Gotovo ste imeli opravka z bankami, zavarovalnicami, državnimi agencijami, delodajalci v podjetjih ali celo šolami. Če je tako, morate nekoga prepričati, da naredi ali vam pomaga narediti nekaj. Kako napisati prepričljivo ali prepričljivo pismo, ki daje rezultate? Tu je nekaj ključnih idej, ki jih lahko uporabite pri svojem prepričljivem pismu.
Korak
1. del od 4: Priprava na pisanje pisma
Korak 1. Spodbudite dobre ideje
Preden napišete pismo, navedite, kaj želite, zakaj ga želite, razloge, zakaj ga je treba sprejeti, in argumente proti. Poudarjanje vseh razpoložljivih idej vam lahko pomaga pri pripravi pisma in popolnem razumevanju vašega stališča do te teme.
- Začnite s tem: "moje bralce" želim prepričati, da bodo moj "cilj". Zamenjajte "moji bralci" za tisto, kar želite prepričati, in "moj cilj" za tisto, kar jih prepričate.
- Ko je zgornje jasno in nedvoumno, se vprašajte: Zakaj je tako? Navedite razloge, zakaj želite, da vaši bralci počnejo, kar želite.
- Ko določite razloge, jih razvrstite po stopnji, ki je pomembnejša. Vse pomembne podrobnosti vnesite v en stolpec, manj pomembne pa v drugo. To vam bo pomagalo zožiti um do najpomembnejših in najpomembnejših točk poudarjanja.
Korak 2. Spoznajte svoje cilje
Prepričajte se, da natančno veste, kaj želite ali potrebujete. Kaj želite doseči? Kako naj bi ta urad deloval?
Pri določanju ciljev razmislite o vseh možnih rešitvah, ki jih lahko ponudite
Korak 3. Spoznajte svoje bralce
Analiza in razumevanje vaših bralcev vam bo pomagalo pri odločitvi, kako oblikovati svoje pismo. Če je mogoče, se odločite, ali se bralec strinja z vami, se ne strinja ali je nevtralen. To vam bo pomagalo pri odločitvi, koliko teže pripisati vsaki strani svojega argumenta.
- Poskusite najti osebo, na katero se lahko obrnete v pismu. Kdo so, s kakšno močjo vam lahko pomagajo? Bodo ignorirali vašo pritožbo? Kako bi jih morali pozdraviti? So na visokih ali funkcionalnih položajih? Govorite glede na njihov položaj.
- Poskusite odkriti prepričanja in pristranskosti bralcev o vaši temi. Kakšni spori bi lahko nastali med vami in vašimi bralci? Kako na spoštljiv način predstavite protiargument?
- Ugotovite, kaj bralce skrbi vaša tema. Ali imajo omejena sredstva za porabo? Ali jih vaša tema neposredno vpliva? Koliko časa imajo za obravnavo vašega dokumenta?
- Pomislite na vrsto dokazov, ki jih bodo vaši bralci potrebovali v argumentu, da jih prepričajo.
Korak 4. Raziščite temo
Učinkovito pismo prepričevanja vsebuje dokaze in dejanske podatke, ki podpirajo stališče. Upoštevajte več vidikov. Ne raziskujte samo svojega stališča; Omenite tudi nasprotujoča si mnenja in dejstva, ki jih obdajajo.
- V podporo svojim trditvam uporabite dejstva, logiko, statistiko in anekdotične dokaze.
- Ne smete takoj reči, da je opozicija napačna. Namesto tega bodite spoštljivi, ko razlagate, zakaj je vaš položaj močnejši in si zasluži pozornost.
2. del 4: Oblikovanje črk
Korak 1. Uporabite obliko zapisa bloka
Poslovna pisma imajo posebno obliko. Če je oblika čista in pravilna, mnenja bralcev niti najmanj ne bo spremenila. Če pa je oblika napačna in neurejena, bodo na vas naredile slab vtis in bi jo lahko zavrgli.
- Začnite z uporabo dvojnih presledkov, blokiranih odstavkov.
- Poravnajte levo vsak odstavek; z drugimi besedami, ne zamikajte odstavkov kot v prozi ali esejih.
- Za vsakim odstavkom pustite eno vrstico.
- Uporabite standardno pisavo, običajno Times New Roman ali Arial, velikost 12.
Korak 2. Pravilno naslovite pisemsko glavo
Začnite tako, da v zgornji levi kot vnesete svoj naslov. Ne vpišite svojega imena - zapišite samo ime ulice, mesto, območje in poštno številko. V ločeno vrstico lahko vključite tudi telefonsko številko in e-poštni naslov. Če živite v Združenem kraljestvu, mora biti naslov napisan na desni. Izpolnite eno vrstico.
- Vnesite datum. Napišite polni datum, ime meseca in leto. Izpolnite eno vrstico.
- “4. junij 2013”
- Napišite ime in naslov prejemnika. Poskusite najti določeno osebo, na katero bi lahko poslali pismo. Izpolnite eno vrstico.
Korak 3. Začnite pismo s pozdravom ali pozdravom
Običajno v obliki besede "Dragi", ki ji sledi ime naslovljene osebe. Prepričajte se, da ste ime pravilno napisali, ko ste ga vnesli. Tu mora biti ime enako imenu, ki je napisano na naslovnici.
- Ko nekoga pozdravljate, uporabite pravilen naslov ali čin (Pak/Madam/Dr./itd.), Ki mu sledi priimek. Če niste prepričani, kako se ženska raje imenuje, samo zapišite »gospodična«.
- Po tem vedno sledite dvopičju.
- Dokončajte črto med pozdravom in prvim odstavkom.
- "Spoštovani dr. Rjav:"
Korak 4. Zaprite pismo s zaključno izjavo
Pri izbiri zaključne besede razmislite in upoštevajte ton svojega eseja. Reki, kot je "Hvala", so precej standardni, druge oblike, kot je "Pozdravljeni", pa so bolj intimne. Odločite se, ali želite, da je vaše spremno pismo formalno ali intimno. Karkoli izberete, mora biti prva beseda napisana z veliko začetnico, naslednja pa je preprosta. Sledite zaključku z vejico.
- Izberite besedo "S spoštovanjem", če želite, da je bolj formalna. "Pozdravljeni", "Pozdravljeni", "Hvala" ali "S spoštovanjem" so standardne zaključne besede za poslovno e-pošto. Medtem ko se zdijo besede "pozdrav", "pozdrav" ali "se vidimo" bolj sproščene in intimne.
- Preskočite naslednje 4 vrstice, da pustite prostor za podpis, preden vnesete svoje ime.
- "Hvala vam,"
3. del 4: Pisanje pisem
Korak 1. Kratko in jedrnato
Prepričljivo pismo ali prepričevanje mora biti jedrnato in vljudno. Zaposleni redko berejo črke, ki so daljše od strani ali če je ton oster. Ne bodite preveč cvetlične. Poskusite uporabiti jasne in čiste stavke. Ne predstavljajte izkrivljenih in nepotrebnih informacij, vključno z anekdotami.
- Izogibajte se predolgim stavkom. Uporabite ostre izjave. Vaše pisanje mora biti jedrnato, jedrnato, natančno in lahko berljivo.
- Ne vlecite odstavkov predolgo. Ne natrpajte toliko informacij, da bralec izgubi zanimanje, se oddalji od bistva ali oteži razumevanje vašega stališča. Držite se ustreznih informacij in spreminjajte odstavke, kadar koli želite predstaviti novo idejo ali stališče.
Korak 2. V prvih nekaj stavkih navedite svojo glavno točko
Začnite s prijaznim uvodnim stavkom, nato pojdite na bistvo. Navedite svoje potrebe (glavni namen pisanja pisma) v prvih dveh stavkih.
Ta odstavek je lahko sestavljen le iz 2-4 stavkov
3. korak V drugem odstavku poudarite pomen vaše zahteve
V tem odstavku povzemite svojo zaskrbljenost, zahtevo ali zahtevek. Na tej stopnji niste navedli nobenih posebnih razlogov, podpore ali glavnih točk; na tej stopnji v celoti razložite svoje stališče, parametre skrbi ali zahteve ter razloge, zakaj je dovolj pomembno ukrepati.
Ne pozabite, da je telo črke logično, vljudno in dejansko. Izogibajte se preveč čustvenim jezikom, ne zahtevajte ukrepov ali ostro govorite proti osebi ali podjetju, na katerega je naslovljeno pismo, ali nasprotovanju
Korak 4. Podprite svojo prijavo v naslednjem odstavku
Naslednjih nekaj odstavkov bi moralo utemeljiti vaše stališče z zagotavljanjem ozadja in podrobnimi informacijami. Poskrbite, da bodo te informacije logične, dejanske, utemeljene, praktične in zakonite. Ne utemeljite svoje prošnje le na osebnih čustvih, prepričanjih ali željah. Ne dolgočasite bralca z dolgimi zgodbami; hitro in natančno pridete do bistva. Za dosego tega cilja lahko uporabite več različnih strategij:
- Navedite delčke statistike in dejstva, da bi pritegnili sočutje in logiko bralcev. Poskrbite, da statistika in dejstva prihajajo iz verodostojnih in uglednih virov ter da podatke uporabljate tudi iskreno, ne da bi jih vzeli iz konteksta.
- Predlagajte citate strokovnjakov na to temo, ki podpirajo vaše stališče ali zavračajo nasprotovanje. Ti strokovnjaki morajo biti spoštovani ljudje na svojih področjih in morajo imeti ustrezno znanje, da imajo mnenje o obravnavani temi.
- Predložite razloge, zakaj je treba vaši zahtevi ugoditi. Prisiliti ljudi, da počnejo, kar želite, ni učinkovita tehnika prepričevanja, če pa razložite, zakaj menite, da je treba nekaj narediti, vam lahko pomaga premisliti. Pojasnite trenutno stanje in zakaj bi se moralo spremeniti.
- Predstavite podrobnosti, specifikacije in omejitve svojega položaja in prijave. Pogovorite se o dosedanjih prizadevanjih v zvezi z vlogo ali celo, če v zvezi z njo ne ukrepate ali je premalo.
- Navedite primere pričevanj, ki se nanašajo na vaš položaj. Pomislite na druge dokaze, zakaj je vaše stališče pomembno.
- Ne pozabite omejiti, kaj lahko in želite vključiti v odstavek. Jasno povejte svoje stališče in situacijo. Ne pretiravajte s preveč podrobnostmi, ampak vključite vse pomembne točke. Izberite samo najbolj ustrezne statistične podatke, strokovnjake in pričevanja.
Korak 5. Pozovite opozicijo
Eden najučinkovitejših načinov prepričevanja ali prepričevanja je pritožba na opozicijo. Morate biti sposobni predvideti morebitne ugovore, ugovore ali vprašanja bralcev, da boste nanje lahko odgovorili v pismu. Poiščite skupni jezik z opozicijo ali močno podprite svoje stališče.
- Javno priznajte razlike med svojim stališčem in nasprotovanjem. Ne skrivajte tega, ker bo oslabilo vaš argument. Poudarite svoje skupne vrednote, izkušnje in težave z opozicijo.
- Izogibajte se obtožujočim izjavam. Tako bo pismo preveč čustveno in oslabilo vašo logično privlačnost. Pretirano negativen in obtožujoč odnos bo nasprotoval tudi pri tem, da se strinjate z vašo točko.
Korak 6. Zaprite pismo tako, da znova potrdite svojo prijavo
Ponovite svojo zahtevo ali mnenje na koncu pisma. To je odstavek, kjer predstavljate rešitev ali se zavzemate za ukrepanje. Bralcu povejte, da boste to korespondenco spremljali po telefonu, e -pošti ali osebno.
- Pismo zaključite z močnim stavkom, ki bo bralca prepričal, da se postavi na vašo stran, ali pa vsaj jasneje vidi z vašega vidika.
- Ponudite svoje rešitve ali pomoč. Strinjajte se s kompromisom ali se srečajte na sredini. Pokažite, da ste storili situacijo ali ste pripravljeni nanjo.
4. del 4: Zadnji dotiki
Korak 1. Preverite, ali obstajajo napake
Napake v slovnici, izgovorjavi in črkovanju besed bodo pustile slab vtis. Želite, da se bralec osredotoči na vašo idejo in zahtevo, ne na tipkarsko napako. Preden ga pošljete, ga večkrat preberite. Preberite ga na glas in slišite, kako zveni.
Po potrebi naj nekdo preveri vaše pravopisne napake (ali uporabite funkcijo preverjanja črkovanja programske opreme)
Korak 2. Postavite svoj podpis
Če želite pošiljati pisma po pošti na e-pošto, se morate podpisati. Osebno in potrdi vaše pismo.
Korak 3. Po potrebi predložite kopije svojega uradnega pisma drugim ključnim strankam
Če bi še kdo v ciljnem podjetju ali organizaciji prebral vaše pismo, mu posredujte kopijo. To pomeni tiskanje in pošiljanje več kot enega pisma z originalnimi podpisi.
Korak 4. Kopijo hranite zase
Vedno imejte kopijo svojih pisem in naredite osebne zapiske, skupaj z zapiski o tem, kdaj je bilo pismo poslano in komu. Zapišite si nadaljnje ukrepe, dokler niste odpravili težave.
Nasveti
- Ostanite pri temi. Pazite, da ne dodate naključnih informacij, ki niso povezane z vprašanjem, o katerem razpravljate. Držite se relevantnih dejstev in bodite preprosti. Uporabite ta dejstva za boljši opis.
- Oznake na sredini odstavka uporabite le, če ste popolnoma prepričani in jasni glede korakov, dejanj ali priporočil.
- Prilagodite svoje glavne točke vrsti podjetja ali ciljni organizaciji. Neprofitne institucije razmišljajo drugače kot velika podjetja.
- Pišite v standardni pisni indonezijski obliki. To niso sporočila SMS ali družbeni mediji; ampak uradno pismo. Uporaba stenografije, slenga in emotikonov vas lahko prezre.
- Ne ravnajte s svojimi bralci, kot da so vam nekaj dolžni, in potem se počutite upravičeno tožiti. Pomirite jih, hkrati pa ohranite ton pisma prijazen in profesionalen.
