Konference so pravi kraj za ljudi, ki imajo enake interese, da se srečajo in izmenjajo najnovejše ideje na svojem področju. Konference običajno redno organizirajo izobraževalne ustanove, podjetja, tržne skupine, verske skupnosti in druge. Če želite organizirati konferenco, začnite s pripravo temeljitega delovnega načrta skupaj z vrsto dejavnosti, ki jih je treba izvesti, na primer določiti lokacijo konference, narediti seznam udeležencev, sestaviti gradivo, pripraviti opremo za predstavitve, zagotavljanje obrokov in različne druge potrebe, ki jih je treba čim bolje premisliti in načrtovati. Če naletite na težave, medtem ko uresničujete svoje načrte, se pomirite in bodite prepričani, da si lahko konferenco privoščite. Pomemben vidik, ki določa uspeh izvedbe konference, je izvajanje dejavnosti eno za drugo, pri čemer se sestavi seznam opravljenih nalog in tistih, ki jih je treba še opraviti.
Korak
1. del od 4: Načrtovanje konference: zgodnja faza
Korak 1. Pripravite se vnaprej
Načrtovanje konference se mora začeti vsaj osem mesecev vnaprej, še prej, če bo konferenca velika ali velika.
- Upoštevajte, da je treba številne konferenčne dvorane in gostinske lokale rezervirati več mesecev vnaprej. Poleg tega morajo udeleženci, ki živijo zunaj mesta, urediti urnike potovanj, da se bodo lahko udeležili konference.
- Poleg tega bodo morda morali sponzorji in velike družbe načrtovati letni proračun za nekaj mesecev vnaprej. Zato se je treba o njihovi finančni in nefinančni podpori za vaš dogodek dogovoriti vnaprej.
Korak 2. Formirajte odbor
Pri pripravi na konferenco je treba rešiti številna pomembna vprašanja. Z oblikovanjem odbora boste pred odločitvijo prejeli mnenje več ljudi. Pomagali vam bodo tudi pri premisleku o podrobnostih.
- Najemite koordinatorje, torej ključno osebje, ki bo sprejemalo pomembne odločitve in veliko časa posvečalo usklajevanju. Če imate dovolj sredstev, najemite koordinatorja, da vam lahko pomaga načrtovati in deliti naloge.
- Ugotovite, ali so bile na isto temo konference. Če je tako, povabite koordinatorja, ki je imel konferenco, da se pridruži odboru. Če ne more sodelovati, vprašajte, ali lahko zahtevate gradivo, ki je že obravnavano, da olajšate pripravo na konferenco.
Korak 3. Postavite si cilje in ustvarite dnevni red dela
Zapišite, za kaj imate konferenco, kar bo podlaga za vsako odločitev. Če boste pred pripravo na konferenco vedeli, kaj želite dati in komu, boste lažje uresničili svoje načrte.
Če še nikoli niste imeli konference, začnite z načrtovanjem majhne, kratke konference. Razmislite o 1-2-dnevni konferenci z zmogljivostjo 250-300 udeležencev
Korak 4. Določite kraj in datum konference
Čeprav lahko nove datume in lokacije določite po izdelavi podrobnega načrta, boste morali oceniti, koliko časa imate na voljo za pripravo.
- Pred določitvijo datuma vnaprej poiščite informacije o tem, v katerem mesecu in na katerem dnevu je konferenca običajno organizirana, da izvedba ne bo ovirana. Na primer, v Evropi konference običajno potekajo med marcem in junijem ali septembrom in novembrom v ponedeljek-torek ali četrtek-petek, ker se udeleženci manj zanimajo za obisk drugih časov. Preden se odločite za datum konference, ugotovite natančen urnik na vaši lokaciji.
- Trajanje konference je odvisno od predvidenega števila udeležencev in vseh potreb, ki jih je treba zagotoviti med konferenco. Za 250-300 ljudi načrtujte konferenco, ki bo trajala 2 polna dneva.
- Razmislite o možnosti organiziranja konference v mestu, vendar zagotovite dostop do najbližjega letališča, nastanitve in ustreznih objektov. Priporočamo, da konferenco izvedete v velikem mestu ali turistični destinaciji, da bi pritegnili več ljudi, ki se želijo pridružiti konferenci.
Korak 5. Določite naslov konference
Po določitvi naslova lahko objavite in naredite načrte, ker o materialu že obstaja gotovost kot podlaga za širjenje informacij prek družbenih medijev.
Izberite naslov, ki nakazuje namen in/ali ozadje udeležencev konference. Poiščite navdih z naslovi konferenc, ki so že potekale, vendar se odločite sami
2. del 4: Priprave na konferenco
Korak 1. Naredite finančni proračun
Nobene dejavnosti ni mogoče izvesti, ne da bi izračunali znesek sredstev, ki jih je treba podrobno porabiti, na primer za najem stavbe, pripravo materiala in plačilo pristojbin za govornike. Vsi stroški se morajo nanašati na finančni proračun. Če prenašate odgovornosti, se prepričajte, da se vaš pomočnik drži omejitve proračuna, ki ste jo nastavili.
Na višino proračuna vpliva prisotnost ali odsotnost sponzorjev. Od sponzorja lahko zaprosite za sredstva za financiranje konference. Sponzor pa ima tudi pravico, da določi nekatere stvari na konferenci. Na primer: ugotavljanje, kdo bo predstavil predstavitev, ali predlaganje govornika kot enega od panelistov, na primer: uspešen poslovnež v sponzorskem podjetju in predstavitev blagovne znamke z namestitvijo logotipa na vse gradivo za konferenco. Prednost je, da bo sponzor vnaprej zagotovil sredstva, tako da jih lahko takoj uporabite za uresničitev načrta
Korak 2. Določite ceno in način prodaje vstopnic
Nekatere konference so brezplačne, nekatere so zelo drage. Preden določite cene vstopnic in kako jih prodati, razmislite o naslednjih vidikih:
- Kakšni so stroški priprave na konferenco? Če želite organizirati manjšo konferenco, ki ne stane veliko denarja, priporočamo, da udeležencem ne zaračunavate. Druga možnost je, da udeleženci plačajo vstopnice za kritje stroškov priprave na konferenco.
- Določite kotizacijo, če želite več dni voditi konferenco ali zagotoviti obroke. Kotizacije za kongrese v večjih mestih Indonezije se gibljejo od nekaj sto tisoč do milijonov rupij.
- Mnoge konference zaračunavajo večstopenjske pristojbine glede na položaj ali status udeleženca. Na primer: akademske konference običajno študentom zaračunajo manj kot učiteljem. Zaposleni pri sponzorjih so zaračunani tudi manj kot redni udeleženci.
Korak 3. Odločite se za lokacijo konference
Pri izbiri lokacije upoštevajte število udeležencev, enostavnost priti do lokacije, razpoložljivost parkirnih mest, razdaljo do in od javnega prevoza, letališča in hotele. Poleg tega, da poiščete primerno mesto za konferenco, poskrbite, da bodo vsi udeleženci zlahka dosegljivi.
Poiščite informacije o stavbah ali hotelih, ki ponujajo konferenčne sobe v mestu. Za manjše konference najemite sobo v cerkvi ali drugi sejni hiši
Korak 4. Izkoristite pomoč osebja, ki dela kot osebje za upravljanje sejnih hiš
Če so v stavbi, ki ste jo izbrali za konferenco, na voljo viri, jih čim bolje izkoristite. Osebje je seznanjeno s svojimi vsakodnevnimi nalogami in je pripravljeno odgovoriti na vprašanja, rešiti težave ali po potrebi svetovati.
Uporabite lahko storitve osebja, ki je zadolženo za vodenje dejavnosti v dvorani za sestanke, na primer za podrobno ureditev konference. Čeprav obstaja pristojbina, vam ni treba sami izvajati vseh teh dejavnosti, saj bodo trajale veliko časa v nekaj tednih
Korak 5. Določite meni porabe
Upoštevajte, da morajo udeleženci med konferenco najti hrano in verjetno mnogi udeleženci ne vedo, kakšna hrana je na voljo v okolici kraja konference. Razmislite, ali morate za zajtrk, kosilo in prigrizke uporabiti gostinsko storitev, ali ugotovite, ali lahko upravitelj konferenčne dvorane pripravi obroke za vse udeležence.
Pri izbiri jedilnika upoštevajte, da mnogi ljudje zaradi alergij ali preferenc ne bi smeli jesti določene hrane. Izkušeni podjetniki gostinskih storitev lahko ponudijo več možnosti, na primer: vegetarijanski meni, brez oreščkov, brez glutena, halal hrano ali druge možnosti menija
Korak 6. Vzemite si čas za preverjanje spletnega mesta
Ko ste poskrbeli za vse stvari, ki jih je treba pripraviti, si vzemite čas za obisk prostora za konferenco en dan vnaprej. Ne čakajte, da pride nov dan D z udeleženci, ki se bodo pridružili konferenci.
En dan vnaprej pridite na prizorišče konference in se z vsem sodelujočim sestanite, da zagotovite, da je vse dobro pripravljeno do najmanjših podrobnosti
3. del 4: Priprava urnika konferenc
Korak 1. Načrtujte konferenco
Ko dobite široko sliko o temah, o katerih se bo razpravljalo, in določite naslov konference, pripravite urnik, od začetka konference do zaključka. Konference lahko potekajo na različne načine glede na področje poslovanja, o katerem se razpravlja. Za lažje načrtovanje konferenc običajno potekajo v naslednjem vrstnem redu:
- Konferenco začnite z uvodnim ali uvodnim govorom, ki ga običajno ima znana oseba na določenem poslovnem področju in je postala znana govornica. Dogodek lahko organizirate zvečer in nato zaključite z večerjo ali kot prvo sejo zjutraj za začetek konference.
- Preostanek urnika razdelite na krajše seje. Če konferenca poteka na zahtevo udeležencev v skladu z njihovimi predlogi, prilagodite gradivo potrebam udeležencev. V urnik konference lahko vključite tudi urnike delavnic, filmske posnetke ali drugo gradivo. Odvisno od števila prisotnih udeležencev določite, ali se lahko vsake seje udeležijo vsi udeleženci (imenovana "plenum") ali pa je treba udeležence razdeliti v več skupin, vsaka skupina pa se bo po svoji izbiri udeležila različnih sej vzporedno (imenovane "skupine"”).
- Konferenco zaključite tako, da povabite govornike, da predstavijo gradivo, ki motivira ali izziva udeležence.
Korak 2. Odločite se, kako voditi sejo
Izberete lahko, kako bo seja potekala v skladu s potrebami podjetja, na primer s poučevanjem, razpravljanjem o primerih, seminarji, predstavitvijo najnovejših politik ali rezultatov raziskav, postavljanjem vprašanj ali predstavitvijo z uporabo diapozitivov.
- Izbira načina dostave gradiva bo vplivala na strategijo objave. Zato čim prej pripravite gradivo, ki bo udeležencem zelo koristno.
- Vsaka seja se lahko začne od 45 minut do 3 ur, odvisno od števila predstavljenih vsebin in vsebine.
Korak 3. Razmislite, ali želite vključiti druge dejavnosti
Pomislite na koristne dejavnosti, ki bi jih lahko vključili v urnik in bi imeli pomembno vlogo pri podpiranju uspeha konference, na primer:
- Načrtujte dejavnosti v korist organizacije udeležencev konference, na primer poslovno srečanje ali podelitev nagrad.
- Poskrbite za hrano, če se udeležencem zaračuna kotizacija. Če ni stroškov, prosite udeležence, da prinesejo kosilo (kot zadnjo možnost). Udeleženci običajno pričakujejo, da bodo pojedli vsaj en obrok. Če je lokacija konference v mestu, si zagotovite odmor, da bodo lahko udeleženci kosili v bližnji restavraciji.
- Vprašajte, ali bi si udeleženci želeli na primer organizirati zabavni dogodek: na ogled mesta, ponoči ogled komične predstave, ogled filma ali ogled predstave v gledališču. Dogodek je morda bolj primeren za konferenco v velikem mestu ali za podjetje, vendar ne vedno.
4. del 4: Založništvo
Korak 1. Določite udeležence, ki se bodo udeležili
Konference so zelo raznolike, na primer akademske, verske in poslovne z različnimi udeleženci. Pred načrtovanjem se prepričajte, da je dovolj udeležencev za udeležbo na konferenci.
Če želite organizirati konference za manjše skupine, kot so zaposleni v podjetju ali cerkvene skupnosti, vam ni treba veliko oglaševati. Načrte konferenc lahko obvestite tako, da pošljete e -poštno sporočilo, objavite v glasilu podjetja in/ali obvestite na upravnem sestanku
Korak 2. Prosite vodje podjetij, naj sodelujejo
Če želite prepričati ljudi v svojem podjetju, morate izmisliti privlačen naslov ali povabiti odličnega govornika.
Ko prejmete potrditev znanih govorcev, vključite informacije v gradivo za konferenco in obvestite potencialne udeležence
Korak 3. Ustvarite spletno mesto
Danes so digitalni mediji zelo pomembno orodje za uspeh konference. Ustvarite ime spletnega mesta s povezavami, ki jih je enostavno najti, če iščete ključno besedo naslova konference ali druge besede, povezane s konferenco. Napišite podrobne informacije o konferenci na spletno stran in vključite povezavo do vsega tiskanega in oglaševalskega materiala, povezanega s konferenco.
- Na spletni strani vključite datum, čas in naslov lokacije konference, vključno z imeni znanih govorcev. Obvestite tudi prevoz, prenočišča, zanimive lokacije in urnike konferenc, če obstajajo.
- Vključite povezavo do spletnega mesta, če se lahko udeleženci prijavijo.
Korak 4. Postavite oglas
Začnite oglaševati vnaprej (leto vnaprej), da bodo govorniki lahko oddali predloge, ki vsebujejo gradivo, ki bo predstavljeno na konferenci. Izberite pravi način objave glede na velikost konference in ozadje udeležencev. Razmislite, od kod potencialni udeleženci dobijo informacije, morda iz:
- Družbeni mediji, na primer iz računov Facebook in Twitter sponzorske organizacije
- Seznam stikov na seznamih storitev in e -poštnih naslovih
- Blog, revija, časopis ali poslovni dnevnik
- Plakati, letaki ali druga obvestila, poslana ustreznim skupinam, organizacijam ali podjetjem
Korak 5. Vprašajte za predloge
Pri pripravi osnutka oglasa navedite, da ste odprti za registracijo ali da čakate na predložitev posameznih ali skupinskih predlogov v obliki prispevkov, predlogov panelov ali gradiva za delavnice.
Dolžino predloga lahko določite glede na področje poslovanja. Na področju izobraževanja manjše konference običajno zahtevajo izvlečke nekaj sto besed, medtem ko obsežne konference zahtevajo popolne rokopise
Korak 6. Začnite sprejemati registracije
Pripravite prostore, da se bodo udeleženci lahko prijavili pred konferenco, čeprav je to še nekaj mesecev vnaprej. Na ta način lahko ocenite število udeležencev, ki se jih bodo udeležili.
- Ustvarite spletno mesto s povezavo do spletnega mesta konference za registracijo. Če nimate tehničnih znanj za izdelavo spletnega mesta, uporabite obstoječo storitev. Na primer, uporabite plačljive storitve RegOnline, ki je podjetje, ki skrbi za spletno registracijo za različne dogodke, obdeluje podatke in vam jih pošilja tako, da uporabnikom olajša dostop.
- Udeleženci se lahko prijavijo tudi po telefonu ali faksu, če imate možnost obdelave potrdil o plačilu s kreditno kartico.
- Če ne sprejemate internetne ali telefonske registracije, ustvarite obrazec za prijavo v PDF in ga naložite na spletno mesto. Udeležence obvestite, da lahko natisnejo obrazec, ga izpolnijo in pošljejo s čekom ali dokazilom o nakazilu na e -poštni naslov vašega podjetja.
- Za zgodnjo registracijo udeležencev ponudite popuste za udeležence, ki plačujejo vsaj en mesec vnaprej. Cene vstopnic so nekoliko dražje, če udeleženci plačajo na prizorišču konference.
Nasveti
- Govorca vprašajte, ali potrebuje dodatno opremo za predstavitev, na primer oder, televizijo, velik zaslon ali računalnik.
- Pri izbiri jedilnika se prepričajte, da obstajajo udeleženci, ki se morajo držati določene prehrane.
- Ko primerjate stroške najema, povprašajte po cenah hrane, vode, brezalkoholnih pijač itd. ker je lahko zelo drago.
- Pri izbiri sobe razmislite o namenu konference in se odločite, ali želite za zapiske uporabiti avditorij ali stole in mize.
