Preden prevzamete novo delovno mesto, vas bo vaš vodja ali nadzornik običajno prosil, da spremljate zaposlenega, ki bo nadaljeval vaše delo. Vaša pripravljenost pomagati v prehodnem obdobju s proaktivnimi podrobnimi pripravami in predajami je način, da zagotovite nemotene dejavnosti podjetja in si ustvarite odličen ugled, ko zamenjate službo ali prevzamete novo delovno mesto.
Korak
1. del od 3: Priprave na primopredajo zaposlitve
Korak 1. Povabite svojega šefa, da razpravlja o načrtu primopredaje
Sestanite se s šefom, da se podrobno pogovorite, kaj morate storiti med prehodom. Odvisno od vašega dela in vodstvenega sloga vašega šefa vas bo morda prosil, da med primopredajo veliko prispevate, na primer, če boste pozvani, da nekaj dni ali nekaj tednov poučujete ali usposabljate nadomestnega zaposlenega.
- Običajno morate dokumente pripraviti kot dokaz formalne predaje.
- O tem načrtu se pogovorite s šefom. Vprašajte, koliko želi prispevati in kaj morate dati prednost pri prehodu.
Korak 2. Naredite dokument o predaji
Ko podrobno spoznate šefova pričakovanja, pripravite osnutek primopredajnega dokumenta. Poleg tega, da se pripravljate, ta dokument vsebuje naloge in informacije, ki jih morate predložiti med prehodom. V primopredajni dokument mora biti vključeno:
- Podrobne informacije o dnevnih aktivnostih, delu in delovnih prioritetah.
- Opis pomembnih stvari in odgovornosti, ki jih morate izpolniti na svojem trenutnem položaju.
- Kaj se pričakuje od osebe, ki vas bo zamenjala.
- Seznam vsebuje pomembne datoteke, ki jih je treba predložiti, na primer sporazum ali delovni program.
Korak 3. Dokončajte nedokončane naloge
Če morate takoj zamenjati službo, poskusite dokončati vsa dela, ki so v teku. Poleg zadovoljstva s tem dosežkom pomagate tudi drugim, da svoje delo začnejo iz nič. Tako boste lahko pustili pozitiven vtis in si ustvarili dober ugled.
- Ne glede na to, kako težko je, delajte več, če se naloga bliža roku.
- Dokončanje nove naloge, ki se bliža roku, je lahko zelo težko za ljudi, ki še ne razumejo zapletenosti.
Korak 4. Pogovorite se s sodelavci
Preden se začne prehodno obdobje, si vzemite čas, da se s sodelavci pogovorite o načrtu predaje in vprašate, katere so vaše prednostne naloge. Če obstaja nova težava, ki je ne poznate, izkoristite to priložnost, da poiščete informacije in določite rešitev.
- Nova vprašanja običajno nimajo velikega učinka pred potezo, lahko pa jih posredujete osebi, ki vas bo nadomestila, če o tem že veste.
- Izkoristite to priložnost, da svoje načrte in datume selitve delite s sodelavci. Obvestite jih tudi o prehodnem obdobju, da se bodo lahko pripravili.
- Svoje sodelavce morate povedati o svojih premikajočih se načrtih, saj se v prehodnem obdobju produktivnost dela zmanjšuje.
Korak 5. Pisno pripravite uradni primopredajni dokument
Zadnji korak pri pripravi na prehodno obdobje je izdelava uradnega predajnega dokumenta. Ko pripravljate osnutek, navedite in razložite vse pomembne informacije, nato pa se o njih pogovorite z nadrejenimi in vodstvom, na katere bo vplival ta načrt. Izpolnite primopredajno dokumentacijo in jo pošljite svojemu nasledniku nekaj dni pred začetkom dela. Vsebina se lahko razlikuje glede na delovno mesto, vendar mora primopredajni dokument vsebovati vsaj naslednje:
- Seznam nalog in urnik dela.
- Informacije o delu v teku.
- Koledar vsebuje načrtovane aktivnosti in roke.
- Podatki o ključnih besedah in postopki prijave.
- Seznam stikov, povezanih z delom.
- Vodnik za dostop do datotek in imenikov v računalniku.
2. del 3: Prehod skozi tranzicijo
Korak 1. Vzemite si čim več časa
Potem ko zaposleni, ki vas je zamenjal, začne delati, se morda niste premaknili in morali ste ga spremljati, dokler ne razume svojega dela. Dolžina prehodnega obdobja je negotova, lahko traja dneve ali tedne. Več časa pa si vzamete, več informacij lahko posredujete.
Če želite zagotoviti popolne informacije in ničesar ne zamudite, vključite svojega nadomestka v različne vsakodnevne dejavnosti
2. korak Pošljite pomembne dokumente neposredno
V prehodnem obdobju boste morali osebno izročiti pomembne podatke in dokumente. Tako lahko zagotovite, da so pomembne stvari opravljene pravilno in da so prioritete jasno določene. Poleg tega imate še vedno čas za pogovor o informacijah, o katerih je treba še razpravljati, preden se premaknete.
- Izkoristite to priložnost, da mu razložite pomembne informacije in lahko prosi zelo koristne stvari za dobro predajo.
- Pri razpravi si vzemite čas za pregled delovne situacije in razložite kontekst pogovora, da ne zamudite nobene informacije.
Korak 3. Potrudite se zagotoviti pomoč
Če oba še vedno delate v isti pisarni, bodite podporni in proaktivni. Če pride do težave, pomagajte tako, da ugotovite vzrok in skupaj poiščete rešitev. Novi zaposleni se v prvih dneh običajno počutijo neprijetno ali neprijetno in vas ne bodo motili z postavljanjem vprašanj.
- Pojasnite, da ste po potrebi na voljo za podporo in pomoč.
- Na ta način se lahko oba podpirata pri izpolnjevanju odgovornosti med prehodom.
Korak 4. Organizirajte zadnji sestanek, na katerem razpravljate o predaji
Preden nadaljujete in opravite popolno predajo, se sestanite z osebo, ki vas bo zamenjala. Prosite ga, naj pripravi vprašanja in si zabeleži stvari, s katerimi se je ukvarjal. To srečanje je dobra priložnost, da se prepričate, da razume svojo vlogo in odgovornosti.
- Na sestanku se lahko razpravlja o vseh zadevah, ki jih je treba dodatno pojasniti.
- Odvisno od tega, kje delate, razmislite, ali povabite svojega šefa na sestanek ali ne.
- Šefu morate povedati, kdaj in kje bo sestanek. Vprašajte ga, če ima kakšne predloge ali informacije, ki bi jih rad delil.
3. del 3: Priprava dolgoročnega razvojnega načrta
Korak 1. Opišite podporo in usposabljanje, ki ga nudi podjetje
Pri predaji pokažite pripravljenost prispevati, tako da drugim odprete najboljše možnosti za uspeh. Namesto da bi se le odrekli dolžnostim in delu, dajte svoj nadomestni nasvet, da se bo lahko profesionalno razvil in podprl svojega nekdanjega šefa, da bo pri delu vedno zdrav in uspešen.
- Posredujte informacije o programu usposabljanja, ki ustreza delovnim mestom.
- Ko začnete z delom, ste se morda udeležili usposabljanja za prilagoditev in povečanje znanja.
- Ne pozabite posredovati teh podatkov osebi, ki nadaljuje vaše delo, in jo spodbuditi, da kar najbolje izkoristi priložnost.
2. korak Ne zanemarjajte delovne kulture
Če imate še nekaj časa časa delati z osebo, ki bo zasedla vaše mesto, se ne osredotočite le na tehnične vidike dela. Vsaka pisarna ima edinstveno delovno okolje in kulturo, ki je lahko presenetljiva ali zmede prišleke. Vzemite si čas za razlago stvari in dejanskih pisarniških situacij.
- Popeljite ga po pisarni in ga predstavite vsem zaposlenim.
- Pojasnite vloge in odgovornosti novih in obstoječih zaposlenih.
- Če kot nov zaposleni dobi različne naloge ali so njegove odgovornosti in delovne prioritete osredotočene na različne stvari, se prepričajte, da stari zaposleni to razume.
Korak 3. Navedite podrobne kontaktne podatke
Če želite pomagati novemu zaposlenemu, mu povejte, kako naj stopi v stik z vami in mu sporočite, da se lahko obrne na vas, če ima resne težave ali potrebuje informacije. Vendar pa vsi niso pripravljeni pomagati, ko zamenjajo službo ali zasedejo novo delovno mesto. Na to običajno vplivajo odnosi z nekdanjimi nadrejenimi.
- Težave je pogosto mogoče odpraviti preprosto s komunikacijo po e -pošti.
- Tudi če ste se preselili, bo pripravljenost pomagati naredila dober vtis in izboljšala vaš ugled.
