Pisanje prijaznih e -poštnih opomnikov je lahko težavno. Ne želite biti utrujeni ali nestrpni, vendar mora vaše sporočilo priti skozi. V e -poštnih sporočilih uporabite prijazen ton z nežnimi pozdravi in izrazi. Vključite razlog, zakaj pošiljate opomnik po e -pošti, da bodo prejemniki vedeli, kaj želite. Prepričajte se, da v e -pošti ni napak, da ne boste le prijazni, ampak tudi profesionalni.
Korak
1. del od 3: Uporaba prijaznega tona
Korak 1. Pozdravite prejemnika
V poslovnem položaju lahko "uporabite" uradni pozdrav, na primer "Dragi". Vendar se osebna e -pošta vse pogosteje uporablja. Nekateri e -poštni pozdravi, ki lahko pomagajo ustvariti prijazen ton, vključujejo:
- Živjo!
- Zdravo prijatelj
- Dolgo časa se nismo videli
- Zdravo!
Korak 2. Namignite na svoj odnos s prejemnikom
Če se osredotočite samo na opomnik, bo vaše sporočilo hladno. Namignite na osebni odnos s prejemnikom z vključitvijo stavkov, ki odražajo prijateljstva in skupne izkušnje. To vključuje:
- Kako je v šoli?
- Živjo Prijatelj kako si?
- Prejšnji vikend je bil tako zabaven.
- Kdaj sva se nazadnje pogovarjala, pred enim mesecem?
- Naše zadnje potovanje je bilo res zabavno! To moramo ponoviti.
Korak 3. Izboljšajte svoj izraz
To je še posebej pomembno za opomnik v e -poštnem sporočilu. Če že dolgo niste bili v stiku s prejemnikom, se je najbolje opravičiti ali mu dati izgovor, da ga samo pokličete, da ga opomni. Nekaj primerov subtilnih izrazov vključuje:
- Vem, da se že dolgo nisva pogovarjala, vendar bi vas rad spomnil na …
- Prihod novega otroka me je zaposlil, spomnila sem se, da vas moram spomniti …
- Vem, da ste zaposleni, zato vas nočem motiti, vendar sem želel poslati opomnik …
Korak 4. Bodite vljudni
Če je opomnik pomemben, se vam bo morda zdel napet. Ne pozabite, da je prejemnik zaposlen s svojim življenjem. Vedno reci "prosim" in "hvala" z ustreznimi izrazi. Morda boste želeli vključiti vljudne stavke, kot so:
- Žal mi je, da vas motim, vendar sem se hotel prepričati …
- Odgovorite na to e -poštno sporočilo čim prej …
- Hvala, ker ste si vzeli čas za branje in odgovor na to opomnik. Res cenim.
- Čakam na vaš odgovor.
2. del 3: Zahteve za navedbo
Korak 1. Uporabite naslove stolpcev
Pametnega stolpca naslova ni treba pisati. Naslovi stolpcev, ki so jasni in nedvoumni, bodo bolj koristni. Tako lahko prejemnik na prvi pogled spozna namen e -pošte. Nekatere pogoste izbire za prijazna e -poštna opomnika vključujejo:
- Preverite
- Hiter opomnik o…
- Prihajajoča potovanja/dogodki.
- Štetje udeležencev potovanja/dogodka.
Korak 2. Ne pozabite vključiti opomnika
Ko se tako močno poskušate biti vljudni in prijazni, lahko pozabite na nekaj pomembnega, na primer na opomnik. Napišite opomnik za paket na začetku e -poštnega sporočila, po pozdravu in stavku o osebnem odnosu. Na primer:
- "Zdravo prijatelj, Že dolgo se nisva pogovarjala, Ben. Kako sta vaša žena in otroci? Žena in otrok sta me zaposlovala, vendar bi vas rad vprašal o… «
-
Živjo!
Babica, že dolgo sem mislil poslati to sporočilo. Žal mi je, ker sem preveč zaposlen. Babico želim spomniti na najino kosilo …"
Korak 3. Uporabite jedrnat jezik
Res je, da vljuden jezik zahteva daljše stavke. Na primer, stavek "Delaj bolj" bi bil bolj vljuden, če bi napisal "Bolje bi bilo, če bi delal bolj." Čeprav so vljudni, dolgi stavki lahko osredotočijo vaš e -poštni naslov na nejasen.
Za e -poštna sporočila uporabite enostavnejšo strukturo. Mogoče kaj takega: Pozdrav (odpiranje) → Osebni odnosi → Opomnik → Zaključni pozdrav (zaključek)
Korak 4. Uredite nepotrebne podatke
Za vsak stavek in del stavka se vprašajte: "Ali je to potrebno?" V nekaterih primerih ima lahko "nujno" širok pomen, na primer "To je potrebno, da moje e -poštno sporočilo ne zveni hladno." Odstranite nepotrebne dele iz e -pošte.
Na splošno je mogoče priloge (na primer »zelo«, »zelo«, »res«, »enkrat« in »seveda«) odstraniti, da bo e -pošta bolj jedrnata
Korak 5. E -poštno sporočilo zaključite z zaključnim pozdravom
"Blagoslov" pomeni reči "adijo". Zaključni pozdrav vključuje izraze, kot so "Pozdravljeni", "S spoštovanjem", "S spoštovanjem" in "Pozdravljeni". Vaš podpis mora biti napisan po zaključnem pozdravu. Takšen splošni zaključni pozdrav se lahko zdi formalno. Morda boste želeli poskusiti nekaj takega:
- tvoj prijatelj
- tvoj prijatelj
- pošlji pozdrav za uspeh
- Imej lep dan
- ti si na vrsti
- Veselim se vašega odziva
3. del od 3: Prepričajte se, da v e -pošti ni napak
Korak 1. Dvakrat preverite svojo e -pošto
Tudi prelet e -pošte enkrat ali dvakrat bo zmanjšal osnovne napake, ki se lahko pojavijo med pisanjem. Ko sestavite e-poštno sporočilo, dvakrat preverite črkovanje in slovnico v svojem e-poštnem sporočilu.
- Mnogi ponudniki e -pošte imajo funkcije preverjanja črkovanja in slovnice. Kakovost funkcije je odvisna od ponudnika e -pošte. V nekaterih primerih ta funkcija morda ni zelo natančna.
- Ne pozabite preveriti naslovov, pozdravov in zapiranja (zapiranja) polj. Verjetno boste na to pozabili in se osredotočili le na vsebino e -pošte.
Korak 2. E -poštno sporočilo preberite na glas
Če pišete pomembno e -poštno sporočilo ali če želite biti nekomu vljudni in prijazni, preberite e -poštno sporočilo od začetka do konca na glas. Se sliši kot pogovor? V tem primeru je vaše e -poštno sporočilo pripravljeno za pošiljanje.
Prepišite stavke ali odlomke, ki se slišijo nerodno. Pri ocenjevanju uporabite svojo najboljšo presojo. Vsaka oseba bo imela drugačen pogled, odvisno od tega, kako govorite
Korak 3. Naj nekdo drug prebere vaš e -poštni naslov
Pri pomembnih komunikacijah, na primer v poslovne namene, lahko prosite nekoga drugega, da preveri e -poštni opomnik, preden ga pošlje. Če je vaše e -poštno sporočilo jedrnato, običajno traja le kratek čas in zlahka opazite tudi najmanjše napake.
- Preverite storitve sporočanja na spletu. Pošljite prijateljem e -pošto po elektronski pošti in postavljajte vprašanja, kot so: »Živjo, ali lahko prebereš kratko e -poštno sporočilo, ki ga moram poslati? Ne bo trajalo dolgo."
- Ne pozabite se vedno zahvaliti vsem, ki berejo vaš e -poštni naslov. Navsezadnje vam pomagajo.
