Upravljanje dogodkov je odlična izkušnja, pa naj bo to zasebna zabava, poslovni dogodek, za družino in prijatelje ali poroka in drugi uradni dogodki. To delo je zelo težko opraviti, a tudi zelo zadovoljuje. Resnično lahko naredite spremembo vpletenim ljudem, ki bodo cenili vašo gostoljubnost in trud za organizacijo rojstnodnevne zabave, obletnic, same poroke ali katerega drugega praznovanja. Spodnji koraki vas bodo naučili, kako biti dober vodja dogodkov, ponuditi predloge za odpravljanje težav in se s skrbnim načrtovanjem izogniti vsem težavam.
Korak
1. del od 5: Obvladovanje osnov
Korak 1. Določite cilje, ki jih želite doseči
Vse to se zdi preveč logično, vendar ga morate zapisati, če želite izvedeti, katera velikost prizorišča bo delovala najbolje, proračunska pravica, namen dogodka, število (ali vrsta) gostov in katere strategije je treba upoštevati. vaš poseben dogodek. Kaj je idealen končni rezultat? Kaj želite doseči?
- Ko se odločite, kateri dogodek boste vodili (praznovanje, zbiranje sredstev, izobraževanje, prodaja, predlogi itd.), Razmislite, zakaj to počnete. Poznavanje vaše motivacije vam lahko pomaga ostati osredotočen in poln energije.
- Določitev nekaterih ciljev vam lahko pomaga tudi pri doseganju pravega cilja. Ne moreš več poskušati zadeti nedoločenega cilja! Ko imate samo 40.000.000 IDR, 00 in želite doseči 50.000.000 IDR, 00, ciljajte na ta znesek in pomagali vam boste priti do cilja.
Korak 2. Izberite datum in čas
Ta dva sta najpomembnejša dejavnika pri načrtovanju dogodkov. Ne izberite datuma in časa, zaradi katerih se veliko ljudi ne bo udeležilo, ali pa bodo vsa vaša prizadevanja pri načrtovanju dogodkov zaman. Prav tako se izogibajte postavljanju teh dveh elementov predaleč od sedanjosti - ali celo preblizu - ali pa bodo gostje pozabili na vaš dogodek in naredili druge načrte. Naj vas pri upravljanju dogodkov ne zadene Zlatokosi sindrom!
V idealnem primeru obvestite goste dva tedna vnaprej. Tako imajo čas za načrtovanje in jih lahko še enkrat ali dvakrat spomnite, preden pride čas. Po možnosti pošljite vabila na dogodke nekaj tednov vnaprej
Korak 3. Izberite kraj
Ko določite vrsto in čas dogodka, premislite o kraju. Približajte se potencialnim lokacijam tako, da pripravite datume in kaj boste potrebovali. Kakšno stavbo bi radi uporabili in kako bi bil prostor urejen? Ali bodo gostje sedeli na klopeh v vrstah, rednih klopeh, dobili jedilno mizo ali preproge za piknik na prostem? Ali bodo vremenske razmere vplivale? Ali bo prostora za ples, govorniške stopničke ali oder? Če je tako, naredite načrt in poskrbite, da bo želeno prizorišče dovolj veliko.
- Vedno vnaprej obiščite potencialna prizorišča in narišite zemljevid. Ta zemljevid se lahko uporablja kot "vojni načrt" in vam omogoča skiciranje in dodeljevanje mize, servisnih poti za hrano, dostop za invalide (če je potrebno) in gradnjo izhodnih poti, pa tudi način nalaganja različne potrebne opreme. Označiti morate tudi lokacijo generatorjev energije, zunanje opreme, kot so hladilniki, ledomati, žari ali peči itd. Preučite tudi lokacijo vtičnic in kablov (lahko jih pokrijete pod preprogo) in vse drugo, kar bi lahko predstavljalo varnostno nevarnost.
- Ali boste zakonito potrebovali dovoljenje lokalne uprave? V večini primerov je to dovoljenje potrebno za odpiranje lokalov, včasih pa tudi za hrup, dostop do vozil in parkiranje, velike gradnje, kot so paviljoni, gneča in drugi nameni.
Korak 4. Določite število ljudi, ki jih želite povabiti
Koliko ljudi lahko povabite glede na proračun in kraj? Nekateri dogodki so strogo omejeni na to, da se lahko udeležijo samo povabljeni, kar olajša načrtovanje, drugi pa lahko dovolijo dodatne ljudi, kot so otroci, zakonci ali prijatelji. Vedite tudi, da več ko imate gostov, več članov posadke boste potrebovali.
- Da bi se izognili logističnim težavam, poskrbite, da bo med povabljenci vedno dovolj prostora za gibanje.
- V starejših obratih običajno označujejo število gostov kot "pax", zato če na večnamenski stavbi vidite besede "150 Pax", to pomeni, da je kapaciteta 150 gostov.
Korak 5. Določite proračun
V idealnem primeru imate več ljudi, na katere lahko računate, koliko denarja boste potrebovali za ta dogodek. Boste plačali osebje? Najem opreme in mest za sestanke? Dobava hrane in pijače? Natisnete brošure ali razglednice? Določite primeren znesek in na podlagi tega zneska prilagodite načrt. Ne dovolite, da presežete svoj proračun, če vam ni treba.
Morda ste v situaciji, ko je mogoče dobiti sponzorje ali donacije, vendar večina od nas ponavadi nima te sreče. Če ne morete napovedati dodatnega denarja, prihranite, kolikor je le mogoče. Namesto da bi najeli gostinske storitve, oblikujte dogodek na srečo (gostje prinesejo svojo hrano). Še vedno lahko pripravite nekaj hrane, vendar na splošno morate le zagotoviti jedilno mizo, kuhinjske pripomočke in hladilnik. Namesto da najamete fotografa, posnemite svoj dogodek. Po potrebi bodite ustvarjalni
Korak 6. Zberite ekipo
Ustanovite servisno skupino (tudi če so v njej prijatelji in sorodniki ali drugi prostovoljci), ki bo obravnavala različne ustrezne odseke, tudi če dogodka ne vodite profesionalno in organizirate le manjše družinske dogodke. Bistvo dobrega obsežnega upravljanja dogodkov je privabiti ljudi, da vodijo določena področja, in poskrbeti, da vsi člani ekipe poznajo veliki načrt.
Vaša posadka mora biti čim prej obveščena o pomembnih zadevah, tako kot vse druge ekipe, za katere plačate, in vse goste, ki jih povabite. Čim prej obvestite vsakega člana posadke o nalogi in jim dajte možnosti, kadar koli je to mogoče. Poskusite tudi spraviti nekaj ljudi v pripravljenost - saj bo pri vsakem vidiku dogodka vedno prišlo do manjših kolcanja
Korak 7. Ustvarite dnevni red dogodkov
Odločite se, kaj se bo zgodilo na vašem dogodku. Kdaj bodo govorniki začeli govoriti? Ali bodo na sporedu igre, dejavnosti ali predstavitve? Koliko časa traja, da gostje jedo? Določite podroben urnik aktivnosti čez dan.
Vedno pustite nekaj prostora za napake; na tem svetu ne bo nobenega dogodka, ki bi lahko minil točno po načrtih. Ljudje bodo prihajali pozno, govori bodo trajali dlje, čakalne vrste hrane ne bodo nemoteno potekale ali pa se bo pojavilo še milijon drugih težav. Torej, čeprav morate vedeti, kaj se dogaja, se zavedajte, da gre le za pomoč pri organizaciji in nič ni gotovo
2. del od 5: Tekaški dogodki
Korak 1. Pošljite vabilo
Če ne, kako bodo ljudje vedeli, da ste gostitelj dogodka? Pošljite povabilo! Ne prezrite tega. Vabila so glavni obraz vašega dogodka. Prvi vtisi o tem, kaj lahko ljudje pričakujejo, in se odločijo, ali bi morali priti. To povabilo mora biti dobro.
-
Razmislite o tipičnih vabilih - v obliki razglednic, brošur itd. Poskusite pa tudi, da ne uporabljate papirja: pošiljajte e -poštna sporočila, glasila ali uporabljajte spletna mesta, kot so Facebook, Twitter in Eventbrite, za pošiljanje vabil, števila gostov in koledarjev.
Popravek: če želite pritegniti čim več ljudi, uporabite Facebook in Twitter. Če ga poskušate omejiti samo na goste VIP, se izogibajte tem dvema storitvama, sicer boste imeli težave
Korak 2. Upoštevajte tiste, ki so potrdili svojo prisotnost
Če želite izvedeti, koliko in kaj potrebujete, morate vnaprej računati, zato si zapišite! Morda se ne bodo pojavile številke, vendar boste vseeno dobili pregled. Pri tem lahko pomagajo spletna mesta, namenjena upravljanju dogodkov - čeprav lahko uporabite tudi delovne liste Facebook in Excel.
Korak 3. Ravnajte, kaj morate najeti
Ali morate najti, najeti, rezervirati ali prenesti naloge fotografom, graditeljem, oblikovalcem in dekoraterjem, gostujočim govornikom, sponzorjem, zabavljačem ali skupinam, verskim voditeljem ali uradnikom, plesalcem ali predstavitvenim dogodkom? Upoštevajte vse te vidike pri sedenju in pripravi hrane, da jim lahko po potrebi pripravite obroke in mize.
- Boste pripravljali hrano in pijačo? Če je tako, kateri člani ekipe bodo nadzirali kuhanje, postrežbo in higieno hrane? Kakšno hrano morate postreči? Ali je mogoče, da imajo gostje alergije, vegetarijanske potrebe, sladkorno bolezen, verske potrebe, kot so halal ali košer, brez glutena itd.? Ali bodo dojenčki, majhni otroci ali starejši/poškodovani, ki ne bodo jedli trdne hrane?
-
Ali je bilo poskrbljeno za vidike zabave in logistike? Ta razdelek lahko govori o glasbeni opremi, paviljonih ali šotorih ter o dekorativnih učinkih pri upravljanju odra, ki jih boste potrebovali, kot so mikrofoni in ojačevalniki, razsvetljava, daljnovodi, projektorji in zasloni za diaprojekcije, dimni stroji ali drugi čarobni scenski učinki., kot so ogledala, pasice in znaki podjetij itd.
Če najemate podizvajalca za vodenje razvedrila, se posvetujte z njimi in se prepričajte, da lahko sami dobavijo in pripravijo opremo, poleg lokacije storitve ter stopnje in urnika. Tako lahko veste, kaj jim lahko pomagate
- Ponudniki gostinskih storitev, cvetličarne, zabava in drugi pomembni ljudje potrebujejo veliko časa za pripravo. Nenadne zahteve običajno stanejo več. Poleg tega, če ne morejo držati besede, boste imeli čas, da poiščete druge možnosti.
Korak 4. Poiščite nekoga, ki bo gostitelj (MC)
MC -ju ni treba vedno organizirati celotnega dogodka, ampak ga bo vodil. MC je običajno član stranke, ki bo sestavil govor, napovedal vrsto dogodkov, kot so obrok, ples, pomembni gostje ali zabava. S to osebo pogosto komunicirajte in jo redno obveščajte.
Včasih boste morda morali biti MC. Če je tako, bo vaša naloga veliko težja, saj morate delati, dokler se celoten dogodek ne zaključi. Postavite vodje skupin za svojo storitveno skupino, tako da se lahko nanje prenese večina običajnih opravil
Korak 5. Zberite opremo
Ko najamete ekipo, dvakrat preverite in se prepričajte, da imajo pri sebi potrebne predmete. V nekaterih primerih lahko pripravijo samo sebe ali določene izdelke; Morda boste morali ločeno nabaviti opremo, ki jo potrebujejo. Ta orodja si lahko izposodite, kupite ali celo sposodite v svojih družabnih omrežjih. Preverite seznam potrebnih stvari, od prtičkov do zvočniškega sistema in priključnih kablov.
Dekoracija je pomemben del vsakega dogodka. Namizni prti, rože, darila, sveče, baloni, transparenti ali foto ozadja, rdeče preproge itd. vedno je treba vnaprej dobro načrtovati
Korak 6. Zadovoljite osnovne potrebe
Ena od stvari, ki jih mnogi začetniki pozabijo, je superiornost objektov na prizorišču dogodka. Ali ima mesto dovolj zmogljivosti? Primeri so stranišča in tuši, parkirišča, enostaven dostop za invalide, garderobe, shrambe in kuhinje, odtoki vode, hladilniki za vino, dostop do električne energije itd. Tako lahko predvidevate ovire, ki se lahko pojavijo.
Pomislite tudi zunaj dogodka: boste potrebovali prevoz in nastanitev za goste izven mesta/v tujini ali predstavnike hotelov? Ali morate rezervirati mesto za njihov prevoz na dogodek in z njega?
Korak 7. Vedite, s kom se boste srečali
Razumevanje družbene hierarhije dogodka - tudi če to ni vaš dogodek - je bistveno za vedenje, kako ravnati v vsaki situaciji. Ker morajo stranke verjeti vate, ugotovite naslednje:
- Kdo so ključni gostje - to je običajno enostavno opaziti, ko je dogodek praznovanje - na primer nevesta in ženin na poroki. Odjemalec pa ni vedno ključni gost, čeprav je lahko še vedno razvrščen kot ena od strank v skupini. Ali pa se vaša stranka sploh ne udeleži.
- Kdo so gostje, ki so gostujoči gostje - to so ljudje, ki pogosto nastopajo kot gostitelji pri svojih mizah in so dobri pri druženju in motiviranju drugih gostov. Koristne so za ohranjanje prijetnega vzdušja in pogovora, ko se stvari umirijo, spodbujanje ljudi k plesu ali predstavitev drugim gostom za nova prijateljstva. Običajno so tudi zanesljivi in uporabni za obveščanje o dogodkih, saj lahko v nujnih primerih pomagajo ali celo služijo kot gostujoči govornik/MC. Takšni ljudje ohranjajo nemoten potek dogodka v ospredju.
- Kdo so gostje tipa mirovnikov? Te ljudi morate imeti v mislih ves čas, saj se boste morali posvetovati o težavah. Po potrebi jih boste vključili tudi v obravnavo in razpravo. Gostje v tej skupini so običajno glava družine, skrbnik ali vodja varovanja.
- Kdo je odločevalec. V večini primerov ste odločevalec sami kot vodja, ko pa se morate posvetovati z gosti, ne da bi vključili ključno skupino (saj so običajno osredotočeni na to, da so dobri gostitelji), ugotovite, koga bi morali videti v nujnih primerih. Preprosto povedano, ta oseba bo plačala račun za vaše storitve ali koga drugega, ki ga imenujete "stranka".
3. del od 5: Približevanje cilju
Korak 1. Spoznajte prizorišče
Pred pričetkom dogodka preverite prizorišče in se odločite, kako boste stvari sestavili. Morda boste morali določiti dodatne ureditve za prilagoditev tlorisa - na primer glede ožičenja, razsvetljave itd. In če vam je te stvari težko najti, lahko to doživijo tudi gostje, zato razmislite o praktičnem vidiku!
Kadar koli je mogoče, narišite načrt uvajanja in časovni razpored. Če nekaj ne ustreza, se ga znebite. Pogovorite se z upraviteljem spletnega mesta in ugotovite, kaj lahko on ali ona pomaga, in če obstajajo pravila glede območja, ki jih morate upoštevati, zlasti v nujnih primerih
Korak 2. Razmislite o pripravi daril za svojo ekipo
Člani posadke v njem bodo trdo delali. Če želite pokazati hvaležnost in ohraniti uspešnost, pripravite majhno darilo, ki ga podarite po koncu dogodka. Ustekleničene pijače, granole, čokolade, drugi drobni predmeti, kar vam ustreza, vam bodo pomagali ohraniti moralo.
Razmislite tudi o tem, da jim podarite broško ali oznako za majhno zabavo, da se počutijo del dogodka in si ga zapomnijo. Poskrbite tudi, da jih hranite in zalivate! Ekipa je vir, ki bi ga morali uporabljati tudi v prihodnje
Korak 3. Preverite vse ekipe in tujce
Pred dogodkom se prepričajte, da se vsi strinjajo. Posadki dajte jasna navodila, kako priti do prizorišča, in navedite svojo kontaktno številko ali vizitko, da bodo lahko poklicali navodila. Zaključite tako, da se prepričate, da vse nima vprašanj.
Poskrbite, da bodo vsi zadovoljni z nalogo. Nekateri tega morda ne želijo povedati, zato jih poskusite prebrati. So videti samozavestni in samozavestni? Če ne, jih pomirite, preglejte naloge in postavite nekaj osnovnih vprašanj. Če ste v dvomih, povežite dvoma z bolj sposobnim partnerjem
Korak 4. Pripravite seznam stikov in druge datoteke, če je potrebno
Osebne nastavitve so prav tako pomembne kot prireditve dogodkov. Če ste vedno urejeni, tudi če se nekatere stvari pokvarijo, bo vse v redu. V nasprotnem primeru bi bilo stanje dogodka popolnoma uničeno. Tukaj je nekaj načinov, kako se pripraviti:
- Ustvarite kontaktni list s telefonskimi številkami in naslovi. V slaščičarni so mislili, da ste vi tisti, ki boste prišli prevzeti naročilo? Ni pomembno. Pokličite člana svoje ekipe, ki živi v bližini trgovine, in naj ga prevzame na poti do lokacije dogodka.
- Ustvarite kontrolni seznam. Na podlagi poročil ekipe boste vedeli, kateri predmeti, oprema in predmeti še manjkajo.
- V skladu s tem pripravite dokazilo o plačilu in potrebe po obračunu. Bolj kot ste temeljiti, manj težav boste imeli v prihodnosti.
Korak 5. Izogibajte se spremembam v zadnjem trenutku
Ali bodo prihajale do rednih umetniških sprememb? Poroke so ponavadi takšne, stranka si želi spremembo zasnove v zadnjem trenutku, zato mu povejte zadnji datum spremembe. Običajno je ta rok 1 teden pred dogodkom, da so stranke proste, vendar ste zaščiteni tudi pred spremembami v zadnjem trenutku, ki so okorne in drage.
Če so spremembe preproste, majhne ali osnovne in bi lahko uporabile že nameščene okraske, poskusite strankine zahteve čim bolj zavrniti. Poskrbite, da boste čim bolje zadovoljili potrebe stranke v dogodku, ki je lahko zelo čustven
4. del od 5: Obravnavanje resničnega dogodka
Korak 1. Pripravite vse
Bodite prvi na prizorišču in spremljajte priprave. Poskrbite, da bodo vsi pravilno poročali, in če ne, začnite klicati. Pomagajte tistim, ki potrebujejo pomoč, označite tiste, ki jih je treba usmeriti, in se po potrebi umaknite. Pazite, da se ne poškodujete, dokler se dogodek ne konča.
Če imate kontrolni seznam, se boste počutili nekoliko mirnejše. Pripravite ta seznam za posadko, zunanjo posadko, dekoracijo in namestitev ter opremo. Ko je vse preverjeno, si lahko oddahnete
Korak 2. Prenesite naloge
Ne bojte se tega narediti. Glavni dejavnik, ki povzroča dogodek, je čas. Če želite prihraniti denar, bodite pripravljeni razdeliti delo. Če nekdo ne deluje optimalno, dajte drugo nalogo, ki je zanj bolj primerna. Niste fiksir ali prestopate meje; Delaš samo tisto delo, ki je tvoja obveznost.
Pri prenosu nalog bodite odločni, vendar vljudni. Recite: "John, potrebujem te tukaj, da pomagaš pri pripravi hrane. Hvala." Vaša posadka mora biti strastna pri upravljanju dogodka. Poskrbite, da bo vse potekalo gladko, saj ste potrebna vodilna figura
Korak 3. Bodite prilagodljivi
To pomeni, da morate poskrbeti, da bo vse potekalo po načrtu in pomagati ali zagnati rezervni načrt, če bo šlo kaj narobe - in to sprejeti. Če začnete biti pod stresom, ne boste mogli razmišljati naravnost. Ko um ni jasen, nikoli ne boste dosegli dobrih rezultatov. Ko si torej govornik vzame deset minut predolgo in ne upošteva vaših signalov ali ga poskuša odvrniti, se sprostite. Samo prilagodite sejo sladic, nihče ne bo opazil. Dogodek bo tudi v prihodnje potekal nemoteno.
Težave se bodo vedno dogajale. Vsega ne moreš napovedati in čim prej to sprejmeš, tem bolje. Miren in stabilen vodja dogodkov je lahko zelo koristen za vsak dogodek; če pa ste napeti in niste mirni, lahko dogodki gredo slabo. Zato se sprostite in pojdite s tokom - vaša predstava se bliža koncu
Korak 4. Povejte vsem najnovejši razvoj dogodkov
Prepričajte se, da so število in potrebe gostov na dan dogodka še vedno pravilni in o vseh spremembah čim prej obvestite ekipo storitev. Morate biti prvi par oči, ki opazi, če je kaj narobe.
Posvetujte se s stranko, da vidite, kako se počuti; lahko je navdušen, živčen, zaskrbljen, dolgčas ali izčrpan in ima težave. Lahko mu pomagate tako, da razumete, govorite prijazne besede in mu praktično pomagate. Vzemite si čas in po potrebi ustvarite navdušenje za goste in ekipo
Korak 5. Opravite svoje delo
Zaupajte in spoštujte servisno skupino, da naredi svoje - ko jim boste dali trdne temelje, bodo v redu. Ponudite pomoč, če je to potrebno, vendar mora biti ta član ekipe dovolj izkušen, da sploh ne potrebuje pomoči. Tukaj je nekaj stvari, ki jih morate upoštevati:
- Najprej delujte kot receptor ali receptor. Spoznajte in pozdravite (če je potrebno) vsakega gosta ob prihodu. Ko se dogodek začne, prenesite vloge na MC. Tu bo vaša vloga vodje aktivnejša z reševanjem težav in zagotavljanjem, da bo vse delo v zakulisju, na primer priprava hrane in postrežba, potekalo po načrtih.
- Bodite pozorni na goste in ostanite v stiku z MC. Naredite to na skrivaj, če boste morali spremeniti svoje načrte.
- Bodite oddaljeni od ključnih gostov - ta oddaja govori o njih - vendar pa se v določenih trenutkih prijavite in ostanite na dosegu roke. Vprašajte jih, kaj menijo o predstavi, pa tudi o morebitnih težavah, zahtevah ali predlogih, ki jih imajo.
Korak 6. Za trženjske dogodke pripravite spominke
Poskrbite, da se bodo vsi gostje spomnili dobrih časov, ki so jih imeli. Morda si boste želeli celo več kot le vesele spomine: na primer obiske spletnih mest, prihodnje donacije, vidike ustnega govora itd. Če želite zagotoviti, da vaš dogodek doseže cilj, delite spominke. Ne glede na to, ali gre za sliko, plakat ali kemični svinčnik, dajanje gostom nekaj, kar jih spominja na dogodek, je odličen način, da se nanje spomnite.
Korak 7. Čestitke po koncu dogodka
Večina dogodkov je na začetku samostojnih, vendar je trdo delo v pripravljalnem obdobju, česar se nihče ne zaveda. Zato si čestitajte, ker si zaslužite biti srečni!
Po dogodku si vzemite čas za sestanek in se zahvalite stranki. Priporočljivo je, da ponudite primerno in iskreno darilo, da se spomnite svojega časa z njimi, saj takšni majhni dotiki bogatijo izkušnjo in jim omogočijo, da v prihodnosti predlagajo vaše storitve. Če darujete na dogodku, darila po dogodku, kot so rože, fotografije najljubših trenutkov na njihovem dogodku (npr. Rezanje trakov, vrhunec predstave, podelitev nagrad, poročni poljub, pihanje rojstnodnevnih sveč itd.) Ali druga darila je lahko primerno
Korak 8. Očistite prostor in pojdite domov
Kot pravijo mame: "Pustite ga v enakem stanju, kot ste ga imeli," tako veljajo načela, ki veljajo za prizorišča. Stvari je treba pustiti v enakem stanju, kot so bili, preden ste prišli do njih - podjetje za upravljanje dogodkov je občutljivo podjetje, ki nima veliko prostora za napake. Zato obvestite člane posadke, da je čas za čiščenje mesta in jim ne dovolite, da gredo domov, dokler se vse ne uredi. Morali bi tudi poseči!
Poleg tega, da je dobra stvar, preprečuje tudi zaračunavanje dražjih računov. Marsikje bodo čiščenje zaračunali dodatno, če bodo imeli to možnost. Zato se potrudite, da se izognete skritim pristojbinam
Korak 9. Dokončajte menjavo, plačilo in zahvala vsem vpletenim
Morda se boste morali dogovoriti za vračilo najete ali izposojene opreme in se s stranko posvetovati o njenih izkušnjah. Tudi če ne prejmete plačila, si vzemite čas in se jim zahvalite in povejte, da ste z njimi uživali pri vodenju dogodka. Ali si lahko izmenjate vizitke?
Hvala tudi članom posadke! Prepričajte se, da so vse stranke plačane (in so plačale), shranite račune in opravite stvari. Morate biti eden zadnjih, ki zapustijo prizorišče - poskrbite, da je vse v redu
5. del od 5: Odpravljanje težav
Korak 1. Vedite, kako ravnati z gosti, ki prihajajo pozno in imajo druge težave
To je pogosta težava, zato se raje pripravite. Prepoznost je neizogibna (npr. Zaradi nepredvidenih prometnih težav), običajno pa jo dopuščajo tudi drugi gostje, ki pridejo pravočasno. Zato lahko preprečite več stvari:
- Poskrbite, da bo na dogodku jasno označen čas dogodka. Če uporabljate sistem RSVP, se prepričajte tudi, da je čas potrjen. Ko naletite na oviro, ki je ni mogoče enostavno rešiti, se pogovorite z (prek vašega kontaktnega lista) z upravnim kolegom, ustreznimi gosti (običajno vodilnim članom stranke), zabavljači in kuhinjskim osebjem. Če so na dogodku v ospredju zamujeni gostje (npr. Ženin in nevesta), običajno:
- Če želite preveriti predviden čas prihoda, se morate obrniti neposredno na čakajočega gosta. Takoj se obrnite na kuhinjo o najnovejših dosežkih, da bodo lahko prilagodili hitrost kuhanja, ki ustreza času.
- Izogibajte se objavi, da je dogodek preložen zaradi določenih gostov (ker se bo zabava sama odločila), vendar obvestite glavne goste, da se zavedate situacije. Povejte jim, kaj nameravate, vendar jim ponudite tudi predloge, saj običajno poznajo gosta in vedo, kaj v tem kontekstu storiti.
- Bodite pozorni na čas govora. Če ključni gostje prispejo pozno, postrezite z dodatnimi predjedmi in/ali zgodnjimi pijačami, da drugim gostom, ki pridejo pravočasno, ne bo dolgčas in poskrbite, da bodo ostali zaposleni.
- Če bodo gostje zelo zamudili (na primer pri strežbi hrane, ki je ni mogoče odložiti, na primer sufle), začnite dogodek po načrtu. Ko pridejo, postrezite naslednjo porcijo (tudi če je ta sladica).
- Pripravite se na ples, igre, komedijo ali kakšno drugo vrsto zabave (zlasti glasbo) in poskrbite za dodatne motnje, kot so skupinske fotografije. To varnostno kopijo bi morali začeti dan prej.
-
Za goste, ki namenoma prispejo pozno, ne jemljite tega kot svojo krivdo kot upravitelj. Zato je vaša naloga, da prve goste udeležite in poskrbite, da bodo njihove potrebe izpolnjene. V bistvu ravnajte, kot da ni nič narobe, in nadaljujte z dogodkom.
Korak 2. Vedite, kako se spoprijeti s težavami s hrano
Težave na tem področju so redke, še posebej, če ste skrbno načrtovali svoje načrte, vendar se občasno zgodijo nesreče (na primer gost ali majhen otrok, ki pokvari jedilno mizo ali incident v kuhinji). Najprej se morate zavedati tipov gostov, ki jih bodo obiskovali, zato lahko razmislite, kdaj in kje bo hrana razstavljena (npr. Za samopostrežne jedi), ter sedežni položaj gostov.
- Vse razlitje je treba takoj očistiti iz varnostnih razlogov, tudi če to pomeni, da se morate znebiti rdeče preproge ali elegantnih okraskov in pohištva. Skrivanje madeža brez vpliva na videz ali celovitost predmeta (na primer starinskega pohištva) je nemogoče, zato se ga najprej znebite. Če imate varnostno kopijo, jo uporabite; v nasprotnem primeru premaknite predmet diskretno, da ga gostje ne bodo opazili.
- Priporočljivo je, da z vrvmi, zavesami ali zasloni skrijete dele hrane (npr. Neurejeno mizo ali med pripravo naslednje jedi), saj lahko nekateri gostje vidno hrano dojemajo kot nekaj, kar lahko kadar koli prosto zaužijete - čeprav to ni nujno tako, glede na vaš namen.
- Mešajte menije. Če jedi ni mogoče postreči (na primer, ker je zagorela), se je znebite vsega ali poiščite novo alternativo. Zmanjšajte dele, da prihranite pri hrani, vendar povečajte dele drugih živil, da ostanejo uravnotežena. Po potrebi obvestite goste.
- Vegetarijanci, izbirčni jedci, alergiki ali posebna prehrana/verski ljudje bi morali poskrbeti za njihove potrebe - to morate storiti z dobrim načrtovanjem. Vendar pa včasih gostje pripeljejo družinskega člana, zakonca ali bližnjega prijatelja, ne da bi vam to povedali, še posebej, če je povabilo brezplačno. Ko se to zgodi, je rešitev enostavna. Preštejte nedavne goste in ko pridejo pred vrata, povprašajte o posebnih prehranskih potrebah in takoj povejte servisnemu osebju in kuhinjskemu osebju.
- Za velike skupine, ki se dogodka ne udeležijo kot temni gostje, pošljite člana ekipe v kuhinjo in naj mu šteje zaloge. Po potrebi kupite dodatne zaloge hrane. Kuhinjski del običajno za vsak slučaj preceni dele, zato so odpovedi pogostejše kot pomanjkanje hrane. Omejene obroke lahko prihranite tudi, če zagotovite dodatne nadeve, kot so kruh, solate ali zelenjavne jedi, sestavine, ki jih lahko preprosto kupite v lokalnem supermarketu.
Korak 3. Vedite, kako ravnati z majhnimi otroki
Ne pozabite, da mnogi vodje pogosto pozabijo ali podcenjujejo inteligenco ter potrebe in želje otrok na dogodku. So enaki odraslim - želijo se zabavati in ne biti dolgčas. Ne pozabite, da bodo starši užaljeni tudi, če dogodek ne bo ustregel potrebam njihovih otrok. Dobro je, da prosite za potrditev prisotnosti (RSVP) za vse otroke, ki se bodo morda udeležili.
- Mlajšim otrokom (mlajšim od 10 let) je bolje, da jih vnaprej postrežejo s hrano ali prigrizki, saj lahko večerjo postrežejo šele ob 20.00. Ta čas serviranja je za večino otroških obrokov običajno prepozen. Hrana, ki jo dajete svojim otrokom, mora biti tudi zabavna in zdrava, vendar še vedno posebna s posebnim pridihom zanje - to pomaga staršem in lahko uživajo v dogodku kot gost.
- Otrokom, starejšim od 10 let, lahko običajno damo hrano in porcije za odrasle, tudi če je ne dokončajo, ponujajo pa jim tudi otroški meni (seveda z dovoljenjem staršev), če se jim zdi, da jim to ni všeč. Običajno najstniki, stari od 13 do 18 let, namesto bolj uradnih restavracijskih obrokov pogosto zahtevajo enaka živila kot mlajši otroci, na primer hamburgerje in krompirček. Hrana za otroke je običajno napisana z izrazom "Alternativni meni". Igrajte na varno in se s ključnimi gosti pogovorite o svojih načrtih, da boste že zdavnaj uspešno zadovoljevali mlade in stare.
- Zagotovite prostor za matere z majhnimi otroki. Izpolnite njihove potrebe, kot so odmori v straniščni sobi, potrebe po dojenju itd., In pripravite počivališče za zelo majhne otroke, da bodo lahko spali, če so utrujeni.
Korak 4. Vedite, kako ravnati s pijanimi ali nesramnimi gosti, vsiljivci in drugim
Ti gostje včasih povzročajo težave, tako na družinskih kot na poslovnih dogodkih. Nosijo politiko in dramo in kot tujec se tega morda ne zavedate. Zato bodite vedno pozorni.
- Pred dogodkom se posvetujte s stranko ali ključnimi gosti, če želite izvedeti o možnih težavah, kot je ta, ali z nekaterimi izbranimi, če ključnih gostov ne bi smeli motiti. Tako lahko zagotovite, da ljudje sedijo na pravem mestu in da to ne bo povzročilo težav. Pripravite uslužbence ali ključne goste, da bodo delovali kot neformalni nadzorniki, bodite pozorni in po potrebi pomagajte. Vaša naloga je zagotoviti nemoten potek dogodka in se izogniti osebnim zadevam, razen če je to nujno potrebno. Zato se prepričajte, da veste, kdo je na dogodku razvrščen kot gost "mirovnikov" (tisti, ki lahko pomagajo pri nemotenem poteku dogodka).
- Ker je zavrnitev dajanja alkohola pijanim gostom ali ravnanje z jeznimi in nesramnimi gosti težko, je najbolje, da vključite gosta mirovnika. Obrnite se na pravno osebje le po potrebi in po posvetovanju s ključnimi gosti. Še vedno morate biti pozorni, tudi če vodite manjše dogodke ali na dvorišču.
- Nepovabljeni gostje so težka zadeva. Če pridejo in delajo nered, jih po potrebi zavrzite - posvetujte se s ključnimi gosti, da preverite, ali so ti ljudje nezaželeni. Če je veliko nasilnih izgrednikov, je vaša naloga zaščititi druge goste in stopiti v stik z varnostjo ali policijo, če ti izgredniki nočejo zapustiti prostora, potem ko ste to vprašali kot upravitelj in/ali ključni gostje.
- Gostje običajno radi premikajo vizitke po mizi, tako da lahko sedijo ob osebi, ki jo želijo, ali za mizo, ki jo želijo. Posvetujte se s ključnimi gosti o tem, kako je to dovoljeno. Običajno se morate vnaprej dogovoriti za načrte miz in imeti soglasje ključnih gostov. Če naj bi bil položaj te mize pravilen, je bolje, da goste ne držite pred jedilnico, preden pride čas. Običajno se lahko gostje gostijo v baru, avli ali čakalnici. Če so določene skupine zaradi družinskih zadev še posebej pomembne, zberite ljudi in jih po skupinah vodite po ločenih mizah in jih postavite v pravi vrstni red.
Korak 5. Vedite, kako ravnati v slabem vremenu
Po vsem svetu bo včasih nepričakovano slabo vreme, na primer dež ali sneg. Hladen veter ali vroč zrak lahko prav tako povzročijo težave. Čeprav vreme običajno nima velikega vpliva, ko dogodek poteka v zaprtih prostorih, morate biti pripravljeni na izzive, ko ste na prostem. Če lahko napovedujete slabo vreme, razmislite o spremembi lokacije dogodka. Če ne morete, najemite šotor ali velik paviljon (cena je lahko draga, še posebej, če je narejena po hipu). Spremljanje vremena je pomembno; če je bil dogodek zaradi tega že pokvarjen, je skoraj nemogoče popraviti dogodek, zato kar najbolje izkoristite, kar že poznate in imate.
Veliko delov sveta ima zdaj zavarovalne police za slabo vreme ali druge težave. Če ste na območju, ki je znano po nenadnih spremembah vremena, poiščite potrditev, ali je mogoče dogodek prestaviti, da bodo stranke lahko prihranile vsaj pri stroških najema opreme, prizorišča in servisnega osebja
Nasveti
- Pripravite majhen prostor, napolnjen s predmeti, kot so dodatni prtički za brisanje razlitja, gasilni aparati, kompleti prve pomoči in drugi pomožni kompleti. Če bo vse v redu, ga ne boste potrebovali, vendar je bolje, da ste pozorni na velik dogodek.
- Gostom in govornikom, ki so utrujeni ali doživljajo jet -lag, je treba zagotoviti njihovo telesno pripravljenost. Če je potrebno, se posvetujte neposredno z njimi ali njihovimi pomočniki, da naročite zdraviliške in masažne tretmaje ali druge načine osvežitve telesa. Pošljete jim lahko tudi hrano, če že nekaj časa niso jedli, ali zdravila, če se slabo počutijo (na primer glavobol zaradi letenja ali živčnosti ali bolečine v trebuhu). Po potrebi se obrnite na zdravnika. Utrujeni gostje in govorci lahko pokvarijo dogodek, čeprav lahko premagate vse druge izzive.
- Poskrbite, da bodo vsi videli in slišali oder, glasbo ali govor.
- Ne pozabite tudi, da je ravnanje z dogodki drugih ljudi v čast. Čeprav se to lahko zdi zelo stresno in težko, lahko vaš prispevek osreči veliko ljudi, zato si bodo dogodek zapomnili vse življenje. Poleg tega ste navajeni tudi sposobnosti, ki so uporabne v vsakdanjem življenju.
- Kot vodja boste morda morali delovati kot improviziran gostitelj ali celo plesni partner, da zagotovite nemoten potek dogodka. Razvijte govorne in plesne sposobnosti, hkrati pa prenesite upravljavske vloge na druge člane ekipe, ki lahko začasno zasedejo vaše mesto. Cilj je zagotoviti, da nihče ne sedi pri mizi.
