Arhiviranje po abecedi je način organiziranja dokumentov, ki so pomembni tako v osebnem kot v poklicnem življenju. Abecedno arhiviranje vam omogoča hitro iskanje in obnovitev posameznih datotek. To zagotavlja, da so vsi dokumenti zaščiteni in vedno pri roki. Obstaja veliko pravil za vložitev po abecedi v indonezijščini, da se ohrani primeren sistem vložitve.
Korak
1. del od 2: Arhiviranje po abecedi
Korak 1. Odločite se po abecednem sistemu
Čeprav se morda zdi preprosto, ima abecedni sistem arhiviranja več možnosti. Izbrati morate en sistem in ga dosledno uporabljati.
- Vložitev črk za črko temelji na vsaki črki v vsaki besedi v vrstnem redu, v katerem se pojavlja, in prezre presledke med besedami.
- Arhiviranje po besedah se izvede tako, da se vsaka datoteka razvrsti glede na prvo črko vsake besede zapored.
- Vložitev po enoto upošteva vsako besedo, okrajšavo in začetnico ter jih razvrsti. To je sistem, ki ga običajno priporočamo za uporabo.
Korak 2. Datoteke združite v skupine
Ko imate vse datoteke, ki jih potrebujete za arhiviranje, se odločite, kako jih združiti skupaj. Uporabite lahko obliko slovarja, kjer je vse razvrščeno po abecedi, ne glede na vrsto datoteke ali datotek v njej. Uporabite lahko tudi obliko enciklopedije, kjer datoteke razvrstite po vrsti ali predmetu in jih nato razvrstite po abecedi.
Če imate v arhivu različne vrste datotek (potrdila, davčne listine, pisma itd.), Priporočamo uporabo oblike enciklopedije. Najprej združite datoteke po vrsti, nato jih razvrstite po abecedi. Za ločevanje dokumentov uporabite obrobo ali barvno kodo
Korak 3. Indeksirajte arhivirane datoteke
Indeksiranje združuje vsak del naslova datoteke v ustrezne enote. Če želite datoteke indeksirati, preden so arhivirane, morate razdeliti elemente vsakega imena datoteke in ustvariti novo ime, prilagojeno po abecedi, ki se razlikuje od privzetega. Kot primer:
- Recimo, da morate indeksirati in arhivirati naslednje datoteke: članek o anoi z naslovom »Anoa Eating Behaviour«, biografijo vodilnega strokovnjaka za anoa Jasmina A. Dahlia in promocijsko brošuro za razstavo anoa v živalskem vrtu v Džakarti.
- Življenjepis Jasmina A. Dahlia je označen kot "Dahlia, Jasmin A.", ker mora biti pri vložitvi prvi priimek, zato se datoteke arhivirajo v črkovno skupino "D".
- Če izberete klasifikacijsko metodo, na primer slovar, je treba člen »Anoa Eating Behaviour« ustrezno indeksirati. V skladu s tem ga arhivirajte v črkovno skupino "P" (za "Vedenje").
- V nasprotnem primeru lahko "Anoa Eating Behaviors" indeksirate kot "Anoa, Eating Behaviors", če uporabljate razvrščanje v obliki enciklopedije, namesto da preprosto arhivirate datoteke, povezane z anoa. Ta datoteka se nato arhivira v črkovno skupino "A".
- Promocijsko brošuro bi lahko indeksirali kot »Anoa, razstava (živalski vrt v Džakarti)«, če predvidevate, da bo na razstavi anoa veliko materiala. Na primer, drugo datoteko lahko indeksirate kot »Anoa, razstava (živalski vrt Bandung).
- V nasprotnem primeru se lahko promocijska brošura indeksira kot »živalski vrt Jakarta, (razstava Anoa)«, če pričakujete, da boste prejeli več datotek, povezanih z živalskim vrtom v Džakarti, ali če želite uporabiti enciklopedijsko oblikovanje datotek po datotekah po geografski lokaciji.
Korak 4. Datoteke razvrstite po abecednem redu glede na ime indeksa
Splošno pravilo arhiviranja po abecedi je, da datoteke razporedite od A (prvi) do Z (zadnji). S posebnimi informacijami določite razliko in vrstni red, tako da lahko ločite datoteke. Kot primer:
- Naročilo, indeksirano v prejšnjem koraku, je lahko nekako takole (odvisno od uporabljenega sistema): »Dahlia, Jasmin A.«, »Živalski vrt Jakarta (razstava Anoa)« in »Anoa Eating Behavior« ALI »Anoa, razstava (Jakarta Zoo)) «,» Anoa, prehranjevalno vedenje «in» Dahlia, Jasmin A. «.
- Datoteke za »kenguru« so razvrščene po datotekah za »slon«. Datoteke za "Žirafo" bodo vmes, datoteke za "Anoa" pa so razvrščene pred "Medved" in "Ovca". Tako je vrstni red: "Anoa", "Medved", "Ovce", "Slon", "Žirafa", "Kengur".
- Če kasneje dodate datoteke »Armadillo«, bodo za »Anoa«. Ker se oba začneta s črko "A", boste morali za določitev vrstnega reda pogledati črko za A ("N" za anoa in "R" za "armadillo"). Tako je novo naročilo: "Anoa", "Armadillo", "Medved", "Ovce", "Slon", "Žirafa", "Kengur".
Korak 5. Označite mapo datoteke
Za lažje iskanje označite vsako arhivsko mapo z imenom indeksa, ki ustreza datoteki v njej. Ta metoda olajša tudi arhiviranje novih datotek po vrsti.
- Arhiv vstavite v mapo.
- Lažje bi bilo, če bi barvno kodirali mapo, da bi povečali njeno uporabnost. Če na primer uporabljate razvrščanje v obliki enciklopedije, je vsaki skupini dodeljena lastna barva in vsaka datoteka v vsaki skupini je označena glede na njeno barvo.
Korak 6. Dokumentirajte sistem indeksiranja in arhiviranja
Vaš sistem indeksiranja in arhiviranja je treba dosledno izvajati. Prepričajte se, da vsi, ki imajo dostop do datoteke, poznajo sistem, na katerem deluje. Na primer, lahko ustvarite ali delite dokument, ki vsebuje podrobnosti o pravilih vašega sistema arhiviranja. To bo pomagalo vsem, da bodo lahko učinkovito uporabljali sistem vložitve.
Korak 7. Novo datoteko pravilno arhivirajte
Datoteke postavite v omaro po indeksnem imenu in abecednem vrstnem redu, glede na vaš sistem. Če je potrebno, premaknite trenutno datoteko, tako da novo datoteko vključite na njeno pravo mesto.
2. del 2: Ravnanje v posebnih primerih
Korak 1. Arhivirajte datoteke v skladu s pomembnimi pogoji
Včasih je datoteke lažje arhivirati po ključni besedi, ne pa po naslovu ali imenu, ki je tam navedeno. To zagotavlja indeksiranje in iskanje datotek z uporabo najbolj logičnih izrazov. Kot primer:
"Prva banka v Džakarti" se lahko indeksira in arhivira kot "Džakarta, prva banka". "Jakarta" je ključni izraz v tem vnosu namesto "First" ali "Bank", še posebej, če imate druge datoteke s podobnim imenom, na primer "First Bank in Bandung" ali "First Bank in Medan"
Korak 2. Razvrstite imena po priimku
Standardni arhiv priporoča, da se priimki ljudi najprej indeksirajo, saj veljajo za pomembne izraze.
- Zato je “Jasmin A. Dahlia” indeksiran in arhiviran kot “Dahlia, Jasmin A.”.
- Na koncu vključite naslov (Dr., Ir, itd.). Na primer: »Dr. Jasmin A. Dahlia «je indeksirano in arhivirano kot» Dahlia, Jasmin A., Dr. «.
- Običajno so imena razvrščena glede na črkovanje za črko. Na primer, "MacDonald" bo pred "McDonald". Zato "D", "L", "Le", "de" itd. šteje kot del imena in ne kot ločena enota. To običajno velja za tuja imena. Na primer, datoteke "Heinlein", "Le Guin", "L'Engle" in "Wolfe" so bile pravilno razvrščene (NE "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- Izjema od tega pravila običajno velja, če je ime osebe del imena podjetja ali organizacije. V tem primeru ime osebe obravnavajte kot enoto v imenu podjetja. Na primer, "Jasmin A. Dahlia Pest Control Services" je vložen v črkovno skupino "J" in NI indeksiran kot "Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services".
Korak 3. Ignorirajte člene, veznike in predloge
Členi (npr. »A«, »an« in »the« v angleščini), vezniki (npr. »In«, »ampak« in »ali«) in predlogi (npr. »S«, »od« in » do”) se običajno indeksira in arhivira po abecedi, ker ne velja za pomemben izraz. To velja, tudi če člani, zveze ali predlogi sestavljajo ime datoteke. Kot primer:
- Datoteka z naslovom "Preiskava hranjenja z emu" je arhivirana v skupini črk "E" za "Emu" (pomembna beseda v naslovu datoteke), namesto črke "A" iz "an", saj je to Angleški članek.
- "Dahlia in Soetono, Storitve zatiranja škodljivcev" so navedene za "Dahlia, Jasmin A." Imena indeksov se začnejo s črkami "Dahlia", tako da se določitev naročila premakne na naslednji pomemben izraz (v tem primeru "Soetono" in "Jasmin"), da se določi vrstni red vložitve. Besede "in" ne upoštevajte, ker ni pomembna.
Korak 4. S krajšavami ravnajte, kot da bi bile izgovorjene
Pri vložitvi lahko naletite na okrajšave, kot je »Tbk«. (okrajšava za »Odpri«). Običajno datoteke indeksirate in arhivirate kot besedo in ne le niz črk.
Na primer, "Jasmin A. Dahlia Mining Company" je arhivirano za "Jasmin A. Dahlia Tbk."
Korak 5. Vnesite številke kot običajno
Ko arhivirate datoteke po abecedi, boste videli datoteke s številkami. Običajno se te datoteke arhivirajo kot običajno, ne pa kot da so zapisane. Številke se arhivirajo tudi pred črkami.
- Na primer, "3 dni za vedno" bo arhivirano pred "100 poslovnimi nasveti" (ker je "3" pred "100").
- »Trgovinski nasveti« in »Nasveti za igranje zalog« bodo arhivirani po »100 poslovnih nasvetih«, ker so številke razvrščene pred črkami.
- Pisane številke se obravnavajo kot besede namesto številk. Na primer, datoteke »100 velikih voditeljev v poslovnem svetu«, »dvesto močnih nasvetov za poslovanje« in »nasveti za poslovanje« so v redu.
- Če pa vam olajša vložitev, naredite izjemo in vedno razvrstite številke, kot da so črkovane.
Korak 6. Ravnajte s posebnimi znaki
Upoštevati je treba vse abecedne ali neštevilčne znake, ki se pojavijo med indeksiranjem. Vendar je ravnanje s povezanimi znaki odvisno od vrste:
- Ločila (na primer apostrofe, pike in vejice) se običajno prezrejo. Na primer, datoteke »Washington's Best Coffee« in »Washington State Fair« so arhivirane po vrstnem redu.
- Običajno se diakritike zanemarjajo in se štejejo za povezane črke. Na primer, "clair" je arhiviran kot "Eclair", "ber" pa kot "Uber". Vendar pa metoda ne velja, če datoteko arhivirate po abecedi v jeziku, ki uporablja diakritiko, tako da je treba upoštevati običajen abecedni vrstni red tega jezika.
Korak 7. Po potrebi uporabite pravilo "nič pred nečim"
Običajno se presledki (vključno z ločili in drugimi preskočenimi elementi) prezrejo pri arhiviranju po abecedi. Če pa naletite na datoteke, ki se začnejo na podoben način, uporabite presledek ali pravilo "nič pred nečim", da določite vrstni red v arhivu.
- Tako so na primer datoteke »Bank Jakarta«, »Bank Bandung« in »Bank Medan« arhivirane v tem vrstnem redu.
- Tako je datoteka "Dahlia, Jasmin A." je bil pred "Dahlia, Jasmin A., Dr."
Korak 8. Če je potrebno, ločite datoteko s podrobnejšimi informacijami
V redkih primerih abecedni podatki ne zadoščajo za določitev vrstnega reda datotek. Če je tako. Uporabite več informacij za indeksiranje in arhiviranje datotek. Za vsako datoteko označite dodatne podatke, da jih lahko ločite. Kot primer:
- Če imate datoteke za dve osebi z imenom Jasmin A. Dahlia, jih razvrstite po datumu rojstva. Datoteka "Dahlia, Jasmin A. (rojen 1853)" je pred "Dahlia, Jasmin A. (rojen 1967).
- Datoteke lahko razvrstite tudi po geografski lokaciji. Če imate datoteke iz treh različnih bank s treh različnih lokacij in ima vsaka banka ime "Bank Mandiri", jo razvrstite takole v naslednjem primeru: "Bank Mandiri (Bandung)", "Bank Mandiri (Jakarta)" in "Bank Mandiri (Medan) ".
- Zato, če imate dve datoteki o medvedih ali vrstah medvedov, ju dodatno ločite glede na vrsto, geografsko lego itd. Na primer datoteke za “Bear, Chocolate” in “Bear, Polar” (po vrstnem redu) ali datoteke za “Bear (Europe)” in “Bear (North America)” (po vrstnem redu).
Korak 9. Obvesti vse izjeme in posebna pravila
Poskrbite, da bodo vsi, ki uporabljajo vaše datoteke, seznanjeni z izjemami iz standardnih sistemskih smernic. To bo pomagalo zagotoviti, da vsi pravilno in učinkovito uporabljajo sistem vložitve.
