Povratne informacije so eden od glavnih vidikov, ki lahko zaposlenim in študentom pomagajo, da se izboljšajo. Poleg tega, da so povratne informacije pomembne v večini pisarn in učilnic, jih je treba imeti. To je še posebej opazno, če imate zaposlene ali če ste odgovorni za poučevanje drugih. Pisanje povratnih informacij po e-pošti postaja vse bolj pomembno, saj več delavcev komunicira in dela na daljavo. Če ste nadzornik uspešnosti zaposlenega, napišite povratne informacije o njegovem delovanju. Če ste učitelj, napišite povratne informacije za svoje učence.
Korak
Metoda 1 od 3: Pisanje povratnih informacij za zaposlene po e -pošti
Korak 1. Povejte razlog, zakaj zaposlenemu pošiljate e-pošto (e-pošto)
Lahko mu poveš v zadevi e -pošte ali v telesu e -pošte. Vendar pa je dobro, da ga postavite v temo e -pošte, da bo vedel, kaj bo e -poštno sporočilo prebralo.
Na primer napišite »Povratne informacije o predlogu projekta - odličen začetek!« o temi e -pošte
Korak 2. Začnite e -poštno sporočilo s prijaznim stavkom
To bo zaposlenim pokazalo, da posredujete prijazne, ne kritične povratne informacije. Poleg tega to povečuje verjetnost, da bodo bralci e -pošte prebrali in prejeli konstruktivne povratne informacije.
Napišite nekaj takega: "Lep dan!"
Korak 3. Cenite delo, ki ga je delavec opravil
Običajno je oseba, ki prejme povratne informacije, opravila nalogo, ki bi jo ocenili zelo težko, zato jo pohvalite na začetku e -poštnega sporočila in mu sporočite, da cenite njegov trud.
Lahko bi rekli: "Hvala, ker ste tako trdo delali na tem predlogu. Predlog je zelo dober."
Korak 4. Najprej dajte zaposlenim pozitivne povratne informacije
Zaradi pozitivnih povratnih informacij bodo ostre kritike zvenele mehkeje. Bodite iskreni, a ne pozabite ga pohvaliti. Osredotočiti se morate na njegovo trenutno službo ali na predhodno opravljeno nalogo.
Recite: »Ta predlog je zelo dober. Napisali ste zelo impresiven cilj in vidim tudi, da je bila uporabljena metodologija veliko napredka."
5. korak Zapišite negativne povratne informacije kot predloge
Pravzaprav je pisanje predlogov, katere točke je treba zamenjati, učinkovitejše, vendar bralec tovrstnih nasvetov ne bo mogel sprejeti prav dobro. Na koncu bi se lahko počutil malodušnega. Zato zapišite povratne informacije s svojega stališča in kako bi jih spremenili, če bi napisali predlog.
Lahko bi napisali: »Prvi del bom zamenjal za drugi, nato pa tretji del še enkrat razložil, da se bo lahko tam zapisal tudi proračunski del. Poleg tega lahko rečete "Izbrisal bom drugi odstavek, vendar bom ob zaključku dodal pregled tekočega projekta"
Korak 6. Razložite negativne povratne informacije
Pojasnite težavo, ki jo ima, in kje je, če je potrebno. Če se njegova kritika nanaša na spremembo pričakovanj ali smeri, mu to sporočite. Vključite tudi podrobne razloge, zakaj bi bilo treba v tem razdelku spremeniti.
- Recite: »V podjetju delamo velike spremembe, zato moramo napisati podrobnejši predlog, tako da ga razvzamemo v več delih. Že sem dal pregled, katere dele je treba še naprej razvijati.
- Če želite napisati povratne informacije, ki se nanašajo na odnos osebe, ne pozabite navesti konkretnega primera, kaj mislite. Na primer, če želite na sestanku s stranko kritizirati nošenje neprimernih oblačil, navedite primer napake, ki jo je naredil. Na primer: »Ko ste nazadnje videli stranko, ste nosili natikače, pred tem pa majico. Takšna oblačila ne odražajo profesionalnosti podjetja, ki jo vedno pokažemo."
Korak 7. Dajte mu predloge, kako se lahko izboljša
Vaše povratne informacije bodo neuporabne, če mu ne boste ponudili izhoda. Ti predlogi so lahko kar koli, od določenega seznama vložkov do splošnega seznama predlogov dosežkov.
- Lahko navedete primer, da lahko reši težavo. To je odlična možnost, če imate v mislih konkreten predlog. Na primer, recite: »Za naslednjo predstavitev uporabite nevtralne barve in ne uporabljajte prehodov med diapozitivi. Poleg tega se sestanka udeležijo stranke, zato tudi ne uporabljajte žargona podjetja."
- Lahko pa ga vprašate, katere rešitve bi rad naredil, da bi težavo odpravil. Ta možnost je odličen način, če želite govoriti o težavi, ki ima lahko več možnosti za rešitev. Na primer: "Na kakšne načine lahko izboljšate svojo naslednjo predstavitev?" ali "Kakšne spremembe bi želeli narediti v naslednji predstavitvi?".
8. korak. Opomnite ga na možne posledice
Nekatere težave na delovnem mestu lahko poškodujejo ime podjetja, zato je treba zaposlene o tem obvestiti. V nekaterih situacijah ni veliko posledic, če se delavec zmoti. Obstajajo pa tudi trenutki, ko ste izgubili stranko ali zaradi pomanjkanja zaposlenih ne morete zagotoviti učinkovitih storitev. Včasih obstajajo tudi posledice za delavce, če ne izboljšajo položaja. Če pride do težav, takoj obvestite svoje zaposlene.
- Na primer, sporočite mu, da vas skrbi, da bo stranka odpovedala zaradi napake pri dokumentaciji.
- Druga možnost je, da zaposlenemu povejte, da morda ne bo vključen v naslednji projekt, če se njegova sposobnost pisanja dokumentov ne izboljša.
Korak 9. E -poštno sporočilo zaključite s ponudbo za pojasnitev in razlago povratnih informacij
To je dober način, da prekinete e -pošto in mu pokažete, da ga podpirate. Poleg tega se bo tudi počutil udobno, ko bo želel zaprositi za pojasnilo o stvareh, ki jih ne razume.
Na primer, napišite stavek, kot je: "Prosim, sporočite mi, če imate še kakšno vprašanje ali potrebujete pojasnilo o tej zadevi."
Metoda 2 od 3: Pisanje povratnih informacij o ocenah
Korak 1. Določite cilje pregleda uspešnosti
To je razlog, zakaj obstaja vrednotenje. Zaposleni bo vedel, kaj bo prebral, če ve, kakšne cilje imate in vam pomaga oblikovati povratne informacije.
- Ali se na primer osredotočate na izboljšanje uspešnosti zaposlenih? Ali izvajate ocenjevanje v celotnem podjetju, da ugotovite, kakšno strokovno usposabljanje je potrebno? Ali opravljate četrtletne preglede?
- Obvestite zaposlenega o tem cilju, ko mu posredujete povratne informacije. Lahko bi rekli: »Podjetje načrtuje strokovno usposabljanje glede na potrebe zaposlenih. Zato za vsakega zaposlenega podajam ocene uspešnosti.
Korak 2. Preglejte prejšnje povratne informacije
To je mogoče sprejeti na podlagi predhodno posredovanih pregledov in neformalnih povratnih informacij, ki so bile posredovane v ocenjevalnem obdobju. Prav tako morate preveriti, kaj je delavec storil, potem ko ste dobili povratne informacije. Ali ga je uporabil za izboljšanje? Ali povratne informacije vstopijo le v desno uho in zapustijo levo uho?
- Če naredi spremembe na podlagi prejšnjih povratnih informacij, vključite to točko v pozitiven pregled o njem.
- Če ignorira stare povratne informacije, se z njim pogovorite o prejšnjih vprašanjih in pomanjkanju pobude za upoštevanje predlogov.
Korak 3. Opišite pozitivne povratne informacije in vključite konkretne primere
Sejo povratnih informacij vedno začnite tako, da pustite pozitiven komentar. Pohvalite zaposlenega za dobro opravljeno delo in podajte posebne pripombe o dosežkih. Bodite iskreni in poskušajte dati enako količino povratnih informacij kot število negativnih komentarjev, ki jih podate.
- Navedite primer, na primer: »Ko ste prostovoljno vodili projekt, ste pokazali pobudo. Poleg tega izkazujete dobre vodstvene sposobnosti pri usklajevanju s člani ekipe, poslušanju predlogov drugih in dodeljevanju ljudi njihovim nalogam. «
- Hvalite dober odnos in ga morate nadaljevati.
Korak 4. Konstruktivno kritizirajte in podajte posebne primere
Osredotočite se na kritiko, ki lahko podjetju ali ciljnemu zaposlenemu prinese največ koristi. Obvestite zaposlenega, na katerih področjih se mu zdi težko in zakaj je to zanj težava.
Navedite konkretne primere. Na primer: »V zadnjih treh predstavitvah ste pozabili predstaviti ocenjeni proračun in upočasnitev projektov« ali »Povprečno število projektov, ki ste jih zaključili v zadnjem četrtletju, je bilo 6, tokrat pa lahko dokončate le 2. Mislim, da je vaša uspešnost podpovprečna."
Korak 5. Določite cilje uspešnosti za naslednje ocenjevalno obdobje
To bo zaposlenim pomagalo vedeti, katera področja je treba izboljšati. Poleg tega boste od zaposlenih razumeli tudi, kaj podjetje potrebuje. Delavcu bodo te povratne informacije tudi bolj koristne, saj na podlagi ocene ve, kaj podjetje želi od njega.
- Cilji morajo biti kratki in specifični. Na primer: "Zaposleni bi morali prodati 4 izdelke na dan", "Zaposleni bi morali izboljšati komunikacijo s strankami" ali "Zaposleni bi se morali usposabljati za vodenje".
- Poskrbite, da boste te cilje uresničili pri naslednji oceni, saj zaposleni to pričakujejo.
Korak 6. Zagotovite možnosti za usposabljanje za poklicni razvoj
Dajte priporočila na podlagi konstruktivne kritike, ki ste jo podali. Ta priporočila lahko temeljijo na obstoječih virih, kot so delavnice, tečaji usposabljanja, interno usposabljanje ali mentorstvo med zaposlenimi. Poleg tega lahko predlagate tudi brezplačne tečaje, ki so na voljo na spletu, če nimate dovolj virov.
- Bodite odprti, če morate po pogovoru z zaposlenim spremeniti predlog. Na primer, zaposleni lahko zahtevajo strokovno usposabljanje, na katerega prej niste pomislili.
- Upoštevajte delovne cilje zaposlenega. Na primer, če se vaši zaposleni želijo preseliti na vodstvene položaje, bi lahko izbrali usposabljanje za vodstvo kot možnost poklicnega usposabljanja. Če pa se zanimate za grafično oblikovanje, mu dovolite, da opravi tečaj, da bo lahko svoje znanje uporabil za vaše podjetje.
Korak 7. Spodbudite zaposlenega, naj zaključi sejo povratnih informacij
Ne glede na to, kako odličen je pregled uspešnosti zaposlenega, nikomur ni všeč, da mu povedo, kaj mu manjka ali kaj je treba izboljšati, zato zaključite sejo tako, da zaposlenega spodbudite, da se počuti bolj udobno in manj obupano ali preobremenjeno.
Recite nekaj takega: »V zadnjem četrtletju smo imeli nekaj nepredvidljivih težav, vendar ste odlično prilagodili delovno obremenitev. Všeč nam je vaše delo in veselimo se, da bomo v tem četrtletju videli več tovrstnega dela."
Korak 8. Spodbudite odziv poslušalca
Ta odgovor je lahko ustni, potem ko ste se z njim pogovarjali, ali pa izpolnite obrazec za povratne informacije. Boljši odziv boste dobili, če boste imeli zaposleni čas, da razmisli o oceni uspešnosti in napiše svoje odgovore v vaši odsotnosti.
Osebo prosite za povratne informacije o oceni, ki ste jo pustili zanjo. Na primer: "Ali imate kakšen predlog zame, kaj moram izboljšati, ko posredujem povratne informacije? In "Ali so bile moje povratne informacije dovolj jasne in uporabne?"
Metoda 3 od 3: Povratne informacije študentom
Korak 1. Osredotočite se na učno uspešnost učencev
Namen povratnih informacij je pomagati učencem pri učenju. Zato dajte pozitivne komentarje, ki ga usmerjajo, naj izboljša svoja prizadevanja in ne kritizira svojih napak. To sejo uporabite za dajanje navodil in ne za njihovo kritiko.
Lahko pošljete pisne povratne informacije o študentskih nalogah, vključno s pisnimi nalogami, predstavitvami in projekti
2. korak Zagotovite povratne informacije o vsebini in mehanizmu dostave naloge
Oboje je za študenta pomembno, ker mora vedeti, kako izboljšati ti dve komponenti. Poleg tega obstaja veliko študentov, ki so na enem področju uspešnejši kot na drugem. Učenec ima lahko na primer svetlo idejo z dobrim razvojem idej, vendar ne zna pravilno črkovati, ne more pravilno uporabljati ločil in ima veliko nepopolnih in netočnih stavkov.
- Če posredujete povratne informacije za ustni projekt ali predstavitev, zagotovite povratne informacije o vsakem delu naloge.
- Ustne predstavitve na primer potrebujejo povratne informacije o vsebini in govorniških sposobnostih. Medtem projekti zahtevajo povratne informacije glede vsebine, ustvarjalnosti in načinov dostave.
Korak 3. Podajte posebne pozitivne in negativne povratne informacije
Komentarji, kot so "dobro delo", "izboljšanje" ali "izboljšanje", se ne štejejo za dovolj specifične; študentje ne vedo, katere dele bi morali izboljšati in katere stvari so dovolj dobre. Učencem povejte, katera področja je treba izboljšati in katera so dovolj dobra.
- Napišite nekaj takega: »Teza je jasna, dobro napisana in uporablja obliko, ki smo jo preučevali. Začetni stavek pa je treba popraviti, ker ni povezan z vašim diplomskim delom «.
- Predlagajte: "Vaša ideja je dobro razvita, vendar vam priporočam, da se udeležite dodatnih sej, da izboljšate uporabo vejic in vadite pisanje popolnih stavkov."
- Podajte kombinacijo pozitivnih komentarjev in konstruktivne kritike.
Korak 4. Predlagajte, kako izboljšati sposobnost namesto odpravljanja napake
Nekatere napake lahko označite, vendar ne urejajte preveč študentskega dela. Zapišite vse težave, ki jih vidite pri študentskem delu, na primer pretirano uporabo vejic. Po tem predlagajte, kaj bi lahko izboljšali.
Na primer: »V svojem eseju ste uporabili preveč vej. Dvakrat preverite pravila uporabe vej in kako združiti stavke z vejicami. Če pridete na dodatno sejo, se lahko vadimo, kako skupaj napisati dober odstavek
5. korak Dajte prednost svojemu novemu osnutku ali nalogi
Tako določanje prednostnih nalog bo učencem pomagalo, da se osredotočijo na druge stvari, ki jih je treba doseči. Glede na svoje delo lahko dajete prednost svojim učnim ciljem ali potrebam študentov.
Recite: "Zdaj se morate osredotočiti na uporabo aktivnih stavkov in ne uporabljati nepopolnih stavkov."
Korak 6. Omejite povratne informacije na eno področje ali eno sposobnost, če je to glavna težava
Osredotočite se na trenutne učne cilje ali potrebe učencev, ki jih ocenjujete. Prepričajte se, da študent ve, da ocenjujete le nekatere dele njegovega eseja, da ne bo domneval, da je preostanek eseja popoln.
- Označite področja, ki bodo v središču vaših povratnih informacij.
- Preden vrnete študentsko delo, jih obvestite, da posredujete samo povratne informacije o določenih delih naloge.
- Učencem lahko dovolite, da izberejo, katere veščine ali odseke želijo komentirati.
Korak 7. Ne preobremenite učencev
Če je napak preveč, jih ne odpravite v eni seji povratnih informacij. Če na eni seji pustite preveč komentarjev, se lahko učenci počutijo preobremenjeni in sčasoma obupani. Zato pustite komentar o najlažji in najosnovnejši stvari, ki jo je treba popraviti.
- Na primer, lahko začnete z načini, kako se izogniti pisanju nepopolnih stavkov in iskanju besed v slovarju, če jih ne zna črkovati.
- Poleg tega se lahko osredotočite tudi na učne cilje naloge.
Korak 8. Motivirajte učence, da se še naprej učijo
Sejo povratnih informacij zaključite s pozitivnimi besedami in ga spodbudite, naj še naprej poskuša. Lahko ga tudi spomnite na njegove dosežke pri drugih nalogah, da se bo še naprej trudil.
