Excel je odličen za tabele in podatke, toda kako ga lahko uporabite in strukturirate tako, da ustreza vašim potrebam? Orodje za razvrščanje vam omogoča hitro razvrščanje stolpcev z različnimi oblikami ali pa ustvarite lastne oblike za več stolpcev in podatkovnih tipov. S funkcijo razvrščanja razvrstite svoje podatke in olajšajte njihovo razumevanje in uporabo.
Korak
1. del od 3: Razvrščanje po abecedi ali po številu
Korak 1. Izberite svoje podatke
Lahko kliknete in povlečete (kliknete in povlečete), da izberete stolpec, po katerem želite razvrstiti, ali pa kliknite celico v stolpcu, da aktivirate to celico in omogočite Excelu samodejno razvrščanje podatkov.
Vse podatke v stolpcu je treba razvrstiti glede na vrsto, ki jo je treba razvrstiti (primer: besedilo, številke, datumi)
Korak 2. Poiščite gumb Razvrsti
Ta gumb se nahaja na zavihku Podatki v razdelku Razvrsti in filtriraj. Za hitro razvrščanje uporabite gumba "AZ ↓" in "AZ ↑".
Korak 3. Razvrstite stolpce s klikom na ustrezen gumb
Ko razvrščate številke, jih lahko razvrstite od najnižjega do najvišjega ("AZ ↓") ali od najvišjega do najnižjega ("AZ ↑"). Ko razvrščate besedilo, ga lahko razvrstite po abecedi ("AZ ↓") ali v obratnem abecednem vrstnem redu ("AZ ↑"). Ko razvrščate datume ali ure, jih lahko razvrstite od najzgodnejšega do najnovejšega ("AZ ↓") ali od najzgodnejšega do najzgodnejšega ("AZ ↑").
Če poleg stolpca, ki ga sortirate, obstaja še en stolpec, ki vsebuje podatke, se prikaže okno z vprašanjem, ali želite vnesti podatke za razvrščanje. Rezultat naročila še vedno temelji na izbranem stolpcu, vendar bodo podatki ob tem stolpcu sledili vrstnemu redu glede na podatke v izbranem stolpcu
Korak 4. Težava s stolpcem, ki se ne bo razvrstil
Če pri poskusu razvrščanja naletite na sporočilo o napaki, je najpogostejši vzrok težava pri oblikovanju podatkov.
- Če razvrščate številke, se prepričajte, da so vse celice oblikovane kot številke in ne kot besedilo. Številke je mogoče pomotoma „uvoziti“ali prebrati kot besedilo iz določenih računovodskih programov ali aplikacij.
- Če razvrščate besedilo, lahko pride do napak zaradi prisotnosti presledkov ali nepravilnega oblikovanja podatkov.
- Če razvrstite po datumu ali uri, težava običajno nastane zaradi oblike podatkov. Če želite, da se Excel razvrsti po datumu, se morate prepričati, da so vsi vaši podatki oblikovani kot datumi.
2. del od 3: Razvrsti po več merilih
Korak 1. Izberite svoje podatke
Recimo, da imate preglednico s seznamom imen strank in njihovih mest. Nato želite mesta razvrstiti po abecedi, nato pa vsako stranko razvrstite tudi po abecedi v vsakem mestu. To lahko storite tako, da ustvarite razvrščanje po meri.
Korak 2. Kliknite gumb Razvrsti
Nahaja se v razdelku »Razvrsti in filtriraj« na zavihku Podatki. Odpre se okno, ki vam omogoča, da ustvarite določeno zaporedje z različnimi merili.
Če so v prvem stolpcu v stolpcu glave, na primer »Mesto« in »Ime«, preverite polje »Moji podatki imajo glave« v zgornjem levem kotu okna za razvrščanje, ki se prikaže prej
Korak 3. Naredite prve nastavitve
Kliknite meni Razvrsti po, da izberete želeni stolpec. V tem primeru boste najprej razvrstili mesto, zato v meniju izberite ustrezen stolpec.
- V meniju "Razvrsti v" izberite "Vrednosti".
- Razporedite vrstni red "A do Ž" ali "Z do A" po svojem okusu.
Korak 4. Naredite drugo nastavitev
Kliknite gumb Dodaj ravni. S tem boste pod prvo nastavitev dodali še eno nastavitev. Izberite drugi stolpec (Ime stolpca v tem primeru), nato prilagodite nastavitve (za lažje branje izberite isti meni z nastavitvami kot v prvi nastavitvi).
Korak 5. Kliknite V redu
Seznam bo razvrščen po predhodno nastavljenih nastavitvah. Ogledate si lahko mesta, razvrščena po abecedi, in imena strank, razvrščena po abecedi v vsakem mestu.
Ta primer je preprost in vključuje le dva stolpca. Lahko pa ustvarite zapletena zaporedja in po želji vključite več stolpcev
3. del 3: Razvrsti po barvi celice ali črki
Korak 1. Izberite svoje podatke
Lahko kliknete in povlečete (klik in povlečete), da izberete stolpec, po katerem želite razvrstiti, ali pa kliknite celico v stolpcu, da aktivirate to celico in omogočite Excelu, da samodejno razvrsti podatke.
Korak 2. Kliknite gumb Razvrsti
Nahaja se na zavihku Podatki v razdelku »Razvrsti in filtriraj«. Prikaže se okno Razvrsti. Če imate poleg izbranega stolpca še en stolpec, ki vsebuje podatke, vas bo vprašal, ali želite te podatke vnesti.
Korak 3. V meniju "Razvrsti vklopljeno" izberite "Barva celice" ali "Barva pisave"
Tako boste lahko izbrali prvo barvo, ki jo želite razvrstiti.
Korak 4. Najprej izberite barvo, ki jo želite razvrstiti
V meniju Naročilo lahko v spustnem meniju izberete, katero barvo želite postaviti prvo ali zadnjo v vrstnem redu. Izberete lahko le barvo, ki je v stolpcu.
Za razvrščanje barv ni 'privzete' ali privzete nastavitve. Dogovore morate narediti sami
Korak 5. Dodajte drugo barvo
Za vsako razvrščeno barvo boste morali dodati druge nastavitve. Kliknite Dodaj raven, da dodate nastavitve. Izberite naslednjo barvo, po kateri želite razvrstiti, nato nastavite naročila aranžmaja v vrstnem redu, v katerem jih želite narediti.
Prepričajte se, da je vsak ukaz za nastavitev enak za vsako nastavitev. Če na primer razvrščate od zgoraj navzdol, v meniju Naročilo za vsako nastavitev izberite Na vrhu
Korak 6. Kliknite V redu
Vsaka nastavitev bo začela veljati posamično, stolpci pa bodo razvrščeni glede na barvo, ki ste jo nastavili.
Nasveti
- Poskusite razvrstiti podatke na drugačen način; Različna stališča lahko prikažejo različne vidike predstavljenih informacij.
- Če so v vaši preglednici vsote, povprečja ali drugi podatki o povzemanju pod podatki, ki jih želite razvrstiti, pazite, da jih tudi ne razvrstite.
