko produktivnostjo pravi, da se počuti nesrečnega."
Korak 5. Ne uporabljajte neuradnega jezika in besed "jaz" ali "jaz"
”Morda boste lahko v poročilu o napredku uporabili besedo“I”, če boste sami delali na projektu. V nasprotnem primeru ne uporabljajte besede "I" ali zelo neformalnih besed v poročilih o delovnih mestih. Lahko pa uporabite besedo "vi", ko določene stavke usmerite na ciljno publiko.
V poročilih uporabite strokovni jezik
6. korak Ponovno preberite poročilo in se prepričajte, da ni napak
Slovnične in črkovalne napake bodo znižale ugled strokovnosti poročila. Preberite ga še enkrat in se prepričajte, da ni črkovalnih napak, slabih stavkov ali napačne izbire besed. Bolje bi bilo, če bi poročilo prebrali dvakrat.
- Če je mogoče, prosite nekoga drugega, naj prebere poročilo, saj je včasih težko najti napako pri sebi.
- Če imate čas, pustite poročilo 24 ur, preden ga ponovno preberete.
Nasveti
- Ko napišete prvo poročilo o delu, ga uporabite kot predlogo za naslednja poročila.
- Vaše delovno mesto ima lahko predlogo delovnega poročila. Vprašajte svojega nadzornika, če lahko uporabite pisarniško predlogo.
- Če to lahko storite, uporabite obstoječo obliko poročila o delovnih mestih organizacije, v kateri delate. Preverite datoteke v pisarni ali prosite nadzornika ali sodelavca za kopijo poročila.
