Leta 2013 je bilo ugotovljeno, da je približno 78.000 zaposlenih v ZDA od svojih delodajalcev ukradlo približno 55 milijonov ameriških dolarjev. Podatki upoštevajo le zaposlene v maloprodajnem sektorju. Ta trend kraje pisarn ni brez žrtev. Podjetja in skupnosti, ki jim služijo ta podjetja, bodo izgubili, ker bodo podjetja z zmanjšanim dobičkom prisiljena dvigniti cene, da bodo prizadeti potrošniki. Na srečo obstajajo načini, da lahko vsa podjetja, od najmanj zaposlenih do lastnikov podjetij, ujamejo nepoštene zaposlene in končajo tatvino na delovnem mestu.
Korak
Metoda 1 od 3: Ulov nepoštenih zaposlenih kot nadzornikov
Korak 1. Previdno zberite vse dokaze o kraji
Če želite ujeti tata pri delu, morate imeti podatke. Takoj, ko pride do iskanja, zberite podatke, ki vam bodo pomagali ugotoviti, kdaj, kje in če je mogoče, okoli koga je prišlo do tatvine.
-
Podatki, ki jih boste morda želeli zbirati, vključujejo:
- Točen datum in čas izgube denarja/blaga;
- Začetno in končno stanje vsake blagajne (v primeru kraje denarja);
- Skupne zaloge in prodaja (v primeru kraje blaga);
- Ime zaposlenega, ki je bil v času kraje na delu;
- Dostop do podatkov s kartico, kadar koli je to mogoče;
- Poročila o stroških zaposlenih; in
- Navodila za uporabo opreme.
- Če nimate podatkov, začnite snemati, ko sumite na krajo. Snemanje običajno zadostuje za preprečitev prihodnjih tatvin, če pa se tatvina nadaljuje, boste bolje pripravljeni ujeti tata.
Korak 2. Poiščite napake v opombah
Oglejte si svoje zapiske in poiščite vse, kar se vam ne zdi smiselno, ali pa vrzeli, kjer bi lahko izgubili denar ali predmete. Boljše kot je vaše knjigovodstvo, večja je verjetnost, da boste našli dokaze o kraji.
Ko na primer preverite evidenco zalog, boste morda opazili, da se je 20 pametnih telefonov na začetku dneva zmanjšalo na 10, prodanih pa je bilo le 9. Rezultati teh izračunov so vsekakor vprašaj in morate raziskati
Korak 3. Bodite pozorni na delovanje blagajne
Zaposleni, ki kradejo iz blagajn, običajno uporabljajo različne taktike za pokrivanje sledi, običajno s pomočjo določenih funkcij, da bi dobili priložnost za krajo. Na primer, nepošten zaposleni lahko za krajo uporabi funkcijo brez prodaje blagajne. Ko kupec da denar, se v blagajno vnese nalog za prodajo, tako da se stroj odpre. Zaposleni bodo strankam dali drobiž in denar vzeli iz blagajne. Kupec ne bi mogel vedeti tega zvijača in tudi prodaja ne bi bila zabeležena.
-
Funkcije blagajne, ki jih morate poznati, vključujejo:
- Brez razprodaje
- Vračilo kupnine
- 0 USD razprodaje
- Poročila (nepošteni zaposleni lahko v žep vnesejo izkupiček od prodaje, ki nastane, ko blagajna natisne poročilo).
- O'Dell Restaurant Consulting ima izčrpen priročnik, ki vsebuje običajne trike za krajo zaposlenih, nekateri pa izkoriščajo posebne funkcije blagajne. Preberite priročnik na tej povezavi. Čeprav se povezava osredotoča na restavracije, se številni triki, omenjeni v priročniku, uporabljajo tudi za številna druga področja, vključno s prodajo na drobno.
Korak 4. V primeru kraje denarja opravite izračun denarja na blagajni
Eden najpogostejših načinov reševanja kraje denarja je, da zaposleni preštejejo denar na blagajni na začetku izmene in ga štejejo nazaj na koncu izmene. Rezultati izračuna bodo primerjani s poročilom o prodaji. Sistem je razmeroma enostaven za izvedbo in čeprav ni zagotovljeno, da bo ustavil krajo denarja iz blagajne, se lahko očitno tatvino zlahka ujame.
-
Uporaba standardnih tabel bo lastnikom in nadzornikom olajšala izvajanje tega sistema. V tabelo vključite naslednje vrstice:
- Začetno ravnovesje
- Prodaja v gotovini
- Prodaja s kreditno kartico/čeki
- Skupna prodaja
- Končno stanje
Korak 5. Če je mogoče, uporabite podatke iz video posnetkov
Če ima vaše podjetje varnostni sistem CCTV, poglejte posnetek in poiščite dokaze o kraji, še posebej, če kamera kaže na krajo, na primer blagajno. S temi informacijami zožite čas in kraj dogodka, nato počakajte na latentne znake tatvine, na primer:
- Roke zaposlenih premaknejo denar iz blagajne v žep.
- Denar, ki se premika iz blagajne do imetnika napitnine.
- Nenavadne navade na področju blagajne (na primer, nepošten zaposleni bi lahko blagajno skrbno označil, da bi se spomnil, koliko je ukradel iz blagajne, da bi lahko prilagodil računovodske izkaze).
- Prodaja blaga, ki se seli v žepe, denarnice, torbe itd.
- Predmeti, ki jih je še mogoče prodati, se premaknejo v koš.
- Nepooblaščen dostop do trezorjev, sefov itd.
- Obiski pisarne izven delovnega časa,
Korak 6. Vprašajte zaposlene enega za drugim
Medtem ko tatu na zaslišanju ne bo priznal, vam bo pošten zaposleni morda lahko povedal. Razmislite o tem, da zaposlene pokličete v svojo pisarno na iskreno in odprto razpravo o kraji v pisarni. Lahko jih vprašate, ali poznajo kakšnega zaposlenega, ki krade, ali jih prosite, naj pomagajo ustaviti krajo. Prav tako lahko svoje zaposlene spomnite na pravila, povezana s tatvino v vaši pisarni.
- Povabite zaposlene, da se v sobi pogovarjajo enega za drugim. Vaši zaposleni se bodo morda počutili bolj varne, če ne bodo imeli opravka z drugimi zaposlenimi.
- Morda se boste želeli pogovarjati tudi s čim več zaposlenimi, če je le mogoče celo z vsemi zaposlenimi. Če bi bil torej uslužbenec, ki je ukradel, odpuščen, bi težko vedel, kdo je ušel v podatke o njegovem vedenju.
Korak 7. Razmislite o izvajanju notranje revizije s pomočjo neodvisnega preiskovalca
Lastniki in nadzorniki pri reševanju problema kraje v pisarni niso edini. Pri tem vam lahko pomagajo številni neodvisni svetovalci in preiskovalci o varnosti pisarn in preprečevanju kraje. Čeprav so stroški previsoki za manjši incident, bodo storitve tega svetovalca, če se tatvina nadaljuje in postane velik problem, zelo pomembne.
Notranja revizija je zelo uporabna, kadar pride do goljufij na ravni računovodstva. Zaposleni v knjigovodstvu lahko precej ukradejo podjetju, ne da bi jih ujeli, zato so lahko zunanji revizorji v veliko pomoč
Korak 8. Soočite se s tatom le, če imate prepričljive dokaze
Ne obtožujte in ne odpuščajte brez dokazov, ker boste tako samo demoralizirali delavce in dokazali, da lahko samovoljno odpuščate, še posebej, če se kasneje dokaže, da zaposleni, ki ste ga odpustili, ni ukradel. Da bi se temu izognili, počakajte, da lahko dokažete tatvino, preden streljate.
Poleg tega, če odpustite nedolžnega zaposlenega in pogodba zaposlenega vsebuje klavzulo o zaščiti položaja, bodo vaša dejanja vključevala neupravičeno odpuščanje, kar bi lahko povzročilo pregon. Večina pogodb o zaposlitvi v ZDA vam omogoča, da kadar koli odpustite zaposlenega, brez razloga ali brez razloga
Metoda 2 od 3: Zaščita podjetja pred krajo
Korak 1. Nastavite anonimni sistem povratnih informacij
Če želite osvoboditi urad slabih zaposlenih, pomagajte dobrim zaposlenim. Zaradi anonimnega sistema povratnih informacij so vaši zaposleni varnejši pri prijavi tatvine ali druge kršitve pri delu. Poleg tega lahko vaši zaposleni izrazijo pomisleke, kritike in predloge za izboljšanje svojega delovnega mesta.
-
Anonimne sisteme povratnih informacij je mogoče uvesti na različne načine, na primer:
- Okvir za predloge na neopaznem prostoru (npr. V sobi za počitek), tako da lahko zaposleni pišejo zapiske, ne da bi jih opazili.
- E -poštni račun, ki samodejno cenzurira ime zaposlenega, ki pošlje e -pošto na ta naslov.
- Anonimni programi za povratne informacije tretjih oseb, kot so 3sixty, Suggestionox itd.
2. korak V sistem blagajne namestite programsko opremo za obravnavo izjem
Možnosti, da bodo zaposleni ukradli iz blagajne, bodo manjše, če vedo, da bodo o uporabi funkcije izjeme v blagajni poročali šefu. Za varovanje svoje blagajne razmislite o programski opremi, ki samodejno poroča o izjemah ali zahteva dovoljenje upravitelja, preden je mogoče narediti izjeme.
- Funkcije obravnave izjem so običajno del sodobne programske opreme za blagajno. Če je blagajna v vašem podjetju stara, razmislite o nadgradnji blagajne iz varnostnih razlogov.
-
Priporočeni programi blagajn vključujejo:
- AmberPOS
- Prodajalci POS
- Maloprodaja Lightspeed
- maloprodaja iVend
- NCR Counterpoint POS in upravljanje na drobno
Korak 3. Namestite video varnostni sistem, če ga vaša pisarna še nima
Za nepoštene zaposlene bo nadzor največja motivacija za prenehanje kraje. Postavite kamere na ranljive lokacije (na primer blagajne, območja z dragim blagom itd.), Da zmanjšate krajo in zagotovite močne dokaze, ko pride do tatvine.
Dokazano je tudi, da lahko ponarejene kamere zmanjšajo stopnjo tatvine v pisarni. Seveda je to odvisno od tega, ali vaši zaposleni vedo, da je kamera, ki jo nameščate, ponarejena. Vendar se ponarejene kamere priporočajo le za "okrepitev" vidnega polja, ne pa za popolno zamenjavo prvotne kamere
Korak 4. Razmislite o drugih pravnih možnostih spremljanja
Snemanje videa ni edini zakonit način za podjetja, da spremljajo uspešnost zaposlenih. Na voljo so tudi različne druge možnosti spremljanja, njihova uporaba pa bo odvisna od tega, kako resen je problem tatvine v vaši pisarni. Pazite, da nadzor, ki ga uporabljate, ne krši nobenih zakonov na vašem območju ali pogodb, ki ste jih sklenili vi in vaši zaposleni. Poskrbite tudi, da bodo vaši zaposleni seznanjeni s spremljanjem, ki ga boste izvajali pred začetkom spremljanja.
-
Dodatno spremljanje, ki ga lahko naredite, je lahko v obliki:
- Preverjanje zgodovine brskanja po internetu;
- Skeniranje komunikacij za sumljive ključne besede;
- Spremljanje sporočil, e-poštnih sporočil, povezav Wi-Fi na osebnih napravah itd.;
- Dodajanje varnostnih sil; in
- Povlecite beleženje dostopa do kartice na občutljivih območjih.
- Preveč pozorno spremljanje zaposlenih pa je lahko nevarno. Pretiran nadzor nad šefom lahko povzroči, da se zaposleni počutijo ustrahovane, tako da se jim poruši morala, še posebej, če je vaš nadzor veliko strožji od standardov v vaši poslovni skupini.
Korak 5. Poskusite vzpostaviti osebni odnos z vsakim zaposlenim
Večina podjetij pozna tri glavne razloge za tatvino zaposlenih: zaposleni ima veliko nujnih potreb, zaposleni se počuti zanemarjenega s strani podjetja, zaposleni pa krade zaradi priložnosti. Medtem ko prvega razloga ne morete nadzorovati, tretjega pa je mogoče obravnavati s strožjim knjigovodstvom in nadzorom, je drugi stvar občutka. Skratka, zaposleni ne bodo krali, če so pri delu cenjeni in imajo radi svojega šefa.
-
Dobre odnose z zaposlenimi lahko razvijete na naslednje načine:
- Neuradno klepetajte z zaposlenimi, o življenju, upanju itd.
- Ponuja bonuse in nagrade za dobro delovanje.
- Poskusite klepetati, čeprav malo, z vsakim od zaposlenih.
- Razmislite o družabnih dogodkih zunaj službe (počitnice, družinski izleti itd.).
- Sočustvujte s pritožbami in frustracijami zaposlenih.
- Pomislite na to: v raziskavi iz leta 1976 je skoraj polovica vprašanih odgovorila, da so ukradli iz svojih pisarn, ne da bi se počutili krive. Ne bodite nadležni šef, da bodo vaši ljudje brez krivde krali, ampak bodite prijatelji svojim zaposlenim, da ne bodo krali.
Korak 6. Po razrešitvi preuredite varnost v pisarni
Čeprav je to redko, lahko odpuščeni zaposleni ukradejo iz stare pisarne, še posebej, če imajo ključe, podatke za prijavo itd. Da se to ne bi zgodilo, po odpuščanju določenih zaposlenih ponastavite varnostni sistem v pisarni. Odvisno od vrste posla naredite naslednje:
- Zamenjajte ključavnico stavbe.
- Spremenite kodo elektronske ključavnice.
- Spremenite geslo za e-poštni račun podjetja, geslo za Wi-Fi itd.
- Pridobite ključ, kodo ključa ali druge poverilnice za prijavo odpuščenega zaposlenega.
Korak 7. Poskusite z drugimi nekonvencionalnimi rešitvami
Vse večji problem kraje je sprožil ustvarjalne ideje različnih podjetij za njegovo rešitev. Čeprav vse naslednje ideje ne ustrezajo vašemu položaju, so se v nekaterih primerih izkazale za učinkovite pri preprečevanju kraje.
- Uporabite čiste plastične odpadke. Zaposleni lahko ukradene predmete skrijejo v smeti, nato pa jih zavarujejo pri odlaganju smeti. S čistimi plastičnimi odpadki bo to težje narediti.
- Vzemite pravilo, da se pred recikliranjem prepričate, da je vsaka škatla poravnana, da boste olajšali krajo po metodi koša za smeti, o kateri smo govorili prej.
- Preuredite pohištvo ali preuredite pisarno, da preprečite neviden prostor. Če ni temne sobe, bodo zaposleni še težje ukradli.
- Opravite nenaden pregled ali revizijo blagajne. Čeprav zaposlenim to ni všeč, je ta metoda precej učinkovita, saj če vedo, da je blagajno mogoče kadar koli revidirati, bodo manj verjetno ukradli.
- Redno podarjajte darila. Brezplačna razdaja predmetov, ki se slabo prodajajo zaposlenim, je način za zmanjšanje tatvin. Na primer, če zaposleni v vaši restavraciji pogosto kradejo hrano, jim dovolite, da vzamejo hrano, ki se ne prodaja dobro.
Metoda 3 od 3: Pomagajte ustaviti krajo kot zaposleni
Korak 1. Če opazite kaj sumljivega, se obrnite na svojega šefa
Kot zaposleni nimate moči spreminjati sistemov in ustaviti kraje, vendar to ne pomeni, da si ne morete pomagati. Če vidite, slišite ali veste za kar koli, kar bi lahko privedlo do tatvine, se nemudoma obrnite na svojega nadzornika. Ne bodite tihi, saj vas v pravilih številnih podjetij tiho poskuša ukrasti.
V mnogih podjetjih, zlasti v tistih z nizko stopnjo zadovoljstva zaposlenih ali v podjetjih z veliko razdaljo med najvišjim vodstvom in zaposlenimi, lahko obstaja kultura molka. Zaposleni, ki kradejo, pričakujejo, da njihova tatvina ne bo prijavljena, in lahko ustrahujejo zaposlene, ki si to upajo. V tem primeru ne uničujte odnosa z drugimi zaposlenimi tako, da o svojem vedenju prijavite svojemu šefu v službi. Spodaj se obrnite na svojega šefa po e -pošti, telefonu ali anonimno
Korak 2. Uporabite anonimni sistem povratnih informacij
Na žalost je v nekaterih podjetjih slaba stvar, da se pri prijavi tatvine ujame "puščajoče vedro". Če ste zajeti v tej situaciji, je priporočljivo, da krajo prijavite anonimno. Z anonimnim poročanjem se lahko vodstvo spoprime s tatvino, toda tat vam ne more očitati, da ste prijavitelj nepravilnosti.
-
Stvari, ki jih lahko poskusite anonimno prijaviti, so:
- Pod vrata šefove pisarne vstavite anonimno beležko;
- Zapišite informacije v anonimni sistem povratnih informacij;
- Napišite e -poštno sporočilo šefu z naslovom za enkratno uporabo;
- Pogovorite se s šefom izven delovnega časa, da bi razpravljali o kraji.
3. korak Previdno zbirajte informacije, vendar ne pretiravajte
Če vidite priložnost, da krajo posnamete z zapiski, fotografijami ali video posnetki, to storite, vendar bodite previdni pri snemanju. Če tat opazi, da ga snemajo, se vam lahko izogne in vam oteži dokazovanje, da je. V najslabšem primeru boste morda označeni kot "puščajoče vedro" in vaš odnos z drugimi prijatelji v službi se bo poslabšal.
Ne pozabite, da bo v večini primerov dovolj, da se spomnite kraja in časa incidenta ter vpletenih ljudi. Če vam šef zaupa in se vaš opis ujema z njegovim zapisom, ima lahko vaš šef dovolj informacij za ukrepanje, tudi brez dodatnih dokazov
Korak 4. Izogibajte se impulzivnemu obtoževanju
Zaposleni morajo krajo prijaviti šefu, obtoževanje drugih zaposlenih brez dokazov pa zagotovo ni dovoljeno. Poleg tega, tudi če obstajajo dokazi, da je krajo zagrešil določen delavec, zaposlenega ne bi smeli poniževati pred drugimi zaposlenimi ali strankami.
Poleg tega, da so obtožbe brez dokazov neprijetne, lahko zrušijo tudi moralo. Obtožbe brez dokazov dajejo zaposlenim občutek, da jih lahko vodstvo kadar koli obtoži
Nasveti
Razmislite o brskanju po akademskih bazah podatkov, da poiščete znanstvene študije in raziskave o kraji na delovnem mestu, da poiščete nove strategije za preprečevanje kraje. Google Učenjak ima na primer na stotine člankov v reviji na to temo, do katerih lahko dostopate
Opozorilo
- Ne poskušajte spremljati ljudi, za katere sumite, da so zunaj službe, saj vas bodo obravnavali kot zalezovalca in vas bodo lahko preganjali.
- Ne poskušajte obsojati tata na delovnem mestu brez dovoljenja svojega nadzornika, ker če ta ne uspe, se bo tat počutil opazovanega ali pa boste zaradi tega imeli težave. Poleg tega lahko zaposleni, ujeti pri kraji, delujejo impulzivno ali se razjezijo ter povzročijo konflikt v pisarni. Ta konflikt lahko zmanjša moralo.
