Microsoft Excel ima različne funkcije in ena od njih samodejno ustvarja poročila. Ustvarite lahko interaktivne preglednice, da poenostavite postopek vnosa podatkov za druge v delovni zvezek, hkrati pa avtomatizirate ustvarjanje poročil. Obe funkciji zahtevata dovolj znanja o Visual Basicu. Spodaj so opisani koraki za izvajanje obeh nalog.
Korak
Metoda 1 od 2: Ustvarjanje interaktivne preglednice
Korak 1. Določite postavitev preglednice
Postavitev preglednice mora biti narejena tako, da lahko drugi najdejo polja, potrebna za vnos podatkov.
Postavitve preglednic lahko postavite vodoravno ali navpično. Večini uporabnikov je lažje delati z navpično postavitvijo, še posebej, če bo natisnjena preglednica
Korak 2. Ustvarite besedilne oznake za preglednico
Napišite oznako na vrh vsakega stolpca in levo od vsake celice v stolpec, ki ga nameravate uporabiti kot vnos podatkov.
Korak 3. Skupaj pritisnite tipki alt="Image" in F11
Ta kombinacija tipk bo odprla urejevalnik Microsoft Visual Basic.
Korak 4. Dvokliknite "Ta delovni zvezek" v podoknu "Project-VBA Project" v zgornjem levem kotu
V glavnem delu urejevalnika se prikaže okno za pisanje kode.
Korak 5. V meniju Vstavi izberite "Postopek"
Prikaže se pogovorno okno Dodaj postopek.
Korak 6. V polje Ime vnesite ime postopka
Vnesite smiselno ime postopka, na primer "SumExpenses", če se bo preglednica uporabljala za poročanje o potnih stroških. Kliknite V redu, da zaprete pogovorno okno.
- Imena postopkov ne morejo vsebovati presledkov, lahko pa nadomestijo presledke s podčrtajem (_).
- Ko se pogovorno okno Dodajanje postopka zapre, se prikaže vrstica z oznako "Javna podrejena", ki ji sledi ime postopka. Pod to vrstico je presledek in besede "End Sub."
Korak 7. Vnesite kodo za vsako polje za vnos v preglednico
Za vsak vnos boste napisali dve vrstici kode.
- Prva vrstica kode je v obliki "Obseg (" ime celice "). Izberite", "ime celice" predstavlja celico, v katero je vnesen vnos. Izpolnite ime celice, ki je tik desno od oznake besedila. Če je besedilna oznaka v celici A2, je polje za vnos celica B2 (obseg ("B2"). Izberite). Navednice pred in za imenom celice so na tej stopnji še vedno zapisane, vendar niso več vključene v celoten kodni stavek.
- Koda v drugi vrstici je "ActiveCell. Value = InputBox (" InputPrompt ")". "InputPrompt" predstavlja besedilo, ki bo uporabnika obvestilo o vrsti podatkov, ki jih mora vnesti v vnosno celico. Če bo na primer vnosna celica napolnjena s stroški hrane, zamenjajte "InputPrompt" z "Vnesite skupne stroške obrokov, vključno z nasveti." (Navednice za besedilo navodil za vnos so še vedno vključene, narekovaje pred in po ukazu pa ni treba pisati.)
Korak 8. Vnesite kodo za vsako polje za izračun
Znova sta uporabljeni dve vrstici enaki kot prej, vendar je tokrat ActiveCell. Value izračun numerične funkcije, na primer SUM, kjer se funkcija InputBox uporablja za prikaz navodil za vnos.
Korak 9. Dodajte vrstico kode, da shranite interaktivno preglednico
Oblika je "ActiveWorkbook. SaveAs Ime datoteke: =" Ime datoteke.xls "." Ime datoteke "je ime interaktivne preglednice. (Navedniki pred in za" Ime datoteke.xls "ostanejo zapisani, narekovaji za vse ukaze pa so ni zahtevano.)
Če uporabljate Microsoft Excel različice 2007 ali novejše, uporabite ".xlsx" namesto ".xls". Če pa obstajajo interaktivni uporabniki preglednic z različico Excel 2003 in novejšimi, ne bodo mogli uporabljati preglednice brez vtičnika za bralce
Korak 10. Istočasno pritisnite tipki alt="Image" in Q
Urejevalnik Visual Basic se bo zaprl.
Korak 11. Hkrati pritisnite tipki alt="Image" in F8
Prikaže se pogovorno okno Makro.
Korak 12. Na seznamu makrov kliknite ime postopka
Če je ustvarjeni postopek edini na seznamu, bo samodejno izbran.
Korak 13. Kliknite gumb Možnosti
Od tipke Ctrl boste morali vnesti znak tipkovnice, ki ga boste uporabili kot bližnjico. Izberite smiselno črko, ki ni bila uporabljena kot znak bližnjice, na primer "e" za "vnos".
Korak 14. Kliknite »V redu«, da zaprete pogovorno okno Možnosti makra
Zdaj lahko uporabnikom razdelite interaktivne preglednice. Po odprtju lahko uporabnik s pomočjo bližnjic vnese vnose in sledi navodilom, ki ste jih ustvarili za izpolnjevanje podatkov.
Metoda 2 od 2: Samodejno ustvarjanje poročila
Korak 1. Ustvarite poročilo v vrtilni tabeli
Vrtilne tabele so zasnovane tako, da povzamejo podatke, tako da lahko primerjate številke in prepoznate trende. Vrtilna tabela se mora nanašati na podatke, ki so v enem od procesorjev podatkov ali uvoženi iz določene baze podatkov.
Korak 2. Napišite skript Visual Basic, da odprete in zaprete poročilo
Skript naj bi lahko opravljal različne funkcije, navedene spodaj. Vsaka funkcija bo opisana, sledi pa koda, navedena v oklepajih za njeno izvajanje. Ko pišete dejansko kodo, jo zapišite v en sam blok in ime v primeru zamenjajte z lastnim ter ne vključujte oklepajev na začetku in koncu vzorca kode.
- Odprite preglednico v načinu samo za branje. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject ("Excel. App") xlapp.visible = falsexlapp.workbooks.open / excelloc / filename.xls, 3,]
- Znova naložite podatke in shranite poročilo, v tem primeru je shranjeno kot PDF z napisom datuma. [Truexlapp.activeworkbook. RefreshAllxlapp.activeworkbook. ExportAsFixedFormat xlTypePDF, / pdfloc / reportname_ & DatePart ("yyyy, Now ()) &"-"& Right (" 0 "& DatePart (" m ", Now ()), 2) & "-" Desno ("0" & DatePart ("d", Zdaj ()), 2) & ".pdf"] Če je oblika izhodnega dokumenta drugačna, zamenjajte obliko ".pdf" z ustrezno razširitev po želji.
- Zaprite preglednico, ne da bi jo shranili, nato zaprite Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
- Če je preglednica shranjena v Excelu 2007 in novejši obliki, ki temelji na XML, uporabite ".xlsx" namesto ".xls" na koncu preglednice.
Korak 3. Napišite paketni skript za zagon skripta Visual Basic
Namen pisanja skripta je, da se lahko skripti Visual Basic samodejno izvajajo. Brez paketnega skripta je treba skripte VB zagnati ročno.
Skript je napisan v naslednji obliki in nadomesti z vašim imenom mape in imenom datoteke ime v tem primeru: [cscript /nologo / fileloc / script.vbs]
Korak 4. Napišite paketni skript, da zagotovite, da izhodna datoteka obstaja, kot je bila ustvarjena
Vaš skript bi moral opravljati spodnje funkcije. Vsaki funkciji bo sledila koda, navedena v oklepajih za njeno izvajanje. Ko pišete dejansko kodo, jo zapišite v en sam blok in ime v primeru zamenjajte z imenom, ki ga potrebujete, ter ne vključujte oklepajev na začetku in koncu vzorčne kode.
- Preverite, ali obstaja izhodna datoteka. [Za /f "žetone = 2-4 delims = /" %% a in ('date /t') nastavite rreport = reportname _ %% c-%% a-%% b.pdf)] Če je oblika izhodne datoteke ni PDF, zamenjajte ".pdf" z ustrezno razširitvijo.
- Če izhodna datoteka/poročilo obstaja, ga pošljite kot e -poštno sporočilo osebi, ki ga potrebuje. [Če obstaja / pdfloc \%rreport%(sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Načrtovano poročilo -m Poročilo %% poročilo%je priloženo. -A / pdfloc \%rreport%-s vaš strežnik: vrata -xu uporabniško ime -xp geslo)]
- Če izhodna datoteka/poročilo ne obstaja na podanem mestu, ustvarite postopek, da vam lahko pošlje sporočilo, da dostava ni uspela. [Sicer (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Poročilo se ni zagnalo -m datoteka % rreport % ne obstaja v / pdfloc / -s vašem strežniku: vrata -xu uporabniško ime -xp geslo)]
Korak 5. Prepričajte se, da je mapa "Namizje" v računalniku
Preveriti morate obstoj mape Namizje za 32-bitne in 64-bitne sisteme. V nasprotnem primeru morate Excel in preglednico odpreti ročno.
- 32-bitna lokacija sistema: c: / windows / system32 / config / systemprofile
- 64-bitna lokacija sistema: c: / windows / syswow64 / config / systemprofile
Korak 6. Načrtujte naloge za izvajanje skriptov po potrebi
Paketne skripte je treba izvajati zaporedno in neprekinjeno, tudi če nihče ne uporablja računalnika. Privilegiji morajo biti nastavljeni na najvišjo možno nastavitev.
