Vsa podjetja, velika ali majhna, morajo spremljati vse svoje transakcije. V prodaji je veliko preprostih sistemov finančne programske opreme, vendar morate še vedno jasno razumeti, kako delujejo računovodske transakcije. Vse poslovne transakcije, na primer prejemanje dohodka ali plačevanje računov, boste vnesli v računovodski dnevnik, podoben knjigi. Tu morate zbrati različne kategorije, imenovane računi, in evidentirati v breme ali dobroimetje (glede na povečanje ali zmanjšanje). Primeri bodo podani kasneje. Izdelovalci programske opreme za računovodstvo se pri ustvarjanju svojih programov držijo te formule, vendar je bil postopek olajšan naključnim uporabnikom.
Korak
1. del od 3: Vnos transakcij
Korak 1. Zberite vse dokumente v zvezi s poslovnimi transakcijami
Ti dokumenti običajno vključujejo potrdila dobavitelja, račune za komunalne storitve (na primer vodo in elektriko), kreditne opombe, izdane odjemalcem, davčne izkaze, izdane čeke in podatke o plačah. Pred evidentiranjem računovodskega dnevnika preverite, ali so vsi prejeti računi in plačila točni in preverjeni. Preden vnesete transakcije v sistem, se prepričajte, da je nadzornik ali lastnik podjetja vse potrdil.
Korak 2. Nastavite različne račune ali kategorije za vsako vrsto transakcije
Računi, ki so evidentirani, na primer denar, zaloge, odhodki itd. Zamislite si te račune kot ločene strani v zvezku ali vrstico postavk, naštetih v osebnem proračunu. Nastavite naslednje vrste računov:
- Račun prodaje ali prihodkov beleži vso prodajo strankam.
- Račun odhodkov beleži ves denar, ki ga podjetje porabi, na primer za upravljanje poslovnega objekta, izdelavo izdelkov in prodajo izdelkov.
- Poleg tega morajo podjetja evidentirati tudi svoja sredstva, kot so denar, terjatve (neplačana prodaja) in nepremičnine, naprave in opremo, kot so zgradbe in oprema.
- Račun obveznosti evidentira ves denar, ki ga podjetje izposoja od zunanjih strank, na primer bančna posojila, obveznosti do dobaviteljev (npr. Dobaviteljem) in plače (plače, ki so že dolžne zaposlenim, vendar niso bile izplačane).
- Te velike kategorije so običajno razdeljene na manjše, posebne račune.
Korak 3. Ugotovite, ali je račun bremenjen ali dobropisan
Pomembno si je zapomniti, da vsaka transakcija vključuje debetne in kreditne račune, skupno število bremenitev in kreditov pa mora biti enako. Ko na primer od stranke prejmete plačilo, bi gotovino evidentirali kot obremenitev, terjatve pa kot dobropis. Ko plačate za oglaševanje, boste evidentirali stroške oglaševanja v breme in gotovino na kredit.
- Zabeležite vsa povečanja odhodkov, sredstev (kot so denar in oprema) ter račune dividend kot obremenitve, znižajte pa kot kredite. Na drugih računih, kot so obveznosti in prihodki, se povečanja evidentirajo kot krediti, znižanja pa kot bremenitve. Ta računovodski sistem ima svojo logiko in si zapomnite, medtem ko z njeno logiko določite vzroke za "povečanje" in "zmanjšanje" računov.
- Upoštevajte, da številke, ki se objavljajo v breme in dobropise, morda niso enake, vendar morajo biti vsote enake. Na primer, če kupec plača za izdelek delno z gotovino in deloma s kreditom, se v breme vodijo dva računa, in sicer denar in terjatve. Medtem ko je račun, ki je objavljen na kredit, samo en, in sicer prodaja.
- Vsi sistemi računalniške programske opreme bodo olajšali zapisovanje računovodskih dnevnikov, tako da vse račune vnesete na njihova prava mesta v dnevnik.
- Morda boste morali v dnevniku ustvariti novo ime računa, če imate izredno transakcijo, na primer prodajo delnic ali nakup zemljišča.
Korak 4. Vsaj dvakrat preverite vse računovodske transakcije, vnesene v dnevnik
Vsaka transakcija bo prikazana v svoji kategoriji: na primer breme na eni strani dnevnika, znesek pa mora biti enak znesku, ki je prikazan na kreditni strani dnevnika.
Na primer, posneli boste transakcijo plačila računa za električno energijo, tako da na debetni strani vnesete Računi za plačilo 500.000 Rp in Kredit v gotovini 500.000 Rp. v razdelek z opombami vključite številko računa in kratek opis
Korak 5. Račune v dnevniku redno premikajte v glavno knjigo
Glavna knjiga je zbirka vseh vaših računov. V vaši glavni knjigi so na primer strani za vsako kategorijo denarja, terjatev, obveznosti, odhodkov itd. Nato boste lahko v določenem časovnem obdobju videli skupni znesek za vsak račun.
- Glavna knjiga beleži informacije po računih, za razliko od dnevnika, ki beleži transakcije. Z drugimi besedami, ena transakcija, ki se premakne v glavno knjigo, bo na vsaj dveh mestih (računih) v knjigi.
- Na primer, denarni prejemki strank pri prodaji bi bili v dnevniku zabeleženi kot ena transakcija in pripoznani denar v breme in prihodki v kredit. ko se prenesejo v glavno knjigo, se ti vnosi evidentirajo na ločenih lokacijah: gotovinski in prihodkovni računi. Tako lahko vidite, kako transakcije vplivajo na vsak posamezen račun.
- Zapisi v glavni knjigi morajo biti datirani, tako da je mogoče ugotoviti vir transakcije. Nekateri računovodje vključujejo tudi referenčno številko, na primer v obliki zaporedne številke, tako da je transakcije mogoče enostavno spremljati nazaj v dnevnik.
2. del 3: Uravnoteženje računovodskih transakcij
Korak 1. Uravnovesite glavno knjigo pred zaključkom vsakič, ko vnesete računovodsko transakcijo
Pripravite preskusna stanja in druga poročila, da zagotovite, da so številke in računi za vsako transakcijo pravilni. Ne glede na to, koliko transakcij je zabeleženih, morajo biti skupne obremenitve enake skupnim dobropisom.
Če beležite ročno ali z računalniškim programom, se bodo seštele vse številke v bremenih in dobropisih, ne glede na kategorijo. Skupni znesek obremenitev in dobropisov mora biti enak
Korak 2. Preverite napake v preizkusnem saldu
Če obremenitve niso enake kreditnim točkam, boste morali v dnevnikih najti napake. Pravzaprav se lahko še vedno pojavljajo napake, tudi če so zneski obremenitve in kredita enaki, na primer zaradi dvojnega evidentiranja ali transakcij, vnesenih na napačen račun.
- Na primer, ko prejmete plačilo od stranke, ste morda evidentirali gotovino, vendar ste pozabili evidentirati terjatve, tako da je v dnevniku videti, da so terjatve še vedno neplačane. Tako se bo znesek v bremenu razlikoval od kredita.
- V nekaterih primerih boste morda morali slediti zapisom do začetnega vnosa v dnevnik, da boste našli napake. Zato je treba v dnevnik vnesti datum transakcije in/ali referenčno številko, da bo sledenje enostavno.
Korak 3. Zaženite poročila za izkaz poslovnega izida, bilanco stanja in poročilo o kapitalskih spremembah
Ta finančna poročila se lahko pripravijo ročno ali s pomočjo računovodske programske opreme. Iz teh poročil dobite popolno sliko svojega podjetja.
- Na primer, v izkazu poslovnega izida se odštejejo prihodki, nastali zaradi stroškov, nastalih v določenem časovnem obdobju, in iz tega poročila veste, da je podjetje ustvarilo dobiček ali izgubo.
- Bilanca stanja prikazuje vsa sredstva in obveznosti družbe. Sredstva družbe vključujejo denar, opremo, zemljišča in terjatve. Obveznosti vključujejo dolgov in dolgov.
- Če ste delničarjem v preteklih obdobjih izplačali dividende (nagrade), boste potrebovali tudi izjavo o spremembah kapitala. To poročilo prikazuje znesek ustvarjenega dobička (ne čisti dobiček) minus izplačane dividende. Zadržani dobiček predstavlja dobiček, ki se reinvestira v podjetje.
3. del 3: Vodenje podrobnih evidenc računovodskih transakcij
Korak 1. Vključite kratek opis vsake transakcije, vnesene v dnevnik
Na primer »plačila za oglaševanje v gotovini, februar 2016«. Tako bodo znesek, vzrok in postopek evidentiranja vsake transakcije jasnejši.
Korak 2. Hranite varnostno kopijo svojega dnevnika transakcij
V primeru napak ali prihodnjih vprašanj je treba narediti varnostno kopijo. Dokumentacijo vseh zapisov je mogoče vložiti tako, da v en paket vnesete več zapisov in datum revije. Vsak bi moral imeti možnost iskanja vnosov v dnevniku v glavni knjigi in nato enostaven dostop do varnostne dokumentacije
Korak 3. Vsako dokumentacijo hranite v papirni obliki vsaj eno leto
To vključuje vnose v dnevnik in knjige skupaj z vsemi računi in drugimi transakcijskimi dokumenti. Vsi ti dokumenti so potrebni zaradi revizijskih in davčnih razlogov.
Korak 4. V elektronski obliki hranite dokumentacijo najmanj sedem let
Skenirajte papirnate dokumente naprej in nazaj in jih shranite v dveh elektronskih ohišjih: enega za shranjevanje v pisarni in drugega za uporabo v nujnih primerih. Vedno obstaja možnost, da bodo davki od dohodkov pravnih oseb revidirani v zadnjih nekaj letih, zato je treba te dokumente hraniti.
Nasveti
- Uravnotežite svoj dnevnik vsak dan. Spremljajte vse napake in jih takoj popravite. To je tako pomembno, da postane ena prvih lekcij za študente računovodstva.
- Zagotovite zaposlene medsebojnega usposabljanja, da bo razumevanje računovodskega sistema in načina vnosa transakcij znano več kot enemu zaposlenemu.
