Pri poslovanju s podjetji včasih čutimo potrebo po vložitvi pritožbe, ker ponujeni izdelek ali storitev ni zadovoljiv. V tem članku wikiHow razlaga, kako napisati pismo.
Korak
Metoda 1 od 3: Pisanje pritožbenega pisma
Korak 1. Predložite pritožbeno pismo službi za pomoč strankam
Na ta način je večja verjetnost, da boste prejeli odgovor podjetja, ker je oddelek za pomoč strankam zadolžen za odzivanje na pritožbe, tako da bo vaše pismo učinkovito in učinkovito obdelano.
- Ugotovite ime vodje službe za stranke ali direktorja podjetja in namen pisma njemu osebno. Pismo začnite tako, da napišete "Spoštovani", ki mu sledi vaše polno ime. Če ne poznate njegovega imena, napišite: "Spoštovani vodja službe za pomoč uporabnikom".
- Običajno je naslov službe za pomoč strankam na spletni strani podjetja, v brošurah, oglasih ali embalaži izdelkov.
Korak 2. Nadaljujte s pisanjem bistva pisma
S prvim stavkom razložite razlog za pisanje pisma in se pritožite. Navedite čim več podpornih dejstev, na primer datum, čas in kraj, kjer ste prejeli storitev ali kupili izdelek, skupaj z ustreznimi podatki, kot sta serijska številka in model izdelka.
- Poskrbite, da bo bralec razumel bistvo črke v manj kot 5 sekundah. Torej vam ni treba pisati dolgotrajnega uvoda.
- Ko napišete pozdrav, navedite podrobne informacije, ki pojasnjujejo vašo težavo, vendar pazite, da prvi stavek bralca opozori na vašo pritožbo.
- Primer prvega stavka: "V tem pismu bi rad vložil pritožbo zaradi poškodovane blagovne znamke sušilnika za lase _. Ta izdelek je bil kupljen _ v trgovini _ na Jalan _, Jakarta".
Korak 3. Jasno navedite rešitev ali zdravilo, ki ga želite
Če zahtevate zamenjavo izdelka, vračilo kupnine, popravilo izdelka ali nadomestilo na kakršen koli drug način, to navedite v drugem odstavku. Tako mora bralec ponuditi rešitev, namesto da samo pošlje odgovor ali da klišejski odgovor.
- Pritožbo izrazite s pozitivnimi besedami, ki kažejo, da pričakujete najboljšo rešitev in ostajate zvesti kupec. Če zahtevate vračilo ali drugo obliko odškodnine in nato delate, da boste zadevo posredovali tretji osebi, obstaja velika verjetnost, da bralec pisma ni zainteresiran za rešitev.
- Če pričakujete, da bo podjetje obravnavalo širši spekter vprašanj, jim pišite. Vendar pa bralci običajno potrebujejo več časa za odgovor na takšna vprašanja.
- Ne grozite s tožbo v prvem pismu. Morda je to najboljša rešitev, ki jo želite, a tokrat lahko preprosto vložite pritožbo in počakate na odgovor.
Korak 4. Priložite fotokopije dokazila
Pismo obvezno dopolnite s fotokopijami dokazila, kot so potrdila o plačilu, računi za nakup, garancijski listi, čeki ali dokazila o nakazilu ter po potrebi fotografije ali video posnetki. Kot priloge k pismu vključite ustrezne dokumente.
- Poskrbite, da pošljete fotokopija priloženi dokument, namesto izvirnika. Tako ne tvegate izgube pomembnih podatkov ali dokumentov, če jih morate pokazati drugim.
- V pismo vključite priložene dokumente. Na primer: "Skupaj s tem pismom prilagam fotokopijo potrdila o plačilu, garancijski list za sušilec za lase in fotografijo serijske številke izdelka."
Korak 5. Določite rok za rešitev težave
Kot rok za predložitev rešitve prejemniku pisma morate vključiti določen datum. S tem korakom se počutite mirno in težava se hitreje reši.
- Časovna omejitev zmanjšuje tveganje izgube ali prezrte črke, saj lahko to povzroči nelagodje in nelagodje.
- Zagotovite realno časovno omejitev. Običajno je dovolj 1-2 tedna, vendar morate upoštevati težavo in pričakovano rešitev.
Korak 6. Pismo končajte vljudno
Zahvalite se za ponujeno pomoč. Če želite obema stranema pomagati, delite, kako vam bralci lahko povedo, da bo komunikacija učinkovitejša.
Napiši "Wasalam" kot zaključni pozdrav, če poznaš ime prejemnika pisma. Če ne, dokončajte pismo tako, da napišete: "S spoštovanjem." Pisma pritožbe ne končajte z neuradnim zaključnim pozdravom, na primer "To je to" ali "Hvala"
Metoda 2 od 3: Uporaba pravega sloga in oblike
Korak 1. Napišite pismo v vljudnem slogu
Morda ste jezni in se počutite krivega, toda bralec pisma bo užaljen, če boste uporabili žaljive besede. Pismo napišite vljudno in ne podajajte grozečih, jeznih ali sarkastičnih komentarjev. Ne pozabite, da bralec pisma ni nujno odgovoren za nastale težave in raje služi prijaznim in vljudnim strankam, ne pa jezi in krivi druge.
- Ne pozabite, da vam podjetje, ki mu je poslano pismo, ne namerava oteževati. Na splošno družba daje velik poudarek zadovoljstvu strank.
- Večje možnosti za iskanje rešitve imate, če bralca vašega pisma obravnavate kot osebo, ki je pripravljena pomagati, namesto da domnevate, da ima slabe namene.
- Ne pišite pisem, ko ste razburjeni. Počakajte, da se počutite mirno. Če še vedno želite napisati pismo, ga shranite za 1-2 dni in ga nato še enkrat preberite, preden ga pošljete. Morda ste novo pismo napisali v bolj prijaznem slogu.
Korak 2. Napišite preprosto pismo
Osebje za podporo strankam lahko vsak dan prejme na stotine pisem. Zato poskrbite, da boste napisali jasno pismo, da bo lahko prišel do točke, ko začne brati. Črte, ki so zelo dolge ali podrobne, bralca nagibajo k povzemanju vsebine, da ne razume, kaj v resnici doživljate in želite.
- Ne posredujte dolgotrajnih informacij in ne uporabljajte ostrih besed, ki žalijo druge.
- Napišite pritožbo največ 1 stran ali 200 besed.
Korak 3. Uporabite verodostojen slog jezika
Ta korak vam pomaga pripraviti pismo z učinkovitimi stavki, tako da bralec razume, da je treba vašo pritožbo jemati resno. Pristojni jezik ima pomembno vlogo pri vložitvi resne pritožbe, na primer finančne.
- Pristojni jezikovni slog je sestavljen iz različnih vidikov, kot so sposobnost izbire pravih besed, poznavanje pravic potrošnikov in obveznosti podjetja ter strokovno znanje pisanja pisem.
- Ta vidik poveča vašo verodostojnost, zato boste bolj verjetno dobili pozitiven odziv.
Korak 4. Napišite pismo s pravilnim črkovanjem in oblikovanjem
Kot je predlagano zgoraj, strokovno oblikovano pismo vpliva na to, kako se bralci odzovejo na vašo pritožbo. V zgornjem desnem kotu vnesite datum črke. Preskočite eno vrstico in na levo stran napišite polno ime ali naslov prejemnika. V naslednjo vrstico napišite naslov podjetja. Preskočite eno vrstico in nato napišite pozdrav.
- Črke vnesite z računalnikom, da bo pisanje čednejše in lažje berljivo. Če morate pisati ročno, poskrbite, da bo vaše pisanje urejeno, brez črt ali madežev črnila in čitljivo.
- Za podpis pripravite nekaj praznih vrstic pod "S spoštovanjem" ali "S spoštovanjem". Za lažje branje podpišite svoje polno ime pod podpisom.
- Pišite čiste, pravilno razporejene črke in vsi odstavki so skoraj enake dolžine.
Korak 5. Preverite črkovanje in slovnico
Če pride do pravopisnih in slovničnih napak, se vaša pritožba ne upošteva. Čas je, da preverite črkovanje z računalnikom, preden natisnete črko. Pred pošiljanjem naj druga oseba prebere pismo.
Metoda 3 od 3: Nadaljevanje pismov
Korak 1. Počakajte, da se določeni rok izteče
Bodite potrpežljivi in ne ukrepajte do določenega roka. Če ni odgovora, lahko pokličete ali pošljete e -pošto in vprašate, ali je bilo vaše pismo prejeto ali ne. Ne imejte predsodkov do prejemnika pisma.
Če odgovora na pismo niste prejeli ali je odgovor nezadovoljiv, vložite pritožbo na nekoga, ki je na višjem položaju
Korak 2. Pošljite pismo višjemu uradniku
Če po komunikaciji z direktorjem službe za stranke ne najdete rešitve, poiščite nekoga na višjem položaju in mu pišite. Kadar koli pošljete pismo višjemu častniku, od osebja do nadzornika do direktorja do namestnika direktorja, priložite najnovejšo korespondenco. Tako oseba, ki prejme pismo, dobi popolne informacije z najnovejšim stanjem in pričakuje se, da bo lahko v kratkem času zagotovila najboljšo rešitev.
- Kot prvi korak je dobro, da se pritožite na oddelek za pomoč uporabnikom, namesto da se obrnete neposredno na predsednika. Osebje za podporo strankam bolje razume, kako obravnavati pritožbe, pisma, naslovljena na direktorja, pa se običajno vrnejo v ta oddelek.
- Če zaobidete službo za pomoč strankam, vaša pritožba morda ne bo obravnavana.
- Če se pritožite na direktorja ali izvršnega direktorja, napišite pismo z zelo jasnimi, jedrnimi in sistematičnimi informacijami, ker on ali ona ne ve, kaj se je zgodilo vnaprej.
Korak 3. Če želite izvesti pravni postopek, se obrnite na odvetnika
Odvetniki razumejo, kako vložiti tožbo na sodišču. Ne pozabite, da bi morala biti ta metoda zadnja možnost. V pritožbenem pismu, ki neposredno obravnava pravne poti, je vsebina pisma nesmiselna in vaša prošnja za odškodnino je zavrnjena. Lahko se zgodi, da je ta korak samouničujoč, če se odzovete na vašo grožnjo.
Nasveti
- Vključite svoje ime, domači naslov, e -poštni naslov in telefonsko številko (dom, služba, mobilni telefon). Poleg tega prosite bralca pisma, naj posreduje kontaktne podatke, tako da lahko obe strani še naprej komunicirata o napredku reševanja pritožbe.
- Preden ga pošljete, še enkrat preberite pismo in bodite pozitivni, tako da posredujete pravilne in preverljive podatke.
- Pritožba po pošti je učinkovitejša kot po e -pošti, faksu ali pisanju na spletnem mestu/spletnem mestu podjetja. Mnoga podjetja dajejo prednost pritožbam, poslanim z uradnimi dopisi.
- Hranite fotokopije vse korespondence in zabeležite datum, ko je bilo pismo poslano.
- Preden napišete pismo, si vzemite nekaj časa za razmislek o tem, kaj se je zgodilo. Ko premislite, ste pripravljeni napisati pismo, ko veste, kakšno rešitev želite in kako vložiti zahtevo.
- Če se želite nekomu pritožiti, se pogovorite o njegovem razočaranju. Ne kritizirajte podjetja temeljito. Če nasprotujete politiki podjetja, ne kritizirajte bralca pošte ali vodstva. Opišite težavo in želeno rešitev.
- Izkoristite spletna mesta, ki potrošnikom odpirajo možnosti za vložitev pritožb in ugotovite, ali obstajajo kupci, ki so imeli težave z določenimi podjetji. Priporočamo, da hranite kartoteko pritožb potrošnikov, posredovano na tem spletnem mestu.
- Ne pošiljajte pisem od prič, ki so bile legalizirane. Če želite zadevo rešiti na sodišču, se prepričajte, da hranite izjavo in ime priče. Upoštevajte, da so sodne takse običajno zelo visoke. Priporočamo, da sklenete neuraden sporazum ali prek arbitraže.
- Ne kritizirajte podjetja. Ne pozabite, da želite dobiti odškodnino ali rešitev. To se ne uresniči, če napadnete bralca pisma. Če želite napisati pismo z glasnejšim tonom, se izogibajte pasivnemu glasu, uporabite neposreden in opisen slog jezika. Na primer, recite, da ste zaradi te težave "v izgubi" ali "v težavah", namesto da se preprosto "počutite razočarani".
