Potrdilo o zaposlitvi (ali pismo o preverjanju zaposlitve) je uradna korespondenca, ki jo delodajalec običajno napiše stranki prosilki, z namenom potrditve delovne zgodovine zaposlenega. Potrdilo o zaposlitvi je običajno potrebno za prijavo posojila, najem nepremičnine, prošnjo za novo zaposlitev ali iz drugih razlogov za preverjanje delovne zgodovine. Ko pišete potrdilo o zaposlitvi, pojasnite, kdo ste, navedite pošten povzetek dolžnosti zaposlenega in preverite delo. To potrdilo mora uporabljati poklicni pisemski naslov in vsebovati kontaktne podatke in podpis. Preberite spodnja navodila, če želite izvedeti popolno in natančno potrdilo o zaposlitvi.
Korak
1. del od 2: Priprava na pisanje potrdila o zaposlitvi
Korak 1. Pomislite, zakaj pišete potrdilo o zaposlitvi
Vsebina in ton jezika pisma sta odvisna od prejemnika. Za finančne institucije uporabite profesionalen jezik in vključite finančne podatke (npr. Plače, provizije, povišice in bonuse). Po drugi strani pa, če pišete potrdilo o zaposlitvi za zaposlenega, ki se prijavlja na novo delovno mesto, je ton jezika lahko bolj neformalen in morda ne vključite finančnih podatkov.
Če razumete njen namen in obseg, lahko napišete pismo, ki ustreza prejemnikovim potrebam
Korak 2. Pomislite, kdo bi to moral napisati
Običajno potrdilo o zaposlitvi napiše nadzornik. V tem primeru vas bo delodajalec prosil, da za posebne namene napišete zaposlitveno pismo. Po drugi strani pa lahko zaposleni sami napišejo dopis o zaposlitvi. V tem primeru ga boste kot zaposleni sami napisali in nato šefa prosili, naj ga podpiše ali po potrebi spremeni. Kadar koli je to mogoče, mora delodajalec to napisati v imenu zaposlenega, ne obratno.
- Če ste šef, ki piše pisma zaposlenim, jih lahko strukturirate glede na svoje specifikacije in nadzirate sporočila v njih. Poleg tega se kot delodajalec pismo, ki ga napišete, šteje za pristno in iskreno. Glavna ovira pa je čas, ki ga potrebuje. Kot šef imate seveda natrpan urnik, priprava tega pisma pa bo vzela nekaj časa. Zaradi tega so potrdila o zaposlitvi običajno kratka in jedrnata, zato ne izgubljate preveč časa, še posebej, če ste to že storili.
- Če ste zaposleni, ki piše sam, lahko določite, katere podatke boste posredovali prejemnikom, in vam ni treba najti časa za izmenjavo idej s šefom. Poleg tega šef tudi ni obremenjen s časom, ki ga je treba navesti, da ga napiše (če ga napišete sami, je lahko šef srečen, ker mu tega ni treba storiti sam). Šef pa se mora vedno podpisati in obstaja možnost, da tega ne bo storil, ko bo prebral vsebino vašega pisma. Če je temu tako, ga morate prepisati ali pa ga prepričati, naj to napiše sam.
Korak 3. Zberite potrebne informacije
Ko poznate prejemnika in kdo bo pisal pismo, morate v pismu zbrati zahtevane podatke.
- Če ste šef, se pogovorite z zaposlenim, da vidite, kaj želi vključiti. Pogovorite se, kdo je prejemnik, kakšen je namen pisma, katere specifikacije je treba vključiti in kdaj ga je treba poslati.
- Če ste zaposleni in sami napišete pismo, so že vse potrebne informacije, vendar se morate najprej pogovoriti s šefom in vprašati, kakšno pismo pričakuje. Tako boste zagotovili, da boste napisali pismo, ki je v skladu s specifikacijami delodajalca, in dobili njegov podpis.
2. del 2: Pisanje potrdila o zaposlitvi
Korak 1. Uporabite pisemsko glavo podjetja
Na uradni pisemski naslov podjetja napišite potrdilo o zaposlitvi. Če ste šef, je ta papir brezplačen za uporabo. Če ste zaposleni, najprej vprašajte, ali jih lahko uporabite. Uradni pisemski naslov podjetja bo potrdil vaše pismo in prejemnika prepričal v njegovo vsebino.
Če nimate uradnih pisemskih pisem, lahko z računalnikom ustvarite glave pisem. Glava mora vsebovati ime podjetja, naslov, telefonsko številko in e -poštni naslov. Navedite tudi podatke o avtorju pisma (in naslovu) ter datumu pisanja pisma
Korak 2. Čim bolj natančno naslovite pismo na prejemnika
Če poznate ime prejemnika, ga naslovite neposredno na zadevno osebo. Če ne veste, kdo ga bo prebral, ga naslovite na organizacijo z vrstico zadeve, ki opisuje vsebino pisma.
- Če na primer poznate naslov in ime prejemnika, ga vnesite tik pod glavo. Sledite temu z ustreznim pozdravom, na primer "Spoštovani [gospod Sudirman]."
- Če ne veste, na koga je naslovljeno pismo, ga pošljite ustreznemu oddelku z zadevo, v kateri je opisana vsebina pisma. Na primer, za pismo finančni instituciji z namenom pridobitve posojila lahko v lokalno podružnico pošljete pismo z naslovom »Opis zaposlenega za vlogo za posojilo«. Nadaljujte s pozdravom, kot je "Komu je mar."
Korak 3. Opišite, kdo ste
V prvem odstavku razložite, kdo ste, in namen pisanja pisma. Navedite svoj položaj, delovno dobo in koliko časa poznate zaposlenega, ki je zahteval potrdilo. Če ste zaposleni, ki piše sam, nadaljujte s pisanjem, kot da je pismo prišlo od vašega šefa, ker ga bo on podpisal.
Na primer, "Moje ime je Budi Jatmiko in sem namestnik vodje trženja in prodaje pri PT. ABC. V PT. ABC sem delal 12 let in tega zaposlenega poznam sedem let. Zadnja tri leta sem bil neposredni nadzornik zaposlenega."
Korak 4. Zagotovite preverjanje
Naslednji vsebinski odstavek povzema delovno mesto zaposlenega, vključno z datumom začetka zaposlitve, nazivom, ali je delo začasno ali stalno in ali delavec tam še vedno dela. Ta odstavek vsebuje finančne podatke zaposlenih, če so potrebni.
- Na primer: "To pismo je potrditev, da delavec res dela tukaj. Delal je v PT. ABC sedem let, od 7. septembra 2003. Zasedal je mesto namestnika direktorja prodaje, ki je stalno zaposlen na PT. ABC. Do 7. januarja 2011 še vedno dela na tem položaju v PT. ABC."
- Še en primer: "To pismo potrjuje, da je uslužbenec delal v PT. ABC sedem let. Zadevna oseba je delala v PT. ABC od 7. septembra 2003 do 7. januarja 2011. Bil je namestnik direktorja prodaje pri PT. ABC.. Sedem let je delal kot stalni zaposleni v PT ABC s plačo 35 milijonov IDR na mesec."
Korak 5. Povzemite dolžnosti zaposlenega
Ta odstavek opisuje dolžnosti zaposlenih, ki so v potrdilu o zaposlitvi zelo potrebne za zaposlene, ki se prijavljajo na druga delovna mesta. Čeprav potrdilo o zaposlitvi ni priporočilo, ni nič narobe, če vključite pozitivno oceno zaposlenega. Te dodatne informacije bodo okrepile vaš ugled kot delodajalca in zaposlenim pomagale pri iskanju novih zaposlitev, nepremičnin ali posojil.
Na primer: "Dolžnosti zaposlenega v PT. ABC so naslednje: Odgovoren je za prodajo radiatorjev na območju Bogorja in okolice. Ima vodstveno funkcijo in je odgovoren za motiviranje ekipe, ki jo sestavlja sedem do devet ljudi. zadovoljstvo strank, reševanje pritožb strank in poročanje o napredku prodaje vsake tri mesece na sedež."
Korak 6. Izogibajte se občutljivim ali nezakonitim informacijam o zaposlenih
Obstajajo določbe o tem, kaj je mogoče vključiti v napotke o zaposlitvi in druge izjave potencialnim delodajalcem. Obstaja določilo, da lahko podatke o zaposlenih vključite le z ustreznim dovoljenjem. Obstaja tudi pravilo, da lahko razkrijete vse podatke o zaposlenem, če so pošteni in v dobri veri. Preden razkrijete občutljive podatke, preverite, kaj je sprejemljivo in primerno vključiti v skladu s socialno ustreznostjo in veljavno zakonodajo.
Korak 7. Vnesite svoje kontaktne podatke
Zadnji odstavek mora vsebovati vaše (delodajalčeve) kontaktne podatke. Ti podatki so potrebni, če ima prejemnik kakršna koli vprašanja. Navedite, da vas lahko prejemnik kontaktira.
Na primer: "Če imate kakršna koli vprašanja ali potrebujete več informacij, me lahko kontaktirate na (021) 21215555 ali na [email protected]."
Korak 8. Podpišite in oddajte
Ko je pismo napisano, ga zaključite z zaključnim pozdravom, ga podpišite in izročite zaposlenemu, ki ga je zahteval, ali pa ga pošljite prejemniku sami.
- Zaprite pismo s pozdravom "S spoštovanjem".
- Podpišite svoj podpis skupaj s polnim imenom in položajem.
- Dodajte uradni ali preveritveni žig, ki ga podjetja običajno uporabljajo za to vrsto pisma.
Nasveti
- Nekateri postopki za izdajo vizuma zahtevajo, da zapišete položaj, ki ga bo imel zaposleni, če je vizum odobren. Morda boste morali pojasniti pomen dela zaposlenega, ki zaprosi za vizum.
- Nekateri delodajalci od zaposlenega zahtevajo, da pripravi pismo, ki ga bo nato podpisal. Če prosite zaposlene, naj sami napišejo, jih pred podpisom temeljito preberite.
- Nekatera podjetja imajo za preverjanje zaposlitve določeno osebo, obstajajo pa tudi podjetja, ki imajo posebno predlogo. Če ste v dvomih, se obrnite na kadrovsko službo.
Opozorilo
- Finančne podatke vnesite le, če jih zaposleni zahteva. Če ste zaposleni in sami napišete pismo, lahko vnesete toliko podatkov, kot je potrebno.
- Ne vnesite osebnih podatkov o zaposlenih, razen če to dovoljujejo.
- Če delavec, ki je zahteval potrdilo o zaposlitvi, ne dela več z vami, ne navedite razlogov za odhod, tudi če ni primera ali težave.
