Analiza stroškov je ena od štirih vrst ekonomske ocene (poleg analize stroškov in koristi, analize stroškovne učinkovitosti in analize stroškovne koristnosti). Kot pove že ime, se analiza stroškov osredotoča na stroške izvajanja programa ne glede na primarni rezultat. Analiza stroškov je pomemben prvi korak pred kakršno koli drugo ekonomsko oceno za ugotavljanje primernosti ali zanesljivosti projekta.
Korak
1. del od 3: Določanje ciljev in obsega
Korak 1. Vedite, zakaj je potrebna analiza stroškov
Obseg analize stroškov bo odvisen od teh razlogov, zato se morate pred obravnavo obsega analize prepričati, da bodo rezultati analize stroškov odgovorili na vaše glavno vprašanje.
- Če opravljate analizo stroškov samo za pripravo proračuna ali načrta za prihodnost, je obseg običajno le na ravni organizacije.
- Po drugi strani pa bo za bolj ozek in poseben namen, kot je določitev izvedljivosti in stroškov določene storitve, morda potrebna ožja analiza stroškov, ki je namenjena le določenim storitvam.
Korak 2. Opredelite svoje stališče pri analizi stroškov
Poleg tega, zakaj potrebujete analizo stroškov, morate vedeti tudi »čigave« stroške je treba analizirati. To določa podatke, ki jih je treba zbrati, in kako jih razvrstiti.
- Morda želite na primer izračunati stroške ponudbe določene storitve odjemalcu. Če je tako, poglejte stroške z njegovega vidika in upoštevajte znesek zaračunanih storitev (ali jih bodo zaračunali), prevoz do lokacije in druge stroške.
- Če želite samo vedeti stroške programa, boste na splošno pogledali stroške podjetja. Morda gledate tudi oportunitetne stroške, na primer, če vam ponudba enega programa preprečuje, da bi ponudili drugega.
Korak 3. Popestrite ponujene programe
Način, na katerega opisujete program, bo določil, kako se bo analizirala dodelitev stroškov. Če organizacija izvaja programe, ki jih je enostavno razlikovati, je razdelitev jasno vidna. Za prekrivanje programov ali programov, ki si delijo iste vire, določite, kako jih ločiti.
- Prekrivajoče programe se lahko do neke mere združijo, namesto da bi jih ocenili ločeno. Izberite najbolj logičen način glede na delovanje organizacije in poskušajte delovati čim bolj učinkovito.
- Če želite ugotoviti, ali je treba programe razčleniti, si oglejte storitve, ki jih ponuja vsak program, sredstva, potrebna za izvajanje storitev, in komu so storitve na voljo. Če sta 2 od 3 teh dejavnikov enaka v dveh povezanih programih, ju lahko združite v analizi stroškov.
Korak 4. Določite časovno obdobje, ki ga želite oceniti
Način razvrščanja in izračunavanja stroškov je odvisen od časovnega obdobja, v katerem se stroški analizirajo, na primer dolgoročnega (več mesecev ali let) ali kratkoročnega (več tednov ali samo enkrat).
- Na primer, če poskušate ugotoviti izvedljivost določene storitve, najprej ugotovite, koliko bi stala izdelava te storitve. Izvedli boste dolgoročno analizo stroškov, da ugotovite, ali si organizacija lahko privošči stroške storitve.
- Običajno je bolje izbrati časovno obdobje, ki vam bo omogočilo, da dobite natančne podatke o prihodkih, in ne le ocene. To je koristno, če nameravate uporabiti analizo stroškov kot podlago za nadaljnjo ekonomsko oceno.
2. del 3: Razvrščanje stroškov
Korak 1. Če je mogoče, preglejte prejšnja poročila o analizi stroškov
Če je organizacija že izvedla analizo stroškov, uporabite enak ali podoben način razvrščanja stroškov. Tako se lahko poročili primerjata, sčasoma postaneta bolj uporabna.
Poskusite lahko tudi analizirati stroške, ki jih izvajajo podobne organizacije ali ponujajo iste storitve
Korak 2. Navedite vse neposredne stroške programa, ki se ocenjuje
Neposredni stroški vključujejo plače in ugodnosti za člane skupine, surovine in potrebščine ter vse potrebno pohištvo ali opremo. Odvisno od vrste programa ali storitve, ki jo ponujate, lahko zaračunate tudi pogodbo, licenco ali zavarovanje.
- Neposredni stroški so stroški, ki nastanejo posebej za programe ali storitve, ki se vrednotijo v analizi stroškov. Ta pristojbina se ne deli z drugimi programi.
- Režijski stroški, kot so komunalne storitve (vključno z vodo in elektriko), so lahko neposredni stroški, če ima program ali storitev svojo lokacijo.
Korak 3. Posredni stroški
Posredni stroški vključujejo splošne upravne stroške ali plače vodstva ter dodatke, prostore, opremo in vse ostalo, k čemur prispeva kakšen drug program ali storitev. Kar je razvrščeno kot posredni strošek, bo odvisno od tega, kako ločujete programe ali storitve, ki jih ponuja organizacija.
Pri izračunu ločenega programa ali storitve morate te posredne stroške razporediti
Korak 4. Stroške uredite tako, da odražajo namen analize
Poročilo o analizi stroškov bi moralo biti na koncu koristno za organizacijo. Namesto da se zanašate na široke finančne kategorije, izberite kategorije, ki natančno odražajo cilje analize stroškov.
Standardne kategorije so lahko stroški osebja, obratovalni stroški in stroški zagona. V vsaki kategoriji določite, kateri stroški so razvrščeni kot neposredni in posredni stroški
3. del 3: Izračun stroškov
Korak 1. Zberite finančna poročila in informacije
Za vsako vrsto stroškov, ki je načrtovana za vključitev v analizo, upoštevajte vire podatkov, ki so potrebni za izračun z njimi povezanih stroškov. Če želite oceniti stroške, ustvarite seznam poročil, ki vsebujejo potrebne informacije, da boste lahko naredili zanesljive ocene.
- Čim bolj uporabite podatke o dejanskih cenah. To bo povečalo zanesljivost in uporabnost vaše analize stroškov.
- Za ocene poiščite zanesljive vire, ki jih je mogoče uporabiti čim ožje. Na primer, če morate oceniti plačo, uporabite povprečno stopnjo za zaposlene v mestu in ne nacionalno.
2. korak Vsota neposrednih stroškov programa
Z zbranimi informacijami seštejte stroške plač, opreme, surovin in druge stroške, ki so neposredno povezani s pregledanim programom. Podaljšajte te stroške v analiziranem časovnem obdobju.
- Če delate dolgoročno analizo stroškov, najprej izračunajte neposredne stroške tedensko ali mesečno, nato pa jih podaljšajte.
- Pri izračunu stroškov osebja obvezno vključite stroške (ali vrednost) ugodnosti za zaposlene, ki delajo v povezanem programu.
3. korak Analiziranemu programu dodelite posredne stroške
Za razporeditev posrednih stroškov določite, kako lahko posamezne stroške razdelite med več programov. Po tem izračunajte delež stroškov v sorodnih programih.
Na primer, recimo, da razporejate plačo direktorja kadrov. Ker je ta direktor odgovoren za programsko osebje, je naravno, da se njegova plača deli glede na število zaposlenih v osebju. Če imate skupaj 10 zaposlenih in sta 2 pooblaščena za program ali storitev, ki se pregleduje, lahko programu v analizi stroškov dodelite 20 odstotkov direktorjeve plače
Korak 4. Izračunajte amortizacijo sredstva
Če naj bi za izvedbo programa ali opravljanje storitve, ki se ocenjuje, uporabili osnovna sredstva organizacije, vključno s pohištvom ali opremo, je treba amortizacijo sredstva vključiti v skupne stroške programa ali storitve.
Izračun amortizacije je lahko težaven. Če nimate izkušenj z amortiziranjem sredstev, priporočamo uporabo računovodskih storitev
Korak 5. Upoštevajte skrite stroške
Odvisno od organizacije in programa, ki se ocenjuje, lahko nastanejo dodatni stroški, ki se ne pojavijo v proračunu ali finančni zgodovini. Te ocene stroškov vključite v analizo, da bodo rezultati bolj verodostojni.
- Na primer, če izvajate analizo stroškov programa za fundacijo, bi lahko skriti stroški vključevali ocenjeno vrednost prostovoljnih ur, podarjenih surovin ali podarjenega prostora.
- Skriti stroški lahko vključujejo tudi oportunitetne stroške. Zagon enega programa lahko na primer vpliva na sposobnost organizacije, da ponuja druge programe.
Korak 6. Na podlagi svojih ugotovitev naredite zaključke
Vrnite se k cilju izvedbe analize stroškov in določite ukrepe, ki jih je treba sprejeti. Vključite lahko tudi projekcije ali ocene prihodnjih stroškov, povezanih s programom ali storitvijo.
- Vsaj vaša analiza stroškov bo zagotovila resnično številko stroškov izvajanja določenega programa ali storitve.
- Vaša analiza stroškov lahko sproži tudi nova vprašanja, kar kaže, da je pred sprejetjem končne odločitve potrebna nadaljnja analiza.
