Dejavnost čekovnega računa je lažje beležiti z registri čekov, ustvarjenimi iz programa Microsoft Excel. Registre čekov lahko nastavite za kategorizacijo stroškov, tako da lahko spremljate vsa izplačila gotovine. Ustvarite lahko formulo, da ugotovite stanje denarja na računu. Poleg tega, da ste uporabni, lahko z ustvarjanjem registra za preverjanje v Excelu spoznate tudi osnove Excela.
Korak
1. del od 5: Ustvarjanje stolpcev v Excelu
Korak 1. Spoznajte Excel
Excel je programska oprema za preglednice, ki se uporablja za upravljanje podatkov in izračune s formulami. Excelove preglednice so organizirane po stolpcih in vrsticah.
- Namizno različico Excela je mogoče namestiti v računalnik ali Mac. Obstajajo tudi brezplačne spletne aplikacije za vaš računalnik, tablični računalnik ali telefon. Funkcionalnost vsake različice je le nekoliko drugačna.
- Excel obstaja že dolgo in vsako leto je vedno nova različica. Način delovanja vsake različice je le nekoliko drugačen.
- V Excelu so vrstice vodoravne in razvrščene po številkah. Stolpci so navpični in razvrščeni po črkah. Kvadrati, kjer se stikajo vrstice in stolpci, se imenujejo celice. Celice so poimenovane po vrsticah in stolpcih. Celica v peti vrstici v stolpcu D se imenuje D5 (stolpec D, vrstica 5).
- Spoznajte razliko med delovnim listom in delovnim zvezkom. Delovni list je Excelova datoteka, ki vsebuje eno ali več preglednic. Vsaka preglednica je v ločenih zavihkih v delovnem zvezku. Delovni zvezki imajo običajno tri zavihke, po potrebi pa jih lahko dodate.
- Za ustvarjanje osnovnega registra za preverjanje lahko preprosto uporabite en zavihek.
- Z dvema zavihkoma boste v kontrolnem registru ustvarili funkcijo kategorije nalaganja.
Korak 2. Odprite prazno preglednico
Odpiranje preglednice je odvisno od operacijskega sistema in vrste računalnika, ki ga uporabljate.
- Za osebne računalnike z operacijskim sistemom v sistemu Windows 7 kliknite meni Start v spodnjem levem kotu namizja. V meniju, ki se prikaže, kliknite Programi. V meniju, ki se prikaže, kliknite Microsoft Office in nato Microsoft Office Excel. Na tej točki se na namizju prikaže prazna preglednica.
- Za osebne računalnike v sistemu Windows 7 ali novejšem kliknite ikono Windows v spodnjem levem kotu zaslona, nato kliknite ploščico Microsoft Excel, da odprete Excel. Na levi bo stran z novimi datotekami, na desni pa z novimi možnostmi predloge dokumentov. Kliknite prvo možnost predloge, prazen delovni zvezek, da odprete novo preglednico.
- Če želite odpreti Excel v računalniku Mac, kliknite Excel na priklopni enoti. V menijski vrstici kliknite »Datoteka«. Kliknite »Odpri« in nato »Novo«. Preusmerjeni boste v novo prazno preglednico.
Korak 3. Ustvarite oznake stolpcev
Uporabite oznako, ki je običajno v registrski knjižici. Ustvarite stolpce za datum, št. ček, prejemnik plačila in opis ali dopis. Nato ustvarite stolpce za bremenitve (tj. Plačila ali dvige), kredite (tj. Depozite) in terminska stanja.
- V celico B1 (stolpec B, vrstica 1) vnesite "DATE". Tu je vnesen datum transakcije.
- Premaknite eno celico v desno, celico C1 (stolpec C, vrstica 1). Vnesite "ITEM #". Tu se vnese številka čeka ali vrsta transakcije, na primer "bankomat" ali "depozit".
- Premaknite eno celico v desno, celico D1 (stolpec D, vrstica 1). Vnesite "PAYEE". To je ime prejemnika čeka ali prejemnika plačila.
- Premaknite eno celico v desno, celico E1 (stolpec E, vrstica 1). Vnesite "OPIS". Podrobnosti o transakciji so vnesene tukaj.
- Premaknite eno celico v desno, celico F1 (stolpec F, vrstica 1). Vnesite "DEBIT". Denar, ki gre z računa (odliv), se zabeleži tukaj.
- Premaknite eno celico v desno, celico G1 (stolpec G, vrstica 1). Vnesite "KATEGORIJA ODHODKOV". Najprej pustite to polje prazno. Te možnosti stolpcev bodo ustvarjene v poznejšem koraku.
- Premaknite eno celico v desno, celico H1 (stolpec H, vrstica 1). Vnesite "KREDIT". Tu se evidentira denar, ki gre na račun (priliv).
- Premaknite eno celico v desno, celico J1 (stolpec J, 1. vrstica). Vnesite "KATEGORIJA PRIHODKOV". Te možnosti stolpcev bodo ustvarjene tudi v poznejšem koraku.
- Premaknite eno celico v desno, celico K1 (stolpec K, vrstica 1). Vnesite "BALANCE". To je znesek na računu, potem ko so bile zabeležene vse transakcije.
Korak 4. Formatirajte oznake stolpcev
Stolpcu oznak dodajte oblikovanje s krepko pisavo in vrsticam nalepk registra dajte drugačno barvo ozadja za lažje branje. Najprej izberite obseg celic, ki jih želite oblikovati, nato izberite možnost oblikovanja.
- Možnosti oblike poiščite na zavihku »HOME« na traku orodne vrstice. Ta zavihek "HOME" je že odprt, ko odprete nov delovni zvezek.
- Izberite celico B1 (DATE), nato povlecite kazalec na vse oznake, dokler celica K1 (BALANCE).
- V zgornjem levem kotu orodne vrstice kliknite »B«, da izberete krepko obliko.
- Kliknite ikono posode za barvo, če si želite ogledati paleto barv ozadja in spremeniti barvo ozadja.
Korak 5. Spremenite velikost več stolpcev
Običajno je velikost stolpca premajhna za shranjevanje vnesenih podatkov. Na primer, stolpca »PAYEE« in »DESCRIPTION« lahko vsebujeta dolga imena ali dolge beležke. Stolpec A služi le kot ločilo, zato je njegova velikost zelo ozka.
- Kliknite glavo stolpca A, da izberete celoten stolpec. V zgornjem desnem kotu orodne vrstice na traku "HOME" kliknite gumb "FORMAT". V spustnem meniju kliknite "Širina stolpca", vnesite 2 in kliknite V redu. Stolpec A bo zelo ozek.
- Razširite stolpec D, "PLAČILEC". Kliknite razdelek glave v stolpcu D, da izberete ta stolpec. Premaknite miškin kazalec nad mejo stolpcev D in E. Kazalec se bo spremenil v kazalec za spreminjanje velikosti z obliko, podobno znaku plus s puščico. Ko je kazalec viden, kliknite z levim gumbom miške in povlecite miško v desno, da stolpec postane tako širok, kot želite.
- Ponovite isti postopek za razširitev stolpca E, "OPIS".
Korak 6. Centrirajte nalepko registra
Izberite celotno prvo vrstico. Z levim gumbom miške kliknite številko ena na levi strani strani. V zgornjem levem kotu orodne vrstice na traku "HOME" kliknite gumb za poravnavo po sredini. Vsi podatki v izbranih celicah bodo centrirani. Oznake stolpcev v vsaki celici so zdaj centrirane.
2. del od 5: Oblikovanje celic
Korak 1. Vnesite nekaj podatkov
Če si želite ogledati spremembe oblike, vnesite štiri vrstice podatkov v celice. Začnite z začetnim saldom, nato vnesite ostale tri transakcije.
- Dodajte datum začetnega stanja v celico B2, na primer 27. 9. 2015. V stolpec »PLAČILEC« v celico D2 vnesite »Odpiranje stanja«. V stolpec »BILANS« v celico K2 vnesite znesek denarja na svoj račun glede na datum v celici B2.
- Dodajte še tri transakcije. Združite debetne transakcije (kot so plačila s čeki ali dvigi na bankomatih) in kreditne transakcije (na primer vloge).
- Opazite nedosledno oblikovanje vsake številke v celici. Oblika stolpca z datumom se lahko spremeni v "2015/09/27" ali "27-september". V stolpcu znesek dolarja je lahko prikazano napačno število decimalnih mest. Oblikujte ga tako, da bo vse čisto.
Korak 2. Formatirajte datum
Prepričajte se, da ta stolpec prikazuje dosledne datume. Obstaja veliko možnosti za oblikovanje datumov v Excelu. Izberite katero želite.
- Kliknite glavo v stolpcu B, ki je "DATE". Izbran bo celoten stolpec.
- Z desno miškino tipko kliknite stolpec in izberite Oblikuj celice. Prikaže se okno Oblikovanje celic.
- Izberite zavihek "Številke". Izberite "Datum" v "Kategorija". Izberite želeno obliko datuma in kliknite V redu v spodnjem desnem kotu okna.
- Ko je stolpec še vedno izbran, podatke centrirajte v teh celicah tako, da kliknete ikono za poravnavo po sredini v zgornjem levem kotu orodne vrstice na traku »HOME«.
Korak 3. Oblikujte stolpec "ITEM #"
Podatki v tem stolpcu morajo biti centrirani. Označite celoten stolpec C s klikom na glavo stolpca. Kliknite ikono poravnave po sredini. Bodite pozorni na podatke, ki so bili vneseni v ta stolpec. Pisanje mora biti centrirano.
Preverite obliko stolpcev D in E, "PAYEE" in "DESCRIPTION". Excel običajno oblikuje celice tako, da so podatki poravnani levo. Ta oblika bo primerna za ta stolpec. Dvakrat preverite velikost stolpca. Zdaj je v teh celicah nekaj podatkov, zato prilagodite širino stolpca, da bo po potrebi širši ali ožji
Korak 4. Oblikujte valuto v stolpcih F, H in K ali "DEBIT", "KREDIT" in "BILANS NAPREJ"
Valuta uporablja dvomestne decimalke. Obstaja možnost prikaza znaka za dolar. Številko obremenitve lahko po želji obarvate tudi rdeče.
- Izberite stolpec F. Z desno miškino tipko kliknite stolpec F in izberite Oblikuj celice. Prikaže se okno Oblikovanje celic. Na zavihku "Številka" izberite "Računovodstvo". Izberite "2" pri možnosti "Decimal places". Izberite znak za dolar v "Simbol".
- Zgornje korake ponovite za stolpca H in K.
- Če želite, da je številka obremenitve rdeča, kliknite glavo v stolpcu F in izberite celoten stolpec. Z desno miškino tipko kliknite stolpec in izberite Oblikuj celice. Ko se prikaže okno Oblikuj celice, izberite zavihek Pisava. Na tem zavihku kliknite spustni meni poleg možnosti Barva. Na paleti kliknite rdečo barvo.
3. del od 5: Ustvarjanje formul
Korak 1. Ustvarite formulo za izračun trenutnega stanja
Vnesite formulo matematične operacije za izračun trenutnega stanja v stolpec K. Formule v celici K2 ne potrebujete. Tukaj je vneseno vaše začetno stanje.
- Kliknite celico K3. Kliknite vrstico s formulami na vrhu preglednice. Za izračun vnesite formulo. Vnesite = SUM (K2-F3+H3). Ta formula pove, da preglednica vzame začetno stanje (celica K2), odšteje obremenitve, če obstajajo (celica F3), in doda kredite, če obstajajo (celica H3).
- Če je začetno stanje 200 USD in je vaš prvi vnos ček za 35 USD, zabeležite 35 USD kot bremenitev v celico F3. Formula, ki ste jo vnesli v celico H3, vzame začetno stanje in odšteje obremenitev, tako da je stanje 165 USD.
Korak 2. Kopirajte formulo
Izberite celico K3. Z desno tipko miške kliknite in izberite Kopiraj. Izberite celice K4 in K5, nato z desno tipko miške kliknite in izberite Prilepi. Zdaj se formula kopira v te celice. Zdaj je trenutno stanje v stolpcu K izračunano za vse vnesene podatkovne vrstice.
Korak 3. Ustvarite pogojno formulo, da počistite stolpec trenutnega stanja
Zgornjo formulo lahko kopirate v celico K6. Ker pa niste vnesli nobenih podatkov, se bo trenutno stanje iz celice K5 pojavilo tudi v celici K6. Če želite to razčistiti, ustvarite pogojno formulo, ki bo izpraznila celico, če ne vnesete nobene transakcije, vendar bo prikazala stanje, če obstaja.
V celico K6 vnesite formulo = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6+H6)). To bo Excelu povedalo, da če je celica B6 v stolpcu "DATE" prazna, mora biti celica H6 prazna, če pa celica B6 ni prazna, je treba izračunati stanje
Korak 4. Razširite formulo s samodejnim izpolnjevanjem
Funkcija samodejnega izpolnjevanja zapolni formulo sosednjih celic, zato ni treba večkrat vnašati formule "BALANCE".
- V aktivni celici poiščite ročico za samodejno izpolnjevanje. Poglejte majhen temni pravokotnik v spodnjem desnem kotu aktivne celice. Premaknite miškin kazalec, dokler se ne spremeni v kazalec za samodejno izpolnjevanje, ki je videti kot tanek plus.
- Kliknite celico K6. Premaknite miškin kazalec nad ročico za samodejno izpolnjevanje in kazalec se bo spremenil v tanek znak plus. Levi klik in pridržite ročico za samodejno izpolnjevanje. Povlecite kazalec v celico K100 (stolpec K, vrstica 100).
- Formula je zdaj kopirana v vse celice od stolpca K do vrstice 100. Številke vrstic in stolpcev v vsaki celici se samodejno prilagodijo, tako da lahko formula pravilno izračuna.
4. del od 5: Dodajanje kategorij
Korak 1. Ustvarite kategorijo transakcij
Kategorije transakcij so uporabne za sledenje denarnim odlivom in vrstam prihodkov. Kategorije se lahko nanašajo na davke na dohodek, kot so davki na nepremičnine ali dobrodelne donacije. Kategorije lahko uporabite tudi za ustvarjanje grafikonov, ki preprosto predstavijo finančno dejavnost računa.
Korak 2. Ustvarite zavihek "Kategorije"
Ta zavihek se uporablja za shranjevanje vseh možnih kategorij evidenc dohodkov in odhodkov. Preimenujte enega od zavihkov v delovnem zvezku »Kategorije«. Dvokliknite naslov obstoječega zavihka, tako da označi ime. Ime se bo spremenilo v "List2" ali "List3". Ko je ime lista označeno, vnesite novo ime za zavihek, na primer »Kategorije«.
V celico B4 vnesite »Kategorije«. Celice oblikujte krepko in jih centrirajte
Korak 3. Ustvarite kategorije dohodka
V celico B5 vnesite "*** Dohodek ***". Tu so vključene vse kategorije dohodka, ki jih imate ali bi jih lahko imeli v prihodnosti. Vnesite vse svoje kategorije dohodka, začenši od celice B6 in se pomaknite navzdol.
- Najpogostejša kategorija dohodka je "Plače" (plače). Če obstaja več kot eno delovno mesto, razčlenite različne kategorije plač.
- Vaše finančno stanje je odločilni dejavnik za druge kategorije dohodka. Ustvarite kategorijo "Dividende", če ste lastnik delnic. Ustvarite tudi kategorije otroškega dodatka, če obstaja. Druge kategorije, kot so »Prihodki od obresti«, »Darila« in »Razno«.
Korak 4. Ustvarite kategorije obremenitve
Počistite celice v zadnji kategoriji dohodka. Premaknite se navzdol za eno celico in vnesite "*** Stroški ***". Vse kategorije obremenitve so v tem razdelku.
Število kategorij obremenitve je prilagojeno vašim okoliščinam, vključno z "hipoteko", "najemnino", "zavarovanjem", "plačilom avtomobila", "plinom", "elektriko", "telefonom" ali "zabavo"
Korak 5. Dajte ime obsegu celic, ki vsebujejo kategorijo
Izberite celico B5, nato iz celice B5 označite vse kategorije prihodkov in odhodkov. V zgornjem levem kotu okna, ki je levo od polja s formulo, poiščite polje z imenom celice. Ime prve celice v označenem obsegu bo prikazalo "B5". Kliknite polje z imenom celice in vnesite »Kategorije«. To je ime obsega celic, ki jih lahko uporabite v registru čekov.
Korak 6. Uporabite kategorije odhodkov in prihodkov v registru čekov
Vrnite se na zavihek, ki ste ga ustvarili v registru čekov. Sedaj bosta v spustni meni dodana stolpca »EXPENSE CATEGORY« in »INCOME CATEGORY«.
- Izberite celico G2 na zavihku registra. To je prva celica v stolpcu »KATEGORIJA ODHODKOV«.
- V orodni vrstici izberite trak "DATA". Kliknite gumb "Preverjanje podatkov". V spustnem meniju izberite »Preverjanje podatkov«. Odpre se okno »Preverjanje podatkov«.
- Na zavihku »Nastavitve« v oknu »Preverjanje podatkov« poiščite spustno polje »Dovoli«. Kliknite puščico navzdol in izberite "Seznam". Pod "Vir" vnesite "= Kategorije". kliknite V redu.
- Ob celici G2 se prikaže majhna puščica. Kliknite to puščico, da prikažete seznam kategorij. Kliknite kategorijo, ki ustreza transakciji vrstice.
- Kopirajte formulo iz celice G2 v celico G100 s samodejnim izpolnjevanjem.
- Pojdite v celico J2, da ponovite postopek v stolpcu »KATEGORIJA PRIHODKOV«.
5. del od 5: Zaščita kontrolnega registra
Korak 1. Zaklenite celice formule in zaščitite preglednico
Zaščita delovnega lista pomeni, da podatkov v zaklenjenih celicah ne morete prepisati, zato vam ni treba skrbeti, da bodo prihodnji izračuni salda napačni zaradi napak v formuli. Dodate lahko tudi geslo, da bo vaš čekovni register bolj zaščiten pred drugimi uporabniki. Prepričajte se, da si je geslo enostavno zapomniti, ali ga zapišite na varno mesto. Delovni list ne bo dostopen, če pozabite geslo.
Korak 2. Odklenite celico
Ko bo delovni list zaščiten, bodo vse celice zaklenjene. Zato morate odkleniti podatkovne celice, ki jih želite vnesti, tudi če je delovni list zaščiten.
- Izberite celice od B2 do J100. To so vse celice vseh stolpcev kontrolnega registra, razen zadnjega stolpca K, ki je stolpec "BALANCE". Podatke je treba še vedno vnesti v te celice, tudi če je delovni list zaščiten.
- V izbranem obsegu celic z desno tipko miške kliknite. Izberite Oblikuj celice.
- V oknu Oblikuj celice izberite zavihek Zaščita. Počistite polje »Zaklenjeno« in kliknite V redu.
Korak 3. Omogočite zaščito na delovnem listu
To pomeni, da bodo vse celice ostale zaklenjene, vključno s celicami v stolpcu K ("BALANCE"), zato jih ni mogoče prepisati.
- Odprite trak "PREGLED" v orodni vrstici. Kliknite »Zaščiti list«, da odprete okno »Zaščiti list«.
- Če želite zaščititi delovni list, dodajte geslo sem. Če ne, pustite prazno.
- kliknite V redu. Registri čekov so zdaj nezaščiteni.
Korak 4. Odstranite zaščito delovnega lista, da spremenite zaklenjene celice
Ta postopek lahko pozneje obrnete, če želite spremeniti formulo v zaklenjeni celici. Odprite trak "PREGLED" v orodni vrstici. Kliknite »Odstrani zaščito lista«, dokler se ne prikaže okno »Odstrani zaščito«. kliknite V redu.
