Organiziranje učinkovitega srečanja je potrebno za podporo nemotenega poteka dejavnosti podjetja ali organizacije. Srečanja so priložnost za usklajevanje dela, izmenjavo informacij, izboljšanje timskega dela in učinkovito doseganje ciljev. Učinkovita srečanja zahtevajo dobro pripravo, vodenje in prenos nalog. Med srečanjem poskusite povečati motivacijo udeležencev in vključiti celotno ekipo.
Korak
1. del 3: Organiziranje sestankov
Korak 1. Na sestanek se čim bolje pripravite
Najprej sestavite dnevni red sestanka, ki vsebuje urnik in teme, o katerih se bo razpravljalo, ter določite pomembne stvari, ki jih morate ponovno potrditi pred koncem sestanka.
- V sobo za sestanke pridite pravočasno, ker bo vaše delo vplivalo na to, kako vas drugi ljudje dojemajo. Če čakate v sejni sobi 15 minut zgodaj, drugi ljudje mislijo, da ste manj produktivni ali želite zapustiti drugo službo z izgovorom, da greste na sestanek.
- Pripravite fotokopijo dnevnega reda. Čeprav lahko ustvarite digitalni dnevni red, za lažjo uporabo pripravite tudi fotokopijo dnevnega reda.
2. korak Vodite sestanek
Ko vodite sestanek, pokrijte vse teme na dnevnem redu in poslušajte, kaj imajo povedati vsi udeleženci na naslednje načine:
- Pošljite seznam prisotnih. Srečanje je sredstvo za razširjanje informacij znotraj ekipe in postane priložnost za razpravo, tako da vsi poznajo svoje odgovornosti, da lahko zagotovijo pričakovano delovno uspešnost. Če pošljete seznam udeležencev, veste, kdo ni prišel, da jih lahko kontaktirate in se pridružite sestanku. Prav tako kaže, da so informacije, ki jih boste delili na sestanku, pomembne.
- Uporabite dnevni red kot vodilo, da se bo vsak udeleženec srečanja lažje osredotočil in vedel, kaj mora narediti. Udeleženci sestanka se lahko vrstijo. Tako boste pri pripravi dnevnega reda pred sestankom bolj osredotočeni pri vodenju sestanka.
Korak 3. Pripravite delovni načrt
Delovni načrt je končni povzetek, ki potrjuje delo, ki ga je treba opraviti po srečanju, in je stalen načrt, ki vpliva na vse udeležence srečanja. Naredite delovni načrt v skladu z naslednjimi navodili:
- Določite nekoga kot osebo, zadolženo za določeno tarčo. Imenovani osebi ni treba osebno doseči cilja, ker bo vodja projekta zadolžen za povezovanje članov ekipe, ki morajo biti vključeni, in pripravo potrebnih virov.
- Uradno in neuradno zahtevajte poročila o napredku, tako da imenovano osebje poroča o delu, ki je bilo opravljeno v določenem časovnem obdobju.
Korak 4. Osredotočite se na temo glede na dnevni red sestanka
Ko razpravljate o eni temi na dnevnem redu in opravite potrebne razprave, predstavite povzetek rezultatov razprave, ponudite priložnost za postavljanje vprašanj, nato sestanek nadaljujte z razpravo o naslednji temi.
Korak 5. Določite urnik za prihajajoči sestanek
Ko bodo vsi zbrani, objavite urnik naslednjega srečanja, da si olajšate načrtovanje. Tako ste vnaprej obvestili urnik sestankov, da preprečite trčenje urnikov.
Člane ekipe prosite, naj po e -pošti predlagajo, katere teme morajo biti na dnevnem redu. Ko je sestanek končan, jim sporočite, da boste za naslednji sestanek uporabili isti dnevni red, in prosite udeležence srečanja, da predložijo predloge za teme, ki podpirajo doseganje ciljev podjetja/organizacije
2. del 3: Priprave na srečanje
Korak 1. Odločite se, kdo bo vodil sejo
Ta vloga je običajno dodeljena vodji, lahko pa članom ekipe omogočite, da vodijo oddelčne sestanke, da bodo lahko kasneje vodili sestanke na višji ravni.
Korak 2. Povabite govornike
Govornik je oseba, ki je povabljena na sestanek iz posebnega razloga, ker ima izkušnje z upravljanjem človeških virov in drugih virov, tako da lahko člani ekipe dosežejo najboljšo uspešnost, vključno z učinkovitim pojasnjevanjem delovnih procesov in rezultatov. Poleg tega je sposoben svetovati, kako predvideti nepredvidene okoliščine in po potrebi povečati sredstva.
Korak 3. Določite pravi urnik sestankov
Pri določanju urnika upoštevajte razpoložljivost časa in omejitve udeležencev. Na primer: vsi udeleženci se lahko udeležijo petkovega popoldanskega srečanja, vendar ni pravi čas za razpravo o velikih vprašanjih.
- Da se bodo vsi člani ekipe lahko udeležili prihajajočega sestanka, najprej vprašajte osebo v projektu, ki je zadolžena za urnik, nato pa vse udeležence prosite, naj svoje urnike uredijo v skladu z načrtom.
- Določite, kdo bo zapisnik, in zagotovite, da se informacije o rezultatih sestankov pošljejo tudi odsotnim udeležencem.
Korak 4. Pripravite dnevni red sestanka
Dnevni red sestanka mora vsebovati vsaj seznam tem, o katerih se bo razpravljalo, prenos predstavitvenih nalog in čas za razpravo o vsaki temi. Dnevni red sestanka lahko uredite v skladu z naslednjimi predlogi:
- Poiščite prispevke vseh udeležencev sestanka po e -pošti vsaj 2 dni pred sestankom. E -pošta je najboljše orodje za to, saj boste zahteve prejemali pisno.
- Naredite dnevni red sestanka, na katerem bodo zabeležene vse teme, o katerih se bo razpravljalo, govorniki in čas. Če obstaja zahteva po temi, ki odstopa od splošne teme, se obrnite na zadevno osebo in jo prosite, naj poda posebno zahtevo, o kateri bodo razpravljali na naslednjem sestanku.
- Naredite realen urnik. Pojasnila in razprave, ki trajajo 30 minut, se ne smejo prisiliti, da se končajo v 15 minutah. Po potrebi naredite urnik in sestanek končajte zgodaj, ko bodo obravnavane vse teme.
Korak 5. Predlagajte pravila sestankov
Ni vam treba oblikovati formalnih pravil ali uvesti sankcij, vendar zaradi izvajanja pravil sestanek poteka nemoteno in vsakdo lahko dobro izrazi svoje mnenje.
Ko se sestanek odpre, navedite pravila: »Zaradi prihranka časa lahko udeleženci postavljajo vprašanja in odgovarjajo, ko govornik konča predstavitev. Če imate po izteku časa za razpravo še povratne informacije, mi pišite po elektronski pošti, da se o tem pogovorimo."
Korak 6. Določite časovno delitev
Določite dnevni red srečanja tako, da določite, koliko časa bo potreboval vsak govornik, in razpravljate o vsaki temi.
- Pred začetkom srečanja obvestite o delitvi časa, da bodo vsi udeleženci vedeli, kdaj lahko prispevajo, in preprečili naključne ali izkrivljene razprave.
- Vodič, po razpravi o določenih temah pustite vsaj 10 minut za razpravo.
Korak 7. Predložite dnevni red sestanka
Dan pred srečanjem pošljite dnevni red sestanka vsem udeležencem, da bodo imeli vsi fotokopijo urnika in poznali namen srečanja. Poleg tega vas lahko tudi obvestijo, če so na dnevnem redu napačne informacije.
Korak 8. Pošljite opomnik
Pred začetkom prvega ali rutinskega srečanja pošljite opomnik eno uro vnaprej, da bodo vsi prisotni pravočasno.
3. del 3: Postanite učinkovit vodja sestankov
Korak 1. Bodite dober vodja srečanja
Poskusite med sestankom komunicirati z vsemi udeleženci, da bodo cilji sestanka doseženi. Prenesite odgovornost za vodenje sestankov na povabljene govorce za razpravo o določenih temah. Med razpravo morate aktivno sodelovati.
Korak 2. Obvestite delovne cilje, ki so bili in niso bili doseženi
Če je namen srečanja razprava o več ciljih, obvestite o napredku, ki je bil dosežen, in kdo je odgovoren za dosego.
- Če delovni načrt ni napredoval od zadnjega srečanja, vprašajte, zakaj.
- Če je to posledica pomanjkanja časa ali drugih virov, se o rešitvi pogovorite z osebo, imenovano za vodjo projekta, ali pa se o tem podrobno pogovorite zunaj sestanka.
Korak 3. Če razprava odstopa od teme, se ponovno osredotočite
Včasih razprava izgubi pot zaradi navdušenja ali razočaranja udeležencev. Osredotočite pozornost in preusmerite potepuške razprave na naslednje načine:
- Na srečanje pomislite kot na misijo zbiranja dejstev. Dajte vsakemu udeležencu priložnost, da spregovori, da zberete čim več informacij. S to metodo udeleženci sestanka govorijo izmenično, vključno s tistimi, ki radi prevladujejo na sestanku.
- Uporabite Cyberstorming, elektronski komunikacijski program za izmenjavo idej v skupinah in ga lahko uporabite za neformalna srečanja. Ta metoda preprečuje tekmovanje med člani ekipe zaradi želje, da bi bili slišani, ker lahko vsi v skupini vidijo prispevke drugih članov.
- Bodite nevtralni, če nekdo na sestanku razpravlja o temi, ki ni na dnevnem redu, na primer z besedami: »Zanimiva ideja, Bob! O tem se lahko pogovorimo kasneje. " Mnogi se ne zavedajo, da razpravljajo o stvareh, ki odstopajo od dnevnega reda srečanja, vendar se bodo k vam obrnili, če je vprašanje res pomembno.
- Nadzirajte smer razprave. Poleg udeležencev, ki predolgo govorijo, se lahko pojavijo težave na sestanku, ker nekdo še naprej razpravlja o temah, ki niso na dnevnem redu. Če želite to premagati, najprej poslušajte, kaj ima povedati, nato pa predlagajte, da se o tem vprašanju razpravlja na naslednjem sestanku. Poudarite, da se bo na sestanku še naprej razpravljalo o temah, navedenih na dnevnem redu.
- Pogovorite se zasebno z osebo, ki dominira na sestanku, in vprašajte, zakaj. Pokažite skrb, namesto da bi bili jezni. Osredotočite se na to, kar ste opazili med sestankom, in mu dovolite, da pojasni svoje vedenje. Ponudite mu, da mu pomaga prenehati dominirati na sestanku.
Korak 4. Premaknite se na naslednjo temo po urniku
Vadite čas tako, da ste odločni, ne bodite nesramni. Pravilno določanje časa daje vsakemu udeležencu vedeti, da sestanek še traja, razprave, ki niso povezane s sestankom, pa se lahko nadaljujejo po končanem srečanju.
Ne mudi se. Tudi če morate prevzeti nadzor nad situacijo, bo sestanek manj koristen, če se razprava skrajša. Preden se sestanek nadaljuje, dajte udeležencem možnost, da postavijo vprašanja ali podajo svoje mnenje. Poskrbite, da se bodo vsi člani ekipe počutili vključene in ne zanemarjeni
5. korak Poudarite pomembno temo
Poudarite glavne cilje, ki jih je treba doseči, in njihov odnos z drugimi cilji, ki podpirajo doseganje glavnih ciljev.
Udeležencem razložite, da razumejo obseg projekta, na katerem delajo, in njihove vloge kot pomemben del enote
Korak 6. Po potrebi pomagajte pri zapisovanju zapiskov
Pred začetkom sestanka se odločite, kdo bo zapisnik. Če je preobremenjen, si pomagajte ali si beležite.
Korak 7. Pojasnite v primeru nesporazuma
Po razpravi o vseh temah bo vodja sestanka naredil povzetek, tako da bodo udeleženci vedeli rezultate srečanja in zastavili vprašanja, če še obstajajo stvari, ki niso jasne.
Kot vodja srečanja podajte podrobna pojasnila, da bodo vsi udeleženci razumeli rezultate srečanja
Korak 8. Preden zaključite sejo, navedite temeljit povzetek
Voditelji, ki odločno sprejemajo odločitve, bodo preprečili stagnacijo in neodločnost, zaposlene delali vestno in motivirano, odzivali se bodo na spremembe in nove informacije. To je razvidno iz naslednjih značilnosti:
- Imeti jasne cilje za zagotovitev skladnosti odločitev s cilji podjetja/organizacije in etiko.
- Skrbite tako, da v življenju pokažete zgled in upoštevate delovno etiko kot osnovo za učinkovito in uspešno odločanje.
- Pokažite transparentnost, in sicer nesebičnost, tako da dokažete, da odločitve, ki so koristne za podjetje, dajejo vsem priložnost, da se razvijejo.
- Videti neuspeh kot učno priložnost, ki bo odskočna deska za sprejemanje boljših odločitev. Ko gre kaj narobe, lahko odločen vodja razume situacijo.
- Odprto in učinkovito komuniciranje v skladu s korporacijsko/organizacijsko kulturo, da preprečite nedoslednosti ali protislovja pri komunikaciji s podrejenimi ali nadrejenimi.
