Dokument o tehničnih specifikacijah je dokument, ki vsebuje pravila in zahteve, ki jih mora izpolnjevati izdelek ali proizvodni proces. Izdelki ali proizvodni procesi, ki ne ustrezajo zahtevam in pravilom, navedenim v dokumentu, ne ustrezajo specifikacijam in se na splošno imenujejo zunaj specifikacije. Tehnične specifikacije se uporabljajo pri izdaji pogodb o proizvodnji ali tehničnih storitvah za določitev pravil o izpolnjevanju pogodb.
Za pripravo dokumenta s tehnično specifikacijo uporabite naslednje nasvete.
Korak
Metoda 1 od 3: Upoštevanje splošnih premislekov
Korak 1. Odločite se, ali želite napisati odprto ali zaprto specifikacijo
- Razmislite o pisanju odprte specifikacije. Odprti specifikacijski dokument opisuje le zmogljivosti, ki jih je treba doseči, ne pojasnjuje pa, kako to doseči. Izvajalci se tako lahko svobodno trudijo izpolniti specifikacije. Na primer, če pišete specifikacijo računalniškega pomnilnika, vam ni treba določiti posebne vrste pomnilnika, ki bi ga morali uporabiti.
- Razmislite o pisanju zaprte specifikacije. Poleg opisa zmogljivosti, ki jih je treba doseči, zaprti specifikacijski dokument opisuje tudi opremo, tehnologijo in metode montaže, ki jih je treba uporabiti pri načrtovanju izdelka ali proizvodnih procesih. Dokument s specifikacijo strojne sestave lahko na primer od operaterja zahteva uporabo motorja s hidravličnim pogonom.
Korak 2. Določite zahteve z oceno obstoječih specifikacij
Korak 3. Določite svoj slog pisanja
- Uporabite kratke neposredne stavke.
- Izogibajte se uporabi relativnih zaimkov. V besedilu jasno povejte, kaj mislite.
- Pojasnite tehnične izraze in okrajšave, ki se običajno uporabljajo na tem področju. Za razlago tehničnih izrazov dodajte poglavje "definicije" na začetek dokumenta.
Korak 4. Ustvarite kazalo
Splošne zahteve izdelka ali proizvodnega procesa postavite na začetek dokumenta, nato pa natančnejša poglavja.
Metoda 2 od 3: Ustvarjanje specifikacij
Korak 1. Zapišite vse potrebe, ki jih mora zadovoljiti izdelek ali proizvodni proces
Za opis potrebe uporabite besedo "mora". Izvajalec mora v celoti izpolniti potrebe, opisane z besedo "mora". Če želite ugotoviti potrebo, upoštevajte naslednje dejavnike in po potrebi dodajte druge dejavnike:
- Določite ustrezno težo in/ali velikost izdelka.
- V celoti opišite okoljske pogoje, ki so primerni za uporabo izdelka. Če je izdelek pod vplivom ekstremne vlažnosti ali temperature poslabšan, to zapišite v specifikacije.
- Dajte strpnost delovanju izdelka ali proizvodnemu procesu.
- Določite standarde izdelave ali varnostne standarde tretjih oseb, ki jih je treba uporabiti za izdelek ali proizvodni proces. Na primer, morda boste morali zahtevati, da vaš izdelek opravi certifikat UL ali CSA.
- Opišite posebne tehnične specifikacije, ki jih mora izdelek ali proizvodni proces doseči. Na primer, v specifikaciji elektronskega proizvodnega procesa lahko določite zahteve vmesnika in hitrost proizvodnje, pri specifikaciji mehanskega proizvodnega procesa pa lahko določite standard gostote ali zmogljivosti.
- Določite življenjsko dobo izdelka ali proizvodnega procesa. Če izdelek ali proizvodni proces zahteva redno vzdrževanje, vključite podroben opis postopka v specifikacijo. V specifikaciji morate navesti pogoje, pod katerimi je potrebno vzdrževanje, in kako pogosto je treba vzdrževanje izvajati.
Metoda 3 od 3: Dokončanje specifikacije
Korak 1. Ustvarite naslov in kontrolno številko za specifikacijo
Prav tako ustvarite specifikacijski dokument, ki ga je mogoče spremeniti.
Korak 2. Določite pooblastilo, ki lahko izdaja in spreminja specifikacije, in vključite polje za podpis kot potrditev
Korak 3. Kritično preberite specifikacije
Postavite se kot neizkušen izvajalec ali izvajalec, ki želi prihraniti denar tako, da zaobide specifikacije, kjer je to mogoče. Po tem prilagodite specifikacije, kot je potrebno, za pomoč začetnikom, ki izvajajo, in zaprite luknje zvijače.
