Vsi vemo, da je organiziranje pri delu pomembno, vendar večina ljudi to težko počne. Verjemite ali ne, organiziranje ni tako težko, kot se zdi. Nekaj popravkov in rešitev vam bo olajšalo, da postanete organizirana oseba, kot si mislite.
Korak
Metoda 1 od 4: Nastavitev kraja in časa
Korak 1. Spremljajte svoje dejavnosti
Nekaj dni porabite za beleženje ali spremljanje svojih dnevnih aktivnosti. Če vodite dnevnik, lahko vidite, kaj ste storili, česar se prej niste zavedali. Poleg tega vam lahko dnevnik na kratko predstavi vaše pomanjkljivosti pri organizaciji stvari in produktivnosti. To vajo je treba narediti z velikim ciljem. Skozi dnevnike dejavnosti lahko vidite, katere dejavnosti so izguba časa in katere dejavnosti vam lahko pomagajo pri doseganju vaših ciljev.
Korak 2. Določite svoj produktivni čas
Nekateri smo zgodnjevstali, nekateri pa ne. Verjetno že veste, kdaj je vaš produktivni čas. Ne glede na to, ali imate raje večere, dopoldneve, kosila, tudi pred ali po konicah delovnega dne, izkoristite te čase, da povečate svojo produktivnost.
Korak 3. Dajte prednost svojemu delu
Vsi vemo, da so nekatere naloge pomembnejše od drugih, vendar jim ne dajemo vedno prednostnih nalog. Zato razvijte sistem razvrščanja, tako da naloge označite kot pomembne, ter bodite pošteni in prilagodljivi. Uporabljajte opomnike z digitalnim koledarjem ali samolepilnimi opombami v računalniku ali na mizi. Več časa in energije namenite stvarem, ki so na vašem seznamu najpomembnejše. Primeri so časovno občutljiva opravila, kot so naloge, ki jih je treba dokončati danes ali jutri. Prav tako morate dati prednost odzivu na stranke, šefe ali koga drugega, ki vam izplačuje plačo. Če niste prepričani o občutljivosti in pomembnosti naloge, je bolje, da nekoga vprašate.
Korak 4. Takoj opravite majhne naloge
Ni treba dati prednost vsem nalogam in jih načrtovati za dokončanje v določenem časovnem okviru. Nekatera opravila ne zahtevajo načrtovanja ali razporejanja, ker jih je mogoče dokončati takoj. V tem primeru lahko nalogo takoj dokončate. Torej, naredi to zdaj! Če takoj opravite lahka opravila, ne boste odlašali.
Korak 5. Organizirajte orodja in delovna orodja
Naše mize lahko zlahka preidejo iz neurejenih v pokvarjene čolne, kar vas lahko prepreči, da bi bili organizirana oseba. Nekateri imajo celo politiko "čiste mize". Tudi če to res ni potrebno, je bolje očistiti delovno območje.
- Pospravite mizo. Odstranite ves smeti in sistematično organizirajte stvari, ki jih potrebujete. Očistite mizo, kadar koli je to mogoče: kadar v pisarni ni dela, med odmori ali med opravili.
- Takoj očistite smeti. Tako se boste vedno spomnili, da boste očistili svojo mizo. Poleg tega se lahko izognete motenju nabranih smeti.
- Stvari, ki jih potrebujete, shranite na lahko dostopnem mestu. Seveda ni vse okoli vas smeti. Če hranite orodja, ki jih potrebujete v bližini, lahko prihranite tudi dragocen čas in delovni prostor.
Korak 6. Načrtujte dejavnosti in sestanke
Nekateri načrtujejo le sestanke, ne pa tudi dejavnosti, ki so na seznamu opravil. Načrtovanje pomembnih nalog in sestankov je lahko v veliko pomoč. Dneve lahko na primer razvrstite tako, da sestanke držite samo ob torkih in četrtkih. V svojem urniku naredite prostor za "ustvarjalni čas" ali za nepredvidljivo.
- Uporabite urnik in upravitelja koledarja. S papirjem in peresom lahko ustvarite lastnega upravitelja urnikov ali pa programsko opremo in aplikacije, na primer iCalendar ali Asistent Google.
- Kategorizirajte svoje dejavnosti. Razvrščanje ali barvno označevanje vaših dejavnosti je lahko vaš vizualni opomnik na to, kaj je pomembno. Na primer, kategorije, ki jih ustvarite, so lahko: dopisovanje, projekti, dogodki, srečanja, brainstorming, odmori in čas vadbe.
- Za upravljanje urnika uporabite tehnologijo. Spletni upravitelji urnikov in e-poštne platforme, kot je Outlook, lahko združujejo sezname opravil, koledarje in sezname naslovov. Ta upravitelj urnika ne samo izboljša vašo učinkovitost, ampak lahko tudi poenostavi vaše razmišljanje.
- Kadar koli je mogoče, se obrnite na delo. Na delovni dan pogosto pozabite, da vam ni treba vse narediti sami. Delo prepustite pomočniku ali če ste resnično preobremenjeni z delom, prosite sodelavce, da vam pomagajo pri določeni nalogi. Ko se delo začne umirati, lahko vrnete uslugo sodelavcu.
Metoda 2 od 4: Sistematično organiziranje e -pošte
Korak 1. Preverite svojo e -pošto ob predvidenem času
Ni vam treba vedno preverjati mape »Prejeto«, ker večina sporočil ni tako pomembna, kot si mislite. Če delate na delovnem mestu, ki ne zahteva hitrega spremljanja, redno pregledujte svojo e-pošto, približno 3 do 4-krat na dan.
Korak 2. Organizirajte e -pošto
Izkoristite prednosti map in zastavic, namesto da pustite, da se vaša sporočila kopičijo v mapi »Prejeto«. Na primer, funkcije map in podmap v Outlooku ali več oznak in funkcij mape »Prejeto« v Gmailu so lahko donosne. Če ste novinar, se lahko vaše datoteke imenujejo »Najnovejše novice«, »Novice prihodnosti«, »Stare novice«, »Intervjuji in viri« in »Ideje«.
Izbrišite in arhivirajte svoja e -poštna sporočila. Arhivirajte pomembna in stara pisma, nato pa izbrišite preostala. Tako kot v zgornjem primeru je tudi »Stara novica« novinarski arhiv. Ko začnete brisati stara e -poštna sporočila, boste videli, koliko e -poštnih sporočil je vredno vrniti, ne pa vložiti. Nekateri se celo odločijo, da bodo imeli v mapi »Prejeto« nič prejetih e -poštnih sporočil. Poleg uporabe datotek in oznak lahko mapo »Prejeto« izpraznite tudi z orodjem za arhiviranje, brisanjem starih e -poštnih sporočil in aplikacijo za čiščenje e -pošte
Korak 3. Uporabite druge, učinkovitejše oblike komunikacije
Včasih je hiter telefonski klic enakovreden 10 pošiljanju in prejemanju e -pošte. Če je tako, pokličite! Če veste, da lahko izmenjava e-pošte ovira razpravo in jo je treba opraviti naprej in nazaj, je najbolje, da komunicirate po telefonu. Več podrobnosti boste dobili, če pokličete, namesto da bi imeli dolge, poglobljene in dolgotrajne razprave po e-pošti. Lahko pošljete e -pošto sodelavcem in rečete: »Imam veliko vprašanj o tem. Mogoče bi bilo lažje govoriti po telefonu? Ali te lahko pokličem ob 5?"
Korak 4. Omejite prekinitve
Strateški odmori lahko res pomagajo, vendar so prekinitve med delovnim časom ravno nasprotne. Prekinitve lahko upočasnijo vaše delo, porušijo vaš ritem in izgubijo pozornost. Zato poskusite uporabiti glasovno pošto, ko ste zaposleni. Ta orodja niso samo za tiste, ki niso v pisarni; ta orodja lahko uporabite tudi, če ste zelo zaposleni. Mnogi ljudje imajo politiko "odprtih vrat", vendar vam ni treba imeti odprtih vrat ves čas. Na vratih lahko pustite sporočilo, ki pravi: »Na klic« ali »Soba se uporablja. Vrnite se nazaj ali pošljite e -pošto.”
Korak 5. Izkoristite oblak
Računalništvo v oblaku je vredno razmisliti, ker je cenejše, prilagodljivo, učinkovitejše in lažje posodobljivo. Vsebina v oblaku je zelo uporabna, saj je do nje mogoče dostopati na različnih napravah: računalnikih, tablicah, pametnih telefonih in drugih. Shranjevanje v oblaku deluje tudi kot primarna in sekundarna oblika digitalnega varnostnega kopiranja. Pogovorite se z upraviteljem IKT ali s ponudnikom programske opreme, saj imate morda že nekaj prostega prostora za shranjevanje v oblaku ali pa je na voljo za nizko letno pristojbino.
Korak 6. Uporabite spletne zaznamke
Večina brskalnikov ima funkcijo zaznamkov za shranjevanje in organiziranje vaših najljubših spletnih naslovov ali tistih, ki jih pogosto obiskujete, tako da do njih lahko dostopate enostavno in hitro. Izkoristite to funkcijo, da ne pozabite na pomembna spletna mesta, da preverite najnovejše novice.
Metoda 3 od 4: Izkoristite čas
Korak 1. Izogibajte se opravljanju več stvari hkrati (večopravilnost)
To verjamejo vsi strokovnjaki. Čeprav je to na televiziji lahko videti hitro in kul, je opravljanje številnih stvari hkrati neučinkovito in lahko ovira učinkovitost vaših prizadevanj za organizacijo. Namesto tega je bolje, da se v celoti osredotočite na eno nalogo, se je lotite in se premaknete na druge stvari na svojem seznamu.
Korak 2. Naredite si urnik
Na srečo večina delovnih mest ne zahteva, da ustvarite dnevni urnik na podlagi minut. Če pa označite svoj dnevni urnik in pomembne naloge ali dogodke dneva, se lahko osredotočite na svoje naloge.
- Določite časovne omejitve za določene dejavnosti. Nekatera opravila ne zahtevajo nastavitve časovne omejitve, druge pa je treba parametrizirati, da povečate svojo produktivnost. Pomislite na nekatera opravila, ki vzamejo več časa, kot je potrebno, in jim pozneje določite časovno omejitev.
- Dodelite dodaten čas za druge dejavnosti. Nekatere naloge, kot se boste naučili iz izkušenj, običajno trajajo dlje, kot bi morale, vendar to ni slabo. Za tovrstne dejavnosti, še posebej pomembne dogodke in srečanja, pred in po namenite dodaten čas.
Korak 3. Uporabite časovnik, štoparico ali aplikacijo za budilko
Ti predmeti so lahko učinkoviti ob pravilni uporabi. Nekateri se odločijo, da bodo alarm nastavili 10, 15 ali 30 minut pred zahtevanim časom in jih tako opozorili pred začetkom dejavnosti. Nastavite lahko tudi orodje za opomnike (opomnik).
Korak 4. Ne odlašajte
Vprašajte se, ali bi res morali odložiti dejavnost ali želite le biti leni. Če vam bo zaleglo, ne odlašajte - storite to! Če pa je zamudi pri aktivnosti neizogibna, si zapišite zapiske in jih prerazporedite s konkretnim načrtom. Ali pa si omislite improviziran načrt. Če morate na primer preklicati osebni sestanek, boste morda želeli opraviti konferenčni klic ali spletno konferenco.
Metoda 4 od 4: Ohranjanje telesnega in duševnega zdravja
Korak 1. Vzemite si odmor
Počitek uma je bistven za ohranjanje produktivnosti in duševnega zdravja. Običajno smo preveč zaposleni, da nimamo časa za počitek. Odmor nam daje prepotreben oddih za povečanje produktivnosti. Vendar pa odmori ponujajo tudi priložnost, da se ustavimo in se vprašamo, ali dobro izkoriščamo svoj čas ali ne.
Korak 2. Bolje spite
Brez dobrega spanca se boste naslednji dan počutili omotični, utrujeni ali letargični. To lahko moti vaš urnik in učinkovitost pri delu. Postavite si za cilj, da si vsako noč zagotovite 7 do 8 ur neprekinjenega spanca.
Korak 3. Ne primerjajte se s sodelavci
Večina dela vaših sodelavcev se razlikuje od dela, ki ga morate opravljati, in vsak ima svoj način organiziranja svojega dela. Metoda, ki je smiselna in učinkovita za vaše sodelavce, vam morda ne bo uspela in obratno.
Korak 4. Sprejmite, da je organiziranje stalen proces
Ne pričakujte, da boste popolni. Naročilo je dolg proces, ki zahteva stalno pozornost. Ne boste optimalno organizirani vsak dan, vendar lahko poskus, da postanete redna oseba, poveča vašo učinkovitost.
