V življenju je veliko dogodkov, zaradi katerih morate zaprositi za podaljšanje časa. Morda potrebujete čas za domačo nalogo ali imate težave pri pravočasnem dokončanju delovnih projektov. V takšnih časih bi morali učinkovito in ustrezno napisati pismo z zahtevo za podaljšanje roka. Razmislite o svoji zahtevi, na primer koliko časa potrebujete in zakaj? Nato pismo napišite v uradnem slogu in ga pošljite s sledilcem, da boste mirni.
Korak
Metoda 1 od 3: Zbiranje vsebine pisma
Korak 1. Pišite čim prej
Ko veste, da potrebujete podaljšanje, takoj pripravite pismo. Prejemniku morate dati čim več časa, da odloči o vaši situaciji. Prav tako morate biti pripravljeni kljub dejstvu, da zahtevate prilagoditev urnika.
Korak 2. Določite, koliko dodatnega časa potrebujete
Upoštevajte vse dejavnike in podajte realno zahtevo. Če je zahtevani čas prekratek, boste morda pozneje morali zaprositi za podaljšanje. Kadar je le mogoče, rokov ne smete zamuditi. Zato je najbolje, če so vaši izračuni nekoliko pretirani.
- Glede na situacijo boste morda želeli to pismo obravnavati kot del pogajanj. V tem primeru je dobro prositi za več časa, da bo še vedno prostor za kompromis in da boste našli sredino.
- Izmerite svojo hitrost glede na vaš trenutni napredek in del, ki ga morate še dokončati. Če na primer tri mesece delate na svetovalnem projektu, bi morali oceniti, koliko dela je še nedokončanega.
- Zavedajte se, da ima lahko prejemnik pisma tudi časovno omejitev. Morda imajo tudi rok, ki bi ga morali zdaj premakniti. Predavatelji morajo na primer fakulteti ocenjevati med polsemestrom in morajo oddati študentske naloge glede na rok.
Korak 3. Spoznajte pravila
Preden zaprosite za prilagoditev, morate vedeti natančen rok. Ne dajte vtisa, da ne morete upravljati svojega časa, če zaprosite za podaljšanje, ne da bi poznali trenutno stanje. Nekatere vladne agencije na primer zahtevajo, da vložite zahtevo v 24 urah po prvem stiku. Če tega ne morete doseči, lahko rečete, da je urnik pretesen.
Korak 4. Vključite verodostojno razlago
Času posvečate pripravo pisma, prejemnik pa si ga vzame tudi za branje. Torej, osmislite to pismo. Pomislite na svoj pravi razlog in ga iskreno prenesite prejemniku. Ne lažite in ne pretiravajte z razlogi, ker se boste izgubili.
- Dober razlog za to je želja po temeljitem in previdnem delu. Če na primer zaključujete projekt, ki vpliva na varnost velikega števila ljudi, vam bo to dejstvo v razlagi koristilo.
- Če je razlogov več, izberite najboljšega. Če na primer odložite ponudbo za zaposlitev, recite, da želite narediti dodatne raziskave o premikajočih se stroških (če je to res), ne govorite, da čakate tudi na drugo ponudbo.
5. korak Navedite nekaj izbranih podrobnosti
Podrobnosti bodo dale pridih pristnosti in spretnosti pri pisanju. To je še posebej pomembno, če pišete vladi ali skupini ljudi, ki jih nikoli niste osebno spoznali.
- Na primer, če je vaš dedek umrl dva dni pred rokom za esej na fakulteti, boste dogodek morda želeli opisati kot "družinsko nujno", ne le kot "nujno zadevo". Prav tako boste morali omeniti dedkov odhod in nekaj podatkov o vašem potovanju domov.
- Preden vložite zahtevo, pripravite dokumente. Morda boste morali opisati svojo prejšnjo prijavo ali zaposlitev, še posebej, če imate opravka z vlado ali drugimi uradnimi organi. Če pokažete, da ste do zdaj sledili vsem korakom postopka, bo to koristilo vašemu primeru.
Korak 6. Izberite pozitiven slog in vsebino
Nihče ne želi prebrati pisma, ki vsebuje pritožbo. Namesto tega hitro in natančno opišite negativni dogodek, nato pa pojdite na pozitivno rešitev, ki ste jo zahtevali. Na primer, če menite, da je vaša ponudba za začetno plačo prenizka, bi lahko zapisali: "Potrebujem nekaj časa, da razmislim o vaši ponudbi. Menim pa, da mi višja plača omogoča učinkovitejše delo."
Korak 7. Pred pošiljanjem preučite pismo
Preden ga pošljete, si vzemite nekaj minut, da ga ponovno preberete. Poiščite uredniške in tipkarske napake. V računalniku zaženite program za preverjanje slovnice in črkovanja. Prosite svojega zaupanja vrednega prijatelja, naj ga prebere. Ne hitite in ne preskočite tega koraka, saj se boste, če naredite napako, zdeli neprevidni in to bi lahko vplivalo na končni rezultat.
Metoda 2 od 3: Upoštevanje formalnih pravil za pisanje pisem
Korak 1. Pripravite naslovni odsek
Datum mora biti v zgornjem desnem kotu strani. Preskočite eno vrstico pod njim, nato napišite naslov, prav tako poravnan desno. Nato preskočite drugo vrstico in zapišite polni naslov prejemnika, poravnanega v levo.
Če je zahteva poslana po e -pošti, lahko izpustite del z datumom in naslovom ter pojdite naravnost na pozdrav. Vsekakor pa uporabite učinkovito in jasno temo. Če na primer predavatelju pošljete pismo, napišite temo "Zahteva za podaljšanje javanskega zgodovinskega članka Andija Widodoja"
Korak 2. Uporabite uradni in popoln pozdrav
Začnite z "Dragi". Nato sledi naslov in ime. Na primer: "Dragi. Gospod Baskoro "ali" Dragi. Gospa Darmawati ". Včasih morate uporabiti tudi zapleten naslov, na primer: "Dragi. Profesor Abdurrahman "ali" Dragi. Raden Wiraningrat ".
- Tudi če prejemnika poznate neuradno, je to pismo še vedno uradna zahteva, zato morata biti slog in vsebina formalna. Ne piši na primer "Živjo, Don".
- Poskusite najti določeno osebo, ki bo prejela vaše pismo. V nasprotnem primeru bo vaše pismo videti kot pismo. Na primer: "Dragi. Raden Wiraningrat "je boljši od" Zainteresiranim ".
Korak 3. Uporabite oblikovanje kratkih odstavkov
Telo pisma mora vsebovati le 1-3 odstavke. V večini primerov lahko odprete z 1-2 vrsticami, zahtevo razložite v 2-4 vrsticah in zaključite z 1-2 vrsticami. Če morate razviti največ tri polne odstavke, ločite uvod, besedilo in zaključek.
Če želite odpreti pismo, lahko rečete: "Jaz sem Andi Widodo, študent, ki vsak ponedeljek zjutraj v sobi III-C obiskuje vaš pouk javanske zgodovine." To bo prebudilo spomin na predavatelja in ne bo mu treba iskati, kdo ste
Korak 4. Bodite pozorni na zaključne besede
Ne spreglejte pomena trdnih zaključkov. S tem zadnjim stavkom ponovite svoj primer (v eni vrstici) in se prejemniku zahvalite za čas. Lahko bi napisali: "Hvala za vaš čas in premislek."
- Zaprite pismo z uradnim pozdravom pred vašim imenom. Nekateri med njimi so "S spoštovanjem", "S spoštovanjem" ali "Z vsem spoštovanjem".
- Če potrebujete odgovor v določenem času, na koncu vnesite te podatke. Lahko ga postavite v zahvalo. Na primer: "Hvala za pozornost in veselim se vašega odgovora naslednji teden." Ko pišete ta razdelek, ne dajte vtisa, da pritiskate ali preganjate prejemnika.
Korak 5. Vnesite svoje polno ime in podpis
Pod pozdravom »S spoštovanjem« pustite 3-4 vrstice prazne. Nato v levo poravnajte celotno ime. Če želite dodati izvirni podpis, uporabite prazno vrstico. Če bo to pismo poslano po e -pošti, lahko izbrišete prazno vrstico in vnesete samo ime.
Metoda 3 od 3: Pošiljanje pisem prejemnikom
Korak 1. Naredite ali shranite kopijo svojega pisma
Po lektoriranju osnutka in preden ga pošljete, fotografirajte pismo (preneseno v PDF), osnutek shranite na spletu ali ga fotokopirajte. Morda boste morali zabeležiti datum dostave, če ni enak datumu pisma. Shranite to kopijo na varno mesto za shranjevanje osebnih datotek.
Korak 2. Pošljite s standardno pošiljko
Odnesite pismo na pošto, ga predajte uradniku ali ga položite v nabiralnik. Če želite zagotoviti, da je pošta prejeta, zaprosite za storitev sledenja.
Če je pismo poslano po pošti, se prepričajte, da je natisnjeno na visokokakovostnem tiskalniku z dobrim črnilom. Ročno napisana prošnje na splošno ne sprejemajo
Korak 3. Pošljite ga po e -pošti
To je verjetno najboljši način za pošiljanje zahteve, saj ne traja veliko časa in je zelo zanesljiv. Preverite, ali je prejemnikov e -poštni naslov pravilen, in v temo vključite svojo identifikacijsko številko, če je to ustrezno.
- Prejemnik lahko vidi dan in uro, ko ste poslali e -poštno sporočilo. Zavedajte se tega, če pogosto pišete pozno ponoči.
- Poskrbite, da bo vaš e -poštni naslov uradni z naslovom, ki ga uporabljate. Predložite iz računa profesionalnega videza. Primer ustreznega e -poštnega računa za delo je "[email protected]".
- Če pošiljate pismo po faksu, počakajte na potrditveno stran, na kateri je navedeno, da je bilo vaše pismo uspešno poslano in prejeto.
Korak 4. Vnesite zahtevo po telefonu namesto s pismom
Če je vaša zahteva nujna ali se bliža zadnji minuti, je dobro, da to vprašate osebno po telefonu. V tem primeru se držite formalnega stališča in skladno navedite svoj primer.
Nasveti
- Poskusite napisati črko ene strani ali manj. Takšno pismo je videti popolno, a enostavno berljivo.
- Vedite, ali bo prejemnik poslal odgovor, na primer potrditveno pismo.
Opozorilo
- Obljubite nekaj realnega. Ne dovolite, da vaš dodaten čas porabite za dodatna opravila.
- Izkoristite to razširitev kar najbolje. Ne dovolite, da znova zahtevate podaljšanje.
- Prepričajte se, da ste vključili vse zahtevane oblike. Nekatere organizacije zahtevajo, da uporabite obliko črk, ki so jo določile.
