Ker se pogosto uporablja v osebne in neuradne namene, je pisanje uradnega e -poštnega sporočila lahko zastrašujoče. Če pa morate učitelju, šefu, poslovnemu partnerju, vladni agenciji ali drugi osebi, ki potrebuje formalnost, napisati uradno e -pošto, sledite tem preprostim smernicam. Na kratko in jasno povejte svoje stališče ter upoštevajte pravila pisanja, sloga in uradne oblike pisma. Nazadnje preverite in popravite svojo e -pošto, preden jo pošljete.
Korak
Metoda 1 od 3: Oblikovanje e -pošte
Korak 1. Uporabite profesionalni e -poštni naslov
V idealnem primeru je e -poštni naslov različica vašega pravega imena in ne uporabniškega imena ali vzdevka. Če je mogoče, uporabite pike, črtice ali podčrtaje brez številk ali drugih črk.
Na primer [email protected] bi se zdelo neprofesionalno. Medtem bi bila [email protected] primernejša za uporabo
Korak 2. Uporabite profesionalno pisavo
Večina e -poštnih storitev danes omogoča pisanje v različnih pisavah in besedilih. Za uradna e -poštna sporočila pa je najbolje, da se držite uradnih pisav, kot sta Times New Roman in Arial. Izogibajte se dekorativnim pisavam, kot sta Comic Sans ali Old English. Poleg:
- E-poštno sporočilo napišite z enostavno berljivo pisavo, na primer velikost 12.
- Izogibajte se posebnemu pisanju, na primer poševnem tisku, krepkim ali večbarvnim pisavam, razen če ustreza vsebini in namenu e -pošte.
- Ne pišite e -pošte v celoti z velikimi tiskanimi črkami. S takšnim pisanjem boste videti, kot da kričite na prejemnika.
Korak 3. E -pošti dajte kratek in natančen naslov (zadevo)
Uporabite nekaj ključnih besed, ki se nanašajo na vsebino e -poštnega naslova v naslovu. To bo preprečilo, da bi prejemnik prezrl vašo e -pošto. E -poštna sporočila, poslana brez naslova ali z nejasnim naslovom, bodo za prejemnika videti nepomembna.
- Naslovi e -poštnih sporočil, kot so »Hitra vprašanja«, »Vzpostavitev stika z vami« ali »Pomembne zadeve«, bodo prejemniku videti nejasni.
- Medtem bi se naslov e -pošte "Razpored, seznam gostov, povabilo na kosilo in povzetek srečanja za 12. marec" zdel predolg in bi vseboval več tem hkrati.
- Po drugi strani je naslov e -poštnega sporočila "Srečanje o poškodbah tekočih stopnic 12. marca" precej kratek in jasen. Ta naslov lahko prejemniku omogoči pregled nad glavno temo in jasen datum.
Metoda 2 od 3: Pisanje vsebine
Korak 1. Uporabite ustrezen pozdrav
Uradno e -poštno sporočilo vedno začnite s pozdravom. Ime prejemnika lahko napišete neposredno (če veste). Ime prejemnika dopolnite z njegovim naslovom ali naslovom (g., Gospa, dr. Itd.). Če želite, lahko pred imenom in naslovom prejemnika napišete tudi "Dragi".
- Če ne veste imena prejemnika e -poštnega sporočila, preprosto napišite "Spoštovani" ali "Zainteresirane strani".
- Ne uporabljajte "Hello" ali "Hi" ali drugih neformalnih pozdravov.
Korak 2. Predstavite se v prvem odstavku (če je potrebno)
Če pišete nekomu, s katerim še niste stopili v stik, na primer novi stranki, vodji kadrov ali vladnemu uradniku, se predstavite in pojasnite, zakaj pišete po e -pošti. To zapišite v prvi ali drugi stavek svojega e -poštnega sporočila.
Na primer, ko pošljete prijavo za zaposlitev po e -pošti, lahko napišete: "Moje ime je Maria Isabella. Obrnil sem se na vas, da se prijavim za službo kot administrativni pomočnik, objavljen na spletnem mestu JobXYZ.com."
Korak 3. Dajte prednost najpomembnejšim informacijam
Ko se predstavite in navedete svoj glavni namen pošiljanja e -pošte, lahko nadaljujete z vsebino e -pošte. Na vrhu navedite najpomembnejše informacije. Tako boste bolj cenili prejemnikov čas in jasnejši bo namen e -pošte.
Ko na primer pišete e -poštno sporočilo vladnemu uradniku, lahko na primer začnete z: "Moje ime je Maria Isabella. Vaš e -poštni naslov sem dobil z uradne spletne strani mestnega sodišča v Salatigi. To pismo pošiljam, da izrazim ugovor proti vozovnico, ki sem jo prejel 29. februarja 2015. «
Korak 4. Neposredno pojdite na bistvo črke
V uradnem pismu lahko svoje stališče izrazite neposredno. Majhni pogovori bralca le zmedejo in težko razumejo, kaj od njih potrebujete ali potrebujete.
- Na primer, ko pišete pismo profesorju v kampusu, vam ni treba hoditi okoli in pisati stvari, kot so: "Jaz sem Maria Isabella. Ali me poznate? Kemija 221 je trenutno moj najljubši tečaj, ker učna gradiva so zelo dobro organizirana. Tako lahko vedno sledim in vem, kaj se bo preizkusilo. V zvezi z izpitom se spomnim na prihajajoči izpit."
- Po drugi strani pa bi lahko s pisanjem takšnega e -poštnega sporočila postalo bolj jasno: "Jaz sem Maria Isabella. Sem študentka kemije 221 in želela sem vam povedati o morebitnem spopadu glede urnikov izpitov."
Korak 5. Napišite kratko e -poštno sporočilo
Čeprav ni posebne omejitve glede dolžine, je dobro, da e -poštno sporočilo naredite tako dolgo, kot en zaslon prenosnega računalnika ali računalnika.
Če je vaše e -poštno sporočilo dovolj dolgo, ga razdelite na več kratkih odstavkov. Med vsakim odstavkom pustite prazno vrstico, namesto da ga zapišete z zamikom
Korak 6. Uporabite uradni jezik
Ker so uradna e -poštna sporočila namenjena poklicnim namenom, morate narediti dober vtis. Uporabite popolne stavke in vljudne stavke. Izogibajte se naslednjemu:
- Sleng
- Nepotrebne okrajšave
- Uporaba emotikonov in emojijev
- Nespoštljive besede
- Šala
Korak 7. Uporabite ustrezen zaključni pozdrav
Tako kot uvodni pozdrav, obstaja tudi več možnosti za zaključni pozdrav, ki jih lahko uporabite v uradnih pismih. Vključite svoje polno ime in naslov ter vse druge naslove (če obstajajo). Primeri zaključnih pozdravov, ki jih lahko uporabite, so:
- "Lep pozdrav,"
- "S spoštovanjem,"
- "Hvala vam,"
- "Pozdravi,"
- "Tvoj učenec,"
Metoda 3 od 3: Priprava na pošiljanje pisem
Korak 1. Vključite zahtevane priloge
Če morate vključiti prilogo, jo vključite v telo e -poštnega sporočila, da jo bodo lahko videli ljudje, ki jo berejo. Poskusite omejiti število prilog in velikosti datotek ter uporabite običajne in pogosto uporabljene vrste datotek.
Na primer, vključite obvestilo, kot je »Prilagam kopijo svojega življenjepisa in portfelja v obliki PDF«
Korak 2. Izboljšajte vsebino, črkovanje in slovnico e -pošte
Ne zanašajte se samo na e -poštne storitve, da bi odkrili vaše pravopisne in slovnične napake. E -poštno sporočilo preberite na glas ali naj ga kdo preveri in popravi. Tako boste zlahka našli črkovalne napake in nejasne stavke.
Korak 3. Poskrbite, da vaše e -poštno sporočilo ne vsebuje občutljivih podatkov
Vedno se spomnite, da e -pošta ni varen način komuniciranja. Upoštevajte, da je mogoče vdreti v e -poštne strežnike ali pa lahko prejemnik namerno ali nenamerno deli informacije, ki jih ne želite razkriti.
