Sporočilo za javnost je pisna izjava za medije. Lahko vsebuje vrsto novic, vključno z razporedom dejavnosti, promocijami, nagradami, novimi izdelki in storitvami, prodajnimi rezultati itd. Sporočila za javnost lahko uporabite tudi za ustvarjanje posebnih zgodb. Poročevalci bodo ponavadi bolj razmislili o novici, če prejmejo sporočilo za javnost. To je zelo osnovno orodje za odnose z javnostmi, ki ga lahko uporabijo vsi, ki ga želijo uporabiti v pravi obliki. Pokazali vam bomo, kako.
Korak
Metoda 1 od 2: Ustvarjanje sporočila za javnost, ki je zanimivo za ogled
Korak 1. Napišite izvirni naslov
Naslov mora biti kratek, jasen in natančen; z drugimi besedami, zelo zgoščena različica bistva sporočila za javnost. Mnogi strokovnjaki za odnose z javnostmi predlagajo, da bi naslov morali napisati zadnji, potem ko so bile napisane vse druge vsebine. Če sledite tem navodilom, še naprej pišite sporočilo za javnost in po njem napišite naslov. Naslov pritegne pozornost in je zelo pomemben del sporočila za javnost.
-
wikiHow je znan kot najbolj priljubljen vir informacij.
Si videl, kajne? Zdaj želite izvedeti več o novicah! Naslov mora pritegniti pozornost novinarjev, tako kot naslov v časopisu pritegne bralce. Naslov lahko opisuje nedavne dosežke organizacije, dogodek, o katerem je vredno poročati, ali nov izdelek ali storitev.
-
Naslov mora biti napisan krepko!
Naslov je običajno napisan krepko in uporablja pisavo, ki je večja od besedila rokopisa.
- Prva črka je napisana z veliko začetnico. In tudi vsi samostalniki, ki morajo biti napisani z veliko začetnico. Večina besed v naslovu je malih črk, čeprav lahko z uporabo "malih črk" postane vizualno bolj privlačna. Ne piši velikih besed z velikimi črkami.
- Uporabite pomembne ključne besede. Najpreprostejši način za ustvarjanje naslova sporočila za javnost je, da v svojem sporočilu za javnost vzamete najpomembnejše ključne besede. Poskusite iz teh ključnih besed oblikovati logično izjavo, ki pritegne pozornost. Če za naslovom vključite povzetek stavka, lahko uporabite isto metodo. Z uporabo ključnih besed vnaprej boste vašo stran lažje našli v iskalnikih, novinarji in bralci pa bodo lažje pobrali ideje iz vsebine vašega sporočila za javnost. Oglejte si celotno razlago v tem prvem koraku in upoštevajte, da so lahko vsi naslovi sporočil za javnost.
Korak 2. Napišite telo skripta
Sporočila za javnost morajo biti napisana tako, kot želite, da so v novicah. In zapomnite si to: večina novinarjev je zelo zaposlena in nima časa za raziskovanje objav vašega podjetja, zato bodo novinarji tisto, kar napišete za svoja sporočila za javnost, pisali o vaših velikih dogodkih. Karkoli želite, da povedo, vnesite tukaj.
- Začnite z datumom in mestom, kjer je bilo napisano sporočilo za javnost. To mesto je mogoče izbrisati, če so rezultati zmedeni - na primer, če je izdaja napisana v Bandungu, opisuje pa dejavnosti v podružnici Jogjakarta.
- Prvi stavek mora pritegniti bralčevo pozornost in jasno povedati svoje stališče. Če je na primer naslov "Carpren Publishing objavlja nov roman o drugi svetovni vojni", je lahko prvi stavek nekaj takega: "Carpen Publishing, Ltd., je danes izdal svoj roman o drugi svetovni vojni priznane avtorice Arcy Kay." S tem se naslov dovolj razširi, da poda nekaj podrobnosti, bralca pa še bolj zanima vaša zgodba. Naslednji odstavek ali dva bi se moral razširiti na prvi stavek.
- Telo sporočila za javnost mora biti trdno. Izogibajte se uporabi dolgih stavkov in odstavkov. Izogibajte se ponavljanju in pretirani uporabi žargona ali domišljije. Naj bo vaše pisanje preprosto in ne izgubljajte besed.
- Prvi odstavek (dva do tri stavke) bi moral zaključiti celotno sporočilo za javnost, dodatna vsebina pa bi morala to dodatno pojasniti. V hitrem svetu noben novinar ali drug bralec ne bo prebral celotnega sporočila za javnost, če je začetek članka nezanimiv.
- Delajte z dejstvi - dejavnostmi, izdelki, storitvami, ljudmi, cilji, cilji, načrti ali projekti. Poskusite čim bolj izkoristiti dejstva. To je novica. Enostaven način za ustvarjanje učinkovitega sporočila za javnost je uporaba naslednjega seznama pojasnil: Kdo, kaj, kje, kdaj, zakaj in kako.
Korak 3. Jasno izgovorite "5W" in "1H"
Kdo (kdo), kaj (kaj), kdaj (kdaj), kje (kje), zakaj (zakaj) in kako (kako) lahko bralcem pove vse potrebne informacije. Bodite pozorni na spodnje točke, za izdelavo našega sporočila za javnost bomo uporabili zgornji primer:
- Kdo so glavni igralci? Carpren Publishing.
- Kaj je glavna zgodba? Založba Carpren izda knjigo.
- Kdaj se je to zgodilo? Jutri.
- Kje poteka ta dejavnost? Po velikih trgovinah.
- Zakaj je to v novicah? Ker je knjigo napisala znana avtorica Arcy Kay.
-
Kako je potekala ta dejavnost? Glavna dejavnost je avtogram knjig v Chicagu, ki mu sledi knjižna turneja po metropoli.
- Z opredeljenimi osnovnimi informacijami jih dopolnite s podatki o ljudeh, izdelkih, blagu, datumih in drugih stvareh, povezanih z novicami.
- Če vaše podjetje ni glavna tema novic, ampak je vir sporočil za javnost, to razložite v telesu besedila.
- Naj bo skript kratek in bistven. Če pošiljate natisnjen obrazec, mora biti besedilo z dvojnim presledkom.
- Bolj prepričljivo je vaše sporočilo za javnost, večja je verjetnost, da ga bodo poročali novinarji. Ugotovite, kaj je "zanimivo" za določen trg in s tem znanjem privabite urednike in poročevalce.
Korak 4. Ustvarite sporočilo za javnost, ki bo jasno, jasno in primerno za vaše bralce
Verjetno je, kjer koli pošljete sporočila za javnost, že nabranih na desetine podobnih sporočil za javnost in pripravljenih za odlaganje. Če želite, da se o vašem sporočilu za javnost glasuje, mora biti dobro. Ne samo, da mora biti dober, ampak mora biti zelo "pripravljen za objavo".
- Ko urednik vidi vaše pisanje, bo pomislil, koliko časa bo trajalo za tiskanje vašega sporočila za javnost. Če je vaše pisanje polno napak, ima zelo malo vsebine ali potrebuje veliko popravkov, ne bodo izgubljali časa za to. Zato poskrbite, da ga boste napisali z dobro slovnico, z vsemi osnovami in popolno pisno vsebino.
-
Zakaj bi morali te ljudi skrbeti za to, kar govorite? Če ga pošljete pravim bralcem, ima to vprašanje zelo jasen odgovor. Če ne, zakaj zapravljate čas? Dajte pravim ljudem prave novice (novice, ne oglasi) in na pravi ste poti.
Bolj ga bodo cenili, če ga pošljete zjutraj. To jim daje čas, da svoje pisanje dodajo temu, na čemer delajo. Upoštevajte to
Korak 5. Povežite se z drugimi stvarmi
Navedite povezave do dodatnih informacij, ki podpirajo vaše sporočilo za javnost. Ali ima podjetje, o katerem pišete, dodatne informacije na internetu, ki bi bralcem morda koristile? Dobro. Dodajte to.
Če dvomite o tem, kaj imate, raziščite, kaj je običajno objavljeno. Morda je nekdo napisal dejavnost, kot ste vi. PR Web in PR Newswire sta odlična mesta za začetek
Metoda 2 od 2: Obvladovanje formata
Korak 1. Naučite se osnovne strukture
V redu, zdaj, ko veste, kaj morate napisati, kako to položite na papir? Za začetek naj bo sporočilo za javnost čim krajše, največ ena stran. Nihče ne želi izgubljati časa pri branju petih odstavkov, razen če pišete o tretji svetovni vojni. Tukaj boste potrebovali (nekateri so že omenjeni):
-
ZA TAKOJŠnjo OBJAVO mora biti napisano v zgornjem levem kotu strani.
Če želite, da objava zamuja, zapišite "VSTOPLJENO DO …" in datum, ki ga želite. Izdaje, ki jim ni priložen datum izdaje, se bodo štele za izdane takoj
-
Naslov, običajno s krepkim tiskom, je pod njim in centriran na strani.
Če želite, dodajte podnapis v ležečem tisku (na kratko razložite naslov)
- Prvi odstavek: najpomembnejši podatek. Lahko se piše kot novica, ki se začne z datumom ali virom novice.
- Drugi (in morda tretji) odstavek: dodatne informacije. Dobro je vključiti dejstva in citate.
- Podatki o podjetju: več informacij o vašem podjetju. Kdo si ti? Kakšne dosežke ste dosegli? Kaj je vaše poslanstvo?
- Kontaktni podatki: več informacij o avtorju (morda o vas!). Če nekoga pritegnete, bo morda želel dobiti več informacij!
- Multimedija: v tem sodobnem času bi morali imeti za promocijske dejavnosti račun za Twitter.
Korak 2. Podatke o podjetju vnesite v besedilo sporočila za javnost
To je čas za vključitev informacij o vašem podjetju. Ko novinar za svojo zgodbo napiše sporočilo za javnost, bo moral omeniti vaše podjetje. Novinarji lahko iz tega razdelka dobijo informacije o podjetju.
- Naslov tega razdelka bi moral biti nekako tak: "O podjetju [COMPANY_XYZ]."
- Za naslovom napišite odstavek ali dva, ki opisujeta vaše podjetje v petih ali šestih vrsticah za vsako. Besedilo mora opisati vaše podjetje, ključno področje poslovanja in poslovno politiko. Mnoga podjetja že imajo brošure, predstavitve, poslovne načrte itd. strokovno napisano. Sem jih lahko vključimo.
- Na koncu tega razdelka napišite svojo spletno stran. Povezava mora biti v celotnem URL -ju, tako da po tiskanju po povezavi ostane iskanje. Na primer: https://www.example.com namesto "Kliknite tukaj za obisk naše spletne strani!"
- Podjetja, ki imajo na svojih spletnih mestih ločene medijske strani, morajo na to stran vključiti URL. Medijske strani imajo običajno kontaktne podatke in tiskovni komplet.
Korak 3. Dodajte svoje kontaktne podatke
Če si vaše sporočilo za javnost resnično zasluži poročanje, bodo novinarji zagotovo poiskali več informacij ali intervjuvali ključne ljudi, povezane z njim. Če vas ne moti, da se z mediji pogovarjate s temi ključnimi ljudmi, lahko na strani za sporočila posredujete njihove kontaktne podatke. Če na primer pišete o inovacijah, lahko medijem posredujete kontaktne podatke raziskovalne ali inženirske ekipe.
- V nasprotnem primeru morate v razdelku »Stik« navesti podrobnosti iz razdelka za medije/odnose z javnostmi. Če za to nimate namenske ekipe, morate imenovati nekoga, ki bo deloval kot zveza med mediji in vašim podjetjem.
-
Kontaktni podatki morajo biti omejeni in specifični za ustrezno sporočilo za javnost. Kontaktni podatki morajo vsebovati:
- Uradno ime podjetja
- Uradno ime in kontakt oddelka za medije
- Naslov pisarne
- Telefonske in faks številke z ustrezno kodo mesta/države in telefonsko kodo
- Številka mobilnega telefona (neobvezno)
- Čas razpoložljivosti
- Email naslov
- Naslov spletnega mesta
Korak 4. Če je mogoče, vključite povezavo do spletne kopije sporočila za javnost
Priporočamo, da na svojem spletnem mestu hranite vse dnevnike sporočil za javnost. To lahko olajša postopek dodajanja povezav in se lahko uporablja tudi za namene zgodovine podjetja.
Korak 5. Konec sporočila za javnost označite s tremi oznakami (#)
Postavite ga na sredino strani tik pod vrstico na koncu izdaje. To je standard novinarstva. To se morda sliši kot pretiravanje, v resnici pa ni. To je pravilen način pisanja.
Nasveti
- Raziskujte sporočila za javnost na internetu za pravi ton, jezik, strukturo in obliko sporočil za javnost.
- Vsaka objava naj bo namenjena določenemu mediju in jo pošljite novinarjem, ki pokrivajo tovrstne novice. Te podatke lahko običajno najdete na spletni strani medijev. Pošiljanje enakih sporočil za javnost različnim medijem in poročevalcem v teh medijih je znak, da ste leni in ne ciljate na določen trg.
- Čas za sporočila za javnost je zelo pomemben. Novice morajo biti relevantne in nove, ne prestare in ne preveč odstopajoče od novic, ki so trenutno priljubljene.
- Sporočilo za javnost pošljite po e-pošti in pametno uporabite dodatne oblike. Velike pisave in drzne barve ne bodo naredile vaše zgodbe nič bolj zanimive, vendar bodo bralce odvrnile. Sporočilo za javnost postavite v telo e-pošte, ne v prilogo. Če morate uporabiti priloge, uporabite navadno besedilo ali obliko zapisa obogatenega besedila. Wordovi dokumenti so na splošno sprejeti na večini medijev, če pa uporabljate najnovejšo različico (.docx), shranite s starejšo različico (.doc). Časopisi imajo običajno omejen proračun in mnogi niso posodobili svoje različice Worda. Datoteko PDF uporabite samo, če pošiljate datoteko z veliko slikami. Sporočila za javnost ne zapisujte na drug kos papirja, nato skenirajte slikovno datoteko in jo pošljite po e-pošti-tako boste izgubili čas tako vi kot urednik. Sporočilo za javnost vnesite neposredno v e-pošto.
- Izogibajte se uporabi žargona ali posebnih tehničnih izrazov. Če ga morate uporabiti za natančno pisanje, pojasnite izraz.
- V sporočilo za javnost vključite dodatne informacije. To so informacije o tem, kaj želite od ljudi z informacijami, ki jih objavite. Na primer, če želite, da bralci kupijo izdelek, navedite, kje ga lahko dobite. Če želite, da bralci obiščejo vaše spletno mesto, da sodelujejo v natečaju ali izvedejo več o vaši organizaciji, vključite spletni naslov ali telefonsko številko.
- Ne zapravljajte časa pri pisanju naslova, preden je izdaja končana. Urednik bo prvotni naslov zapisal v časopis ali revijo, vendar je dobro, da za svojo izdajo napišete privlačen naslov. Ta naslov je morda vaša edina priložnost. Naj bo natančen in kratek. Najbolje je, da tega ne napišete, dokler ne izpolnite sporočila za javnost. Ne veste zagotovo, kaj boste rekli vi ali oseba, s katero se pogovarjate. Ko končate pripravo objave, se lahko odločite, ali boste spremenili svoj uvodni odstavek ali ne. Nato razmislite o naslovu.
- Uporabite svoj naslov kot naslov e-pošte. Če napišete zelo privlačen naslov, bo vaše sporočilo izstopalo v nabiralniku urednika.
- V naslov, podnaslov in telo rokopisa iz prvega odstavka vključite ime podjetja, da bo vaša izdaja lažje poiskana v iskalnikih in lažja za branje za strokovnjake in druge bralce. Če pošiljate tiskano različico, jo lahko postavite na pisemsko glavo.
- Nadaljnji klici lahko pomagajo pri razvoju sporočila za javnost v celotno zgodbo.
Opozorilo
- Članki naj bodo napisani v čim bolj pozitivnem tonu. Izogibajte se stavkom, kot sta "po odstopu prejšnjega predsednika" ali "po obdobju neaktivnosti". Novinarji se lahko odločijo, da se o tem pozanimajo in ne obravnavajo tega, kar je vključeno v sporočilo za javnost, in - tudi če okoliščine niso res negativne, na primer prejšnji predsednik je zaradi hude bolezni odstopil - rezultati morda niso takšni, kot ste pričakovali.
- Vedno vključite citat - običajno pomembne osebe, ki je vključena v glavno idejo izdaje. Besedilo ni nujno neposreden citat, vendar mora biti smiselno. Vedno se prepričajte, da je citirana oseba zadovoljna s citatom. Citati zaposlenim novinarjem omogočajo, da pripravijo celotne članke, ne da bi jim bilo treba opraviti nadaljnje razgovore.
- Ne vključujte kontaktnih podatkov drugih ljudi brez njihovega soglasja. Poleg tega morajo biti vedno na voljo ob razumnem času nekaj dni po izpustitvi.
- Ko pošiljate sporočilo za javnost po elektronski pošti, ga ne pošiljajte z naslovom "sporočilo za javnost". Tako bo vaše sporočilo za javnost le med drugimi sporočili za javnost. Pritegnite urednikovo pozornost tako, da kot predmet svojega e-poštnega sporočila vključite privlačen naslov, na primer "Brand Co. dobi pogodbo o podjetju v višini 300 milijard Rp."
- Vedno se spomnite, da imajo številne uredniške ekipe preveliko obremenitev ali premalo osebja. Če jim lahko olajšate delo, bo vaše sporočilo za javnost bolj verjetno zajeto. Če pišete sporočilo za javnost, ki je podobno tistemu, kar bo urednik objavil, vašega sporočila za javnost verjetno ne bo treba toliko urejati. Če pa je vaše sporočilo za javnost polno napak in ne sledi standardnemu slogu pisanja, ga bodo uredniki zagotovo takoj izbrisali. Vsi so rekli, da so na oblasti. Ne zapravljajte časa urednika. Opis podjetja je v razdelku s podatki o podjetju v sporočilu za javnost, vendar naj bo točen in dejanski.
