Morda morate napisati poročilo o dogodku, da ocenite uspeh dogodka s primerjavo rezultatov z njegovimi cilji. To poročilo zahteva podjetje ali posameznik, ki organizira dogodek, da ugotovi, ali je treba spremeniti spremembe. Obstaja več načinov, kako zagotoviti, da je uspešno poročilo o dogodku dobro napisano. Potrebovali boste, če gostite drug dogodek!
Korak
1. del od 3: Sestavljanje poročil o dogodkih
Korak 1. Določite slog in obliko predstavitve za vsako občinstvo
Poročila o dogodkih so lahko speta, speta, v obliki datotek PDF, predstavitev PowerPoint itd.
- Prepričajte se, da je poročilo o dogodku razvrščeno v jasne odseke. Določiti morate, kako rezultate dogodka primerjati z njegovimi cilji. Povzemite glavne rezultate izvedenih dogodkov.
- Poročila o dogodkih prilagodite potrebam in interesom vsakega sponzorja in občinstva. Upoštevajte cilje sponzorjev. Do neke mere so sponzorji ključno občinstvo za poročila o dogodkih. Želijo oceniti primernost sponzoriranega dogodka. Zato se prepričajte, da veste, kaj si želijo in kaj jih najbolj zanima.
- Prilagodite poročila o dogodkih, da bodo ustrezala tudi posebnim potrebam glede edinstvenih dogodkov in sponzorjev. Ne pišite poročila, kot da bi bilo namenjeno eni vrsti občinstva. Višje vodstvo in finančni menedžerji so tudi drugo občinstvo za vaše poročilo o dogodku.
Korak 2. Ustvarite postopek za spremljanje potrebnih informacij med celotnim dogodkom
Ne morete se zanesti le na spomin.
- Spremljajte ključne informacije pred, med in po dogodku, da ustvarite natančnejša in predvsem učinkovitejša poročila. Ta metoda vam omogoča tudi sestavljanje poročil glede na časovno premico.
- Razmislite o stalnem zbiranju podatkov s pomočjo več ljudi, če je potrebno (vključno s pripravniki). V bistvu poročanje ne bi smelo čakati na zaključek dogodka.
Korak 3. Poročilo povzemite do glavnih točk
Ena od težav pri poročilih o dogodkih je, da ponavadi zajemajo malo dnevnega reda ali se osredotočajo na sladke izjave. Ne počni tega. Dobro je jasno in analitično izpostaviti osrednje točke.
- Izberite nekatere pomembne dele dogodka, o katerih se bo podrobneje razpravljalo. Poiščite tri stvari, ki so se najbolj uspešno zgodile, in tri točke, ki so najbolj presenetile.
- Ne napolnite poročila z nepomembnimi podrobnostmi, kot je meni za kosilo ali podroben povzetek celotne predstavitve. Vključiti morate stvari, ki so pomembne.
2. del 3: Vstavljanje ustrezne vsebine v poročilo
Korak 1. Napišite povzetek
Poročilo o dogodku mora vsebovati pregled, ki je skrajšana različica celotnega poročila. Povzetek si oglejte kot uvod v poročilo o dogodku.
- Ustvarite lahko dve poročili, eno povzetko, ustvarjeno za ljudi, ki jih zanima izid dogodka, in podrobnejše poročilo za ljudi, ki sodelujejo pri pripravi, izvedbi in sponzoriranju dogodka.
- V povzetku morate razpravljati in se osredotočiti na ključne predmete in rezultate. Povzetek mora biti kratek, samo stran ali dve. Poročilo mora povzeti ključne elemente dogodka in vključevati kratko interpretacijo podatkov
2. korak V poročila vključite globoke vizualne pripomočke
Pogosto so poročila učinkovitejša, če vključujejo grafe, ki ponazarjajo statistične trende, namesto da bralcu preprosto poročajo o številnih številkah.
- Če dogodek vključuje nov izdelek, priporočamo, da priložite fotografijo tega izdelka. Fotografije, ki prikazujejo trenutek med dogodkom, lahko bralcu poročila pomagajo dobiti predstavo o dogodku. Poskusite posneti fotografije, ki prikazujejo sponzorjevo udeležbo na dogodku, kar bo dokumentirano v poročilu. Tudi to opravilo komaj čaka na zaključek dogodka.
- Vključite lahko tudi vzorce, reprodukcije in druge primere, ki se pojavijo na spletnem mestu. Poročajte o številu ljudi, ki so prejeli sponzorirane kupone itd. Dokumentirajte izpostavljenost dogodka na kraju samem in zunaj njega v medijih, občinstvu, za sponzorje.
Korak 3. Dokumentirajte vso oglaševalsko in medijsko izpostavljenost
Priporočamo, da ocenite primerjavo nastalih medijev z navedenimi cilji dogodka.
- Osredotočite se na tiskane oglase in članke, ki vključujejo ime in oglas sponzorja, poleg števila distribucij dnevnih časopisov in ocen oglasov.
- Dokumentirajte televizijske reklame, javna obvestila, ocene cen in vrednosti bonitetnih kart ter poročanje o novicah.
- Ne pozabite na radijsko dokumentacijo, oglase na lestvicah, ocene za oglaševanje in promocije, revidirana poročila itd.
Korak 4. Vključite izjavo o namenu dogodka
Cilje dogodka boste morali povezati z izidom, zato vključite opomnik na prvotno poslanstvo in cilje dogodka.
- V program lahko vključite seznam dogodkov. Pogovoriti se morate tudi o tem, kdo bodo ključni udeleženci dogodka. Vendar bodite kratki.
- Poskrbite, da porabite veliko časa za registracijo in razpravo o posebnih ključnih rezultatih dogodka ter njihovo ujemanje z registriranimi rezultati. Bodite realni in ne sladkajte stvari, ki ne delujejo tako, kot bi morale.
Korak 5. V poročilo o dogodku vključite finančne podatke
Predložiti morate podrobno razpravo o tekočem proračunu dogodka in dejanskih stroških. Poskrbite, da boste vključili primerjavo svojega proračuna z dejanskimi izdatki ter poudarili nekatere stvari, ki so se dobro izšle, in področja, ki jih je treba izboljšati
- Prav tako morate razvrstiti vse stroške, vključno s stroški trženja in promocije, stroški osebja in stroški sponzorstva. Priporočamo, da ustvarite podroben proračun. Finančni menedžerji in vodstveni delavci bodo želeli videti dokaze v podporo vašim sklepom o porabi.
- Vključite izračune prihodkov, na primer od vstopnic, sponzorjev in razstav. Vsekakor pa primerjajte dejanske prihodke z napovedmi.
Korak 6. Vključite statistiko, ki je pomembna za bralca
Naj vaše poročilo ne bo polno sladkih informacij. Število ljudi, ki so se udeležili dogodka, je eden od podatkov, ki jih morate vključiti. Priporočamo, da v poročila navedete merljive podatke.
- Statistični in drugi povezani podatki, ki jih je mogoče vključiti, na primer število prodaj in število obiskovalcev na določeni stojnici. Poročilo o dogodku bo bolj verodostojno, če bodo posredovani podatki popolni. Vključite informacije o udeležencih/obiskovalcih. Vključite demografijo, število obiskovalcev in rezultate raziskav obiskovalcev (npr. Nakupne navade).
- Poročajte o številu ljudi, ki so se odzvali na sponzorirane akcije, pa tudi o donacijah neprofitnim organizacijam. Dokumentirajte gospodarski vpliv in udeležbo zaposlenih.
Korak 7. Vključite kakovostne elemente, ki kontekstualizirajo podatke
Vaše poročilo mora vsebovati nekaj statističnih podatkov, vendar boste potrebovali tudi navedbe ljudi, da posredujete povratne informacije, povezane s kontekstom.
- Zberite povratne informacije in povratne informacije udeležencev in članov ekipe dogodka, da ocena uspeha dogodka ne bo prišla samo od avtorjev poročil o dogodkih. Zaradi tega je vaše poročilo bolj verodostojno.
- Razmislite tudi o vključitvi raziskav tretjih oseb. Uveljavljanje medijske izpostavljenosti je eden od primerov raziskav tretjih oseb.
- Vrednost prostora in priprava dogodkov. Vzemite si čas, da ocenite učinkovitost spletnega mesta in pripravo z vidika druge osebe. Pogovorite se, kako uporabiti prostor za konference, dogodke itd.
3. del 3: Izpolnjevanje poročila o dogodku
Korak 1. Naredite poročilo o dogodku pravočasno
Poskusite poročilo napisati in objaviti čim prej po dogodku. To obvezno vnesite v svoj koledar, da bo pravočasno. Nekateri priporočajo objavo poročila 30 dni po dogodku, drugi pa trdijo, da je treba poročilo objaviti le nekaj dni po dogodku.
- Kadar je rok, pazite, da ga ne zamudite. Morda pišete poročilo o dogodku za agencijo, ki jo zahteva določena stranka. Bodite pozorni na vse zahteve.
- V bistvu vaše občinstvo pričakuje temeljito in pravočasno poročilo. Zato ustvarite poročila, ki izpolnjujejo pričakovanja in ne čakajte predolgo, da postanejo zastarela.
Korak 2. Preglejte poročilo o dogodku
Prepričajte se, da poročilo o dogodku uporablja dobro slovnico in da ne vsebuje pravopisnih črk, ločil in drugih napak.
- Poskrbite, da vaši odgovori niso plitki. Splošno pravilo je, da uporabite tehniko pisanja »pokaži, ne povej«. To pomeni, da morate podpreti nekaj posebnih primerov, ki podpirajo splošne točke poročila.
- Ne pozabite na občinstvo in poskrbite, da bo pisanje poročila formalno in profesionalno. Poročila o dogodkih niso neuradni dokumenti; ta dokument je pomemben za ugotavljanje izvedljivosti nabave dogodka, zato mora zveneti verodostojno.
Nasveti
- Posnemite več fotografij, kot jih potrebujete. Več izbire, tem bolje.
- Ko zbirate citate voditeljev in načrtovalcev, ne hodite naravnost k njim. So ljudje, ki so še vedno prisotni še dolgo po koncu dogodka. Najbolje je, da najprej vprašate ljudi v množici, saj bodo prvi odšli. Prav tako ne motite govorca ali voditelja dogodka, če je zaposlen. Kasneje jih bodo lahko zaslišali.
- Ko zbirate citate, naj bo pogovor normalen in postavljajte vprašanja naravno, dokler druga oseba ne bo pripravljena povedati svojega mnenja.
- Zberite več citatov, kot jih potrebujete. Več, bolje.
- Dobra fotografija lahko pokaže, kako je dogodek potekal ali kako so se ljudje odzvali na dogodek.
- Poskusite posneti fotografije, ki prikazujejo celotno sliko dogodka kot celote, vključno s fotografijami množice in zvočniki v eni sliki, da bralcem pokažete obseg dogodka.
