Če želite premakniti seznam ali tabelo podatkov iz Worda v Excel, vam ni treba premikati posameznih kosov podatkov v celice Excelove preglednice (delovnega lista). Dokument lahko preprosto pravilno oblikujete v Wordu, nato pa lahko celoten dokument uvozite v Excel z le nekaj kliki.
Korak
Metoda 1 od 2: Pretvorba seznamov
Korak 1. Razumeti, kako se bo Wordov dokument pretvoril
Za uvoz dokumenta v Excel se uporabijo nekateri znaki za določitev, kateri podatki bodo vneseni v celice na Excelovem delovnem listu. Z izvedbo nekaj korakov oblikovanja pred uvozom lahko nadzirate videz delovnega lista in zmanjšate količino ročnega oblikovanja, ki ga je treba izvesti. To je še posebej uporabno, če uvozite dolg seznam iz Wordovega dokumenta v Excel.
Ta metoda najbolje deluje, če je na seznamu več vnosov, vsak s podobno obliko (seznam naslovov, telefonskih številk, e -poštnih naslovov itd.)
Korak 2. Prepričajte se, da v dokumentu ni napak pri oblikovanju
Preden začnete postopek pretvorbe, se prepričajte, da je vsak vnos oblikovan na enak način. Popraviti morate vsa ločila in preurediti vnose, ki se ne ujemajo. S tem zagotovimo nemoten potek prenosa podatkov.
Korak 3. Prikažite znake za oblikovanje v dokumentu Word
S prikazom znakov običajno skritega formata lahko določite najboljši način za ločitev vsakega vnosa. Znake za oblikovanje lahko prikažete s klikom na gumb Pokaži/skrij oznake odstavkov na zavihku Domov ali s pritiskom na Ctrl+⇧ Shift+*.
Večina seznamov ima po eno oznako odstavka na koncu vsake vrstice ali na koncu vrstice ali v prazni vrstici med vnosi. Ta znak boste uporabili za vnos razlikovalnega znaka celic v Excelu
Korak 4. Zamenjajte odstavka med vnosi, da odstranite dodatne presledke
Excel bo za določanje vrstic uporabil presledke med vnosi, vendar jih morate na tem mestu odstraniti, da boste lažje pri oblikovanju. Ne skrbite, kmalu ga boste dodali. Ta korak najbolje deluje, če imate na koncu vnosa eno oznako odstavka in eno oznako v presledku med vnosi (dva zaporedna presledka).
- Pritisnite Ctrl+H, da odprete okno Najdi in zamenjaj.
- V polje Najdi vnesite ^p ^p. To je koda za dve zaporedni oznaki odstavka. Če je vsak vnos ena vrstica in vmes ni praznih vrstic, uporabite samo eno ^str.
- Vnesite znak ločila v polje Zamenjaj. Poskrbite, da ta znak ni znak v dokumentu, na primer ~.
- Kliknite Zamenjaj vse. Opazili boste, da se ti vnosi združujejo, vendar pustite pri miru, dokler je znak za ločevanje na pravem mestu (med vsakim vnosom)
Korak 5. Vsak vnos ločite v ločene stolpce
Zdaj so vnosi prikazani v ločenih vrsticah. Določiti morate podatke, ki bodo prikazani v vsakem stolpcu. Na primer, če je vsak vnos v prvi vrstici ime, v drugi vrstici naslov ulice, v tretji vrstici pa država in poštna številka, naredite naslednje:
- Pritisnite Ctrl+H, da odprete okno Najdi in zamenjaj.
- Odstranite eno od oznak ^p v polju Najdi.
- Zamenjajte znak v polju Zamenjaj z vejico,.
- Kliknite Zamenjaj vse. S tem boste preostale simbole odstavka zamenjali z ločilom vej, ki bo vsako vrstico ločilo v stolpec.
Korak 6. Spremenite znak razmejevalnika, da dokončate postopek oblikovanja
Ko dokončate zgornja dva koraka za iskanje in zamenjavo, seznam ne bo več videti kot seznam. Vsi bodo v isti vrstici in med posameznimi podatki bodo imeli vejico. Korak Najdi in zamenjaj vrne podatke nazaj v obrazec seznama, vendar še vedno vsebujejo vejice, ki določajo stolpce.
- Pritisnite Ctrl+H, da odprete okno Najdi in zamenjaj.
- V polje Najdi vnesite ~ (ali kateri koli znak, ki ste ga izbrali na začetku).
- V polje Zamenjaj vnesite ^p.
- Kliknite Zamenjaj vse. Tako se bodo vsi vnosi vrnili v posamezne skupine, ločene z vejicami.
Korak 7. Shranite datoteko kot navadno besedilno datoteko
Oblika vnosa je popolna in ta dokument lahko shranite kot besedilno datoteko. To je storjeno tako, da lahko Excel prebere in razčleni vaše podatke, tako da so prikazani v pravilnih stolpcih.
- Kliknite zavihek Datoteka in izberite Shrani kot.
- Kliknite spustni meni Shrani kot vrsto in izberite Navadno besedilo.
- Poimenujte datoteko in kliknite Shrani.
- Če se prikaže okno Pretvorba datotek, kliknite & nbsp V redu;.
Korak 8. Odprite datoteko v Excelu
Ker je datoteka shranjena v navadnem besedilu, jo lahko odprete v Excelu.
- Kliknite zavihek Datoteka in izberite Odpri.
- Kliknite spustni meni Excel Vse datoteke in izberite Besedilne datoteke.
- V oknu čarovnika za uvoz besedila kliknite Naprej>.
- Na seznamu Delimiter izberite Vejica. V predogledu na dnu si lahko ogledate, kako bodo vnosi ločeni. Kliknite Naprej>.
- Izberite obliko podatkov za vsak stolpec in kliknite Dokončaj.
Metoda 2 od 2: Pretvorba tabel
Korak 1. Ustvarite tabelo v Wordu in nato vanj vnesite podatke
Za seznam podatkov v Wordu ga lahko pretvorite v obliko tabele in nato kopirate tabelo v Excel. Če so vaši podatki že v obliki tabele, pojdite na naslednji korak.
- Izberite vse besedilo, ki ga želite pretvoriti v tabelo.
- Kliknite zavihek Vstavljanje in nato gumb Tabela.
- Izberite Pretvori besedilo v tabelo.
- Vnesite število vrstic na vrstico podatkov v stolpec Število stolpcev. Če so med vsako vrstico podatkov prazne vrstice, dodajte eno v skupno število stolpcev.
- Kliknite & nbsp V redu;.
Korak 2. Preverite obliko tabele
Word bo ustvaril tabelo na podlagi vaših nastavitev. Preverite, ali je tabela pravilna.
Korak 3. Kliknite majhen gumb +, ki se prikaže v zgornjem levem kotu tabele
Ta gumb se prikaže, ko miško premaknete nad mizo. S klikom na ta gumb bodo izbrani vsi podatki v tabeli.
Korak 4. Pritisnite
Ctrl+C za kopiranje podatkov. Lahko tudi kliknete gumb Kopiraj na zavihku Domov.
Korak 5. Odprite Excel
Ko so podatki kopirani, lahko odprete Excel. Če želite podatke postaviti na obstoječi delovni list, odprite delovni list. Kazalec postavite v celico, v katero želite narediti zgornjo levo celico tabele.
Korak 6. Pritisnite
Ctrl+V prilepiti podatke.
Vsaka celica iz tabele Word bo postavljena v ločeno celico na Excelovem delovnem listu.
Korak 7. Ločite preostale stolpce
Odvisno od vrste podatkov, ki jih uvažate, boste morda morali narediti dodatno oblikovanje. Če na primer uvozite naslove mest, kode držav in poštne številke, ki so v eni celici, jih lahko samodejno razdelite v Excelu.
- Kliknite naslove stolpcev, ki jih želite razdeliti. Ta korak bo izbral celoten stolpec.
- Izberite zavihek Podatki in kliknite gumb Besedilo v stolpce.
- Kliknite Naprej> in nato v stolpcu Delimiters izberite Vejica. Če uporabite zgornji primer, bo ta korak mesto ločil od kode države in poštne številke.
- Kliknite Dokončaj, da shranite spremembe.
- Izberite stolpce, ki jih je še treba razdeliti, nato ponovite ta postopek. Za ločilo izberite presledek in ne vejice. Ta korak bo ločil kodo države od poštne številke.
