Če vaše delo od vas zahteva, da se s strankami obrnete po telefonu, boste verjetno veliko pustili glasovna sporočila. Kaj pa je treba natančno povedati po zvočnem signalu v telefonu? Pošiljanje vseh ustreznih informacij prek glasovne pošte je lahko zastrašujoče, zato se veliko podrobnosti na koncu spregleda. Nenamerno dostavo glasovnih sporočil zamenjajte s pravilnim sistemom. Z nekaj točkami, ki si jih je enostavno zapomniti, lahko zagotovite, da se vse pomembne informacije posredujejo prejemniku, tako da se bodo možnosti za ponovni klic povečale.
Korak
Metoda 1 od 3: Predstavite se
Korak 1. Uporabite ustrezen ton glasu
Takoj, ko se sporočilo začne snemati, govorite z jasnim in lahko slišnim glasom. Ne mrmljajte in ne govorite prehitro. Poskusite, da vaš glas zveni privlačno in energično, da bi pritegnili pozornost poslušalca. Tudi če vas ne vidi, bo vaš ton jasen. Zato se prepričajte, da uporabljate pravi ton glasu.
- Vsako besedo izgovorite na glas. Slab signal vam lahko zamegli glas, celo izteče vaše besede. Med klicem se glas običajnega pogovora sliši nejasno.
- Kakovost vašega glasu mora odražati namen klica. Na primer, lahko pustite glasno glasovno sporočilo, da nečakinji čestitate za zaključek šole. Če pa želite izraziti sožalje, pustite resno in spoštljivo glasovno sporočilo.
Korak 2. Izgovorite svoje ime
Na začetku sporočila navedite svoje ime. Tako bo oseba na klicu vedela, kdo ste. Preproste besede, na primer "To (vaš vzdevek)", se lahko uporabljajo v različnih situacijah. Uporabite lahko tudi vljudnejše stavke, na primer »Moje ime je (polno ime)«, če vas klicatelj nikoli ni srečal. Prijatelji in družina vas lahko prepoznajo brez dodatne identifikacije. Če je klic povezan z delom, mora prejemnik klica vedeti namen klica, da lahko komunicira bolj osebno.
- Zgoraj navedeni koraki zvenijo trivialno, vendar jih nervozni klicatelji pogosto pozabijo, ko pustijo glasovna sporočila.
- Če imate poklicni naslov ali samoopis, ki vam lahko pomaga klicatelju pri identifikaciji, ga navedite za svojim imenom. Na primer »Moje ime je dr. Arief, radiolog v Splošni bolnišnici Tangerang "ali" To je Tasya, jaz sem Selvyjeva mama, ki je v istem razredu kot vaš otrok."
Korak 3. Navedite svojo telefonsko številko
Po omembi imena navedite svojo telefonsko številko. Večina prejemnikov telefona počaka do konca glasovne pošte, da dobijo podatke za stik, če pa jih prejemnik ne odstrani takoj, bodo morali znova zagnati sporočilo. Ko omenjate telefonsko številko, ne pozabite govoriti počasi in jasno, da jo bo prejemnik dobro slišal.
- Preprost način, da na začetku sporočila izgovorite telefonsko številko, je, da izgovorite nekaj takega, kot je »To je (vaše ime), moja številka (vaša telefonska številka)« ali »To je (vaše ime) iz številke (vaša telefonska številka)."
- Čeprav funkcija ID klicatelja omogoča prejemniku, da vidi vašo številko, je še vedno priporočljivo omeniti telefonsko številko, če vaša številka ni shranjena ali če želite, da vas prejemnik pokliče na drugo številko.
Korak 4. Vzpostavite povezavo
Ko od neznanih pošiljateljev slišite poslovna glasovna sporočila, se bodo ljudje začeli počutiti sumničavi ali izgubiti zanimanje, če ne vedo, kdo ste in kakšen je namen klica. Umirite jih tako, da navedete ime znanega prijatelja ali osebe, ki je dala številko. Ponovno lahko s to metodo klic postane bolj oseben. Glasovna pošta ne bo slutila in najverjetneje boste dobili odgovor, ki ga pričakujete.
- Poskusite na kratko predstaviti poslušalce, na primer "To številko sem dobil od Andija, ki je rekel, da boste prodali svoj čoln."
- Tudi če ne kličete službeno, se lahko z vzpostavitvijo osebne povezave prejemnik počuti bolj udobno. "To je Bob, tvoj sosed čez hišo" se sliši prijazneje kot "To je Bobby Rahmadika Setiawan".
Metoda 2 od 3: Razložite svoje potrebe
Korak 1. Vnaprej razmislite, kaj boste povedali
Preden zapustite glasovno pošto, morate vedeti, kaj poskušate sporočiti. To ni problem, če imate v mislih določen cilj, toda slišanje piskov, ki signalizirajo snemanje glasovne pošte, lahko vsakogar razjezi. Podatke, ki jih želite posredovati, razdelite na več točk, nato pa vse razložite, preden odložite.
- Predvsem za zelo pomembna glasovna sporočila lahko pred snemanjem sporočila napišete grob scenarij.
- Če nenadoma zamucnete, se osredotočite na to, da na kratko navedete svoje ime, podatke za stik in razlog za klic.
- Predstavljajte si, da pošiljate glasovno sporočilo in pustite romantično sporočilo o zmenku prejšnjo noč. Predstavljajte si glasovno sporočilo, ki ga nameravate poslati, preden ga posnamete, pa vam lahko da hladen, miren in prijeten občutek, namesto da bi bili živčni in sramežljivi.
Korak 2. Naj bo vaše sporočilo kratko
Glasovno pošto omejite na 20-30 sekund. Redko boste potrebovali glasovno sporočilo, daljše od tega trajanja. Ne želite, da se prejemniki naveličajo predolgih in besednih sporočil. Ostanite osredotočeni in prenesite sporočilo neposredno na bistvo. Kratka sporočila lahko sprožijo radovednost, tako da prejemnika zanima klic nazaj.
- Po drugi strani pa se lahko prejemnik, če je vaša glasovna pošta prekratka, zdi nepomemben in ga nato izbriše, ne da bi ga najprej poslušal. To se lahko zgodi, če pokličete z neznane številke.
- Namen glasovne pošte je, da nekoga pokličete nazaj in ne delite vseh podatkov, ki bi jih radi dali pri neposrednem klicu.
Korak 3. Začnite glasovno pošto z najpomembnejšimi informacijami
Ne pretiravajte z razlogi za klic. Če želite samo vprašati, kako ste, to povejte. Če želite ponuditi določeno blago ali potrditi sestanek, to povejte. Poslušalci bodo hitro izgubili zanimanje in izbrisali sporočilo, če na začetku sporočila ne navedete namena klica.
- Imate zelo malo časa, da posredujete sporočilo. Če govorite preveč, lahko poslušalci izklopijo sporočilo, preden dobijo pomembne informacije.
- Bolje je, da slabe novice, kot je na primer "oče je v bolnišnici", dokončno posredujete, nato pa preostanek časa izkoristite za sočutje in pojasnila, namesto da se vrtete, dokler poslušalca ne zaskrbi.
Korak 4. Pustite sporočila osebno in organsko
Uprite se želji, da bi govorili tako odločno kot po telefonu. Bodite prijazni, bodite sami in govorite naravno. Ljudje lahko opazijo prodajalca, ki ga poskuša nagovoriti, da nekaj kupi, in verjetno bodo poslušali vašo glasovno pošto, če se jim zdi vljuden.
Če se pogovarjate, kot da berete scenarij, boste imeli vtis, da je poslušalec le eden izmed mnogih ljudi, ki jih pokličete in ponudite isto stvar
Metoda 3 od 3: Zapiranje glasovne pošte
Korak 1. Vnesite posebno vprašanje ali zahtevo
Ko končate sporočilo, pojasnite, zakaj želite, da prejemnik pokliče nazaj. Postavite posebno vprašanje ali zahtevajte, da ga motivira, da dvigne telefon. Če se prejemnik po zaslišanju glasovnega sporočila počuti zmedenega ali negotovega glede vašega cilja, je bilo sporočilo neuspešno.
- Poskusite uporabiti stavke, kot so "Sporočite mi, če vam je recept všeč" ali "Zanima me vaše mnenje o tem predlogu."
- Ljudje so bolj motivirani za ponovni klic, če vložite posebno zahtevo, namesto da preprosto rečete "Pokliči nazaj, v redu."
Korak 2. Znova vnesite svoje ime in kontaktne podatke
Sporočilo zaključite tako, da ponovite svoje ime in telefonsko številko. Ponovite svojo telefonsko številko dvakrat, da prejemnik ne zmoti in si lahko zapisuje. Ko prejemnik pokliče nazaj, na primer vse, kar je koristno, na primer, kdaj imate čas in kdaj je najboljši čas za klic.
- Izgovoriti telefonsko številko več kot dvakrat na koncu sporočila je preveč in je lahko žaljivo za prejemnika sporočila.
- Tega koraka vam ni treba izvajati, če se sporočilo mimogrede posreduje prijateljem ali družini.
Korak 3. Ne končajte sporočila dobesedno
Ko je čas za odlaganje, ne nadaljujte s klepetanjem in po nepotrebnem ne podaljšajte sporočil. Če prejemnik ni nekdo, ki vam je mar, vam ni treba pustiti sladkih besed. Dlje ko je vaše sporočilo, manj pozornosti bo prejelo prejemnika. Zato ne izgubite osredotočenosti na koncu. Zahvalite se mu za čas in mu dovolite, da nadaljuje komunikacijo.
- Zaključne besede, kot je »Veselim se vašega odgovora«, so veliko toplejše in učinkovitejše od sirastih komercialnih besed, na primer »Lep dan«.
- Ne prehitro sklepajte ali povzemite svojega sporočila na koncu. Če mora prejemnik vaditi določene podrobnosti, lahko vaše sporočilo predvaja pozneje.
Nasveti
- Se spomnite, ko ste dobili glasovno pošto, zaradi katere ste pomislili: "Kaj si ta oseba želi?" Pustite glasovno sporočilo, ki ga želite slišati.
- Poleg telefonske številke navedite e -poštni naslov ali kontaktne podatke, če je to še vedno pomembno za vašo interakcijo s prejemnikom sporočila.
- Ne pozabite omeniti datuma, če pustite sporočilo s podatki o času.
- Nasmehni se! Vaš nasmeh bo izražen, tudi če ni viden.
- Če kličete, da bi obravnavali občutljivo temo, omejite podatke v glasovni pošti, da jih ne sliši nihče drug.
- V nujnih primerih ali naravni nesreči z glasovno pošto sporočite, da ste v redu.
Opozorilo
- Če poskušate nekoga poklicati nazaj, mu ne povejte o svojih preteklih napakah pri klicih. Poslušalca bo to razjezilo in ne bo se počutil udobno pri poslovanju z vami.
- Strokovno morate vedno pustiti glasovno pošto, če se oseba na telefonu ne javi. Videti veliko neodgovorjenih klicev brez glasovne pošte pomeni, da vaše podjetje ni pomembno.
