Kot pove že ime, je odzivno pismo pismo, namenjeno odgovoru na vprašanje ali zahtevo nekoga, ki se na splošno pošlje tudi v pisni obliki in se običajno uporablja kot medij za izmenjavo informacij v poslovnem svetu. Če želite pripraviti popoln odgovor, morate najprej pregledati vsebino pisma, ki vsebuje vprašanje ali zahtevo, ki ste jo prejeli. Nato poiščite dodatne informacije, potrebne za odgovor na pismo. Ko naredite oboje, začnite pisati odzivno pismo s stavki, ki so vljudni, preprosti, jasni in lahko odgovorijo na vsa vprašanja ali zahteve, navedene v izvirnem pismu. Poleg tega poskrbite, da bo ton vašega stavka tudi prijazen in informativen, da bo pismo lahko zadovoljilo prejemnika.
Korak
Metoda 1 od 3: Pregled vsebine izvirnega pisma
Korak 1. Opredelite podatke, ki jih pošiljatelj pisma zahteva ali jih vpraša
Ker odzivna pisma ponujajo vse, kar mora pošiljatelj vedeti, si vedno vzemite čas za natančen pregled vsebine pisma. Zavedajte se zlasti, da mora pošiljatelj vedeti, katere podatke mu lahko posredujete.
- Včasih določitev pomena črke ni tako enostavna kot obračanje dlani, še posebej, če slog pisca črk ni jasen. Zato si vedno vzemite čas, da razumete potrebe pošiljatelja pisma, preden sestavite odgovorno pismo.
- Če je potrebno, zapišite nekaj pomembnih stvari, ki jih najdete v pismu, da boste bolje razumeli namen pošiljatelja. Zlasti povzemite, kaj je pošiljatelj zahteval, in oblikujte svoj odgovor na vsako vprašanje ali zahtevo.
Korak 2. Več o podatkih, ki jih zahteva pošiljatelj pisma
Če pošiljatelj pisma zahteva informacije v zvezi z nečim, obstaja velika verjetnost, da ga že poznate in nanj lahko odgovorite takoj ali obratno. Če zahtevanih podatkov ne razumete, si vzemite čim več časa za zbiranje podatkov, preden odgovorite na pismo.
Pošiljatelj pisma bo na primer želel potrditi status svoje prošnje za zaposlitev v vašem podjetju. Če zaposlovanje novega zaposlenega ni vaše strokovno področje, se pred oddajo odgovora obrnite na zaposlenega iz kadrovske službe, da vam pomaga preveriti stanje vloge pošiljatelja
Korak 3. Posredujte pismo drugi osebi, ki bo bolj sposobna odgovoriti na zastavljeno vprašanje
Zlasti v poslovnem svetu bodo včasih stranke poslale pismo na naslov podjetja ali kontaktno številko podjetja, ki jo najdejo na internetu. Zato, če prejmete pismo, vendar menite, da niste usposobljeni odgovoriti na vprašanja v njem, ga posredujte ustrezni osebi. To storite tako, da bo pošiljatelj pisma prejel najbolj natančen in koristen odgovor.
Če oseba potrebuje veliko časa za odgovor, poskusite sporočiti pošiljatelju, da ste pismo posredovali nekomu, ki ima večjo sposobnost, da odgovori na njegova vprašanja. Vsaj pošiljatelj pisma ve, da je pismo, ki ga je poslal, prejelo in obdelalo
Metoda 2 od 3: Sestavljanje odgovorov
Korak 1. Pismo naslovite na osebo, ki prosi za informacije ali postavlja vprašanja v izvirnem pismu
Črko vedno začnite z vljudnim pozdravom, na primer "Dragi", ki mu sledi ime prejemnika pisma, namesto da uporabite preveč splošen uvodni stavek, na primer "Prejemniku tega pisma". Poleg tega, da zveni neosebno, stavek ustvarja vtis, da je odzivno pismo napisal računalnik. Zato prejemnika vedno pozdravite z imenom in pokažite, da je bilo vaše odzivno pismo napisano z veliko pozornostjo in spoštovanjem.
- Če pošiljatelja pisma ne poznate osebno, uporabite pozdrav gospod ali gospa in njegov priimek. Če pa ima pošiljatelj pisma poseben naslov, uporabite ta naslov namesto g.
- Če res ne poznate pošiljatelja pisma ali spola, uporabite njegovo ime.
- Na splošno lahko uporabite ime pošiljatelja, navedeno v izvirnem pismu. Na primer, če pošiljatelj pisma navede ime »Dr. Johnson ", v svojem pismu odprite odgovorno pismo s pozdravom:" Dragi. Dr. Johnson."
Korak 2. Poudarite, da je bilo to pismo napisano kot odgovor na prvotno pismo, ki ga je poslal
Na začetku pisma ne pozabite bralcu posredovati namena svojega pisma, to je, da na pismo odgovori. Tako bo prejemnik pisma vedel, da je pismo prebrano in obdelano, pa tudi namen, ki stoji za pismom, ki ste ga poslali.
- Preprost stavek "To pismo je odgovor na pismo, ki ste ga poslali 13. junija" je kot nalašč za odpiranje odzivnega pisma.
- Če niste prejemnik prvega pisma, navedite identiteto osebe, ki vam je pismo poslala. Na primer, lahko napišete: "Eden od naših uslužbencev za stranke, Michelle Harris, je posredoval pismo, ki ste mi ga poslali."
Korak 3. Takoj odgovorite na vprašanja pošiljatelja
Ko napišete pozdrav, se nemudoma premaknite v središče pisma. V središču pisma čim bolj natančno odgovorite na vsa vprašanja in/ali pritožbe, navedene v izvirnem pismu. Poskrbite, da nič ne zamudite, da se bo prejemnik pisma počutil zadovoljnega pri branju.
- V svojem odgovoru na kratko ponovite vsebino izvirnega pisma. Na primer, lahko rečete: »V odgovor na vaše povpraševanje glede osebja v našem podjetju, ki je v neposrednem stiku z mediji, vas želimo obvestiti, da je ime osebja Janet Walters. Tu je njegov e -poštni naslov in telefonska številka."
- Če želite odgovoriti na daljša vprašanja, uporabite sistem oštevilčevanja, da natančneje odgovorite na vsako vprašanje. Poleg lažjega branja bo ta metoda bralca še bolj zadovoljila, saj meni, da so na vsa vprašanja podrobno odgovorili.
- Navedite čim bolj popolne informacije v stavkih, ki niso predolgi. Na splošno lahko odgovorimo na eno vprašanje v nekaj kratkih stavkih kot dober odziv.
Korak 4. Bodite iskreni glede vseh zahtev, ki jih ne morete izpolniti
Včasih obstajajo vprašanja, na katera ne morete odgovoriti, ali zahteve, ki jih ne morete izpolniti. Ko se soočite s takšno situacijo, vedno iskreno odgovorite. Z drugimi besedami, ne uporabljajte zapletenih stavkov samo za zatiranje negativnih pogledov pošiljatelja pisma. Verjemite mi, pošiljatelj pisma bo veliko bolj cenil neposreden in jasen odgovor. Najpomembneje je, da se informacije vedno vljudno posredujejo in se jim opraviči, da se pošiljatelj pisma ne počuti užaljenega.
- Ko zavrnete zahtevo pošiljatelja pisma, vedno uporabite trden, a razumevajoč ton. Na primer, lahko rečete: »Žal vaše zahteve ne moremo ugoditi. Trenutno nimamo informacij, ki jih potrebujete, in vam ne moremo povedati, kdaj bodo na voljo."
- Če želite zagotoviti podrobnejše informacije, poskusite reči: »Preden odgovorim na vaše vprašanje, moram najprej potrditi nekaj stvari. Če čas dopušča, navedite datum oddaje vloge skupaj z imenom uradnika, s katerim ste stopili v stik. Po potrditvi bom takoj stopil v stik z vami."
Korak 5. Hvala za poslano pismo
Ne glede na to, ali lahko ugodite prošnji ali odgovorite na vprašanje v pismu, se mu vedno zahvalite in se mu zahvalite. Dajte vtis, da cenite njihovo pozornost in želite z njimi ohraniti pozitiven odnos.
Nekateri raje odprejo svoje pismo z zahvalo. Umestitev govora v resnici ni pomembna. Najpomembneje je, da ga enkrat izgovorite
Korak 6. Zaključite črko tako, da napišete svoje polno ime in naslov
Zaprite pismo z uradnim zaključnim pozdravom, na primer "S spoštovanjem", ki mu sledi vaše polno ime. Če je pismo namenjeno poslovnim namenom, navedite tudi svoj položaj pod svojim polnim imenom.
Ne glede na to, ali ste vtipkani ali ročno napisani, vedno pustite prostor za svoj podpis, potem ko vnesete svoje polno ime. Če pa je pismo poslano po elektronski pošti, običajno zadostuje, da vnesete svoje polno ime brez podpisa
Korak 7. Ponovno preberite besedilo vašega odzivnega pisma in se prepričajte, da je na vsa vprašanja odgovorjeno
Ne pozabite, da lahko prejemnik pisma postane razdražen ali razočaran, če prejme odgovor, ki ne odgovori na njegovo vprašanje. Poleg tega nezadovoljstvo tvega, da mu pošljete dodatno pismo in na koncu dodate svoje delo! Če želite zagotoviti zadovoljstvo bralcev, na vsa vprašanja ali zahteve odgovorite čim bolj natančno. Pred pošiljanjem ponovno preberite svoje pismo in se prepričajte, da niste zamudili nobenih zahtev ali vprašanj.
Če je potrebno, za branje pisma poiščite pomoč prijatelja ali sodelavca. Zlasti jih prosite, naj se postavijo v položaj prejemnika in po branju vašega pisma izmerijo njegovo zadovoljstvo
Metoda 3 od 3: Uporaba profesionalnega tona
Korak 1. Uporabite standardno obliko poslovnega pisma
Razumeti različne vrste odzivnih pisem, ki se uporabljajo kot sredstvo poslovne komunikacije. Nato sledite tistemu formatu, za katerega menite, da je najbolj primeren za pisanje odzivnega pisma, ki zveni profesionalno.
- V zgornjem levem kotu črke navedite svoje ime, naslov, ime podjetja (če obstaja) in naslov vašega podjetja. Pod tem vključite datum pisanja pisma, nato pa polno ime in naslov prejemnika pisma.
- Če želite vnesti odzivno črko, vedno uporabite rob 2,5 cm na vsaki strani papirja. Prepričajte se tudi, da je črka napisana z 1 presledkom med vrsticami in 2 presledkoma med odstavki.
- Če je odzivno pismo vneseno namesto ročno napisanega, vedno uporabite standardno pisavo z 12 pikami in obliko zapisa. Če pa je pismo napisano ročno, se prepričajte, da je rokopis čist in enostaven za branje.
Korak 2. Dajte vtis, da vas poslana zahteva ali vprašanje osrečuje
Ta metoda je še posebej obvezna za poslovneže ali ponudnike storitev, ki temeljijo na strankah. Ne pozabite, da je stranka kralj. To pomeni, da morate pokazati hvaležnost za čas in misli, ki so jih vložili v pisanje pisma. Zato se jim ne pozabite zahvaliti za njihove zahteve ali vprašanja in v odgovornih pismih vedno uporabite tople in prijazne stavke.
- Tako preprost stavek: »Hvala, ker ste se obrnili na nas. Resnično cenimo vaše povratne informacije, "lahko bistveno spremeni ton pisma v bolj pozitivno smer! Zato si poskusite narediti navado, da takšne fraze vedno vključite v svoja odzivna pisma.
- Ne dajte vtisa, da vas njegova prošnja ali vprašanje draži in jezi. Verjemite mi, bolje je biti preveč prijazen, kot pa da prejemnik pomisli, da ste jezni ali razburjeni nanj.
Korak 3. Ni treba pisati predolgega pisma, da bi ga prejemnik pisma lahko hitro prebral
Cenite prosti čas! Ne pošiljajte pisma na treh straneh, če je na vprašanje ali zahtevo mogoče odgovoriti v 1 odstavku. Zato zagotovite ustrezne odgovore in takoj pošljite pismo. Ne dodajajte drugih podatkov, ki jih v resnici ne potrebuje.
- Ta metoda je pomembna za izvajanje, še posebej, če je odgovor na pismo vaših strank ali poslovnih partnerjev. Seveda ne želite razočarati stranke tako, da porabite ure za branje odgovora, ki bi ga morali prepoloviti, kajne?
- Po drugi strani pa ne pišite tako kratko, da ne boste mogli odgovoriti na zahtevo ali vprašanje, navedeno v izvirnem pismu. Če je treba na vprašanje odgovoriti z dolgotrajno razlago, ga lahko posredujete. Najpomembneje je, da se prepričate, da so vse posredovane informacije res pomembne za bralce.
Korak 4. Napišite čim jasneje, da bo prejemnik pisma razumel vaš odgovor
Ne uporabljajte predolgih ali zapletenih stavkov! Namesto tega pišite z dikcijo, ki je jasna, jasna in ne more zmotiti bralca. Čim krajše in gostejše je vaše pisanje, tem boljši bodo rezultati.
Predstavljajte si, da prejemnik pisma nima dovolj časa, da bi podrobno prebral vsebino vašega pisma. Ali bi lahko razumel, kaj mislite, tudi če bi le prebral vsebino pisma? Če ne, popravite dikcijo, ki jo uporabljate, da razjasni svoje stališče
Korak 5. Izogibajte se uporabi žargonskih in tehničnih izrazov, ki jih bralci težko razumejo
Ta vidik mora biti izpolnjen, da se poveča berljivost in jasnost vsebine vašega pisma. Če torej prejemnik pisma ni strokovnjak, ki bi razumel tehnične izraze, ga ne uporabljajte. Namesto tega poskusite žargon ali tehnične izraze zamenjati z drugo dikcijo, ki jo lahko razumejo tudi laiki.
Če želite urediti pismo, postavite naslednje vprašanje: "Ali lahko nekdo, ki ne razume mojega dela, razume, o čem govori moje pismo?" Če ne, spremenite jezik, uporabljen v pismu, tako da ga bo večina ljudi razumela. Pravzaprav je to močan način za zmanjšanje uporabe tehničnega žargona v vaših pismih
Korak 6. Preberite telo svojega pisma
Da se izognete pisnim napakam, zaradi katerih bo vaše pismo videti manj strokovno, ne pozabite ponovno prebrati črke in popraviti črkovalnih, slovničnih, oblikovnih in tokovnih napak. Verjemite mi, če si vzamete le nekaj minut časa, da preverite vsebino pisma, lahko to precej pripomore k temu, da bo pismo videti bolj profesionalno.
- Ne zanašajte se samo na računalniški program za preverjanje napak v pošti. Na splošno lahko takšni programi zaznajo le pravopisne in ločilne napake, ne pa slovničnih. Zato ponovno preberite vsako besedo, zapisano v vašem pismu, da poiščete napake, ki jih računalnik ne zazna.
- Če je vsebina vašega pisma zelo pomembna, na primer, ko je pismo naslovljeno na poslovnega partnerja, prosite nekoga, naj ga tudi prebere. Včasih lahko drugi ljudje najdejo napake, ki se jih prej niste zavedali.
