Ko načrtujete sestanek, morate jasno in jedrnato sporočiti vse pomembne informacije. Navesti morate čas, kraj in temo razprave. Morda boste morali zapisati tudi, če so za sestanek potrebne priprave ali materiali. Ne glede na medij, ki ga uporabljate, e -pošto ali Outlookovo aplikacijo, poskrbite, da bodo posredovane pomembne informacije, da bodo vsi povabljeni vedeli in lahko predvideli, proti čemu se bodo spopadli.
Korak
Metoda 1 od 3: Pisanje močnih predmetov
Korak 1. Napišite kratko, ustrezno temo z datumom in temo srečanja
Če te stvari vnesete v polje za zadevo, povabljeni razumejo čas in temo sestanka, ne da bi morali odpreti e -pošto. Na primer, lahko napišete »Srečanje 01/03: nove smernice za poročanje«.
Opozorilo:
Če ne napišete teme sestanka, lahko ljudje odgovorijo in vprašajo, ali je sestanek pomemben za njihov oddelek ali bi se ga morali udeležiti. Zato obvezno zapišite temo srečanja!
Korak 2. Zahtevajte potrditev prisotnosti v polju z zadevo
Če morate vedeti, kdo prihaja, prosite za potrditev v polje z zadevo. Tako bodo bralci vedeli, da se morajo čim prej odzvati, tudi če še niso odprli e -pošte. Lahko napišete: "V petek, 10. 6., sestanek s kadrovskimi službami, kmalu potrdite."
Lahko tudi napišete: "Prosimo, odgovorite: sestanek s kadrovskimi službami 10. 6."
Korak 3. Če je sestanek nujen, ga vnesite v polje z zadevo
Če je tema sestanka nujna ali zahteva hitro odločitev, da mora biti sestanek nemudoma, v polje za zadevo vnesite oznako za klic v sili. Na primer, lahko napišete: "Nujni sestanek v ponedeljek 31/02: kibernetska varnost."
Zelo pomembno je razložiti temo sestanka, da bo bralec uganil, o čem se bo razpravljalo
Korak 4. Zapišite, ali je sestanek obvezen ali samo predlog
Če delate za veliko podjetje, prisotnost nekaterih ljudi morda ni vedno potrebna. V polje za zadeve napišite ustrezne oddelke ali jim sporočite, ali se morajo udeležiti. Na primer, lahko napišete: "Obvezno trženjsko srečanje 6/10."
Če bralca ni treba obiskati, lahko napišete "Priporočljivo je, da se udeležite sestanka 10. 6. o učinkovitih taktikah trženja."
5. korak V polje za zadevo uporabite polne besede, da se izognete zmedi
Kratice se morda zdijo učinkovite, vendar so dejansko manj specifične od popolnih besed in lahko povzročijo zmedo. Na primer, "KK" lahko pomeni "družinsko kartico" ali "kreditno kartico", odvisno od tega, kdo razume ali ne razume vaš osebni jezik.
Lahko pa uporabite običajne okrajšave, na primer »RSVP«, »HR« in »KTP«
Metoda 2 od 3: Pisanje vsebine e -pošte
Korak 1. Napišite prijazen, kratek uvod in kratke zapiske
Predstaviti se morate, če delate za veliko podjetje ali če ne poznate vseh. V tem kratkem uvodu morate sporočiti, ali obstajajo dokumenti ali gradiva, ki jih je treba izpolniti/prinesti na sestanek.
Ustvarite prijazen ali delovno pomemben uvod. Na primer: »Pozdravljeni, Tim! Komaj čakam, da se novi program začne naslednji teden!"
Nasvet:
Opomnite bralce, če morajo opraviti določeno nalogo ali kaj prinesti na sestanek. Na primer: "Ne pozabite prinesti 4 papirne kopije seznama stikov pri prodajalcu."
Korak 2. Datum in čas zapišite v ločeno vrstico, tako da izstopata
To so pomembni podatki za povabljene. Zato jasno povejte in se ločite od drugih stavkov okoli njega. Razmaknite dve vrstici nad in pod njo ali pa jo napišite krepko.
- Primer: »6. oktober 2020, 10.30 - 11.45 WIB«
- Če sestanek poteka na spletu, navedite podatke o časovnem pasu, da ljudje v različnih časovnih pasovih ne bodo zaostajali zaradi napačne komunikacije. Na primer, lahko napišete: "6. oktober 2020, 10.30 - 11.45 WIB (GMT+8)"
Korak 3. Napišite lokacijo po datumu in uri
Prepričajte se, da je na vidnem mestu zapisana tudi datum in ura, še posebej, če sestanek poteka na novi lokaciji, ki jo je težko najti ali če veste, da nekateri povabljeni z lokacijo ne poznajo. Za virtualna srečanja (prek forumov v živo ali video klepeta) povabljenim zagotovite neposredno povezavo do enostavnega dostopa do foruma ali video povezave.
Pri dajanju navodil bodite čim bolj podrobni. Primer: »Pridite v sejno sobo 592 v stavbi Sasana Widya Sarwono (Jalan Gatot Subroto št. 10). Soba 592 je v 2. nadstropju stavbe. Zato se morate dvigniti iz pritličja, ustaviti v 12. nadstropju in se z dvigalom na južni strani stavbe (na vaši levi) povzpeti v 59. nadstropje. «
Korak 4. Delite namen srečanja
Povabljenca obvestite o namenu sestanka. Povedanje kratkega dnevnega reda bo povabljenim pomagalo razumeti, katere naloge morajo predhodno opraviti. Temo lahko poimenujete (na primer »Posodobitev kibernetske varnosti«) ali pa načrtujete:
- 10.30 - 10.45 Posredujte najnovejše informacije o stanju projekta
- 10.45 - 11.10 Primerjajte in izberite spodobne ponudbe
- 11.10 - 11.30 Nevihta in izstrelitveni cilji
Korak 5. Dvakrat preverite e-poštno sporočilo glede slovničnih ali informacijskih napak
Najpomembnejša stvar, ki jo morate dvakrat preveriti, je datum, ura in kraj sestanka. Prepričajte se, da so te tri stvari pravilne! Prav tako lahko znova preberete uvod, dnevni red ali druge zapiske, ki ste jih morda dodali, da se prepričate, ali ste posredovali vse zahtevane podatke.
Preden pošljete e -pošto, preberite na glas in se prepričajte, da je vaše pisanje jasno in jedrnato
Metoda 3 od 3: Uporaba Outlooka ali vgrajene aplikacije za koledar
Korak 1. Kliknite »Novo srečanje« v domačem meniju v Outlooku
Če vaše podjetje uporablja komunikacijsko bazo podatkov z integriranim koledarjem, na primer Outlook, jo uporabite za načrtovanje sestankov. Ta medij je na splošno komunikacijski kanal, ki ga izberejo ljudje, s katerimi delate.
Če vaše podjetje ne uporablja Outlooka ali podobne storitve, za pošiljanje povabil uporabite e -poštni naslov vaše agencije
Korak 2. V oknu »Pomočnik pri načrtovanju« izberite čas in datum
Ko ustvarite nov sestanek, se prikaže okno koledarja. Kliknite »Pomočnik pri načrtovanju« in označite razpoložljiv čas in datum sestanka.
Poskrbite, da boste izbrali pravi čas za povabljene. Odvisno od aplikacije podjetja boste morda morali spremeniti nastavitve zaslona, tako da se na zaslonu prikaže vsak (in vaš) urnik
Korak 3. Dodajte povabljene tako, da vnesete njihova imena ali uporabite adresar
Kliknite polje z besedilom, da ročno vnesete ime, ali pa se pomaknite po imeniku in na seznamu izberite ime povabljenega. S funkcijo »Pomočnik pri načrtovanju« preverite razpoložljivost časa povabila.
Če povabljeni nimajo prostega časa, bodo njihova imena označena. Pomočnik načrtovalca bo celo zagotovil priporočene čase, ki ustrezajo vašemu urniku in drugim povabljenim
Korak 4. Nastavite čas začetka in konca sestanka
Prepričajte se, da se datum ujema z datumom, ki ste ga nastavili prej. Kliknite gumb koledarja, če ga želite spremeniti. S puščico navzdol desno od seznama ur izberite ustrezen čas sestanka.
Zapisovanje časa konca sestanka je vaš način spoštovanja časa druge osebe, da lahko napoveduje, kaj se bo zgodilo, in načrtuje potovanja ali delo za ta dan
Korak 5. Kliknite »Imenovanje« pod »Sestanek« na vrhu zaslona
Vrnili se boste na zaslon urnika in videli boste, da je sestanek načrtovan. Po tem lahko dodate zadevo, lokacijo in opombe.
Če vnosa sestanka ne vidite na zaslonu z razporedom, se vrnite na prejšnje korake in ponavljajte, dokler se ne prikaže razpored sestanka
Korak 6. Zapišite zadevo, lokacijo in posebne opombe
Obvestite temo sestanka v nekaj kratkih besedah (Primer: »Test novega izdelka«). Povejte določeno lokacijo. Zapišite lokacijska navodila, če se kraj ne uporablja pogosto za sestanke ali je težko dostopen. Dajte dodatne opombe (na primer priprave, ki jih morajo opraviti), ki so pomembne za sestanek.
- Navedite naslov lokacije, čeprav je verjetno, da jo povabljenec že pozna.
- Ko končate, kliknite »pošlji«.
Nasvet:
Ne uporabljajte preširoke teme, kot je »brainstorming«, ker te vrste besed ne dajejo jasnih informacij o namenu srečanja. Lahko ga nadomestite z: "razmišljajte o prodajalcu novega izdelka."
Nasveti
- Ko berete e -poštno sporočilo ali povabilo, se prepričajte, da je kratek in neobremenjen.
- Uporabite prijazen in profesionalen ton.
- Dvakrat preverite seznam prejemnikov in se prepričajte, da so povabljeni vsi cilji.
- Če želite skriti celoten e -poštni naslov od prejemnikov, vnesite e -poštni naslov v polje »skp«.
Opozorilo
- Ne pišite vabil ali e -poštnih sporočil brez datuma, ure in lokacije. Povabljeni bodo zmedeni in prejeli boste na desetine odgovorov o teh stvareh.
- Ne pišite z velikimi tiskanimi črkami, saj bo to razlagano kot kričanje, kar je zelo neprofesionalno.
