E -pošta po svoji naravi ni tako formalna kot pisno pismo. Vendar pa obstajajo časi, ko morate pri pisanju e -pošte uporabiti bolj formalni ton. Pomislite, kdo je prejemnik, nato izberite pravi pozdrav. Po tem si lahko omislite obliko pozdrava in napišete uvodni stavek.
Korak
1. del od 3: Upoštevanje prejemnikov
Korak 1. Odločite se, kako formalni morate biti
Tudi če napišete "uradno" e -poštno sporočilo, je stopnja formalnosti odvisna od osebe, ki ga prejme. Na primer, stopnja formalnosti e -poštnega sporočila predavatelju ni enaka e -poštnemu pri prijavi za zaposlitev.
Pri prvem stiku zaradi varnosti uporabite bolj formalni ton
Korak 2. Poiščite ime prejemnika
Naredite nekaj raziskav, da poiščete prejemnike, ki jih ne poznate. Če poznate ime, bo pozdrav postal bolj oseben, tudi če uporabljate formalno tehniko.
Korak 3. Sledite primeru prejemnika
Če vam prejemnik najprej pošlje e -pošto, lahko kopirate pozdrav, ki ga uporabi. Če na primer uporablja "zdravo" in vaše ime, lahko odgovorite v istem slogu z uporabo "zdravo" in njegovega imena.
2. del 3: Izbira pozdrava
Korak 1. Uporabite “Spoštovani”
Lep pozdrav "Dragi". (ki mu sledi ime prejemnika) se iz nekega razloga zelo pogosto uporablja. Ta pozdrav je formalni, ne da bi bil pretiran, in tako znan, da ne pritegne veliko pozornosti, in to je v redu. Nočeš voščila, ki izstopa, ker ni na mestu.
Korak 2. Poskusite »S spoštovanjem«, če ne poznate imena prejemnika
Ta pozdrav se relativno formalno uporablja v poslovnih e -poštnih sporočilih, še posebej, če ne poznate imena prejemnika. Vendar je dobro, če najprej poiščete ime.
Uporabite lahko tudi »Koga bi to lahko zanimalo«, če je e -poštno sporočilo zelo formalno in ne veste imena prejemnika. Vendar ta pozdrav včasih ljudi užali, ker ni oseben
Korak 3. Razmislite o "zdravo" ali "zdravo" v manj formalnem e -poštnem sporočilu
E -poštna sporočila se zdijo manj formalna kot pisma na splošno. Tako lahko v precej uradnem e -poštnem sporočilu uporabite pozdrav, kot je "Zdravo". Če na primer predavatelju, še posebej tistemu, ki ga poznate, pišete e -poštno sporočilo, je še vedno primerno pozdraviti.
Korak 4. Ne uporabljajte »Hej«
Medtem ko je "zdravo" sprejemljivo v polformalnih e-poštnih sporočilih, je "hej" druga zgodba. Ta pozdrav je zelo naključen, tudi v neposrednem govoru. Zato se mu morate izogibati. Tudi če svojega šefa dobro poznate, se izogibajte uporabi »Hej« v e -poštnih sporočilih, naslovljenih nanj.
Korak 5. Namesto imena po potrebi uporabite naslov
Včasih, ko nekomu napišete e -poštno sporočilo, poznate le njegov položaj v podjetju ali organizaciji. V tem primeru namesto imena uporabite naslov, na primer »Spoštovani. Vodja kadrov, »Spoštovani. Odbor za zaposlovanje «ali» Spoštovani. Profesor.
Korak 6. Dodajte pozdrav, da bo e -pošta bolj formalna
Če je mogoče, dodajte »gospod«, »oče«, »mati«, »dr.« ali »profesor« pred imenom prejemnika za bolj formalni vtis. Uporabite tudi priimek ali polno ime, ne samo svojega imena.
3. del 3: Sestavite in začnite e -poštno sporočilo
Korak 1. Pozdrav postavite v prvo vrstico
Zgornjo vrstico zaseda pozdrav, ki ste ga izbrali, nato pa ime prejemnika. Če je mogoče, uporabite naslov ali naslov, na primer »gospod«, »mati« ali »dr.«, Čemur sledi vaše ime in priimek.
Korak 2. Uporabite vejice
Na splošno bi morali po pozdravu uporabiti vejico. V uradnem pismu lahko uporabite dvopičje, vendar je to običajno preveč formalno za e -pošto. Vejica bo zadostovala, vendar lahko uporabite dvopičje, če v e -poštnem sporočilu pišete uvodno pismo.
Korak 3. Nadaljujte na naslednjo vrstico
Salam ima svoje mesto na vrhu. Po tem pritisnite tipko Enter, da nadaljujete v naslednjo vrstico. Če namesto zamikovnih stavkov uporabljate presledke za nove odstavke, med pozdravom in prvim odstavkom postavite prazno vrstico.
Korak 4. Predstavite se v uvodnem stavku, če je potrebno
Za prvo e -poštno sporočilo se predstavite, tudi če prejemnika poznate v resničnem življenju. Z zagotavljanjem osebnih podatkov bodo prejemnike spodbudili, da preberejo vaš e -poštni naslov.
- Na primer, "Moje ime je Jessica Hartono in sem direktor trženja v podjetju ABC Company." Lahko se predstavite tudi prejemniku, na primer »Moje ime je Rama Susanto in opravim vaš tečaj trženja (trženje 101 vsak torek in četrtek popoldne)«.
- Če prejemnika že poznate in ste mu poslali e -poštno sporočilo, lahko prvi stavek uporabite kot pozdrav. Na primer: "Hvala za tako hiter odgovor" ali "Želim vam dobro zdravje".
Korak 5. Napišite telo e -poštnega sporočila
Večina uradnih e -poštnih sporočil se dotakne bistva zadeve. To pomeni, da morata prvi in drugi stavek obravnavati, zakaj prejemniku pišete. Ne pozabite biti čim krajši glede svojega cilja.
