Pisanje predloga poslovodstvu je mogoče, če želite predlagati izboljšave delovnih postopkov, predlagati načine varčevanja, posredovati informacije o priložnostih za dobiček ali predlagati spremembe. Če želite napisati predlog za vodenje podjetja, si vzemite čas in zberite potrebne podatke. Pogovorite se o idejah s sodelavci, da ugotovite, kaj si mislijo, in se spretno spoprimejte z vodstvom.
Korak
Metoda 1 od 2: Oblikovanje predloga
Korak 1. Določite idejo ali vprašanje, ki ga je treba obravnavati v predlogu, na primer izboljšanje poteka dela ali zmanjšanje stroškov
Na splošno si lahko zamislite jasno vizualizacijo. Če pa želite rešiti težavo ali dati predlog za kaj pomembnega, bodite pozorni na vse, kar je povezano.
2. korak Pred raziskavo preverite trenutno stanje in preverite trenutno stanje
Pogovorite se z ustreznimi strankami, kot so sodelavci, menedžerji ali stranke. Poiščite informacije o tekmecih in poglejte, kako delujejo.
Če na primer menite, da je treba spremeniti gostinsko storitev v pisarni, se najprej pogovorite s kuhinjskim osebjem. So delali kje drugje, pri različnih ponudnikih gostinstva? Kaj menijo vaši sodelavci? Lahko se zgodi, da vaše nezadovoljstvo ni problem kakovosti, ampak le stvar okusa
Korak 3. Napišite opis težave
Predlog začnite z razlago trenutnih pogojev. Vključite vsa pomembna dejstva, kot so storilec, datum in lokacija. Ko pišete uvodni predlog, ne sodite. Razloži razmere glede na realnost.
Na primer, "PT Sukses Maju že 7 let uporablja gostinske storitve gospe Nyengir. Vendar pa se glavni meni, ki je na voljo, postopoma zmanjšuje, s petih menijev na dva. To vpliva tudi na razpoložljivost vegetarijanskih menijev. vegetarijanski meniji niso na voljo."
Korak 4. Po opisu težave zapišite rešitev, ki jo želite predlagati, in korake za njeno izvedbo
Začnite tako, da napišete bistvo rešitve in na podlagi svojih opažanj opišite, kaj ste ugotovili.
Na primer: "Po mojem mnenju bi moral PT Sukses Maju poiskati novega ponudnika gostinskih storitev. PT Fast Bangkrut uporablja več drugih gostinskih storitev. Gostinska gospa Sisca Soewitomo in gospod Rudi Chaeruddin zagotavljata več menijev po konkurenčnih cenah. Poleg tega, ker gostinstvo G. Rudi Chaeruddin vsak dan ponuja menije vegetarijanske, veganske in brezglutenske jedi, gostinstvo je bolj v skladu s potrebami podjetja. Ogledate si lahko tudi gostinstvo za gospo Sisco Soewitomo, čeprav vegetarijanski meni pri gostincu ni tako raznolik kot pri gostincu gospoda Rudija Chaeruddina. Po anketi zaposlenih iz leta 2011 je 40% zaposlenih v PT Sukses Maju vegetarijance, 10% veganov, 2% pa mora uživati dieto brez glutena."
Korak 5. Ustvarite izvedbeni načrt
Pojasnite vsak korak, ki ga morate narediti, ter čas in stroške. Zapišite, kaj veste in kaj se morate še naučiti. Napišite korake v obliki seznama in jih nato podrobno razložite. Ne pretiravajte s spremembami. Ne pozabite pa pojasniti možnih rezultatov teh sprememb.
Na primer: "Če želite uporabiti drugo gostinsko storitev, mora podjetje: 1. Odpovedati pogodbo z gospo Nyengir. 2. Prosite gostinca gospo Sisco Soewitomo in gospoda Rudija Chaeruddina, da opravita preizkus okusa. 3. Izberite enega od 4. Podpišite pogodbo z izbranim gostincem. Zahtevane gostinske takse se ne razlikujejo veliko od gostinskih dajatev gospe Nyengir. Dokler podjetje izpolnjuje pogodbene obveznosti z gospo Nyengir, podjetje ne bo kaznovano.. Poleg tega bodo zaposleni, če imajo raje ponujeno hrano, bolj zadovoljni s pogoji dela."
Korak 6. Zapišite možen odpor do svojega načrta
Ali bodo nekateri zaposleni zavrnili vaš načrt? V tem primeru bo nekaterim zaposlenim morda všeč okus kuhanja gospe Nyengir. Ali pa, če predlagate idejo o izdelku, lahko ustrezne uradnike agencije prepričate, da je nov izdelek varen za uporabo? Zapišite korake, s katerimi boste prepričali druge v svoj projekt.
Korak 7. Ko zapišete korake, zapišite potrebna gradiva ali človeške vire, če obstajajo
Zapišite si tudi čas, potreben za izvedbo sprememb, ker je čas denar. Naredite preprost kontrolni seznam. V primeru zgornjega primera lahko ustvarite seznam na naslednji način:
Potrebni viri: pododbor za ocenjevanje gostinstva (4 osebe iz različnih oddelkov), 2 uri za preizkušanje okusa in 3 ure za pisanje poročil
Korak 8. Zaključite predlog tako, da znova napišete spremembe, ki jih želite narediti, in njihove glavne prednosti
Prepišite svoje tri glavne točke in nato naredite zaključni stavek. Zamislite konec predloga kot povzetek. Na primer:
- "Kot je bilo že pojasnjeno, je gostinstvo gospe Nyengir v zadnjih 7 letih postopoma zmanjševalo glavni meni, ki je na voljo. Catering gospe Sisca Soewitomo in gospod Rudi Chaeruddin ponujata bolj raznolik meni po konkurenčnih cenah. Zato predlagam PT Sukses Maju to. preizkus okusa in izberite novega gostinca za podjetje. S tem novim gostincem se pričakuje, da se bo zadovoljstvo zaposlenih povečalo, zaposleni pa bodo verjetno ostali."
- Navedite količinske ali finančne koristi spremembe, če obstajajo.
- Pojasnite kakovostne prednosti sprememb. Včasih koristi sprememb ni mogoče meriti s številkami ali dejstvi. Če se predlagana sprememba nanaša na srečo zaposlenih, jo razložite. Kvalitativna sprememba je lahko prav tako dragocena kot kvantitativna sprememba.
Metoda 2 od 2: Delitev predloga
Korak 1. Naj sodelavec prebere vaš predlog in posreduje povratne informacije
Lahko se ali ne strinja z vašimi predlaganimi spremembami. Če se ne strinja, razmislite, zakaj. Če so razlogi veljavni in vplivajo na vaš predlog, ga bodite pripravljeni pregledati. Partnerjevo nesoglasje lahko dodate tudi v stolpec "Nesoglasje", če razumete misel, vendar se ne strinjate.
Korak 2. Ko ustvarite predlog in zaprosite kolege za povratne informacije, preglejte tok, slovnico, natančnost in število besed predloga
Ne podajajte predolgih predlogov, da bo vodja opazil vaš predlog. Če je mogoče, dajte predlog 1-2 strani.
Korak 3. Ko je predlog pripravljen, veste, komu naj ga predloži, in ga nato pošljite
V nekaterih podjetjih so odločevalci jasni, v drugih pa je bolj tekoča struktura, zaradi česar je težko vedeti, na koga se obrniti. Poglejte ozadje podjetja in ugotovite, komu bi morali poslati predlog.
