Delo in posel, zlasti v pisarniškem okolju, zahtevata določeno raven sodelovanja. Na primer, pomembne odločitve pogosto zahtevajo več z vidika posameznika in na splošno uspeh pomembnega dela zahteva strokovno znanje več ljudi. Srečanja so način za ustvarjanje strukturiranega in organiziranega sodelovanja, vendar lahko brez namena ali nadzora srečanja zlahka postanejo predolga in neučinkovita. Znanje načrtovanja, priprave in vodenja sestankov lahko naredi razliko med učinkovitim sestankom in zapravljanjem časa.
Korak
1. del od 3: Priprave na srečanje
Korak 1. Z udeleženci se pogovorite o prihajajočem srečanju
Ko ugotovite, da boste vodili prihajajoči sestanek, je ena od prvih stvari, ki jih morate narediti, to, da se malo posvetite pogovoru z ljudmi, ki bodo sodelovali (zlasti pomembnimi in visokimi osebami). Vprašajte, če bi na srečanju želeli kaj razpravljati. Zapišite njihove odgovore in jih uporabite kot vodilo pri pisanju dnevnega reda.
Vprašati udeležence, o čem bi radi razpravljali, je pametna poteza, ne le zato, da boste olajšali pisanje dnevnega reda, ampak tudi, da jih vključite v sestanek, še preden se sestanek začne. Ljudje se bodo pogosteje udeleževali sestankov in bili pozorni nanje, ko bodo vedeli, da bodo obravnavali vprašanja, ki so zanje pomembna
Korak 2. Napišite in delite dnevni red
Dnevni red srečanja ni uporaben le za vodjo srečanja, ampak tudi za prisotne goste. Na dnevnem redu so koristne informacije o sestanku, na primer kdaj, kje in kdo se bo udeležil. Najpomembneje je, da dnevni red določa tudi teme razprave, o katerih se bo razpravljalo, tako da se lahko vsi pripravijo. Dnevni red pošljite pred samim sestankom - bolj pomemben je sestanek, prej bi morali poslati dnevni red.
Ena stvar, ki jo je treba dati na dnevni red, je predvideni rok za vsako razpravo. Predhodni okvirni urnik vam lahko olajša nastavitev srečanja. Medtem ko bodo nekateri dogodki na vašem dnevnem redu trajali dlje (drugi pa hitreje), vam bo urnik olajšal organizacijo in prilagoditev skupnega časa
Korak 3. Naredite nekaj raziskav na temo prejšnjih razprav in srečanj
Ljudje, ki se udeležujejo sestanka, morda ne poznajo vseh podatkov o temi, o kateri nameravate razpravljati - nekateri se morda niso udeležili zadnjega srečanja, drugi pa so pozabili. Kot vodja sestanka bi bilo dobro, da poznate zgodovino dosedanje razprave. Poskusite se pogovoriti z ljudmi, ki so se prej udeležili pomembnih sestankov, da ugotovite morebitna nerešena vprašanja, da se o njih lahko pogovorite na sestanku. Zapisnik zadnjega sestanka boste morali dobiti tudi od uradnika, ki vodi zapiske, da vam pomaga organizirati načrte.
Zapisniki s prejšnjih sestankov so lahko za vas kot vodjo pomemben vir. Zapisnik povzema razprave in odločitve, ki so se zgodile na zadnjem sestanku, tako da lahko vse pomembne informacije najdete relativno hitro in enostavno. Morda boste morali z udeleženci skupaj z dnevnim redom deliti pomembne zapisnike sestankov
Korak 4. Vnaprej pripravite kraj sestanka
Na dan sestanka morate poskrbeti, da je soba ali prostor, ki ga boste uporabljali, čist, urejen in pripravljen za sprejem udeležencev sestanka. Zagotoviti morate, da vse komponente tehnologije za sestanke (kot so predstavitve, projektorji, vizualne naprave itd.) Delujejo pravilno in pripravljene za uporabo - tehnični nered lahko izgubi dragocen čas in moti nemoten potek sestanka.
Če uporabljate elektronsko predstavitev (na primer PowerPoint itd.), Si vzemite čas in se seznanite z daljinskim upravljalnikom ali klikerjem, ki bo uporabljen v predstavitvi. Zagotovo ne želite izgubljati časa, ko se pogovarjate s temi kontrolorji, medtem ko razpravljate o pomembnih vprašanjih
2. del od 3: Delovanje kot vodja med sestanki
Korak 1. Uradno odprite sestanek
Ko je predviden čas in so prisotni vsi udeleženci (ali vsaj vsi pomembni udeleženci), opozorite vse v sobi. Predstavite se kot vodja in kakšen je namen srečanja. Določite časovni okvir tako, da navedete, kdaj se načrtovani sestanek konča - imate lahko dolg ali kratek sestanek, vendar pa navedba časovne omejitve vnaprej pomaga, da bo sestanek pravočasen. Če se nekateri udeleženci ne poznajo, si vzemite čas, da na kratko preberete imena udeležencev in predstavite pomembne udeležence.
Treba je opozoriti, da imajo nekatera podjetja in organizacije stroge in redne postopke za odpiranje in vodenje sestankov. Na primer, nekatere organizacije odpirajo sestanke s udarcem kladiva
2. korak Predložite ustrezne povzetke prejšnjih sestankov
Na začetku sestanka, ki je del dolgotrajnega projekta, morate posredovati kratke informacije o projektu s hitrim povzetkom dogodkov ali odločitev prejšnjega srečanja. Vsi udeleženci ne vedo toliko o temi razprave kot vi, zato je ta korak lahko v pomoč pri učinkovitem in uspešnem srečanju.
- Namesto da sami povzamete rezultate prejšnjih sestankov, boste morda želeli prositi sekretarja sestanka ali uradnika, ki vodi zapiske, naj prebere zapisnike prejšnjih sestankov, da povzetek dobi formalni občutek.
- Prav tako bi morali razmisliti o branju pomembne korespondence ali sporočil, ki so nastali po prejšnjem sestanku.
- Upoštevati je treba, da če udeležencem posredujete kopije zapisnika/korespondence, jih morda ne bo treba brati.
Korak 3. Dovolite pomembnim udeležencem, da poročajo o splošnem stanju
Nato povabite ljudi z ustreznim znanjem, da vas obvestijo o novih dogodkih, ki so se zgodili od zadnjega srečanja. To je lahko karkoli - na primer nove težave, s katerimi se sooča podjetje ali organizacija, spremembe osebja, razvoj projektov in spremembe strategije, o katerih je tukaj mogoče razpravljati. Udeleženci sestankov želijo slišati tudi rezultate posebnih ukrepov, sprejetih na podlagi prejšnjih sestankov.
Korak 4. Dokončajte vse nedokončane posle
Če obstajajo nerešena vprašanja in odločitve, ki niso bile sprejete na zadnjem sestanku, jih poskusite rešiti, preden razpravljate o novih vprašanjih. Dlje ko bo prejšnje vprašanje zadržano, manj udeležencev bo želelo prevzeti odgovornost zanj, zato poskusite med sestankom opredeliti in razrešiti vse nedokončane posle. Običajno so nedokončani posli v zapisniku prejšnje seje posebej označeni kot »neodločeno« ali »predloženo v nadaljnjo razpravo«.
- Odvisno od kulture in predpisov, v katerih delate, ima lahko vaše podjetje ali organizacija posebne postopke za sprejemanje odločitev-na primer, udeleženci sestankov bodo morda morali doseči le soglasje večine ali pa bo skupina najvišjih ljudi zadolžena za vse odločitve. odločitev.
- Ne pozabite, da so nekatere stvari prevelike, da bi jih lahko dokončali med sestankom. Ni vam treba razmišljati o dolgoročnem napredku nedokončanih projektov. Vendar pa morate sprejeti odločitev ali projekt, ki trenutno zahteva ukrepanje.
Korak 5. Pogovorite se o novem poslu
Nato si oglejte vsa nova vprašanja, skrbi in vprašanja, o katerih je treba razpravljati. To so stvari, ki seveda izhajajo iz razvoja dogodkov med prejšnjim in sedanjim srečanjem. Poskusite od udeležencev dobiti konkretne in dokončne odločitve - več stvari pustite neodgovorjenih, več nerešenih vprašanj boste prinesli na naslednje srečanje.
Korak 6. Preberite zaključek sestanka
Ko rešite vse svoje stare in aktualne težave, si vzemite čas za branje zaključka sestanka za vse prisotne. Naštejte vse odločitve, ki so bile sprejete posamično, in po potrebi opišite posebne ukrepe, ki naj bi jih udeleženci sprejeli pred naslednjo sejo.
Ta korak je ključnega pomena - to je vaša zadnja priložnost, da zagotovite, da vsi zapustijo sestanek, natančno vedo, kje stoji projekt in kaj se od njih pričakuje
Korak 7. Zaključite z določitvijo osnov za naslednje srečanje
Nazadnje navedite, o čem se bo razpravljalo na naslednjem sestanku, in ko začnete načrtovati, povejte, kdaj in kje bo sestanek. To pomaga udeležencem ustvariti občutek kontinuitete od enega pomembnega projekta ali odločitve do naslednje in jim daje časovni okvir za nadaljevanje ali dokončanje naloge, ki jim je dodeljena.
Omeniti velja, da vam ni treba načrtovati drugega srečanja, če ste na trenutnem sestanku obravnavali vsa stara in nova vprašanja. Če pa obstaja dovolj nerešenih vprašanj, ki zahtevajo nadaljnjo razpravo, ali če želite videti napredek pri določenem projektu, bi bilo morda dobro drugo srečanje
3. del 3: Učinkovito vodenje sestankov
Korak 1. Vodite razpravo, vendar ne prevladujte v njej
Ena od vaših vlog vodje sestankov je, da razprava poteka nemoteno. Vaša naloga ni ponuditi mnenja o vseh vprašanjih ali pa poskrbeti, da bo razprava potekala po določenem urniku. Imeti morate fleksibilnost. Dovolite drugim udeležencem, da svobodno govorijo, in odprite nove teme razprave, tudi če niso na dnevnem redu. Morda boste morali subtilno zaključiti temo ali spremeniti določeno temo razprave, da bo razprava ostala na tekočem, vendar se vam ne zdi, da morate nadzorovati vse vidike sestanka. Konec koncev so srečanja proces sodelovanja.
Med sejo bodite pozorni na svoj dnevni red. Če sestanek ni na dnevnem redu, boste morda morali nekatere teme razprave preskočiti ali jih odložiti za pozneje. Ne bojte se tega, če je obravnavana tema zelo pomembna
Korak 2. Spodbudite vse udeležence k sodelovanju
Vaša naloga kot vodje srečanja je zagotoviti odprt in produktiven sestanek. Če opazite, da nekateri udeleženci, ki imajo znanje o zadevi, o kateri se razpravlja, niso na voljo skupini, jih spodbudite k pogovoru. Ni vam treba izpodbijati ali jih poklicati neposredno-samo recite nekaj takega: "Mislim, da bo tukaj koristno znanje gospe Mithe", in to je odličen način, da na sestanek vključite manj aktivne člane.
Korak 3. Poskrbite, da vsi razumejo, o čem se razpravlja
Težko se je spomniti, da imajo vsi, ki se udeležijo sestanka, enake izkušnje ali znanje o temi razprave. Če želite udeležencem pametno preživeti čas na srečanju, boste morda želeli na kratko poenostaviti zapleteno vprašanje ali temo. Udeleženci, ki teh podatkov ne poznajo, jih bodo zagotovo cenili.
Korak 4. Ne prezrite težkih ali nerodnih vprašanj
Če takšnih vprašanj ne obvlada pristojni vodja, bo sestanek neproduktiven. Poskusite se prepričati, da so na sestanku obravnavana vsa pomembna vprašanja, o katerih želite razpravljati. Ne dovolite, da udeleženci prelagajo krivdo ali dajejo nejasne izgovore za nerešena vprašanja. Poskusite razjasniti in dobiti odgovore na vprašanja, o katerih nihče ne želi razpravljati. Čeprav si udeleženci tega morda ne želijo, je treba na vprašanja odgovoriti, da bo sestanek učinkovit.
Poskrbite, da bodo zabeležene vse pomembne odločitve (če imate uradnika ali zapisovalca, na to prenesete to nalogo). Če imate težave pri postavljanju težkega vprašanja, se prepričajte, da so vaši odgovori dobro dokumentirani
Korak 5. Pazi na svoj čas
Obstajajo razlogi, zakaj imajo sestanki slab ugled-za večino ljudi so srečanja dolgotrajna dejavnost. Da se izognete predolgemu sestanku, uporabite svojo moč kot vodja, da razpravo nadaljujete. Ne bojte se odložiti nekaterih nepomembnih vprašanj ali pogovorov do naslednje razprave, če se zdi, da bo sestanek trajal dlje, kot ste pričakovali. Morate biti pripravljeni in pripravljeni prilagoditi urnik, da zagotovite, da noben udeleženec ne izgublja časa.
