Mnoga podjetja prosijo svoje zaposlene, da sami pripravijo poročila o delovnih dosežkih, da lahko poročajo, kaj so naredili v določenem obdobju. Če delate kot zapisovalec sestanka, boste morda morali pripraviti poročilo. Ta članek pojasnjuje, kako pripraviti dobro poročilo o uspešnosti, saj ima pomembno vlogo pri določanju uspeha ali neuspeha vaše kariere.
Korak
1. del od 3: Razumevanje oblike poročila o delovnem dosežku
Korak 1. Začnite pripravljati poročilo tako, da napišete kratek povzetek svojih dosežkov
Na vrhu poročila predstavite povzetek podatkov, ki ste jih predložili, da bi predstavili splošno predstavo o vašem delu.
- Na primer: delate za neprofitno organizacijo in vaš šef vas prosi, da sestavite poročilo o uspešnosti. V enem odstavku na kratko poročajte o vseh opravljenih nalogah, na primer: organizirali ste dejavnosti, ki so koristne za lastnika organizacije, uspele ste pridobiti priznanje v industriji in vzpostavile odnose s poslovnimi partnerji.
- V povzetek ne vključujte določenih stvari, ker morate predstaviti le pomembne podatke, če želite na splošno dati pregled delovnih dosežkov. Poročila naj bodo predstavljena na 2 straneh, razen če delodajalec ne določi drugačne oblike. Najprej se prepričajte, ali morate pripraviti poročilo v določeni obliki.
2. korak Navedite podrobna podporna dejstva
Za podporo vsake informacije v povzetku, predstavljenem na začetku poročila, zapišite podrobnosti v skladu z naslednjimi navodili:
- Uporabite obliko seznama. Pripravite poročila za vsako dejavnost posebej. V naslov poročila vključite dejavnost, ki ji sledi opis dejavnosti pod naslovom. Na primer: vaša dejavnost je "Priprava in izvedba dogodka".
- Pod naslovom naredite seznam s številkami ali črkami, da na kratko in natančno opišete dogodek, ki ga organizirate, vključno z njegovim namenom in koristmi pri podpiranju doseganja poslanstva organizacije.
Korak 3. Ustvarite poročilo v standardni obliki, da bo videti profesionalno
Ne predstavljajte naključnih poročil. Namesto tega pripravite lepo napisano poročilo v profesionalni pisavi s papirjem standardne velikosti.
- Naslov poročila postavite na sredino članka s krepkimi črkami, da bodo informacije lepo organizirane.
- Na vrhu poročila napišite datum, ko je poročilo končano. Vključite tudi ime, naslov in naslov osebe, ki je pripravila poročilo.
Korak 4. V poročevalskem obdobju poročajte
Če boste izvajali dejavnosti, boste lažje sestavljali poročila.
- Pripravite zvezek ali mapo za beleženje delovnih dosežkov v določenem obdobju. Tako boste lažje pripravili poročila, če to zahteva vaš šef.
- Če tega ne storite, lahko pomembni dosežki na začetku poročevalskega obdobja pozabimo.
2. del 3: Zagotavljanje kakovostnih vsebin
Korak 1. Opišite cilj, ki ga želite doseči, in pričakovanja glede dela, ki jih morate izpolniti
Bralce spomnite, da na začetku poročevalskega obdobja želite doseči cilj. Prepričajte se, da poznate cilje organizacije in delovni prispevek, ki se od vas pričakuje. Če še ne veste, vprašajte delodajalca o teh stvareh.
- Nato razložite, da ste cilj dosegli z navedbo dejanskih podatkov. Naredite poročilo, ki predstavlja primerjavo podatkov med ciljem in njegovo uresničitvijo.
- Na primer: Uspelo vam je zbrati več sredstev, kot je bilo načrtovano, in ta dosežek je pozitiven za vlagatelje in delodajalce. Vendar rezultatov tega dela ni mogoče šteti za uspeh in je težko ugotoviti, kako visok je vaš uspeh, če ni primerjalnih podatkov.
2. korak V poročilo vključite vizualne informacije
Priložite nekaj tabel ali grafov, ki bralcem olajšajo vizualizacijo podatkov, ki jih predstavljate.
- Imejte v mislih, da zaposleni bralci običajno le bežajo poročila. Včasih lahko vizualna sredstva učinkoviteje posredujejo informacije.
- Vendar ne predstavljajte preveč grafike. Izberite 1-2 grafikona, ki lahko pojasni pomembne informacije.
Korak 3. Osredotočite se na "CAR"
CAR pomeni: izziv (izziv), dejanje (dejanje), rezultati (rezultati). Sistematično poročilo o dosežkih pri delu lahko razpravljate o teh treh stvareh.
- Določite izzive, s katerimi se soočate. Opišite dejanja, ki ste jih sprejeli za premagovanje izzivov, in kakšni so bili rezultati. Na primer: kot vodja restavracije v poročilo zapišite: »Izziv: čakalne vrste se med konico pri večerji povečujejo, pritožbe strank pa se povečajo za 10%. Ukrep: prosite 1 natakarja, naj začne z delom 1 uro prej, da izboljša kakovost storitev v času največje porabe. Rezultat: stranke, ki so se pritožile, so se zmanjšale na 2 osebi ali zmanjšale za 80%."
- Naredite poročilo z navedbo posebnih informacij. Dosežki, ki niso merljivi, na primer: "Lahko dobro delam v skupini", so neuporabni, ker lahko vsi rečejo isto. Torej morate pokazati razmerje med rezultati in težavami, ki jih je treba obravnavati, ter poročati o uspešnosti z zagotavljanjem posebnih podatkov in informacij.
Korak 4. Opišite uporabljeno metodologijo
Če morate zbrati podatke kot podlago za pisanje poročila, na kratko opišite metodologijo zbiranja podatkov, ki jo uporabljate.
- Bralca obvestite o razlogih za izbiro anketne metode, njenih koristih in rezultatih. Pojasnite tudi, zakaj se metoda šteje za verodostojno. Nadaljevanje restavracijskega scenarija v zgornjem primeru razložite, zakaj podatke o pritožbah strank uporabljate kot anketno metodo.
- Vključite datum ali obdobje ankete in kaj bi želeli pridobiti z anketo.
Korak 5. Osredotočite se na poročanje o delovnih dosežkih
Če želite, da so podatki v poročilu osredotočeni na delovne dosežke, razmislite o tem, na kaj ste bili v obdobju poročanja najbolj ponosni: na primer, da lahko pomirite zaskrbljenega gosta ali da podrejenega usposabljate. Bralcu ne podajajte preveč podrobnih informacij.
- Drug način je uporaba metode »STAR«, ki pomeni: Situacija (problem), Naloga (naloga), Dejanje (dejanje), Rezultati (rezultat). Na kratko opišite situacijo, v kateri ste bili, nalogo, ki ste jo morali opraviti, dejanja, ki ste jih izvedli za dokončanje naloge, in rezultate, ki ste jih dosegli. Tako kot metoda "CAR" je cilj prikazati razmerje med "problemom" in "izidom" ter pojasniti, kako ga doseči.
- Osredotočite se na ustvarjanje poročil, ki lahko pokažejo naslednje: težave, privilegije, prednost, visoko prepoznavnost, roke, inovativnost, opis delovnega mesta in vpliv vašega dela na organizacijo.
- Na primer: v poročilu navedite, da je bila letna fluktuacija zaposlenih 35%, ko ste napredovali v vodjo podružnice. Ko opravite raziskave zadovoljstva zaposlenih, mentorirate zaposlene in opravite tedenske sestanke s celotnim osebjem, se fluktuacija zaposlenih zmanjša na 15%. Ta primer kaže, da v poročilu o dosežkih ni treba uporabljati dolgih stavkov, dokler bralec lahko pravilno razume odnos.
Korak 6. Razložite prednosti svojega dejanja
Ne podajajte le rezultatov. Pojasniti morate tudi, zakaj je dosežek koristen za organizacijo.
- Na primer: Imate sestanek z osebjem. Pojasnite, kaj je nadaljnje ukrepanje in njegove koristi za organizacijo? Dobro premislite, o čem želite poročati. Če to ni uporabno, morate prijaviti drugo delo.
- Če lahko sestanek z osebjem poveča delovno motivacijo, tako da se odsotnost zaposlenih izboljša in lastnikom podjetij prihrani denar. To je rezultat dela, ki velja za koristnega.
Korak 7. Preden ga predložite, preverite poročilo
Cilji pisanja poročila niso bili doseženi, če predložite poročilo, ki vsebuje veliko napak in nestrokovne oblike zapisa.
- Preverite slovnico, ločila in črkovanje besed. Shranite poročilo za eno noč in ga nato zjutraj ponovno preberite. Ne delajte poročil v zadnjem trenutku.
- Natisnite poročilo na papir in preverite, ali je treba še kaj popraviti. Včasih so naše oči tako utrujene, da predolgo buljimo v računalniški zaslon, da se napake ne upoštevajo.
3. del 3: Uporaba pravih besed
Korak 1. Recite negativne stvari na pozitiven način
Če cilj ni dosežen, je bolje, da ga ne prijavite. Namesto da bralca osredotočite na to, ga poskušajte obvestiti na drug način.
- Z pozitivnimi stavki opišite nezadovoljive rezultate dela, na primer tako, da razlago osredotočite na konkretne korake, ki jih boste naredili za rešitev težave, namesto da bi krivili druge ljudi ali se opravičevali.
- Ne krivite drugih ljudi. Osredotočite se na razlago dejanj, ki ste jih naredili, in na to, da ste pozitivna oseba. Delite stvari, ki ste jih vi ali vaša ekipa dobro opravili. Osredotočite se na poročila o delu, na katere morate biti ponosni.
2. korak Predstavite številke in uporabite meritve v poročilih
Če lahko predstavite zelo specifične podatke, bodo vaši delovni dosežki bolj verodostojni. Podatke, ki jih posredujete, dopolnite z nečim merljivim kot dokazom.
- Preveč besed, ki se pogosto uporabljajo, na primer: "najboljši" ali "zanesljiv", so manj uporabne. Vsakdo lahko reče: "Moje delo je bilo letos zelo dobro".
- Zapomnite si ta stavek: "Dokaži, ne govori samo!" Namesto da drugim ljudem govorite, da ste letos lahko dobro opravili svoje delo, podrobno pokažite, kaj ste naredili s podatki in meritvami. Ne govorite le, da lahko s strankami gradite dobre odnose. Namesto tega navedite rezultate raziskave o zadovoljstvu strank, priložite pismo, ki ste ga prejeli od stranke, in podajte podatke o zmanjšanju števila pritožnikov.
- Sedanje številke. Reči, da ste sposobni voditi več zaposlenih, je nesmiselno, če bralci ne vedo, koliko ljudi imate zaposlenih. Podatke predstavite v številčni obliki, tako da bralci vedo, koliko ljudi imenujete »veliko«, in razložite opis svojega dela.
Korak 3. V vsakem primeru povejte resnico
Ne pretiravajte in ne lažite. Če vas ujamejo, boste imeli velike težave.
- Tudi če je povsem nenamerno, boste v velikih težavah, če boste lagali. Počutili se boste negotovo in vaša poklicna pot bo blokirana.
- Naredite iskreno samoevalvacijo, da poročate o svojih prednostih in slabostih. Poskusite premagati pomanjkljivosti na pozitiven način.
Korak 4. Priznajte delo drugih
Tečaji pisanja poslovnih in inženirskih poročil kažejo, da ne uporabljate besede "jaz", vendar jo lahko v nekaterih primerih uporabite v poročilih o uspešnosti.
- Na primer: če poročate: "Zaposlil sem 100 zaposlenih", ne pozabite pojasniti, da vaš uspeh podpirajo prispevki drugih ljudi ali ekipe.
- Če niste arogantni, boste dobili dodatno vrednost. Različne stavke razporedite tako, da se ne začnejo vedno z besedo "jaz".
Nasveti
- V poročilu o uspešnosti nikoli ne uporabljajte besed, ki izražajo jezo. Če boste vedno pozitivni, boste naredili dober vtis.
- Uporabite strokovne besede. Ne uporabljajte neformalnega sloga jezika.
