Sposobnost profesionalnosti igra pomembno vlogo pri doseganju kariernega uspeha. Na telefonske klice se morajo odzvati skoraj vsi zaposleni, ne glede na njihov položaj v podjetju. Če želite, da se klicatelji počutijo udobno, se naučite dobro klicati, da boste pustili pozitiven vtis, in bodite pripravljeni odgovoriti na zastavljena vprašanja.
Korak
1. del 2: Sprejemanje telefonskih klicev
Korak 1. Dvignite telefon čim prej
Ko uradni telefon zazvoni, ni vljudno čakati klicatelja. Pred tretjim zvonjenjem takoj dvignite telefon in pozdravite osebo, ki kliče.
Korak 2. Držite slušalko pred obrazom
Morda boste želeli govoriti takoj, vendar se najprej prepričajte, da je sprejemnik na telefonu pred vašim obrazom. Govorite, ko je sprejemnik v pravilnem položaju, tako da klicatelj prejme popolne informacije.
3. korak Preden govorite, globoko vdihnite
Ko telefon položite pred obraz, globoko vdihnite, da se umirite in se osredotočite, preden se pozdravite. Tako se lahko mirno pogovarjate, medtem ko se koncentrirate.
Korak 4. Navedite ime in ime svojega podjetja
Ta metoda klicatelju pove, da je že povezan s podjetjem, ki ga želi poklicati. Zato se prepričajte, da pozna ime vašega podjetja in vaše ime. Najprej navedite ime podjetja. Ko prejmete telefonski klic, lahko zapišete besede, ki jih želite povedati, da vam ne bo treba razmišljati, kaj boste povedali, ko telefon zazvoni. Besedilo je mogoče prilagoditi razmeram in razmeram, v katerih delate.
- Če delate kot receptor, navedite popolne informacije o podjetju, saj ste za klicatelja vhod, da dobite tisto, kar potrebuje. Klicatelja na primer pozdravite z besedami: "Dobro jutro/popoldne/zvečer. Tukaj je sedež WikiHow -a. Tukaj sem Nikita, da vam pomagam." S temi informacijami klicatelj pozna ime vašega podjetja in vaše ime, zato se počuti bolj udobno, da nadaljuje pogovor. Če ste zasebni tajnik, navedite ime svojega delodajalca (na primer: "Tu je pisarna gospoda Millerja. Jaz sem Nikita."), Ker želi klicatelj stopiti v stik z vašim šefom.
- Če ste član določenega oddelka, obvestite svoje stališče, da bo lahko postavil ustrezna vprašanja, na primer: "Dobro jutro. Jaz sem Yesika v oddelku za knjigovodstvo." Na ta način klicatelj ve, ali je povezan z oddelkom in osebo za klic ali se mora pogovoriti z nekom drugim.
Korak 5. Pripravite pisalne potrebščine in zvezek poleg telefona
Na ta način lahko takoj zapišete, če želi klicatelj pustiti sporočilo ali posredovati podatke. Ne pustite ga čakati, ker boste morali najti papir in pero, na katerega boste pisali.
2. del 2: Pogovor po telefonu
Korak 1. Nasmehnite se, ko govorite
Tudi če ste razburjeni, s ponarejenim nasmehom vaš glas klicatelju zveni bolj prijetno. Čeprav je prisiljena, lahko ta metoda izboljša razpoloženje.
Korak 2. Govorite jasno in strokovno
Ko delate v poklicnem okolju, se prepričajte, da lahko s klicateljem komunicirate jasno in neposredno. Govorite počasi in izgovorite vsako besedo jasno, da bo klicatelj razumel informacije, ki jih posredujete.
- Ne govorite nestandardnih besed, kot so "ne", "požirek" ali "ne". Vsako besedo izrecite jasno, na primer "da" ali "ne", tako da obe strani dobro razumeta, kaj se govori. Bodite vljudni in po potrebi recite "hvala" in "dobrodošli".
- Če morate deliti številke ali črke, na primer imena ali telefonske številke, se naučite fonetične abecede (izgovarjanje govornih zvokov). Tako se klicatelji ne zmedejo, ko izgovarjate črke, ki zvenijo enako, na primer črki B in P. Ko črkujete Budijevo ime, izgovorite črko B tako, da razložite "B balijske besede".
Korak 3. Profesionalno pozdravite klicatelje
Namesto, da bi klicatelja pozdravili z imenom, ne pozabite reči "oče" ali "mati", preden izgovorite njegovo ime, na primer "gospod Jon", še posebej, če klicatelja ne poznate osebno. Poskusite si zapomniti ime in ga izgovarjati med celotnim pogovorom.
Zapišite ime klicatelja, takoj ko vam pove svoje ime, da ne pozabite
Korak 4. Po potrebi povežite klicatelje z drugimi ljudmi
Nekdo, ki pokliče podjetje ali pisarno, običajno potrebuje pomoč, ker želi poiskati informacije ali se sooča s težavo. Če ne morete odgovoriti na vprašanje ali priti do rešitve, ga vprašajte, če bi se želel pogovoriti z nekom, ki vam lahko pomaga. Ta korak kaže, da vam je mar za klicatelja in želite pomagati pri hitri rešitvi težave.
- Pisarniški telefoni običajno uporabljajo sistem za prenos klicev. Ugotovite, ali so telefoni v vaši pisarni prenosljivi in se naučite, kako delujejo. Če ne, poiščite telefonsko številko osebe, ki jo morate poklicati, in jo delite s klicateljem.
- Vljudno vprašajte klicatelja, če ga lahko povežete z nekom drugim. Na primer: "Žal ne morem odgovoriti na vaše vprašanje. Kaj pa, če prenesem telefonsko linijo, da se lahko pogovarjate neposredno s Pakom Bambangom? On lahko ponudi rešitev." Preden prenesete telefonsko linijo, se prepričajte, da se klicatelj s tem strinja.
- Če osebe, ki bi lahko pomagala, ni v pisarni, vprašajte, ali želi klicatelj pustiti sporočilo. Ne pozabite posredovati sporočila pristojnim ljudem.
Korak 5. Pogovor poklicno zaključite
Reči "Hvala" ali "Dobro jutro/popoldne/zvečer" je način, kako klicatelju sporočiti, da je pogovor končan in da lahko prekine. Naj vas ne zmede, ali se pogovor še nadaljuje ali ne.
Počakajte, da klicatelj prekine. Če ste tisti, ki sprejema telefonski klic, naj klicatelj pove vse, kar želi povedati, dokler ne končata. Morda se vam bo zdelo nesramno ali pa boste izgubili podatke, če položite slušalko, ko ne bo več govoril
Nasveti
- V službi ne sprejemajte osebnih telefonskih klicev. V pisarni ste zaradi službe in ne klepetate s prijatelji. Če želite klepetati ali poslati sporočilo prijatelju, ga preložite, dokler se ne konča vaš odmor za kosilo ali delovni čas.
- Izogibajte se motnjam. Če želite, da se klicatelj počuti oskrbljenega, preložite tekoče delo in se osredotočite na klicatelja. Naj vas ne motijo in ne zdijo preveč zaposleni, da bi odgovarjali na vprašanja ali nudili pomoč.
- Ne govorite, medtem ko jeste, pijete ali žvečite žvečilni gumi, medtem ko po telefonu govorite, ker bo vaš govor težko razumljiv in klicatelja ne bodo cenili.
- Tudi če se klicatelj pritoži ali je nesramen, pokažite empatijo, bodite mirni in strokovno odgovorite.
